摘 要：本文以新《會計檔案管理辦法》頒布實施為研究背景，詳細(xì)分析了會計檔案電子化管理出現(xiàn)的新變化、其管理意義，以及管理內(nèi)容和實現(xiàn)方式，并從四個方面提出了做好新《會計檔案管理辦法》實施背景下會計檔案電子化管理具體改進(jìn)措施，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)價值。

關(guān)鍵詞：會計檔案;電子化;檔案管理

概述

近年來，隨著信息技術(shù)日新月異和經(jīng)濟社會的發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)手工操作的會計工作已被會計電算化所取代。會計電算化顯著減輕了會計人員的工作強度，提高了會計工作質(zhì)量和效率，也促進(jìn)了會計工作職能的轉(zhuǎn)變。由此所產(chǎn)生的以會計憑證、賬本和報表為內(nèi)容的會計檔案呈現(xiàn)出幾何級數(shù)量大幅增長。1998年，國家檔案局和財政部聯(lián)合發(fā)布《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“《辦法》”）。為加強會計檔案管理，尤其是會計檔案電子化管理，2015年12月對該《辦法》進(jìn)行了修訂，并于2016年1月1日起正式施行。新《辦法》中關(guān)于電子會計檔案作出了較大幅度修改，該《辦法》實施以來，為會計檔案電子化管理提供了根本制度保障和遵循。

1 新《辦法》背景下會計檔案電子化管理新變化

2016年1月1日實施的新修訂的《辦法》提出了電子會計檔案概念、電子會計檔案管理要求，以及單軌制電子會計檔案管理，明確不再單一強調(diào)必須建立紙質(zhì)檔案，允許在一定條件下可通過信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電子會計檔案保存[1 ]。

1.1 提出電子會計檔案概念

新《辦法》第三條明確提出了電子會計檔案概念：“通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的會計檔案”是電子會計檔案。電子會計檔案概念的提出，充分參照了《電子檔案管理基本術(shù)語》中關(guān)于電子檔案的概念內(nèi)容，概念的確定也進(jìn)一步明確了電子會計檔案的范圍，突出強調(diào)了電子會計檔案的原生性，即電子會計檔案是通過計算機等設(shè)備產(chǎn)生，這就明顯區(qū)別于掃描紙質(zhì)會計檔案形成的數(shù)字化副本。

1.2 電子會計檔案管理要求

新修訂的《辦法》明確提出電子會計檔案概念，與之對應(yīng)的，也提出了電子會計檔案管理方面的新要求：1）電子會計檔案產(chǎn)生無需報備。原《會計檔案管理辦法》明確要求“具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報國家檔案局、財政部備案”，新修訂的《辦法》則提出“單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案”。對比這二者前后的變化，單位利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)所產(chǎn)生的電子會計檔案管理無需報備。2）對電子會計檔案移交、接收提出新要求。從新修訂的《辦法》規(guī)定和要求來看，電子會計檔案的移交和接收需要一并移交電子檔案以及電子檔案的元數(shù)據(jù)，而且元數(shù)據(jù)及電子會計檔案格式需要滿足檔案管理規(guī)定，且特殊格式電子會計應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案的移交規(guī)定更細(xì)化：單位內(nèi)部會計部門向檔案部門移交時，檔案部門需對電子會計檔案準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性檢測，滿足“四性”標(biāo)準(zhǔn)和要求的才可接收。單位與單位之間的會計檔案接收，則提出要求電子會計檔案接收部門應(yīng)負(fù)責(zé)檢驗電子會計檔案載體及其技術(shù)環(huán)境，保證“四性”要求。3）電子會計檔案銷毀需要派員監(jiān)督。根據(jù)新《辦法》的具體規(guī)定，在銷毀電子會計檔案時，需要檔案管理部門、會計部門和信息管理部門共同派員，負(fù)責(zé)電子會計檔案銷毀工作。

