◎北京強(qiáng)度環(huán)境研究所 高珂佳

一、紙質(zhì)化檔案管理存在的弊端

當(dāng)前在檔案的管理中，檔案的編寫、保存、管理、交接這幾個(gè)主要的方面都存在一些弊端，會(huì)出現(xiàn)管理混亂、工作效率低下等問題。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展迅速，高新技術(shù)層出不窮，傳統(tǒng)檔案管理的紙質(zhì)化模式受到了許多挑戰(zhàn)，紙質(zhì)化的弊端也漸漸浮現(xiàn)，典型的弊端主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）紙質(zhì)檔案種類繁多導(dǎo)致錯(cuò)誤頻出

國內(nèi)各類企業(yè)的檔案管理部門涉及的資料種類繁多，導(dǎo)致以紙質(zhì)形式保存公司檔案時(shí)容易出現(xiàn)遺漏的問題。另外，目前大部分企業(yè)的檔案涉及的學(xué)科非常廣泛，而檔案管理的工作人員又不可能對(duì)每個(gè)學(xué)科的檔案都深入了解，所以在檔案歸檔或者編寫時(shí)常常會(huì)出現(xiàn)比較低級(jí)的錯(cuò)誤。

（二）紙質(zhì)檔案管理工作量繁重

在日常工作中，各企業(yè)與其它企業(yè)之間的文件資料交往十分頻繁，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文件起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等工作，這些工作對(duì)于紙質(zhì)檔案來說就十分不友好，其中最主要的原因是這些工作會(huì)產(chǎn)生很大的檔案管理工作量，每次的檔案存取都會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間，浪費(fèi)了大量的人力與時(shí)間成本。

（三）紙質(zhì)檔案保存壽命有限

現(xiàn)實(shí)工作中，有些文件會(huì)經(jīng)常被存取、翻閱，每一次的存取都要經(jīng)歷重新核對(duì)、檢驗(yàn)等操作流程，這不僅僅增加了檔案管理的工作量，還會(huì)造成紙質(zhì)檔案不可逆的損壞。另外，在檔案借出之后會(huì)出現(xiàn)很多不可控的因素，如：檔案紙張破損、部分內(nèi)容丟失、掉頁、涂改、沾染污漬等問題，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受損。因此紙質(zhì)檔案不利于提升文件的保存壽命。

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)傳統(tǒng)企業(yè)的檔案主要還是采用紙質(zhì)檔案保存的方式，本文所提出的紙質(zhì)檔案種類繁多導(dǎo)致錯(cuò)誤頻出、紙質(zhì)檔案管理工作量繁重、紙質(zhì)檔案保存壽命有限等問題在各大企業(yè)的檔案管理中頻繁出現(xiàn)。因此，迫切需要開展企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作，引入信息化技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化機(jī)讀檔案的轉(zhuǎn)換，通過開展企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作，節(jié)省紙質(zhì)檔案保管的財(cái)務(wù)成本和空間成本，同時(shí)有效提升檔案管理的效率，對(duì)于企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要的推動(dòng)作用。

二、當(dāng)前企業(yè)數(shù)字化檔案管理推廣中存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷成熟，數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)在很多企業(yè)中初步開展，但是尚未全面推廣開來，目前在企業(yè)數(shù)字化檔案推廣過程中，主要存在以下幾方面問題：

（一）相關(guān)人員沒有認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

目前，存在企業(yè)檔案管理人員數(shù)字化管理意識(shí)不到位的問題，部分企業(yè)的檔案管理人員尚未認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵作用和優(yōu)勢(shì)，對(duì)紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)習(xí)以為常，認(rèn)為沒有必要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革。加之紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變必然要經(jīng)歷前期大量的信息錄入、掃描等工作，眾多檔案的重新錄入會(huì)造成更大的工作量，使得很多人不愿去接受這一新的工作變化。

（二）檔案數(shù)字化管理人才短缺

檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式向數(shù)字化管理方式轉(zhuǎn)化的過程中，兩種方式在檔案管理的主體流程上存在的差異不大，但是在具體的實(shí)際操作中，兩種管理方式存在著較大的不同。紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過程中，操作方式也將發(fā)生極大的轉(zhuǎn)變，原來的工作人員大多數(shù)很難不適應(yīng)這一轉(zhuǎn)變，工作人員的不適應(yīng)問題就會(huì)為數(shù)字化檔案管理工作的落實(shí)帶來較大的問題與阻礙，迫切需要大量的專業(yè)人才進(jìn)行補(bǔ)充。這樣的現(xiàn)實(shí)需求就帶來了企業(yè)檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才不足的問題，嚴(yán)重影響我國企業(yè)的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

