周 黎

（阿壩水電開發(fā)有限公司 四川省阿壩藏族羌族自治州 624000）

水電工程關(guān)系著千家萬戶的生活實際，水電工程項目的有序推進對人民生活質(zhì)量的保證有著重要的意義。水電工程項目開展過程中的材料、報告、圖紙、協(xié)議等內(nèi)容都是十分重要的檔案文件，也是項目管理人員需要進行規(guī)范化存檔及使用的重要信息。水電工程項目檔案的規(guī)范化管理對工程的順利實施有著重要的意義。

水電工程項目檔案管理存在問題

管理制度相對落后。水電工程項目實施過程中涉及的檔案信息繁雜且具有較強的專業(yè)性，需要一套完整的管理制度對其做出有效管控。但現(xiàn)有的管理制度大多存在權(quán)責(zé)分配不清晰、各部門之間合作性不強及整體流程不完整等問題。大部分水電工程項目規(guī)模都較大，其中涉及的工作人員眾多且施工專業(yè)性要求較高，因此必須建立科學(xué)高效的檔案管理制度才能將所有信息完整有序地進行歸檔整理并方便項目人員隨時調(diào)取，從而為施工的順利推進提供材料支持。目前的水電工程項目檔案管理制度普遍都比較落后，嚴重阻礙著項目的有序推進，同時也拖慢了整體施工進程。水電工程項目包含大量復(fù)雜的工程數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)需要管理人員利用科學(xué)的管理制度進行分配和調(diào)控，因此科學(xué)的檔案管理制度不僅是項目成功的保障，也同時為相關(guān)建設(shè)工作及建設(shè)人員提供支持與幫助。

管理人員素質(zhì)參差不齊。新時期水電工程項目檔案管理的規(guī)范化進程離不開檔案管理人員專業(yè)技能的支持。然而很多水電工程項目的檔案管理人員都存在著意識薄弱、素質(zhì)參差不齊等問題。部分檔案管理人員無法對檔案管理工作形成科學(xué)清晰的認識，在工作中僅僅做到了簡單歸檔和保存，但卻并沒有對收取的檔案進行正確的分類管理，同時對檔案的使用也不夠熟練。這些情況導(dǎo)致的后果就是水電工程項目檔案管理制度形同虛設(shè)。管理人員素質(zhì)不高的問題還很可能會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)嚴重紕漏，從而影響施工進度及項目整體質(zhì)量。檔案信息失真意味著項目真實信息的缺失，最終帶來的后果就是項目推進缺乏必要的數(shù)據(jù)支撐，施工工作無法開展，導(dǎo)致工期被拖延，甚至出現(xiàn)項目停工等情況。

水電工程項目檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能和責(zé)任感，整體素質(zhì)有待提高。同時由于項目方對檔案工作不夠重視，往往并不會派遣專職人員承擔(dān)檔案管理工作，負責(zé)檔案管理的人員大多數(shù)情況下都是兼任且工資不高，這就導(dǎo)致了其工作積極性的降低。工資待遇的不合理還會進一步導(dǎo)致工作效率的持續(xù)降低，相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)也更加難以提升，由此產(chǎn)生惡性循環(huán)。水電工程項目單位想要擺脫這樣的局面，必須制定科學(xué)的規(guī)劃和策略并努力提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，建立健全人才培養(yǎng)機制，為項目檔案管理的規(guī)范化進程培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才。

促進水電工程項目檔案管理規(guī)范化的重要性

提高項目單位經(jīng)營水平。檔案管理工作是工程規(guī)劃施工全流程中極其關(guān)鍵的一部分，其中記錄的各類工程數(shù)據(jù)和信息是項目建設(shè)有序推進的依據(jù)和支撐，因此項目單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度，不斷促進水電工程項目檔案管理規(guī)范化發(fā)展，這是項目成功的保障也是項目單位提高自身能力的關(guān)鍵。項目單位只有對檔案管理進行規(guī)范化建設(shè)，才能不斷積累豐富的項目成功經(jīng)驗，從而在業(yè)內(nèi)樹立良好的口碑，繼而獲得更多的項目機會。企業(yè)的生產(chǎn)活動離不開信息資源的支持，準確的信息資源可為企業(yè)項目的開展建立堅實的理論基礎(chǔ)，也為后續(xù)具體實施方案的制定提供科學(xué)依據(jù)。完善的檔案管理制度是企業(yè)良好發(fā)展的體現(xiàn)，也是企業(yè)不斷提高管理能力及經(jīng)營水平的標準之一，因此各單位應(yīng)努力提升本單位水電工程項目檔案管理規(guī)范化水平，為提高本單位整體經(jīng)營發(fā)展水平夯實基礎(chǔ)。

