萬(wàn)曉斌

（普洛斯上海（投資）有限公司，上海 200135）

如何開(kāi)展好檔案管理工作，這是企業(yè)發(fā)展需要重點(diǎn)研究的工作內(nèi)容。近年來(lái)，隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案的信息量越來(lái)越多。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作，需要進(jìn)行創(chuàng)新。探索檔案編研的最新對(duì)策，探索多樣化的管理形式，已經(jīng)成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要舉措。

一、檔案編研的歷史沿革

新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)重視檔案工作特別是檔案編研工作。建國(guó)初期集中接管了舊中國(guó)時(shí)代的檔案資料，收集并整理了革命歷史的檔案，并建立了檔案工作的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，開(kāi)啟了社會(huì)主義檔案編研工作的新紀(jì)元。20世紀(jì)50年代，國(guó)家相繼出臺(tái)了關(guān)于集中管理檔案的文件，在全國(guó)范圍規(guī)范了檔案的管理方法。1954年，國(guó)家檔案局成立；同年12月，全國(guó)檔案工作會(huì)議開(kāi)幕，進(jìn)一步規(guī)范了檔案編研工作。在1956年知識(shí)分子問(wèn)題的專(zhuān)題會(huì)議上，周恩來(lái)總理提出了要重視檔案工作者在科學(xué)發(fā)展中的重要任務(wù)，對(duì)檔案編研工作的重要意義給予了肯定。1959年，中央檔案館正式成立并開(kāi)館，牌匾大字由周總理親筆題寫(xiě)。全國(guó)的檔案編研工作進(jìn)入了全面建設(shè)的新階段?！拔幕蟾锩逼陂g，我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展遭到了嚴(yán)重的破壞。改革開(kāi)放以來(lái)，全國(guó)的檔案編研工作進(jìn)入到了恢復(fù)與發(fā)展新階段。1979年，我國(guó)重新恢復(fù)了國(guó)家檔案局、中央檔案館，并召開(kāi)了檔案工作會(huì)議，對(duì)新中國(guó)成立以來(lái)的檔案工作，特別是編研工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行了系統(tǒng)的總結(jié)。1980年，國(guó)家對(duì)科技檔案整頓以及對(duì)歷史檔案進(jìn)行開(kāi)放，為檔案編研提供了新的發(fā)展契機(jī)。1987年《檔案法》的頒布，使得檔案編研工作得到了進(jìn)一步發(fā)展，進(jìn)入到依法治檔的軌道上。我國(guó)重視檔案編研工作的研究，成立了專(zhuān)門(mén)的學(xué)術(shù)團(tuán)體和科研機(jī)構(gòu)，重建了檔案專(zhuān)業(yè)。進(jìn)入到20世紀(jì)90年代，我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展在管理上進(jìn)行了體制機(jī)制改革，建立以《檔案法》為核心的法規(guī)制度體系，進(jìn)入檔案編研的法治化、制度化進(jìn)程，并初步建立我國(guó)檔案事業(yè)工作體系。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)檔案管理不斷提檔升級(jí)與轉(zhuǎn)型，編研工作的服務(wù)方式更加多樣化，加大了檔案資源的開(kāi)發(fā)力度，通過(guò)服務(wù)方式的創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享；開(kāi)始利用信息技術(shù)成果，檔案呈現(xiàn)形式由紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案發(fā)展，開(kāi)啟了檔案編研信息化與數(shù)字化的發(fā)展篇章。