1.3 單軌制電子式管理要求

新《辦法》第八條提出了同時滿足六種條件情形的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存。即電子會計檔案通過計算機、信息網(wǎng)絡(luò)等形成、傳輸，來源應(yīng)真實有效;使用會計核算系統(tǒng)，并使得電子會計資料準(zhǔn)確完整，輸出的電子會計檔案符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)，且履行相應(yīng)的審簽程序;電子會計檔案能夠在具體的電子管理系統(tǒng)中實現(xiàn)有效、長期管理，并建立與其相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案檢索關(guān)系;選用相應(yīng)科學(xué)技術(shù)，防止電子會計檔案被篡改;建立相應(yīng)的電子會計檔案備份制度;形成的電子會計檔案非永久保存或其他重要價值。此外，單位從外部接收的電子會計檔案還應(yīng)附有符合《電子簽名法》所規(guī)定和要求的電子簽名。如不能同時符合上述六項條件要求的，需要建立相應(yīng)的紙質(zhì)會計檔案管理。

2 新《辦法》背景下會計檔案電子化管理意義

隨著，會計檔案電子化管理適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實需要，在降低管理成本、提高管理質(zhì)量、發(fā)揮檔案資源價值等方面都有著顯著優(yōu)勢和重要現(xiàn)實意義。

2.1 提高檔案檢索效率

新《辦法》賦予了會計檔案電子化管理的可行性和效力上的認(rèn)可性。通過會計憑證、會計賬本和會計報表等會計檔案電子化管理，能夠顯著提升財務(wù)分析的效率，協(xié)助單位做好相關(guān)財務(wù)審計。會計檔案電子化后，能夠借助計算機技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)會計檔案信息隨時查詢，突破了傳統(tǒng)會計檔案管理模式下的查詢時空界限。

2.2 增強檔案自身安全

傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)會計檔案管理面臨著水、火、蟲蛀等因素威脅。而隨著電子簽名、電子密鑰、區(qū)塊鏈、備份等信息技術(shù)的應(yīng)用，電子會計檔案突破了傳統(tǒng)非安全因素的威脅，進(jìn)一步降低了電子會計檔案被篡改、偽造、變造、損壞的風(fēng)險。

2.3 降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理需要占用檔案室較大管理空間，需要紙張、恒溫機、空調(diào)等設(shè)備。實行會計檔案電子化管理，極大地壓縮了檔案室空間占用，也無需紙張、打印機，以及其他相應(yīng)的硬件設(shè)備等?？梢姡瑫嫏n案電子化管理節(jié)省了存儲空間，縮短管理時間成本，且無需打印、裝訂、組卷、裝盒、上架等，節(jié)省相關(guān)耗材。

2.4 提高檔案服務(wù)品質(zhì)

傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)會計檔案管理提供的查詢、檢索或其他憑證服務(wù)，服務(wù)的內(nèi)容和方式較為單一。會計檔案電子化管理，其服務(wù)品質(zhì)將得到顯著提升。如，可基于財務(wù)報表、會計賬本中記載的財務(wù)信息，基于生產(chǎn)、管理、投資等不同維度的財經(jīng)信息分析預(yù)測的精準(zhǔn)度。以電子化合同為例，可基于合同信息生成、記錄、執(zhí)行、回顧，構(gòu)建基于財務(wù)分析資金使用效率數(shù)據(jù)分析，控制預(yù)算和成本，使財務(wù)決策更加高效、精準(zhǔn)[2-6 ]。

2.5 拓寬檔案管理內(nèi)涵

傳統(tǒng)會計檔案管理的范圍主要為會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等，而忽視了對與會計關(guān)聯(lián)度較大的合同協(xié)議、重大財務(wù)決策判斷，以及內(nèi)控資料等資料的收集。而會計檔案電子化管理，使會計檔案傳輸、讀取、輸出及格式都發(fā)生了巨大變化，拓寬了傳統(tǒng)會計檔案管理范圍，為單位財務(wù)決策提供更為豐富、全面的會計檔案信息，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)電子會計檔案信息互聯(lián)互通共享。

