白山市醫(yī)療保險經(jīng)辦中心 叢媛媛

檔案管理是將檔案實體、檔案信息一并進行管理的利用性服務(wù)工作。檔案管理的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)工作量大，因此想要提高醫(yī)保檔案管理工作效率和質(zhì)量，利用現(xiàn)代信息技術(shù)是必需之策。傳統(tǒng)檔案管理模式雖存在的時日較長，在服務(wù)上亦是發(fā)揮了巨大的作用，但隨著時代的發(fā)展變化，檔案管理工作需要提高自身效率，事業(yè)單位才能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，傳統(tǒng)檔案管理工作不能適應(yīng)于當今社會發(fā)展的現(xiàn)狀，此問題亟待解決。運用現(xiàn)代信息技術(shù)對醫(yī)保單位檔案管理進行革新，有利于醫(yī)保事業(yè)的長遠發(fā)展，在面對各種難題時能輕松應(yīng)對，能為人們提供更好的醫(yī)療服務(wù)水平。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中的問題研究

首先，檔案資源作為巨量信息儲存的載體，醫(yī)保工作運轉(zhuǎn)時時需要檔案信息的流通，對于促進體制改革、激勵勞動者積極工作等方面有著巨大作用。而從實際狀況來看，許多事業(yè)單位工作人員并未對檔案資源的重要性引起足夠重視。在醫(yī)保工作中，也僅僅停留在最基礎(chǔ)層面的收集檔案信息、整理及保存工作上，極少注意到檔案資源是需要綜合利用才能發(fā)揮出其效能。此種問題影響到了醫(yī)保作為提高全民健康水平的保障作用。檔案管理理念需要轉(zhuǎn)變，工作人員的檔案管理意識需要更新，增強現(xiàn)代化管理觀念。只有管理者具備了先進的管理理念，并以此作為檔案管理工作的指導，才能確保思想領(lǐng)域的方向不出現(xiàn)偏差，才能依次展開剩下來的工作。其次，信息技術(shù)的大發(fā)展對各行各業(yè)所需人才提出了更高的要求，醫(yī)保工作人員只有具備操作信息化設(shè)備的能力，才能保障工作的順利進行。信息技術(shù)已經(jīng)滲透于社會的各方面，目前從事檔案管理工作的人員業(yè)務(wù)能力較低，綜合素質(zhì)不高，不利于工作效率的提高。檔案作為信息儲存的載體，其在安全性上要求較高，因為管理者的疏忽容易出現(xiàn)一定的安全隱患，這對于相關(guān)人員的隱私保護具有極大的危險性。因此檔案工作人員面對信息技術(shù)衍生的感染病毒以及黑客攻擊等不安全問題時，要謹防檔案信息數(shù)據(jù)丟失和破壞，提高自身的管理水平。最后，檔案管理工作的信息化設(shè)備過于落后也是一大問題。時代不斷向前發(fā)展，必然會淘汰落后的設(shè)備，因此檔案管理工作的信息化設(shè)備應(yīng)時時檢查與更新，選擇先進的信息化設(shè)備進行管理。就目前情況來看，事業(yè)單位檔案管理的計算機設(shè)備落后、使用性能低下，在使用過程中容易出現(xiàn)卡頓、顯示緩慢等問題。此種情況極不利于檔案資源的存儲和輸送，大大降低了檔案工作的效率。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)助力檔案管理工作的革新研究

