◎楊秋怡

（廣州城市職業(yè)學院應用外語系，廣州 510405）

外貿(mào)英語函電是貿(mào)易經(jīng)濟利益和交易參與人員心理交際變化的符號外顯化。[1]進出口貿(mào)易在我國的經(jīng)濟活動中發(fā)揮著重要作用，外貿(mào)英語函電寫作質(zhì)量的高低對經(jīng)濟活動的順利開展和利益的獲取具有直接的影響。外貿(mào)英語函電寫作不僅僅是英語語言的問題，還涉及外貿(mào)函電寫作策略，體現(xiàn)外貿(mào)業(yè)務的處理能力，其融合了外貿(mào)英語語言知識和外貿(mào)職業(yè)能力。根據(jù)不同的外貿(mào)情境恰當?shù)剡M行謀篇布局，利用得體的措辭、正確的信息撰寫的優(yōu)質(zhì)外貿(mào)英語函電能有效地進行業(yè)務的溝通、磋商和完成，實現(xiàn)經(jīng)濟利益的相對最大化。

一、外貿(mào)英語函電的寫作問題

優(yōu)質(zhì)的外貿(mào)英語函電不僅需要撰函者熟悉外貿(mào)英語，而且需要其掌握外貿(mào)函電寫作策略并在寫作過程中將兩者靈活運用。目前外貿(mào)英語函電課程的教學方式枯燥單一，不少教師都只注重學習者外貿(mào)英語語言能力的培養(yǎng)，把課程用語法課或者翻譯課的形式呈現(xiàn)。著重對外貿(mào)易各環(huán)節(jié)專業(yè)術語的解釋、英語語法結構的分析、常用句式和表達方式的精講；或是將函電例文翻譯成中文，讓學習者不斷地進行英漢互譯練習。這些教學方式都過分強調(diào)外貿(mào)英語的語言形式，忽略了學習者通過英語這一媒介對外貿(mào)業(yè)務進行處理的技能。這種教學方法下的學習者通常只是單線性地被動接受零碎的語言知識，無法以此為觸點形成系統(tǒng)的外貿(mào)英語函電寫作網(wǎng)絡，產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的函電。學習者很容易產(chǎn)生學習疲倦感，對外貿(mào)英語函電的寫作失去興趣。即便學習者能很好地掌握外貿(mào)英語函電寫作的英語語言形式，但所學知識也很容易出現(xiàn)僵化的情況：無法將其靈活地運用到實際商務情境中，根據(jù)具體的外貿(mào)情景寫出優(yōu)質(zhì)有效的外貿(mào)英語函電，并利用所寫函電產(chǎn)出較好的經(jīng)濟效益。

二、預制語塊對函電預制寫作策略的啟示

Becker 和Bolinger 在20 世紀70 年代中期提出了“預制語塊”的概念。它是指通常固定或者半固定、模式化的語言塊狀結構，以整體的形式進行學習，作為一個整體的單位進行存儲和提取并長期保存在記憶中。使用者能夠在使用語言時直接從記憶中提取，無須經(jīng)過語法的生成和分析。[2]Altenberg 和Granger 發(fā)現(xiàn)預制語塊構成了大約70%的自然話語。[3]許多心理學家都曾通過分析短時記憶和長時記憶之間信息加工的差異來探討語塊對人類記憶的重要性。Miller 認為短時記憶一般只能存儲“零碎”的信息，“零碎”的信息只有通過重新編碼變成有意義的更大語塊才能進入長時記憶。[4]Newell（轉(zhuǎn)引自Ellis）認為，語塊是建立長時間記憶連接的永久組合，是實現(xiàn)語言流利和自動化的過程。[5]Nattinger 和DeCarrico曾認為語言的流利程度不取決于大腦中存儲了多少的生成語法規(guī)則和詞匯個數(shù)，而是取決于所儲存的詞組和短語的數(shù)量。[6]Skehan 認為如果語言學習者在大腦中具備大量的語塊存儲，在使用時便能自動化提取，減少語言規(guī)劃、信息加工和編碼的任務，減輕大腦在實時輸出語言時的負荷，能夠大大增強言語輸出時的流利性。[7]Pawley& Syder 明確指出語塊具有言語處理的經(jīng)濟性，能夠為語言的使用者節(jié)省時間。[8]預制語塊是語言的半成品，是語言學習者對所學詞匯迅速進行內(nèi)化和運用的重要途徑。其具有預制性、自動性、相對固定性和易提取性的特點。作為記憶存儲和語言輸出的理想單位，它能幫助學習者在正確的語域語境中使用語言，提高學習者的語言處理能力和速度；增強書面篇章加工的手段，減少語言錯誤的產(chǎn)生；降低學習者語言輸出時的焦慮感，增強語言使用的信心和成就感。

