張哲 平頂山銀行股份有限公司

傳統(tǒng)人力資源管理認(rèn)為干部檔案包含干部的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職業(yè)履歷、鑒定考察、黨團(tuán)材料、工作獎(jiǎng)懲和任免調(diào)動(dòng)等重要信息，是組織識(shí)別、選拔和任用人才的重要參考依據(jù)。受限于時(shí)代局限和技術(shù)制約，干部檔案通常采用案卷的形式以紙質(zhì)介質(zhì)為主，在保存過(guò)程中易于被篡改、損毀和丟失，同時(shí)在管理和使用過(guò)程中也易于產(chǎn)生信息錯(cuò)亂、學(xué)歷丟失、履歷缺失、材料紊亂等問(wèn)題，不利于干部選拔、任用、培養(yǎng)和考評(píng)等全流程管理和干部隊(duì)伍體系建設(shè)，給銀行業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展帶來(lái)一定的影響。基于互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的影響，人力資源管理迎來(lái)了數(shù)字化管理時(shí)代，那些簡(jiǎn)單煩瑣、重復(fù)性和標(biāo)準(zhǔn)化的工作已逐漸被替代，干部檔案的數(shù)字化管理也面臨著巨大挑戰(zhàn)。近年來(lái)，隨著金融體制改革與數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷深化，對(duì)銀行業(yè)的要求也越來(lái)越高，銀行業(yè)干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與無(wú)紙化管理有助于彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，可以更好地保障干部人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性[1]，對(duì)人才梯隊(duì)建設(shè)和干部管理的體系搭建，起著重大推動(dòng)作用，進(jìn)而為銀行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供源源不斷的人才基礎(chǔ)與智力支持。

一、干部檔案數(shù)字化管理的重要性

（一）數(shù)字化管理有利于精準(zhǔn)識(shí)別、選任干部

基于人才數(shù)據(jù)庫(kù)的干部檔案管理能有效識(shí)別干部信息，實(shí)現(xiàn)崗位調(diào)配與人崗匹配，為精準(zhǔn)識(shí)別、選任干部奠定了基礎(chǔ)[2]。干部檔案記錄著干部的個(gè)人信息、工作履歷、技能水平、考核業(yè)績(jī)等信息，通過(guò)分析檔案數(shù)據(jù)要素，可以掌握干部的客觀經(jīng)歷，初步了解干部的能力和特點(diǎn)，做出客觀的綜合評(píng)價(jià)，進(jìn)而為選拔任用、調(diào)整交流等干部動(dòng)議提供科學(xué)依據(jù)和合理建議。在干部檔案數(shù)字化管理中，可以充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)分析的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)數(shù)字化管理系統(tǒng)自動(dòng)分析生成準(zhǔn)確的人事信息數(shù)據(jù)，為研判決策以及人才發(fā)展提供價(jià)值數(shù)據(jù)支持[3]，幫助銀行業(yè)全面了解干部情況，及時(shí)掌握干部異動(dòng)信息，根據(jù)崗位需求精準(zhǔn)識(shí)別人才，公正地選拔和任用干部，將數(shù)據(jù)分析和干部評(píng)價(jià)有機(jī)結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)干部資源的優(yōu)化配置，真正做到因需擇人，與崗匹配。數(shù)字化管理能為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)[4]，為優(yōu)化干部隊(duì)伍提供客觀的數(shù)據(jù)支撐，從而建立健全干部管理機(jī)制，搭建干部管理數(shù)字化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)銀行業(yè)人力資源管理的透明化、流程化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）數(shù)字化管理有利于分級(jí)、分類培養(yǎng)干部

做好干部檔案數(shù)字化管理是實(shí)施分級(jí)分類培養(yǎng)干部的關(guān)鍵，通過(guò)干部檔案信息的管理與分析，了解工作作風(fēng)、性格特點(diǎn)、道德品行和歷史成績(jī)等特點(diǎn)，全方位、多角度、深層次地掌握干部特質(zhì)，運(yùn)用信息數(shù)據(jù)分析研究，客觀還原干部的綜合情況，對(duì)其主要不足和特長(zhǎng)領(lǐng)域進(jìn)行系統(tǒng)梳理、分類標(biāo)記，完成干部“畫(huà)像”工作，根據(jù)特點(diǎn)和短板，確立職業(yè)發(fā)展的培養(yǎng)規(guī)劃、明確成長(zhǎng)方向和培養(yǎng)目標(biāo)，設(shè)計(jì)干部發(fā)展通道、創(chuàng)造職業(yè)發(fā)展的綠色生態(tài)系統(tǒng)，形成分級(jí)、分類的干部職業(yè)發(fā)展培養(yǎng)規(guī)劃和生涯成長(zhǎng)路徑。

