王磊 何苗

（陸軍炮兵防空兵學(xué)院 職業(yè)教育中心，安徽合肥 230031）

軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案是軍隊人員在軍事職業(yè)教育學(xué)習活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是軍隊人員特有的檔案，也是個人終身學(xué)習檔案的重要組成部分。如何規(guī)范管理軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案，使其更好地發(fā)揮長遠價值，是值得我們研究的問題。

1.軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案的作用

1.1 為個人學(xué)習評價提供詳實依據(jù)

軍事職業(yè)教育主要依托信息網(wǎng)絡(luò)平臺開展在線學(xué)習，同時輔以圖書閱讀、課題研究、專業(yè)培訓(xùn)等其他線下學(xué)習，是終身持續(xù)性的學(xué)習過程。學(xué)習是一種獲取知識、提升能力的手段，而最終獲取了多少知識、提升了多少能力必須通過學(xué)習評價來衡量。學(xué)習評價幾乎是開展任何學(xué)習項目都必備的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，目的是檢驗學(xué)習者的學(xué)習成效，找出差距不足，為下一步的學(xué)習指明方向。在整個軍事職業(yè)教育學(xué)習過程中學(xué)習者在注冊賬號、線上學(xué)習、線下培訓(xùn)、課題研究、考試考核等環(huán)節(jié)中會產(chǎn)生包括紙質(zhì)、電子等各種形態(tài)的材料，這些材料既是對個人學(xué)習過程的真實反映，同時也構(gòu)成了個人終身學(xué)習檔案。檔案的基本價值之一便是憑證價值，對學(xué)習過程中產(chǎn)生的各種有價值的材料進行全面收集和規(guī)范管理，可以為個人學(xué)習評價提供詳實依據(jù)，助力于實現(xiàn)評價的客觀公正。

1.2 為提升在線課程質(zhì)量提供重要參考

軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案中有很大一部分是軍隊人員在軍綜網(wǎng)平臺選擇學(xué)習在線課程的材料，包括選課情況、課后習題答題情況及考試成績等信息，對這些大數(shù)據(jù)匯總分析，有助于提升在線課程質(zhì)量。對選課情況進行分析，可以對比出哪些課程比較受歡迎，哪些課程受眾較少，對于受眾較少的課程，課程建設(shè)團隊則要分析具體原因，比如是課程框架設(shè)置不夠科學(xué)？亦或是課程內(nèi)容不夠與時俱進、不是學(xué)習者急需的等，據(jù)此考慮是否需要調(diào)整、更新內(nèi)容，以改進課程質(zhì)量；對課后習題及考試答題尤其是錯題情況進行分析。例如，通過分析每一道題的錯誤率，從錯誤率較高的題目上可以判斷學(xué)員學(xué)習中存在的問題和難點在哪一章節(jié)，從而掌握學(xué)員學(xué)習情況，對于普遍存在的難點，則要有針對性地調(diào)整課程內(nèi)容重點，對難點多些講述、輔導(dǎo)，同時適時更新、豐富題庫，不斷提升課程質(zhì)量，永葆課程生命力。

1.3 為學(xué)分銀行建設(shè)提供有力支撐

學(xué)分銀行是一種模擬或借鑒銀行的功能特點，將不同類型的學(xué)習成果以學(xué)分的形式進行認定、積累、轉(zhuǎn)換，方便學(xué)生自由選擇學(xué)習內(nèi)容、學(xué)習時間、學(xué)習地點的管理模式，是目前軍事職業(yè)教育學(xué)習研究探索的新方向。在學(xué)分銀行中，學(xué)分和學(xué)習成果是一一對應(yīng)的關(guān)系，學(xué)分的認定需要學(xué)習成果佐證；學(xué)分的積累過程就是學(xué)習成果的累積過程，學(xué)習成果的最終載體是終身學(xué)習檔案，學(xué)分銀行間接成為集中管理學(xué)分及學(xué)習檔案的“檔案館”[1]。同樣，軍事職業(yè)教育學(xué)分銀行建設(shè)也必須依托軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案開展，雖然目前還在起步探索階段，學(xué)習檔案在建設(shè)學(xué)分銀行的過程中作用還不明顯，但學(xué)分銀行建設(shè)和學(xué)習檔案收集是一個不斷積累的過程，隨著軍事職業(yè)教育學(xué)分銀行建設(shè)的不斷推進，沒有學(xué)習檔案的有力支撐，學(xué)分銀行的公信力勢必受到影響。