（三）專業(yè)的檔案數(shù)字化管理設(shè)備不足

專業(yè)的信息化檔案管理設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化改革的途徑與手段，需要下大力氣進(jìn)行檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)實(shí)施的準(zhǔn)備工作。目前我國各企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作剛剛開始，需要投入大量的人力、物力與財(cái)力去建設(shè)檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括各類數(shù)字化檔案管理的軟硬件設(shè)備和基礎(chǔ)支撐環(huán)境。但是，通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在目前各企業(yè)的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，由于檔案管理工作的即時(shí)效益不明顯，大多數(shù)的企業(yè)都不愿意將自己的發(fā)展成本投入到數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)中，這就造成了企業(yè)數(shù)字化檔案管理缺乏專業(yè)、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的問題，成為了企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的極大障礙，嚴(yán)重阻礙了數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化管理流程

數(shù)字化檔案管理是隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展產(chǎn)生的新型檔案管理模式，在數(shù)字化檔案管理過程中，將充分利用高速掃描技術(shù)、圖像分類技術(shù)、文字識(shí)別技術(shù)、基于大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)采集、處理與存儲(chǔ)技術(shù)等新興技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、光盤等檔案載體和資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字化檔案資源，構(gòu)建企業(yè)數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫，利用分布式存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等手段對(duì)數(shù)字化資源進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，通過便捷的查詢、利用手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案資源的科學(xué)管理和有效利用。企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程包括檔案領(lǐng)取、檔案分類、檔案拆分、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗(yàn)、原件整理等，如下圖1所示。

圖1 檔案數(shù)字化管理流程圖

1、檔案領(lǐng)取：由數(shù)字化檔案管理人員領(lǐng)取本單位發(fā)展過程中形成的具有存價(jià)值的文件、聲像材料等紙質(zhì)實(shí)體檔案。

2、檔案分類：按照企業(yè)內(nèi)部的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類，一般分為技術(shù)檔案、人事檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案等。

3、檔案拆分：將企業(yè)檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行標(biāo)號(hào)，按順序?qū)⑷繖n案編制頁碼也編號(hào)，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要對(duì)檔案進(jìn)行拆分，尤其是將不需或者不允許進(jìn)行掃描的檔案進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)注與管理。

4、檔案掃描：檔案掃描是紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)型為數(shù)字化檔案管理的核心步驟，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的關(guān)鍵。在檔案掃描的過程中按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)原件進(jìn)行掃描處理。借助先進(jìn)的圖像掃描軟件對(duì)原始檔案進(jìn)行掃描，在掃描的過程中依據(jù)原始檔案的質(zhì)量定義掃描線系統(tǒng)的相關(guān)參數(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)傾斜校正、自動(dòng)去污、自動(dòng)分文件等批處理功能。在完成自動(dòng)掃描的同時(shí)，檔案管理人員可根據(jù)檔案的實(shí)際紙張大小、紙張薄厚等情況對(duì)圖像的分辨率、明亮度等進(jìn)行調(diào)整和設(shè)置，保證檔案掃描工作高質(zhì)量地完成。

5、圖像處理：在掃描完成后，利用圖像處理軟件對(duì)掃描獲得的檔案圖像進(jìn)行處理，通過自動(dòng)校對(duì)功能確保圖像的正確性，同時(shí)通過去斑點(diǎn)、去污漬、去黑邊等處理，確保獲得的檔案圖像清晰、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。

6、質(zhì)量檢查：質(zhì)量檢查的工作主要是對(duì)圖像進(jìn)行自動(dòng)校對(duì)和全面檢驗(yàn)，及時(shí)將不符合要求的檔案圖像進(jìn)行修復(fù)處理，通過質(zhì)量檢查保證掃描處理的數(shù)字化檔案圖像符合國家檔案標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵。

7、原件整理：在完成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作后，需要專門的檔案管理工作人員，按照國家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企業(yè)的原始檔案進(jìn)行卷整理與歸還。

四、數(shù)字化檔案管理具備的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸朝著數(shù)字化方向發(fā)展，以謀求更好的經(jīng)濟(jì)效益和更優(yōu)質(zhì)的社會(huì)服務(wù)。企業(yè)檔案管理數(shù)字化也同樣具備諸多優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)如下：

（一）延長和保證檔案的保存周期

企業(yè)檔案管理部門管理的人事、科技檔案隨時(shí)都會(huì)添加新的材料，存取頻繁，容易引發(fā)檔案的破損，紙質(zhì)檔案保存生命周期有限。采用數(shù)字化技術(shù)將企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化，可以提高檔案的保存容量，延長企業(yè)檔案的保存生命周期。

（二）提高檔案管理的工作效率

以往對(duì)于各種檔案的管理，往往采取的是人工進(jìn)行采編、整理、歸納、存取，不僅工作效率低下而且可能會(huì)出現(xiàn)紕漏。采用數(shù)字化管理就可以大大降低人工工作的工作量，減少由于人工操作引入的漏洞。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)與大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化的管理，可以有效提高檔案管理的工作效率，大大縮減檔案數(shù)據(jù)采集、檔案歸檔、檔案編制的時(shí)間。還可以保障檔案資料的完整全面和準(zhǔn)確無誤，并極大地減少企業(yè)檔案管理需要的財(cái)務(wù)成本和空間成本，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的更好、更全面的管理。