（三）數(shù)字化管理有利于全面監(jiān)督考評(píng)干部

有序推進(jìn)干部檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，有利于在日常工作中全面考察干部的綜合表現(xiàn)和業(yè)績(jī)情況。通過(guò)建立干部監(jiān)督考評(píng)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)銀行業(yè)監(jiān)管平臺(tái)互聯(lián)，實(shí)時(shí)更新干部基本信息和監(jiān)督考評(píng)結(jié)果，為銀行業(yè)全面掌握干部履職提供了參考依據(jù)。在數(shù)字化管理中，銀行業(yè)干部檔案管理通過(guò)資料整理、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)入庫(kù)、質(zhì)檢驗(yàn)收、備份管理等既定流程和設(shè)定程序進(jìn)行人機(jī)交換，在各個(gè)環(huán)節(jié)中可以實(shí)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的跟蹤和異動(dòng)信息的查詢，通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)管理適時(shí)掌握干部的日常表現(xiàn)和工作業(yè)績(jī)及違規(guī)違紀(jì)等情況，有利于對(duì)干部的全面監(jiān)督和考評(píng)。同時(shí)，銀行業(yè)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)間的數(shù)字化管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)平臺(tái)互聯(lián)和信息共享，有效彌補(bǔ)信息不對(duì)稱的缺陷，及時(shí)對(duì)干部的輪崗交流、離任審計(jì)、案件防控和處罰處理等變動(dòng)或異常信息進(jìn)行適時(shí)預(yù)警，提升干部風(fēng)險(xiǎn)管理和防控能力，提高干部隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力和先進(jìn)性，從根本上保障銀行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

二、銀行業(yè)干部檔案數(shù)字化管理的瓶頸

相較于西方發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)銀行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展相對(duì)滯后，轉(zhuǎn)型阻力較大[5]，銀行業(yè)人事檔案數(shù)字化管理工作仍然面臨重重困境，數(shù)字化之路依然漫長(zhǎng)且充滿挑戰(zhàn)。

（一）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的搭建

目前，很多銀行都提出了數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，旨在利用新的金融科技對(duì)干部檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。但是，除了大型國(guó)有銀行和股份制銀行，很多中小銀行采用從眾式的跟隨策略，通過(guò)模仿先進(jìn)銀行的轉(zhuǎn)型經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)或考察交流后將數(shù)字化檔案系統(tǒng)運(yùn)用到本機(jī)構(gòu)，但是在系統(tǒng)引進(jìn)和日常管理中，這種模仿模式經(jīng)常會(huì)“水土不服”，產(chǎn)生一系列問(wèn)題。首先，數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)離不開(kāi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，但是檔案的卷宗保存形式因歷史等原因?qū)е虏糠旨堎|(zhì)檔案不完整，甚至出現(xiàn)損毀丟失等問(wèn)題，將會(huì)給檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的上傳、錄入和整理等方面帶來(lái)困難，影響著干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建的進(jìn)程和原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。其次，數(shù)字化管理平臺(tái)的搭建和運(yùn)維需要大量的復(fù)合型人才，檔案管理工作人員需要具備互聯(lián)網(wǎng)理論知識(shí)、數(shù)據(jù)量化分析能力和人力資源管理等專業(yè)技能。但是，部分銀行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型人才儲(chǔ)備不足，未有清晰的數(shù)字化人才發(fā)展配套策略，薪酬體系激勵(lì)機(jī)制不健全，并且受傳統(tǒng)型和地域性行業(yè)的影響，難以培養(yǎng)和吸引亟需的數(shù)字化復(fù)合型人才。最后，搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與硬件設(shè)施以保證數(shù)字化管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。但是，有些銀行機(jī)構(gòu)特別是中小商業(yè)銀行的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)還比較落后，相較于國(guó)有銀行和大型股份制銀行數(shù)十億的科技投資規(guī)模，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和平臺(tái)建設(shè)的投入規(guī)模已經(jīng)拉大到幾個(gè)數(shù)量級(jí)，嚴(yán)重制約了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的搭建和未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)力水平。