面對進出口貿(mào)易千變?nèi)f化的狀況以及瑣碎繁雜的業(yè)務情況，快速地產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的外貿(mào)英語函電尤為重要。預制寫作策略可以像預制語塊一樣，以整體的形式輸入、儲存并保存在撰函者的長期記憶中。當撰函者面對外貿(mào)函電寫作的具體情景時，可以立刻從大腦提取預制寫作策略，實現(xiàn)寫作構思的流利和自動化，減少對謀篇布局的規(guī)劃和編碼，減輕大腦在輸出優(yōu)質(zhì)函電時的負荷，節(jié)省時間和精力。

三、預制寫作策略

（一）預制寫作策略類別

預制寫作策略可分為三大類：語言處理策略、篇章結構處理策略和信息處理策略。

1. 語言處理策略

在語言處理策略方面，首先是函電的稱呼問題。撰函者要撰寫客戶定制化函電，讓客戶有一種被重視的感覺。知道讀函者的姓名，函電的稱呼須使用專稱，拉近與客戶的距離，引起客戶繼續(xù)讀函的興趣。要避免使用“Dear Sir/Madame,”此類的統(tǒng)稱。二是在函電中要避免使用對撞性沖突話語引起讀函者的不適和反感。對撞性沖突話語包括具有威脅性、懷疑性、責備性、冒犯性和居高臨下的話語。[1]例如：客戶沒有按照規(guī)定的時間匯款，我方需催促客戶付款，撰函者寫道“You didn’t make payment as stipulated. If you keep doing that, we will cancel your order.”此表達具有責備和威脅的含義，責備對方?jīng)]有按照規(guī)定的時間匯款。并且威脅對方，如果對方不匯款，我方將取消訂單。又如：客戶來函要求對商品進行降價打折，撰函者回復“In a company as large as ours,we don't allow any discount to our customers.”此回復會讓讀函者產(chǎn)生撰函者高高在上的感覺。三是句子間要使用連接詞的銜接手段呈現(xiàn)句子之間的邏輯關系以便更清晰地表達交際含義。連接詞能夠幫助讀函者快速地找到句子之間的命題聯(lián)系，加速信息處理的速度，節(jié)省信息處理的時間。四是表達同一意思時，函電要盡量使用不同的英文表達避免讀函者產(chǎn)生視覺疲勞。同時可讓讀函者產(chǎn)生撰函者具有良好的英語函電處理能力的感覺，更有信心與其進行貿(mào)易往來。例如在函電中反復提到產(chǎn)品“質(zhì)量好”，文中可以使用“excellent quality”“superior quality”“high quality”等表達方式。五是語言要清晰簡潔，避免不必要的重復，使用常用語要避免撰函者和讀函者因信息不對稱造成誤解或者錯解，多使用動詞表達，盡量簡化句子結構而非用長句和復雜句來堆砌函電。

2. 篇章處理策略

第二類是篇章結構處理策略：外貿(mào)英語函電的篇章結構相對固定，可采用三段式：即“開端—正文—結尾”的結構。開端的表述通常分為以下三類：（1）感謝對方的來函；（2）茲回復對方有關何時何事務的函電；（3）點明此函電的主題。函電的正文是信息交流的重點和主體，正文的謀篇布局要遵循焦點原則、邏輯連接原則和精短原則。焦點原則即把重要的信息放在篇首，按照信息的輕重主次順序安排篇章。一開始凸顯主題，讓讀函者立刻抓住重點獲取重要信息。邏輯連接原則指的是使用正確的連接詞連接篇章的內(nèi)部結構，讓段落之間呈現(xiàn)邏輯的緊密關系。使讀函者能夠迅速注意到篇章內(nèi)部結構存在的特殊關系，明確段落間的語用側(cè)重。促進函電交際信息的理解，減少讀函者在函電解碼時付出的努力和誤解。精短原則指的是避免把所有的信息都堆砌在單一的段落，使用一個段落一主題的原則，保持簡短。如果函電中有若干要點需提及，還可使用列點的方式讓函電更清晰簡潔。函電結尾的表達通常固定為兩類：（1）希望盡快收到對方的復函；（2）希望讀函者實施有關函電主體中撰函者希望的對應行為。