（三）提高檔案管理的安全性

在以往的檔案管理工作中對(duì)檔案的保密工作重視不夠高，導(dǎo)致容易出現(xiàn)失泄密風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化檔案管理可有效解決這一問題，對(duì)加密性檔案的管理再也不是依靠封條進(jìn)行保密管理，而是通過數(shù)字加密手段極大地提高檔案管理的保密性與安全性。在數(shù)字化檔案管理中，也將引入密碼技術(shù)、防火墻技術(shù)等信息安全技術(shù)，信息安全技術(shù)的引入對(duì)于提升數(shù)字化檔案管理的安全性具有重要作用。在實(shí)際的操作中，可以對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行獨(dú)立管理，根據(jù)企業(yè)保密管理的相關(guān)要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行保密分級(jí)管理。并將進(jìn)行檔案管理的電腦接入檔案管理專網(wǎng)，引入專業(yè)加密、數(shù)字化備份、添加水印等功能，最大限度地保護(hù)檔案資料的安全。

五、企業(yè)推廣檔案數(shù)字化管理的應(yīng)對(duì)策略

（一）全方位提高企業(yè)對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)

需要加強(qiáng)企業(yè)的思想引領(lǐng)，讓領(lǐng)導(dǎo)和員工的思想與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化工作的重要性。在以前的企業(yè)檔案管理中,僅僅是將檔案進(jìn)行管理,但是在現(xiàn)代這個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)期,單純的管理檔案已經(jīng)沒有辦法滿足企業(yè)對(duì)檔案管理的需求，企業(yè)對(duì)檔案資料可利用性和便捷性需求越來越高。在這種大背景之下,現(xiàn)代企業(yè)一定要結(jié)合自身情況,改變以往檔案管理的思想,建立新的檔案服務(wù)理念,通過信息化的手段,為使用檔案的人提供更加豐富完善的檔案,提供優(yōu)質(zhì)的檔案資料服務(wù)。

（二）校企合作加大相關(guān)人才培養(yǎng)力度

企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)與具有檔案數(shù)字化管理相關(guān)專業(yè)的高校的合作，為學(xué)校提供相關(guān)專業(yè)學(xué)生進(jìn)入企業(yè)學(xué)習(xí)實(shí)踐的機(jī)會(huì)，并從高校招聘符合企業(yè)用人要求的數(shù)字化檔案管理人才，為企業(yè)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供人才保障。同時(shí)，在招收新型人才的過程中，也可聘請(qǐng)專業(yè)的講師對(duì)老員工進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，著力提升已有檔案管理工作人員的數(shù)字化管理能力與水平，推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)與健康發(fā)展。

（三）建設(shè)數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)

企業(yè)數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，有助于開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源。第一，建設(shè)數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，以構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，利用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等新興信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行深度挖掘與處理，激活傳統(tǒng)檔案資源的信息活力，提升檔案資源的潛在價(jià)值。第二，建設(shè)數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向、具備滿足日常使用所需各項(xiàng)功能，同時(shí)可以兼容各種類型的軟件端口，實(shí)現(xiàn)與不同檔案信息庫的連接和共享。第三，建設(shè)數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，以快捷的網(wǎng)絡(luò)傳輸為基礎(chǔ)，通過構(gòu)建檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的異地傳輸和使用，從而打破檔案利用上的時(shí)間和空間的限制，及大地提高檔案使用的廣泛性與時(shí)效性。第四，建設(shè)數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)計(jì)豐富、便捷的查詢、檢索、智能問答、知識(shí)圖譜等功能，促進(jìn)各種高新技術(shù)在高效的檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集成、融合、利用與共享，為企業(yè)的管理者和相關(guān)檔案管理工作人員提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案信息與服務(wù)。

六、結(jié)語

本文通過分析紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的利弊，提出企業(yè)數(shù)字化檔案管理流程，探討了推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)對(duì)策略，從而解決現(xiàn)有檔案管理工作中出現(xiàn)的管理混亂、工作效率低下等問題，確保企業(yè)檔案管理的高效和安全。檔案管理是每一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的基礎(chǔ)工作,完善的檔案管理是單位持續(xù)發(fā)展的基石。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,很多現(xiàn)代社會(huì)的管理工作已經(jīng)建立在數(shù)字化的基礎(chǔ)上。在這樣的背景下,現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生著巨大的變化,傳統(tǒng)的手工登記管理方式已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化檔案管理所代替。我們應(yīng)該緊跟時(shí)代的潮流，運(yùn)用信息化手段推動(dòng)紙質(zhì)化檔案管理向數(shù)字化檔案管理邁進(jìn)。