（二）數(shù)字化管理系統(tǒng)的信息安全

從信息安全方面考慮，一方面干部檔案中的基本信息和雇傭旅程屬于個(gè)人隱私，需要進(jìn)行保密，另一方面組織內(nèi)部的選拔、任用、考察和獎(jiǎng)懲等干部管理的各個(gè)環(huán)節(jié)資料，屬于內(nèi)部機(jī)密文件，應(yīng)該嚴(yán)格保密。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，干部檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型雖具有明顯優(yōu)勢(shì)，但電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的依賴性較強(qiáng)，很可能因?yàn)橛布p壞、系統(tǒng)宕機(jī)、技術(shù)漏洞、病毒感染、黑客攻擊等意外事件，導(dǎo)致系統(tǒng)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)存在信息丟失、泄露和破壞等安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，數(shù)字化電子檔案的可復(fù)制性和透明度較高，數(shù)據(jù)信息一旦發(fā)生異常，將會(huì)在信息安全、業(yè)務(wù)連續(xù)性和管理風(fēng)險(xiǎn)等方面的矛盾更加突出。如何協(xié)助銀行業(yè)應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展變革、預(yù)防和控制好信息風(fēng)險(xiǎn)是數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要任務(wù)。

（三）數(shù)字化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析應(yīng)用

在數(shù)字化人力資源管理時(shí)代，銀行業(yè)大數(shù)據(jù)應(yīng)用與分析技術(shù)空前發(fā)展，在干部檔案數(shù)字化管理方面也得到廣泛應(yīng)用，但有些銀行對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)分析與量化管理運(yùn)用程度不高、精度不夠，影響了干部檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。一方面，部分銀行雖然在檔案管理系統(tǒng)中引入了數(shù)據(jù)分析，但是沒(méi)有前沿理論和專業(yè)技術(shù)的支撐，致使數(shù)據(jù)分析沒(méi)有在數(shù)字管理系統(tǒng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，更沒(méi)有形成科學(xué)完整的信息化管理體系，導(dǎo)致數(shù)據(jù)分析、量化管理與結(jié)果運(yùn)用浮于表面、流于形式。另一方面，銀行業(yè)各機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門之間平臺(tái)互聯(lián)較少、信息共享程度不高、檔案更新不及時(shí)、協(xié)同機(jī)制的缺乏也限制了銀行業(yè)干部檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)一步發(fā)展。

三、銀行業(yè)干部檔案數(shù)字化管理的發(fā)展路徑

（一）搭建干部檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)字化管理系統(tǒng)是銀行干部檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要載體，干部檔案管理工作中涉及的檔案信息錄入、存儲(chǔ)、查閱、更新等都需要依托數(shù)字化系統(tǒng)，因此，銀行必須高度重視數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)和完善系統(tǒng)功能，進(jìn)一步完善干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和管理信息平臺(tái)。通過(guò)設(shè)計(jì)干部檔案管理信息系統(tǒng)界面[6]，加強(qiáng)系統(tǒng)各模塊之間的聯(lián)動(dòng)，搭建高效合理的數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄、檔案查借閱登記、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出登記、檔案的在庫(kù)狀態(tài)統(tǒng)計(jì)等日常工作臺(tái)賬的自動(dòng)處理，提高干部檔案管理成效。另外，銀行業(yè)還可以根據(jù)實(shí)際情況創(chuàng)建所需的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和檔案管理業(yè)務(wù)，以簡(jiǎn)單、直觀的操作方式來(lái)管理檔案，降低干部檔案保管的工作強(qiáng)度，提高保管質(zhì)量和管理水平，降低干部檔案數(shù)字化成本[7]，全面提高干部檔案信息的數(shù)字化管理工作的成效。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，只有建設(shè)好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)才能實(shí)現(xiàn)干部檔案的信息化建設(shè)[8]，因此，銀行業(yè)要根據(jù)客觀實(shí)際情況與業(yè)務(wù)需要，為各級(jí)干部建立完整的電子檔案，實(shí)現(xiàn)一人一檔、多檔聯(lián)動(dòng)，進(jìn)一步完善干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建和系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)干部檔案信息的數(shù)字化與智能化[9]。

（二）提供干部檔案數(shù)據(jù)信息安全保障，避免信息安全風(fēng)險(xiǎn)