2.軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案管理中存在的問題

2.1 檔案材料保管意識薄弱

軍事職業(yè)教育學(xué)習全面推開的時間不長，形成的學(xué)習檔案在短時間內(nèi)還不能顯現(xiàn)出其價值，因此對學(xué)習檔案的規(guī)范管理還沒有引起重視，檔案材料保管意識薄弱。主要表現(xiàn)在：（1）學(xué)習人員檔案意識薄弱，提交檔案不主動、不及時。軍事職業(yè)教育學(xué)習要求參學(xué)人員要制訂個人年度學(xué)習計劃并填寫個人學(xué)習檔案卡，部分學(xué)習者只重視最終的學(xué)習評價結(jié)果，無視體現(xiàn)學(xué)習過程檔案卡的重要性，主觀上認為自己只要完成學(xué)習就可以，或是不按時填報學(xué)習計劃，或是個人學(xué)習檔案卡隨意放置；個別人員還出現(xiàn)在學(xué)習檔案卡上隨意涂改、學(xué)習檔案卡污損甚至丟失的情況。（2）學(xué)習管理員檔案管理意識缺乏。軍事職業(yè)教育學(xué)習通過各單位在軍綜網(wǎng)平臺，以學(xué)習小組形式對本單位及下級單位成員實施樹狀管理，在開展學(xué)習的過程中，檔案卡暫時由學(xué)習管理員負責管理。學(xué)習管理員的首要任務(wù)就是指導(dǎo)小組成員按照要求制訂學(xué)習計劃并及時填報。有的管理員催交學(xué)習檔案卡不及時，對于未交的檔案卡不管不問，任由其拖延時間；部分單位學(xué)習管理員發(fā)生變動時，學(xué)習檔案卡的交接不及時，甚至一度處于無人管理的真空地帶。

2.2 檔案管理制度不夠健全

目前，上級文件中只規(guī)定了軍事職業(yè)教育實行學(xué)習檔案管理制度，并沒有出臺相關(guān)的具體規(guī)章和制度，在學(xué)習檔案的實際管理中仍然存在很多問題。首先是“誰來管”，在學(xué)習的不同階段都會產(chǎn)生學(xué)習檔案，不同階段的學(xué)習檔案應(yīng)該由誰來管理，沒有明確；檔案管理員的具體工作職責不明晰；學(xué)習檔案管理涉及參學(xué)單位、教育訓(xùn)練部門和職業(yè)教育中心，不同單位之間存在著工作交叉，如何對這些部門的學(xué)習檔案管理工作進行統(tǒng)一，沒有明確規(guī)定。其次是“如何管”，一是缺乏檔案資料保管場所的條件要求，檔案應(yīng)該在哪里保管，是歸屬教學(xué)檔案由教育訓(xùn)練部門集中管理還是由職業(yè)教育中心統(tǒng)一管理不明確。二是缺乏歸檔條件要求，學(xué)習檔案涉及線上的課程學(xué)習、線下的圖書學(xué)習、專業(yè)培訓(xùn)、課題研究等過程中產(chǎn)生的各類結(jié)業(yè)證書和階段性研究成果等，對這些材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔方式及保管時間等沒有具體要求。三是“誰監(jiān)管”，檔案管理是各個單位自行把控，沒有有效監(jiān)督機制，對檔案管理的質(zhì)量沒有評估，容易出現(xiàn)檔案管理的各個環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴的情況，弱化了檔案的服務(wù)效應(yīng)。前文中提到的人員提交檔案拖延、管理員催交檔案不及時等現(xiàn)象也是缺乏有效監(jiān)管而出現(xiàn)問題的最好證明。

