榆林市供熱有限公司 喬毅

一、辦公室日常業(yè)務(wù)管理路徑分析

（一）提升職工技能

辦公室日常業(yè)務(wù)管理應(yīng)以員工能力提升為目標(biāo)，重視職工技能。在辦公室日常業(yè)務(wù)管理中，管理者應(yīng)注重對(duì)職工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于提高員工工作效率。在評(píng)估辦公室職工業(yè)務(wù)績(jī)效時(shí)，管理者不應(yīng)武斷且落后于職工反饋，而應(yīng)不遺余力地肯定和激勵(lì)員工，從而激發(fā)他們的內(nèi)在潛力。此外，管理者應(yīng)根據(jù)工作量計(jì)算職工績(jī)效，提高員工滿意度，加大對(duì)工作的投入，從而為辦公室績(jī)效管理發(fā)展帶來質(zhì)的變化，這在辦公室日常業(yè)務(wù)管理中至關(guān)重要。

（二）注入辦公室文化

辦公室日常業(yè)務(wù)管理也應(yīng)注入辦公室文化，日常業(yè)務(wù)管理的目標(biāo)不僅是將個(gè)人與薪酬聯(lián)系起來，而且還要反映出辦公室各個(gè)職位的價(jià)值和貢獻(xiàn)。注入辦公室文化可以使辦公室員工為辦公室績(jī)效管理的發(fā)展和進(jìn)步作出更大的貢獻(xiàn)。在辦公室日常業(yè)務(wù)管理工作中，管理者應(yīng)該逐漸弱化績(jī)效管理帶來的負(fù)面影響，借助辦公室文化的激勵(lì)和約束作用，讓員工沉浸式參與到工作中，為服務(wù)對(duì)象提供良好的服務(wù)。

（三）構(gòu)建可持續(xù)績(jī)效體系

辦公室日常業(yè)務(wù)管理要在一定階段采取短期戰(zhàn)略或及時(shí)進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整，因此，目前有效的方法或模式可能不是最好的，但一定要采用可持續(xù)發(fā)展的績(jī)效體系，這才能真正在辦公室日常管理中奏效。例如，在對(duì)某些進(jìn)行經(jīng)濟(jì)評(píng)估后仍無法協(xié)調(diào)收支的部門，不應(yīng)繼續(xù)支付相關(guān)費(fèi)用，并改變相應(yīng)的薪酬率，以刺激其進(jìn)一步收益，辦公室應(yīng)該考慮如何最大限度地發(fā)揮科室在服務(wù)中的作用，發(fā)展科室的其他業(yè)務(wù)方向，以此來體現(xiàn)辦公室日常業(yè)務(wù)核心的功能和作用，在部門內(nèi)部產(chǎn)生內(nèi)核效應(yīng)。不管其他科室發(fā)展如何，各個(gè)科室在部門服務(wù)中的特點(diǎn)都是相同的，但績(jī)效應(yīng)該根據(jù)服務(wù)質(zhì)量和程度不同而有所區(qū)別，因此辦公室在績(jī)效管理建設(shè)中應(yīng)立足于部門服務(wù)內(nèi)容，構(gòu)建可持續(xù)的績(jī)效管理體系。

（四）改進(jìn)業(yè)績(jī)管理制度

辦公室的日常業(yè)務(wù)管理可以結(jié)合不同變量的公式計(jì)算績(jī)效獎(jiǎng)金，不能僅僅只通過績(jī)效工具計(jì)算，這似乎可以得到一個(gè)合理的結(jié)果，但并不能反映辦公室員工的價(jià)值，也不能讓他們?cè)诠ぷ髦懈惺艿阶晕覂r(jià)值的實(shí)現(xiàn)。此外，當(dāng)績(jī)效考核引入多個(gè)考核指標(biāo)時(shí)，辦公室人員的勞資效率會(huì)極大程度的提高。此外，辦公室與各科室的工作都要有具體的流程、操作和管理制度。因此，辦公室在日常業(yè)務(wù)管理中需要改進(jìn)績(jī)效管理體系，培養(yǎng)工作人員的管理、溝通和信任能力，從而提高員工績(jī)效和潛力，使得辦公室績(jī)效管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)辦公室更好地運(yùn)營(yíng)。