干部檔案記載著組織和個(gè)人的各種信息，是干部選、用、育、留的重要依據(jù)，具有高度的機(jī)密性，因此，銀行業(yè)應(yīng)當(dāng)完善干部檔案數(shù)字化管理制度，增強(qiáng)電子信息的安全保障，避免各種形式的信息丟失、泄露、篡改和盜取。首先，銀行機(jī)構(gòu)應(yīng)選派政治立場(chǎng)堅(jiān)定，有一定的思想覺(jué)悟和道德水平的人員參與組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，并與之簽訂保密協(xié)議，從源頭上避免信息安全隱患。其次，銀行業(yè)應(yīng)當(dāng)完善數(shù)字化管理內(nèi)部機(jī)制，設(shè)立專職管理人員，實(shí)行專人專崗，給不同層級(jí)的管理員開(kāi)放不同的管理權(quán)限，在未經(jīng)審批情況下禁止干部本人調(diào)閱檔案資料。再次，定期更新審核數(shù)字化檔案信息及異動(dòng)記錄，防范檔案信息的泄露和篡改，加強(qiáng)防火墻、密鑰等網(wǎng)絡(luò)安全制度建設(shè)，不斷優(yōu)化和升級(jí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，定期開(kāi)展系統(tǒng)維護(hù)和平臺(tái)優(yōu)化，通過(guò)用戶身份認(rèn)證、瀏覽控制技術(shù)、區(qū)域控制技術(shù)和光盤加密等技術(shù)，有效保障干部數(shù)字檔案管理的安全[7]。最后，銀行機(jī)構(gòu)應(yīng)建立多個(gè)數(shù)據(jù)備份中心，做好檔案數(shù)據(jù)備份工作，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)故障等其他突發(fā)事故，降低檔案信息損毀丟失的風(fēng)險(xiǎn)和損失，最大限度地保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息的安全。

（三）實(shí)現(xiàn)干部檔案信息動(dòng)態(tài)管理，科學(xué)應(yīng)用數(shù)據(jù)量化分析

加強(qiáng)干部檔案信息動(dòng)態(tài)管理，強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析和量化管理在干部檔案數(shù)字化管理工作中的重要作用，實(shí)現(xiàn)批量處理檔案數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)管理，全面推進(jìn)智能化辦公水平。數(shù)據(jù)共享是數(shù)據(jù)分析和量化管理的前提和基礎(chǔ)，一方面，銀行業(yè)要加強(qiáng)各機(jī)構(gòu)和部門之間的信息共享，及時(shí)更新干部人事檔案信息，完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，推進(jìn)人力資源數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型更迭。另一方面，銀行業(yè)也不能忽略數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型中各系統(tǒng)和模塊之間的聯(lián)動(dòng)功能，實(shí)現(xiàn)干部檔案信息的同步更新，推動(dòng)內(nèi)部與外部的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)干部檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，使干部檔案管理工作更加科學(xué)有效。同時(shí)，銀行業(yè)也要改革傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制，形成科學(xué)完善的數(shù)字化管理機(jī)制，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)在檔案管理數(shù)字化工作中的作用，輕松完成大規(guī)模數(shù)據(jù)的批量處理，既增加了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時(shí)也對(duì)煩瑣的統(tǒng)計(jì)過(guò)程進(jìn)行了優(yōu)化[8]。另外，銀行機(jī)構(gòu)要統(tǒng)一數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)，形成從上至下，從內(nèi)到外轉(zhuǎn)型驅(qū)動(dòng)力，明確干部檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是科技引領(lǐng)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要方略，完善配套戰(zhàn)略組織體系建設(shè)以及激勵(lì)約束機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型人才培養(yǎng)，通過(guò)數(shù)據(jù)思維和場(chǎng)景構(gòu)建，將科技能力作為信息化手段，加快人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程，為銀行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

采用傳統(tǒng)介質(zhì)的紙質(zhì)檔案，受限于時(shí)代和技術(shù)的制約，在具體的人力管理工作中存在諸多問(wèn)題。隨著時(shí)代發(fā)展和科技的更迭，以大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能、5G等為代表的金融科技的快速發(fā)展，對(duì)干部檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響，干部檔案數(shù)字化管理是時(shí)代所需、大勢(shì)所趨。銀行業(yè)干部檔案是組織人事調(diào)動(dòng)、任免的重要依據(jù)，銀行業(yè)需要充分認(rèn)識(shí)到干部檔案管理工作的重要性[10]，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，積極完善干部檔案數(shù)字化管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，確保檔案信息真實(shí)性，提高檔案管理工作效率，保障干部檔案流動(dòng)的安全性和便捷性，提高干部檔案開(kāi)發(fā)和利用，推進(jìn)人力資源管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)銀行業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。