提高項目質(zhì)量水平。水電工程項目檔案資料是項目建設(shè)工作的歷史憑證，其貫穿于項目生產(chǎn)、維護、驗收等環(huán)節(jié)之中，同時也是提升項目建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵手段。規(guī)范完備的檔案可在一定程度上為項目人員制定施工方案節(jié)省時間，并增加項目方案的精確性及科學(xué)性，從而從根本上為項目的開展規(guī)避風(fēng)險并提高項目完成質(zhì)量。

新時期水電工程項目檔案規(guī)范化管理的特點

內(nèi)容特點。水電工程項目檔案的規(guī)范化管理在內(nèi)容和形式上都存在一定的特點。水電工程檔案信息應(yīng)包括水電建設(shè)活動中的各類文字、圖表、影像等記錄。而規(guī)范化的水電工程項目檔案信息應(yīng)該是完整且確切的。以規(guī)范化管理模式獲取到的項目檔案資料應(yīng)包含勘測、施工、竣工等多個流程的詳細內(nèi)容，其中涉及的信息專業(yè)性較高同時又相互聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生的材料和文件具有綜合性和多樣性的特點。

形式特點。隨著新時期水電工程項目檔案管理方式的不斷更新，一套規(guī)范化的檔案管理模式應(yīng)具備一定信息化的特點?，F(xiàn)代檔案管理制度引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，檔案管理變得更加高效和科學(xué)，規(guī)范化管理的目標也因此更易實現(xiàn)。檔案管理信息化是新時期水電工程項目規(guī)范化進程的必經(jīng)之路，信息化手段有效地彌補了傳統(tǒng)檔案管理模式刻板及低效的問題，更新了規(guī)范化管理的形式，也大幅度提高了檔案管理制度的創(chuàng)新性。水電工程項目檔案規(guī)范化管理是一種必然趨勢，其在內(nèi)容和形式上都具有明顯的時代特點，需要檔案管理人員深刻研究并精準剖析，從而依據(jù)特點制定出有效的管理策略。

新時期水電工程項目檔案規(guī)范化管理策略

健全管理制度。制度是實踐的保障，對于水電工程項目檔案管理工作來說尤其如此。管理制度不健全是目前水電工程項目檔案管理規(guī)范化進程受到阻礙的一個重要原因。要從源頭上保障水電工程項目檔案管理的規(guī)范化水平，應(yīng)在檔案管理科學(xué)化大框架之下制定一系列檔案管理政策，完善規(guī)范化管理機制，以制度為準繩提高水電工程項目檔案管理質(zhì)量。制度的健全離不開項目各方的通力協(xié)作。項目單位應(yīng)為項目實施過程中涉及的各部門明確權(quán)利與義務(wù)，同時督促各方將相關(guān)的項目信息進行合理收取和歸檔，并定期上傳至檔案庫。檔案管理人員應(yīng)采取科學(xué)的手段對從各方收集到的資料進行嚴格分類并做出適當(dāng)標注，方便后期調(diào)取及參考。權(quán)責(zé)清晰、流程完備、落實合理、監(jiān)督有效是健全水電工程項目檔案管理制度，推動項目檔案規(guī)范化進程的有效方式。

提高管理人員素質(zhì)。提高水電工程項目檔案管理人員素質(zhì)也是提升管理規(guī)范化水平的措施之一。各單位應(yīng)加大宣傳力度，加強項目各方對檔案管理工作重要性的認識，并著重引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識，深刻了解水電工程項目檔案信息的作用并提高規(guī)范化管理意識。相關(guān)企業(yè)應(yīng)針對項目特點建立一支由專業(yè)人員組成的檔案管理團隊，減少不必要的人員流動，保證檔案管理工作的連貫性及穩(wěn)定性。同時相關(guān)單位還可利用內(nèi)外部選拔相結(jié)合的方式，從專業(yè)院?；騼?nèi)部其他部門選拔出具備專業(yè)技能與素質(zhì)的管理人才。