二、企業(yè)編研工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

近年來(lái)，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案文件的編研非常重視，已經(jīng)形成了相對(duì)成熟的工作規(guī)范，并且充分發(fā)揮了檔案文件的效用。但是檔案文件的編研仍然存在諸多的問(wèn)題。目前，多數(shù)企業(yè)，尤其民企、小型私企的檔案室僅發(fā)揮了歸檔后的保管作用，絕大部分檔案處于“沉睡”狀態(tài)。對(duì)檔案的編研及提供利用的力度不足，深度不夠，成果有限、形式單一，主要集中于文件匯編、會(huì)議紀(jì)要、大事件等形式，沒(méi)有深入開(kāi)發(fā)出承載檔案編研的更多形式。由于檔案編研工作具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力沒(méi)有達(dá)到其要求。特別是有的企業(yè)沒(méi)有選派專(zhuān)業(yè)的人員從事檔案工作，未很好過(guò)濾價(jià)值較低檔案，導(dǎo)致編研成果精度、純度不高。另外，編研手段相對(duì)單一，有的企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的手工作業(yè)形式，沒(méi)有充分利用信息技術(shù)的發(fā)展成果，信息化程度不夠，不利于推進(jìn)企業(yè)檔案編研發(fā)展的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。企業(yè)檔案文件編研過(guò)程中出現(xiàn)的這些情況，一方面反映出檔案文件管理人員的工作理念比較落后，沒(méi)有意識(shí)到檔案編研工作的重要性，所采用的編研管理方式與檔案文件中巨大信息量的開(kāi)發(fā)利用不夠協(xié)調(diào)；另一方面也反映出系統(tǒng)化檔案文件管理的缺乏，工作方式亟待優(yōu)化與創(chuàng)新。

三、提升企業(yè)編研能力的現(xiàn)實(shí)探索

企業(yè)要高度重視的檔案文件的編研工作，對(duì)不同檔案文件進(jìn)行科學(xué)化管理，建立并完善相關(guān)的工作機(jī)制，改進(jìn)并創(chuàng)新檔案編研的方式，從而不斷提升檔案編研工作的水平與效率。

（一）搭建并完善規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展特別是信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，企業(yè)要抓住工作機(jī)遇，對(duì)現(xiàn)代管理成果、信息技術(shù)成果進(jìn)行充分運(yùn)用，突破“傳統(tǒng)文檔應(yīng)用思想”，明確檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范和需求，為系統(tǒng)的編研模塊的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)提供方向與指引。要完善檔案管理系統(tǒng)的版塊與功能。檔案管理系統(tǒng)按照功能的不同，可以分成四大類(lèi)版塊：一是采集檔案信息的版塊，其主要是對(duì)不同類(lèi)型的檔案文件管理進(jìn)行日常管理與建設(shè)，包括對(duì)檔案文件進(jìn)行科學(xué)歸檔，對(duì)需銷(xiāo)毀的檔案文件進(jìn)行挑選，及時(shí)導(dǎo)入和導(dǎo)出檔案文件內(nèi)容等；二是發(fā)揮檔案文件效用的版塊，其主要著眼于檔案文件的具體應(yīng)用，包括對(duì)檔案資料進(jìn)行搜索查詢(xún)，以及檔案文件的推送、借閱及賦權(quán)等，特別是在賦權(quán)方面，要針對(duì)不同檔案文件加以賦權(quán)，明確權(quán)限責(zé)任，以便于在查閱、借閱時(shí)能夠及時(shí)了解到該檔案文件最新?tīng)顟B(tài)；三是檔案文件管理的版塊，主要是著眼于諸如檔案年報(bào)、發(fā)布信息等日常事務(wù)性工作，進(jìn)行規(guī)范化的管理，除此之外工作人員在系統(tǒng)中開(kāi)展管理的過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)“無(wú)紙化”的實(shí)時(shí)管理；四是檔案系統(tǒng)管理與維護(hù)的版塊，主要是對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)配置，同時(shí)要全面維護(hù)檔案系統(tǒng)，確保檔案系統(tǒng)得到高效運(yùn)轉(zhuǎn)。要前置檔案管理要求，在業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)需求設(shè)計(jì)之初，就將檔案管理和編研考慮在內(nèi)，在文件的生成階段就介入，并將相關(guān)原始的重要文檔就與檔案系統(tǒng)對(duì)接，為編研提供結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)支撐。從調(diào)閱利用角度出發(fā)，搭建檔案編研的技術(shù)平臺(tái)，創(chuàng)建檔案編研的素材庫(kù)，收集內(nèi)外部有價(jià)值文檔。要開(kāi)放素材庫(kù)窗口，鼓勵(lì)員工上傳反映企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的文檔，如行業(yè)峰會(huì)、團(tuán)建、比賽活動(dòng)等。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)圖譜等技術(shù)，收集、匯編國(guó)內(nèi)外行業(yè)發(fā)展方向和動(dòng)態(tài)以及新生的應(yīng)用技術(shù)，打造全數(shù)據(jù)的編研模塊，更靈活輕便形成成果。