3. 信息處理策略

第三類是信息處理策略。首先一定要及時回復來函。復函者通常在以下情況會出現(xiàn)沒及時回復的情況：（1）遺漏遺忘函電；（2）函電中提及的問題難處理；（3）暫時沒有解決的方案；（4）解決方案正在確認中。收到函電后，復函者須及時回復，體現(xiàn)對客戶的重視和尊重。如復函者無法提供解決方案，可在函電中表示已收到來函，告知對方已立即進行問題的調(diào)查和處理，一有結果即回復，感謝對方的諒解。這樣的復函讓讀函者感受到復函者積極處理問題的態(tài)度，有利于問題的解決。其次使用“You-attitude”。此策略適用于當撰函者希望讀函者實施其預期的某項行為。從對方的角度出發(fā)，以對方的利益為重，幫助其解決問題。告知對方實施行為的益處，勸說對方實施預期行為。例如進口方進行還盤，要求出口方給予折扣；而出口方無法滿足進口方的要求。雙方陷入僵局時，出口方便可采用You-attitude 策略推動交易。出口方從進口方的角度出發(fā)，提議進口方可更換類似的同等質(zhì)量的產(chǎn)品，或在保證質(zhì)量的前提下更換材料降低成品以滿足進口方的要求。再次是使用客觀的立場，傳遞積極的信息。此策略適用于當函電傳遞消極信息時：例如發(fā)錯貨、延遲交貨、貨物受損、索賠等。將消極的信息利用積極的態(tài)度和客觀的立場進行傳遞時可觸發(fā)語言作為媒介較好地處理問題及實現(xiàn)經(jīng)濟價值的作用。例如出口商發(fā)錯貨，告知進口商以后這種錯誤將盡量避免發(fā)生。利用積極的態(tài)度回復可告知：進口商將來的訂單將會優(yōu)先謹慎地處理。這樣的表述能讓對方著眼于將來業(yè)務的積極處理而不是過去錯誤產(chǎn)生的消極效應。當需要索賠時，撰函者站在客觀的立場講述事實、陳述問題和提出解決方案，而非使用責備的消極信息。最后是信息內(nèi)容要完整正確。撰函時要撰寫和讀函者緊密相關的完整正確信息，不要撰寫不相關或者關聯(lián)程度低的信息增加讀函者處理信函的時間和精力，或提供錯誤的信息造成信息傳遞的無用性和誤導性，造成經(jīng)濟利益的損失。

（二）預制寫作策略的好處

1. 增強寫作的流利性和速度

外貿(mào)英語函電的撰寫通常經(jīng)過以下步驟：確定撰函主題—選擇信息內(nèi)容—選擇寫作策略—謀篇布局—撰寫函電。心理語言學研究證明“一旦大腦熟悉了某語言任務，它就能繞過正常的處理路徑，節(jié)約處理時間和精力”[9]。預制寫作策略能作為一個整體保存在撰函者的長期記憶中。撰函者在撰寫函電進行交際時可根據(jù)具體的情況迅速提取和使用，減少對信息編碼和組織的時間，提高大腦的寫作反應速度，提高寫作的流利性，符合寫作的經(jīng)濟原則。這能使外貿(mào)業(yè)務員縮短外貿(mào)英語函電寫作的時間，將時間和精力更有效地分配到其他外貿(mào)業(yè)務中，提高外貿(mào)業(yè)務處理的能力和效率。

2. 提高撰函者的語用能力

寫作的輸出不僅是英語語言活動，也是思維活動。在實際的外貿(mào)業(yè)務場景中，交際者使用的不是一個個獨立的英語詞匯，而是具有合適語用功能的表達。利用外貿(mào)英語函電進行交流的眾多情境都屬于程序化情境。預制寫作策略能夠讓撰函者的思維與具體的語用場景相結合，提高語用能力，寫出優(yōu)質(zhì)的外貿(mào)英語函電。

3. 增強撰函者寫作的信心

外貿(mào)英語函電的寫作經(jīng)常讓撰函者無從入手，產(chǎn)生畏懼。撰函者面對外貿(mào)業(yè)務問題需要花費大量的時間和精力撰寫函電，不知如何寫出能促進溝通和業(yè)務的函電。由于預制寫作策略可以作為一個整體進行提取，具有特定的語用功能，能夠幫助撰函者較輕松地完成函電的寫作，減輕寫作壓力，增強寫作自信心。

四、結語

外貿(mào)英語函電是外貿(mào)從業(yè)員與外商進行溝通交流的重要工具，利用預制寫作策略作為一個整體具有能夠長期地存儲在寫作者記憶中的優(yōu)勢，能幫助撰函者增強寫作的流利性和語篇組織能力，加快寫作的速度和增強寫作的信心，迅速寫出優(yōu)質(zhì)有效的外貿(mào)英語函電，提高外貿(mào)業(yè)務處理能力。