3 新《辦法》背景下會計檔案電子化管理內(nèi)容及實現(xiàn)方式

根據(jù)新《辦法》第六條規(guī)定，電子會計憑證、賬簿、財務(wù)會計報告，以及銀行對賬單、納稅申報表等其他電子會計資料均屬于歸檔范疇。

3.1 主要內(nèi)容

以常見的幾類會計檔案電子化管理為例，其主要管理內(nèi)容包括：1）電子會計憑證。電子會計憑證是指以電子化形式保存的會計憑證。利用財務(wù)保障系統(tǒng)發(fā)起并入賬的外部原始憑證與財務(wù)報賬單一致后，除了保存紙質(zhì)會計憑證外，外部原始單據(jù)應(yīng)掃描保存電子檔案，并通過條形碼技術(shù)，在原始憑證與記賬憑證之間建立關(guān)聯(lián)性，借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)會計憑證電子化管理。由單位自身在財務(wù)管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的出入庫單、簽收單等電子憑證，可直接以電子化方式存檔，并利用條形碼或記賬憑證編號建立憑證之間的關(guān)聯(lián)性，再依托信息化手段實現(xiàn)檢索。2）電子會計賬簿。電子會計賬簿包括電子總賬、電子日記賬、電子固定資產(chǎn)卡片，這些電子會計賬簿可直接以電子化方式存檔。3）電子會計報表。電子會計報表是以電子化方式保存的各類會計報表。對單位內(nèi)部會計報表可由相關(guān)部門或科室直接在系統(tǒng)中查詢和下載;對來自單位外部的電子會計報表應(yīng)有電子簽名等，確保電子會計報表的真實、準(zhǔn)確。4）電子銀行回單。電子化存儲的銀行回單，是直接以電子介質(zhì)形式保存資金平臺支付的電子回單，存檔時應(yīng)建立電子銀行回單與電子記賬憑證之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，再借助信息技術(shù)實現(xiàn)實時檢索調(diào)閱。

3.2 會計檔案電子化實現(xiàn)方式

會計檔案電子化管理的最大難點或需要突破的便是要建立各種關(guān)聯(lián)性，確保電子會計檔案具有與紙質(zhì)檔案同等效力。1）內(nèi)、外部原始憑證與記賬憑證關(guān)聯(lián)。首先是內(nèi)部原始憑證與記賬憑證的關(guān)聯(lián)，單位依托信息化管理平臺，對單位原始財務(wù)數(shù)據(jù)的信息采集、信息交換和信息共享。財務(wù)人員將會議記錄、合同單、采購單等錄入報賬管理平臺，實現(xiàn)內(nèi)部原始憑證與電子記賬憑證關(guān)聯(lián)。外部原始憑證則通過貼條形碼、會計影像系統(tǒng)、會計稽核系統(tǒng)等，分別建立外部原始憑證紙質(zhì)版、外部原始憑證電子版和銀行回單與電子記賬憑證關(guān)聯(lián)。2）會計賬簿、報告等電子化保管。在單位會計核算系統(tǒng)及報賬平臺系統(tǒng)中都留存有相應(yīng)的電子會計信息數(shù)據(jù)，可根據(jù)財務(wù)管理需要將這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行組配，從而形成電子記賬憑證、電子總賬、電子明細(xì)賬和電子日記賬，等等，將這些電子化會計資料進(jìn)行真實性、有效性和一致性鑒定審核，形成電子化管理。

4 新《辦法》背景下會計檔案電子化管理策略

4.1 做好“四性”標(biāo)準(zhǔn)檢測

新《辦法》第十二條第三款提出，“單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收?！奔葱枰獙θ霂斓臅嫏n案電子化在交接時連同電子會計檔案與元數(shù)據(jù)一并移交，并對電子會計檔案載體及其技術(shù)環(huán)境檢驗，從真實、完整、可用和安全性四個方面按照“四性”標(biāo)準(zhǔn)檢測，使其達(dá)到“四性”的標(biāo)準(zhǔn)和要求。實踐中通常從移交檢測和日常檢測兩個方面進(jìn)行：前者，需要將歸當(dāng)文件MD5與重新獲取文件MD5信息對比，檢測其真實性;從元數(shù)據(jù)數(shù)量、文件存儲大小、電子文件數(shù)量與接收登記表數(shù)量一致性等，檢測其完整性;從附件原文能否瀏覽檢測其可用性;利用殺病毒軟件等檢測安全性等。后者，需要從電子會計檔案的收集、整理、利用三個環(huán)節(jié)做好日常檢測[7-9 ]。