二、勞資工作效率提高的路徑分析

（一）合理控制工作時(shí)間

勞資工作效率的提高必須明確員工的工作時(shí)間和工作強(qiáng)度，關(guān)于員工工作的時(shí)間問題要明確、固定，這是一個(gè)需要管理者不斷思考的過程。我們需要弄清楚以下四點(diǎn)：首先，員工的工作階段應(yīng)該是明確的；第二，辦公室員工每個(gè)階段的工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是明確的；第三，工作人員每一項(xiàng)工作所需的時(shí)間應(yīng)該是明確的；第四，員工的工作成果應(yīng)該是明確的。有了這四項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，工作人員基本上就可以做好工作準(zhǔn)備。

比如說，在辦公室員工的日常工作中，管理人員要經(jīng)常檢查員工是否將領(lǐng)導(dǎo)者的工作指示落實(shí)到位，是否將各項(xiàng)涉及工作時(shí)間的問題認(rèn)真完成。視察和指示是改進(jìn)工作效率和提高管理者能力的一種重要方式，管理者不應(yīng)該懶惰，否則會(huì)把企業(yè)辦公室搞得一團(tuán)糟，沒有辦法解決任何實(shí)質(zhì)性問題。勞資工作效率的提升需要明確的步驟、明確的模式和明確的時(shí)間，以此建立良好的勞資關(guān)系。因此，各辦公室都應(yīng)積極改變現(xiàn)狀，在有效的時(shí)間管理中，以合理的方式將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)，并一步一步地執(zhí)行這些任務(wù)，以便能夠真正控制辦公室的總體工作時(shí)間。

（二）形成每日匯報(bào)習(xí)慣

辦公室管理人員可以試著把日?qǐng)?bào)和周報(bào)當(dāng)作一份向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度的書面報(bào)告，通過形成每日匯報(bào)習(xí)慣，工作人員可以發(fā)現(xiàn)自己的邏輯和組織能力會(huì)變得更加清晰。日?qǐng)?bào)和周報(bào)作為辦公室工作的一部分，自然有其存在的意義，管理者也可以通過日?qǐng)?bào)和周報(bào)了解每個(gè)員工日常工作的重要信息，這樣就有可能發(fā)現(xiàn)新的想法或者提拔最佳員工。對(duì)于員工來說，形成每日匯報(bào)的習(xí)慣，最直接的作用是幫助每個(gè)人更好地管理時(shí)間和資源，以便能夠高效實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，同時(shí)提高個(gè)人報(bào)告、反思和執(zhí)行的能力。在這個(gè)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)于聰明的管理者來說，要求下屬每日及每周提交報(bào)告是提高勞資效率的一個(gè)好方法。

比如說，管理者可以要求各個(gè)科室每天在工作群內(nèi)匯報(bào)今日工作內(nèi)容，辦公室工作人員對(duì)其形成匯總報(bào)告，管理者每日閱讀并進(jìn)行批示，這也是一個(gè)加強(qiáng)管理者和工作人員之間聯(lián)系的好方法。同時(shí)，辦公室工作人員在整理過程中，可以對(duì)各個(gè)科室的工作有更加宏觀的把控，以便于部門高效運(yùn)行，以此提升勞資效率。這就改變了以往定期召開調(diào)度會(huì)的傳統(tǒng)部門運(yùn)行機(jī)制。傳統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制下，各個(gè)部門同管理者分別定期召開部門會(huì)議，這是十分低效的做法。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，部門運(yùn)行可以充分利用信息技術(shù)，員工形成每日匯報(bào)習(xí)慣，提升部門運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（三）建立簡(jiǎn)化的管理機(jī)制

勞資工作效率的提高可以通過建立簡(jiǎn)化的管理機(jī)制，將責(zé)任分配給稱職的管理人員，并承認(rèn)其工作出色，將更多責(zé)任分配給已經(jīng)證明自己能力的管理人員。避免每個(gè)員工的工作量相同，這一管理技巧很重要，因?yàn)檫@可能導(dǎo)致員工壓力過大產(chǎn)生倦怠，領(lǐng)導(dǎo)可以通過詢問員工是否愿意參與更多的項(xiàng)目，甚至親自領(lǐng)導(dǎo)他們正在進(jìn)行的項(xiàng)目以考察到員工的能力，這是最直接的管理機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)也可以通過為員工提供晉升機(jī)會(huì)來提高勞資效率，當(dāng)辦公室員工在工作中停滯不前或覺得自己的工作每天都是一樣的時(shí)候，可能工作會(huì)流于形式，而沒有真正參與到工作中。為避免員工的懈怠與停滯不前，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)確保所有員工都能獲得公平的晉升機(jī)會(huì)，這就需要建立簡(jiǎn)化的管理機(jī)制。