（二）編研形式與服務(wù)方式的多樣化

企業(yè)在發(fā)展中要注重多種形式對(duì)檔案文件進(jìn)行編研，同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新檔案編研服務(wù)形式。要立足于其發(fā)展過(guò)程保存下來(lái)的高價(jià)值檔案，從利用者角度出發(fā)，與企業(yè)相關(guān)部門(mén)（市場(chǎng)部、公關(guān)部、企宣部），整合原有檔案文件，開(kāi)放企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上傳功能，搜集各類(lèi)素材，形成新的編研形式，例如：企業(yè)志、對(duì)外宣傳片、先進(jìn)事跡、專(zhuān)利背后故事介紹等，傳遞企業(yè)文化和價(jià)值觀。同時(shí)，通過(guò)技術(shù)、系統(tǒng)手段，靈活組合相關(guān)素材、文檔，定期在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)分享專(zhuān)題匯編成果，將外部高價(jià)值信息固化為知識(shí)，檔案部門(mén)走向企業(yè)中臺(tái)甚至前臺(tái)，更主動(dòng)服務(wù)受眾。要根據(jù)檔案系統(tǒng)素材庫(kù)，要建立數(shù)字化的檔案資源，對(duì)不同檔案類(lèi)型文件的特點(diǎn)，進(jìn)行充分分析、梳理、整合，通過(guò)OCR等技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化的分類(lèi)、排序和初步處理，提供經(jīng)營(yíng)視角的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)成果，供企業(yè)中高層決策使用。企業(yè)檔案管理人員可以根據(jù)檔案不同的生命周期，讓企業(yè)其他部門(mén)人員現(xiàn)場(chǎng)了解現(xiàn)行階段檔案文件的運(yùn)行，并開(kāi)展“檔案與企業(yè)文化”等相關(guān)主題活動(dòng)，通過(guò)檔案材料的呈現(xiàn)來(lái)引導(dǎo)企業(yè)人員更深入地認(rèn)識(shí)企業(yè)文化。

（三）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案編研工作人員

做好檔案編研以及相關(guān)的管理工作，專(zhuān)業(yè)人才是關(guān)鍵。因此，企業(yè)要重視檔案工作人才隊(duì)伍的建設(shè)，為做好新形勢(shì)下的企業(yè)檔案工作培養(yǎng)更多專(zhuān)業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的人才。首先，必須配備專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者，負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的檔案管理事宜，從專(zhuān)業(yè)角度統(tǒng)籌各項(xiàng)工作，包括檔案的編研。其次，要對(duì)企業(yè)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要讓檔案工作人員了解到利用者視閾下編研的要求，全面掌握整編的方式方法。要切實(shí)提升培訓(xùn)工作的效果，定期或不定期地開(kāi)展培訓(xùn)。培訓(xùn)的形式可以采取在線(xiàn)培訓(xùn)、課堂培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐培訓(xùn)等方式，讓檔案工作人員能夠通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提升自身的工作水平。再次，要通過(guò)建立激勵(lì)工作機(jī)制對(duì)檔案人員進(jìn)行考核。企業(yè)要定期對(duì)不同類(lèi)型的檔案編研與管理進(jìn)行檢查，同時(shí)要健全完善激勵(lì)工作機(jī)制，對(duì)工作機(jī)制的內(nèi)容加以具體化，明確工作的標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案編研與管理工作表現(xiàn)突出的工作人員，給予經(jīng)濟(jì)或精神層面的獎(jiǎng)勵(lì)，將激勵(lì)工作機(jī)制與具體考核工作相結(jié)合，提升檔案工作考核的科學(xué)化水平。最后，要規(guī)劃好檔案部門(mén)內(nèi)人員的分工職責(zé)，明確個(gè)人工作重點(diǎn)，培養(yǎng)編研板塊的專(zhuān)家，同時(shí)開(kāi)放人才晉升渠道，增強(qiáng)檔案人員工作的積極性、創(chuàng)造性。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案工作的最終目的是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案的潛在價(jià)值，服務(wù)于企業(yè)，并為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。由于企業(yè)檔案在實(shí)際工作中并不局限于保存和憑證價(jià)值，面對(duì)新形勢(shì)，企業(yè)檔案工作者在做好收集等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)該更新管理觀念，堅(jiān)持成果“走出去”，從現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和情報(bào)性?xún)r(jià)值的視角，創(chuàng)新編研模式，借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)加大對(duì)關(guān)聯(lián)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作。