各單位還應(yīng)定期開展水電工程項目檔案管理規(guī)范化知識培訓(xùn)，鼓勵檔案管理人員自主學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，深刻領(lǐng)會檔案管理精髓，提高實際操作水平。在進行專業(yè)技能學(xué)習(xí)的同時，管理人員還應(yīng)不斷培養(yǎng)工作責(zé)任心，將做好檔案管理工作的決心應(yīng)用到實際的項目中。另外，除了開展相關(guān)培訓(xùn)之外，各單位還應(yīng)建立嚴格的檔案管理獎懲機制，定期對管理人員的工作質(zhì)量和效果做出評估。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，單位應(yīng)在內(nèi)部進行公開表揚并進行物質(zhì)獎勵。對于表現(xiàn)欠佳的人員，單位可著重對其進行一對一培訓(xùn)，幫助其發(fā)現(xiàn)工作中的問題并重點解決。

檔案管理數(shù)字化建設(shè)。新時期水電工程項目檔案的規(guī)范化管理必須緊緊跟隨時代的步伐，利用先進的信息技術(shù)為檔案管理規(guī)范化進程提供更多可能性。由于水電工程項目涉及的檔案信息錯綜復(fù)雜且種類繁多，僅僅依靠人工手段進行歸檔整理往往會力不從心，因此利用數(shù)字化手段建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)就顯得尤為重要。

相關(guān)單位可在項目各方之間建立一套以云端共享為基礎(chǔ)的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息交互系統(tǒng)，保證所有文件可以通過部分加密的形式在各工程方之間進行發(fā)送和共享，同時所有文件在上傳的過程中可自動備份并嚴格儲存，方便各單位在后期施工過程中進行查驗和使用。新時期水電工程項目檔案的規(guī)范化管理應(yīng)以信息建設(shè)為基準建立數(shù)字化檔案館，將項目施工過程中涉及的數(shù)據(jù)信息以數(shù)字化存儲的方式保存在數(shù)字檔案館中。數(shù)字化檔案館可協(xié)助檔案管理人員對大量的項目文件進行歸檔整理，節(jié)省管理人員工作時間的同時也有效提高了檔案信息的準確率。同時數(shù)字化檔案館可隨著施工進度同步對項目信息進行更新及完善，避免了信息的滯后與缺失。

檔案管理數(shù)字化建設(shè)是新時期工程項目體制化規(guī)范化建設(shè)的有力支撐和具體呈現(xiàn)，也是深化水電工程項目檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的有效推動力。

完善水電工程項目檔案監(jiān)督制度。不同時期的水電工程項目包含著不同的發(fā)展特點，但不論如何發(fā)展變化，檔案的規(guī)范化管理都離不開各方的監(jiān)督與管控。工程項目的監(jiān)督管理工作由監(jiān)理單位開展，同時需嚴格遵守項目監(jiān)管制度。監(jiān)理單位的工作既包括對項目實施的效果和質(zhì)量進行監(jiān)督，還包括對項目檔案進行管理和指導(dǎo)。完善水電工程項目檔案監(jiān)督制度，定期對檔案資料的歸檔方式、完整性、準確性等內(nèi)容進行嚴格檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，可有效提高檔案管理工作的質(zhì)量水平，保證檔案存儲及利用的規(guī)范性。

探討新時期水電工程項目檔案的規(guī)范化管理策略應(yīng)從實際出發(fā)，分析目前存在的問題，探究其重要性及特點，從而針對這三個維度提出解決方案，為水電工程項目檔案管理的規(guī)范化進程帶來新的啟示。本文從四個角度出發(fā)為檔案規(guī)范化管理提出了四種方案，管理人員可以此為基礎(chǔ)制定合適的策略，為水電工程項目管理尋求新的發(fā)展模式。