2.3 檔案管理的信息化程度滯后

軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案是個新生事物，目前其構(gòu)成主要是紙質(zhì)版的個人學(xué)習檔案卡，采用的還是傳統(tǒng)的、比較落后的手工管理模式，既沒有先進的信息化設(shè)備，也缺乏相匹配的管理系統(tǒng)，檔案管理的信息化程度幾乎為零，資源共享更是無從談起。軍事職業(yè)教育學(xué)習貫穿參學(xué)人員的職業(yè)生涯，隨著學(xué)習的不斷推進，學(xué)習的內(nèi)容更為豐富，學(xué)習的范圍更廣，學(xué)習方式也更加靈活，相伴而生的檔案種類和數(shù)量也會逐年增多，信息量的增大使得學(xué)習檔案管理的工作量也逐步加大，單純依靠手工管理的弊端會越來越凸顯，產(chǎn)生諸如工作效率低、不方便信息查詢和資源共享及人員反復(fù)接觸檔案材料，加速檔案實體的磨損和老化等問題。

2.4 檔案的利用率較低

檔案利用是指檔案工作者開發(fā)檔案資源，傳輸檔案信息，滿足利用者需求的行為過程[2]。對檔案科學(xué)高效管理的最終目的是服務(wù)于檔案利用，這也是檔案的重要價值之一。“重藏輕用”一直以來都是困擾檔案管理工作的難題，在軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案管理中表現(xiàn)的更為突出。軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案在歸檔后，除了在教育監(jiān)察及個人考核時顯現(xiàn)出其憑證價值外，大部分時間都是“躺在”檔案柜中，其潛在的信息價值遠遠未被發(fā)掘，檔案的利用率較低。

3.軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案規(guī)范化管理的對策

3.1 強化檔案在個人學(xué)習評價中的作用

對檔案的重視，很大程度上取決于人們的檔案意識。檔案意識是指人們對檔案的性質(zhì)和價值的認識，對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識，通常會受到檔案認知、檔案利用和檔案價值的影響。當人們對檔案認知有局限，檔案利用少，未發(fā)現(xiàn)檔案價值時，自然就難以形成較強的檔案意識，對檔案管理的重要性也就無法產(chǎn)生共鳴。檔案只有涉及人員切身利益時才會被關(guān)注，因而要提高對學(xué)習檔案管理的重視，必須強化學(xué)習檔案在個人學(xué)習評價中的作用，凸顯學(xué)習檔案的價值。（1）加強日常提醒。軍事職業(yè)教育學(xué)習是貫穿全年、循序漸進的過程，學(xué)習管理員要履行好管理員的職責，定期提醒小組成員整理、保存好學(xué)習相關(guān)佐證材料，為個人學(xué)習評價做好準備。（2）嚴格個人學(xué)習評價。在開展個人學(xué)習綜合評價時，必須明文規(guī)定學(xué)習人員必須按時按要求提交、歸檔完整的年度學(xué)習計劃及相應(yīng)的成果證明材料，必須同時滿足上述兩個要求，否則不予成果認定。通過制度約束將檔案意識滲透到人員軍事職業(yè)教育學(xué)習的全程，在潛移默化中增強人員檔案意識，提升對檔案管理的重視程度。

3.2 建立科學(xué)完善的檔案管理制度

任何工作都需要規(guī)范的制度作為支撐，軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案管理是一個系統(tǒng)性、長期性的工作，也必須通過相關(guān)制度指導(dǎo)各項工作有序規(guī)范開展?？茖W(xué)完善的檔案管理制度應(yīng)該在符合單位自身實際情況的基礎(chǔ)上制定，盡可能完整的涵蓋學(xué)習檔案的實體管理、信息管理等方面的工作程序和實施細則。（1）明確職能分工，理順關(guān)系，解決“誰來管”的問題。學(xué)習檔案從形成到移交涉及很多單位，必須明文規(guī)定學(xué)習檔案在不同管理階段相關(guān)部門和管理人員的關(guān)系及職責，防止出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)學(xué)習檔案無人管理的情況。（2）建立一套完整的學(xué)習檔案管理流程和標準，解決“如何管”的問題。收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是所有檔案管理通用的工作流程，但檔案類型不一樣，具體的工作要求和方法也不一樣。因而需要建立符合學(xué)習檔案管理實際的工作標準，對每個工作環(huán)節(jié)的實施細則做出具體的規(guī)定，以保證檔案管理的質(zhì)量。（3）建立學(xué)習檔案管理監(jiān)督考核制度，解決“誰監(jiān)管”的問題。監(jiān)督考核是改進工作作風、提高工作質(zhì)量、完成工作目標的有效手段。以制度的形式明確監(jiān)督考核的對象、考核內(nèi)容、考核方式和獎懲標準，不定期開展學(xué)習檔案管理的檢查與抽查工作，對于那些責任不履行、責任不落實、責任執(zhí)行不到位的行為進行相應(yīng)的追責[3]，以此提升學(xué)習檔案管理工作的質(zhì)量。