比如說，當(dāng)某個(gè)員工剛加入部門時(shí)，部門的管理水平相對(duì)較低，基本上是較為繁雜的，雖然日常工作機(jī)制并不復(fù)雜，但最終工作量是巨大的，這就是傳統(tǒng)部門管理機(jī)制的不利影響。隨著時(shí)間的推移，員工個(gè)人能力成長(zhǎng)，如準(zhǔn)備材料、輸入或調(diào)用數(shù)據(jù)、編寫電子郵件等。這種因員工個(gè)人能力提升而產(chǎn)生的變化，便需要企業(yè)設(shè)置簡(jiǎn)化的管理機(jī)制和晉升機(jī)制，使人員晉升盡可能以個(gè)人能力為評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，并明確規(guī)定不同崗位的不同職責(zé)，將其細(xì)化，這是提升勞資效率的重要手段。比如說，一個(gè)新員工，雖然在剛進(jìn)入公司時(shí)，面對(duì)的工作量較大，工作內(nèi)容較為繁雜，但當(dāng)其了解企業(yè)的管理機(jī)制之后，他可以迅速制定自身工作計(jì)劃，以更加積極的工作態(tài)度投入到工作中，這樣，整個(gè)企業(yè)的勞資效率都會(huì)大幅度提升。

（四）重視激勵(lì)的作用

當(dāng)管理人員努力通過激勵(lì)員工來提高公司生產(chǎn)力時(shí)，這個(gè)企業(yè)的勞資效率必將大幅度提升。對(duì)于管理層實(shí)施的每一項(xiàng)變更，都應(yīng)該保持溝通渠道暢通，以便員工能夠及時(shí)給出反饋。這些反饋是根據(jù)本公司的行業(yè)前景和公司文化提出的，因此這些建議會(huì)比其他渠道收集到的信息更有效，這就是激勵(lì)的作用，在激勵(lì)機(jī)制的引導(dǎo)下，管理層和辦公室普通員工之間的關(guān)系更加協(xié)調(diào)。如果管理者能夠做到在整個(gè)管理過程中真誠(chéng)且努力地向員工敞開心扉，勞資效率將大幅度提升，企業(yè)能夠擁有一支更有動(dòng)力、更有承諾和更有生產(chǎn)力的員工隊(duì)伍。如果激勵(lì)機(jī)制不能夠立即奏效，管理人員也可以通過向員工提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)來提升其個(gè)人能力，員工在企業(yè)中得到個(gè)人能力的提升，可以使其更加忠心留在企業(yè)，這樣企業(yè)可以收獲更多員工的貢獻(xiàn)力，從而提升企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

比如說，管理人員可以為員工安排繼續(xù)正規(guī)教育的機(jī)會(huì)（通過社會(huì)學(xué)校課程），也可以通過在線課程、會(huì)議或者研討會(huì)等為員工提供一些非正規(guī)教育的機(jī)會(huì)。領(lǐng)導(dǎo)者也可以在企業(yè)設(shè)立導(dǎo)師計(jì)劃，員工可以在達(dá)到一定水平之后培訓(xùn)其他人，自己成為導(dǎo)師。這兩種方式都提供了一種可以打破員工常規(guī)學(xué)習(xí)體驗(yàn)的模式，可以極大程度提高勞資效率，讓員工感到滿足。同時(shí)，獲得員工滿意度的第一步是確保他們感覺自己正在達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，員工就會(huì)對(duì)自己的工作感到更滿意，并有成就感。要做到這一點(diǎn)，管理者首先必須非常清楚員工的個(gè)人期望和工作目標(biāo)，這需要管理人員在員工入職第一天就給員工明確的指導(dǎo)方針和具體工作目標(biāo)，當(dāng)員工能夠更加勝任工作時(shí)，就可以利用激勵(lì)機(jī)制，使其個(gè)人價(jià)值更大程度地發(fā)揮。有了明確的工作目標(biāo)，員工在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中會(huì)感受到成就感，以此確保員工的工作能夠如期如效完成。

三、總結(jié)

總之，當(dāng)辦公室重視日常業(yè)務(wù)管理并從多個(gè)維度設(shè)計(jì)辦公室績(jī)效管理體系時(shí)，員工的生產(chǎn)力和員工對(duì)辦公室的滿意度都會(huì)得到提高，辦公室和企業(yè)的勞資工作效率也會(huì)得到大幅度提升，這不僅有利于提高辦公室的工作績(jī)效，實(shí)現(xiàn)所有部門和辦公室的最佳關(guān)聯(lián)運(yùn)作，也可以使辦公室的整體競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。