4.2 嚴(yán)格“四化”環(huán)節(jié)保障

“四化”即規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化、來源多樣化、管理流程化和保障制度化。首先是規(guī)范應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化。即電子會計文件傳輸規(guī)范、電子會計文件準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、電子會計檔案著錄規(guī)則，以及電子會計檔案編碼規(guī)范等都應(yīng)建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，確保電子會計文件從收集到歸檔每一步都有據(jù)可依。其次是來源應(yīng)多樣化。即單位電子會計檔案應(yīng)與信息化技術(shù)及平臺應(yīng)用結(jié)合起來，將財會管理軟件與云檔案系統(tǒng)實現(xiàn)在線對接，信息化盲點紙質(zhì)會計檔案掃描、拍照等，確保電子會計檔案全面、完整。再次是管理流程化。即根據(jù)會計檔案電子化管理特點和實際，應(yīng)從電子會計文件歸檔、電子會計檔案著錄、電子會計檔案借閱、電子會計檔案年檢及銷毀等方面重新梳理、規(guī)劃流程，提高管理質(zhì)量和效率。最后是保障制度化。即通過管理制度來明確電子會計檔案歸什么、怎么歸、何時歸、誰來歸、怎樣管和如何用等一系列操作性問題，建立全生命周期制度化，推動電子會計檔案全面規(guī)范管理[10 ]。

4.3 構(gòu)建“三項”安全體系

會計檔案電子化管理與傳統(tǒng)會計檔案管理所面臨的安全形勢和問題存在較大差異，也給會計檔案安全管理帶來新的巨大挑戰(zhàn)，需要從使用、系統(tǒng)及信息三個方面構(gòu)建完善的會計檔案安全體系。一是使用安全。應(yīng)根據(jù)會計檔案電子化使用實際特點及需要，建立相應(yīng)的安全權(quán)限控制機制，保持電子會計檔案原件與在線瀏覽查閱相獨立，確保使用安全。二是系統(tǒng)安全。會計檔案電子化離不開信息系統(tǒng)載體和渠道，要確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定和安全，可采用雙機熱備、負(fù)載均衡、冗余存儲、數(shù)據(jù)備份、安全控制列表等措施，確保會計檔案電子化管理的系統(tǒng)安全。三是信息安全。主要是單位內(nèi)部會計檔案電子化內(nèi)網(wǎng)信息安全，從信息安全管理和技術(shù)應(yīng)用兩個方面，保障其信息安全。

4.4 實現(xiàn)“三大”目標(biāo)效益

新《辦法》實施賦予了會計檔案電子化管理的制度依據(jù)，需要從經(jīng)濟、管理和社會三個方面明確會計檔案電子化管理實現(xiàn)效益，為統(tǒng)一思想、凝聚共識提供支撐。一是經(jīng)濟效益。會計檔案電子化單軌制管理的實現(xiàn)，大量紙質(zhì)會計檔案直接實現(xiàn)了電子化存儲，單位采購合同等不同業(yè)務(wù)信息可直接接入檔案信息系統(tǒng)，存儲于光盤或磁盤即可，極大地節(jié)約了紙張以及對空間的占用。二是管理效益。會計檔案電子化管理極大地簡化了業(yè)務(wù)流程，提升會計檔案管理效率，增加了財會信息透明度，增強會計信息收集準(zhǔn)確率，等等。三是社會效益。會計檔案電子化管理不僅有利于單位自身檔案工作、財會工作質(zhì)量水平的提升，也為當(dāng)事人提供良好用戶體驗，釋放更多科技紅利。

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作者簡介：翟雅芝（1983— ），大學(xué)學(xué)歷，南莊鎮(zhèn)人民政府下屬單位館員，主要研究方向：檔案管理。

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