3.3 提升檔案管理信息化水平

先進的信息管理系統(tǒng)是提高檔案科學(xué)化管理水平的一個必要手段，隨著軍事職業(yè)教育參學(xué)人數(shù)的不斷增多，產(chǎn)生的檔案信息越來越復(fù)雜，面對海量復(fù)雜檔案信息的管理，傳統(tǒng)手工管理的方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實需要。因此，構(gòu)建先進的學(xué)習檔案管理信息化體系是解決當前學(xué)習檔案管理工作中存在問題的必由之路。一般來說，可以從以下3個層面采取措施提升檔案管理信息化水平：（1）加強基礎(chǔ)建設(shè)。根據(jù)本單位學(xué)習檔案管理的實際引入進計算機、快速掃描儀等信息化設(shè)備，對已有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工。同時，引入相匹配的軟件管理系統(tǒng)，做好管理模塊的設(shè)定，實現(xiàn)對檔案信息的錄入、檢索、統(tǒng)計、分析等功能，為檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。（2）做好系統(tǒng)維護。定期對學(xué)習檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護，既要提升系統(tǒng)的安全性，也要提升平臺數(shù)據(jù)處理速度，推動檔案管理者利用信息化系統(tǒng)更好、更安全地開展學(xué)習檔案管理工作。（3）實現(xiàn)資源共享。構(gòu)建軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案管理信息庫，將學(xué)院所有人員的學(xué)習檔案存放在信息庫中，對數(shù)據(jù)進行加密保護，設(shè)定管理人員訪問權(quán)限，并通過信息安全認證、信息傳輸加密等方式[4]，在保證信息安全的前提下方便數(shù)據(jù)資源共享。

3.4 加強檔案信息的利用

檔案利用是整個檔案管理工作的最終環(huán)節(jié)，是檔案工作的最終目的，也是檔案信息資源潛在價值得以實現(xiàn)的過程。加強檔案信息的利用要做好以下幾點：（1）強化服務(wù)理念。檔案的利用功能在很大程度上依賴于檔案工作者的履職盡責來實現(xiàn)，因此對檔案工作者來說，必須強化服務(wù)至上的理念，提升學(xué)習檔案在各個管理環(huán)節(jié)尤其是著錄方面的工作質(zhì)量，變被動為主動，為利用工作打下良好的基礎(chǔ)。（2）加大學(xué)習檔案信息資源的開發(fā)力度。檔案的利用率主要取決于對檔案信息資源挖掘的深度和廣度，學(xué)習檔案主要是反映人員學(xué)習情況的數(shù)據(jù)，對這些大數(shù)據(jù)匯總分析，可以看出人員的選課趨勢、考核情況、存在問題和矛盾困難等，間接為在線課程建設(shè)團隊在完善課程內(nèi)容、提升課程質(zhì)量等方面發(fā)揮輔助決策的作用。檔案工作者必須準確把握用戶需求的發(fā)展趨勢，開闊視野和思路，不斷優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)，切實提升檔案提供利用服務(wù)水平[5]。

軍事職業(yè)教育學(xué)習檔案管理工作是一項細致又復(fù)雜的工作，要想提升學(xué)習檔案管理的質(zhì)量和效率，必須要提升該項工作的重視程度，制定健全的管理制度，并且還要加強信息化建設(shè)，深度開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用，才能夠推動學(xué)習檔案管理走向更加規(guī)范的方向。