醫(yī)保單位的檔案資源是社會發(fā)展所必需的資源，檔案信息資源的集中保管和統(tǒng)一開發(fā)是適應(yīng)于事業(yè)單位提高工作效率的內(nèi)在要求。隨著市場經(jīng)濟改革不斷深化，事業(yè)單位作為經(jīng)濟發(fā)展重要的組成部分，其發(fā)展對于完善社會主義市場經(jīng)濟體制具有重要的意義。而檔案管理的改革工作則是事業(yè)單位能否向前發(fā)展的關(guān)鍵點。醫(yī)保工作有利于提高勞動生產(chǎn)率，提高社會生產(chǎn)率，檔案資源是醫(yī)保工作的基礎(chǔ)。首先，醫(yī)保單位檔案管理工作內(nèi)容龐雜、工作環(huán)節(jié)繁多、工作過程耗時長、操作精細程度要求高、規(guī)程細致，管理者稍有疏忽則會導致信息難以查詢等問題。傳統(tǒng)的管理方式是借助人力操作，管理者往往面對大量且具有明顯差異的檔案文件左支右絀。檔案管理工作的各環(huán)節(jié)均需人工操作，費力且耗時，容易出現(xiàn)差錯，效率不高。然而，引入現(xiàn)代信息技術(shù)幫助整理檔案，從輸入文件，到分門別類，再到設(shè)置檢索等工作，均采用智能化操作，不僅節(jié)約了人力與時間，而且極大地提高了管理效率。其次，由于傳統(tǒng)模式下衍生的傳統(tǒng)觀念，即認為檔案管理工作不需要太高的技術(shù)要求、管理難度低，從而導致從事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力較為低下，整體隊伍的專業(yè)能力亟待提高?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作革新提供了牢靠的支撐，在新時代發(fā)展要求下，需要大批會操作現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的人才，相應(yīng)的需要人才具備先進的管理理念。不僅有利于達到高質(zhì)量、高水平、高效率的工作目標，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力也有很大的提升作用。最后，由于現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備特有的優(yōu)勢，能在很大程度上減少工作中的差錯，從而提高醫(yī)保工作的準確率。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的改革實施路徑研究

事業(yè)單位必須緊跟時代的發(fā)展才不至于被淘汰，而其可持續(xù)發(fā)展必須借助于現(xiàn)代信息技術(shù)。大膽進行創(chuàng)新與改革，讓醫(yī)保檔案管理理念、管理模式、管理體系以及人才隊伍的培養(yǎng)發(fā)生質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

（一）實施管理理念的改革

檔案管理工作的創(chuàng)新必須建立于管理理念創(chuàng)新的基礎(chǔ)之上，認知服務(wù)于實踐發(fā)展，因此檔案管理與社會發(fā)展密切相關(guān)。首先，信息技術(shù)不斷成熟，并日漸應(yīng)用于社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，促使著各行各業(yè)的發(fā)展理念發(fā)生轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代管理理念也為人們運用到工作中。其次，檔案資源作為醫(yī)保事業(yè)單位信息的存儲載體，為事業(yè)單位的運作提供幫助，現(xiàn)代信息技術(shù)蘊涵的工作理念也轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型管理。最后，改革深化至社會各個領(lǐng)域，醫(yī)保改革被社會和人民寄予很高的期望，在一定程度上提出了更高的要求。因此，管理者只有提高現(xiàn)代化管理與服務(wù)理念，才能適應(yīng)新形勢。

（二）實施管理模式的改革

先進的管理模式是檔案工作有秩序、高質(zhì)量運行的基礎(chǔ)，而在管理模式的制定上涉及眾多的管理方法。首先，在檔案管理中完善管理方法，結(jié)合各單位檔案管理的實際，比如有關(guān)文件、制度、醫(yī)保結(jié)算程序等，可以實現(xiàn)管理模式的程序化，讓日常管理工作做到有序可循。其次，充分利用好現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)設(shè)備，應(yīng)用于檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中，例如收集、整編、鑒定、存檔以及后續(xù)統(tǒng)計的工作。用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建查閱平臺，用數(shù)據(jù)化的形式將資源展示，以便為更多的用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。在數(shù)據(jù)化的同時，也不能疏忽其安全性與參保人的隱私性，在查閱過程中設(shè)置管理權(quán)限，不僅能保證醫(yī)療檔案信息的安全，也可以提高檔案管理的現(xiàn)代性和高效性，優(yōu)化工作程序。最后，在檔案管理工作中，將看守式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)式管理，讓服務(wù)作為管理工作的主體。對醫(yī)保資源主動收集。在工作中要積極主動為檔案的利用做好充分的準備，創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，在最大程度上發(fā)揮檔案管理工作促進醫(yī)保發(fā)展的作用。

（三）實施管理體系的改革

要達到提高檔案工作效率的目的，相關(guān)的管理體系需要進行改革，才能完善與明確工作。

首先，把工作科學地分配給員工，各個醫(yī)保分管部門相應(yīng)履行好自身的職責，健全檔案管理機構(gòu)，以此保證事業(yè)單位的檔案管理工作處于良好的狀態(tài)，并且有條不紊地進行下去。此種路徑可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)提供的平臺進行運作，讓平臺作為窗口，最大程度上發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用。

其次，建立與完善事業(yè)單位的檔案信息管理機制是十分必要的，管理員需要對相關(guān)管理條款進行明確的規(guī)定。切忌出現(xiàn)含糊不清、明顯與實際不符、不具有操作性的條例，導致工作無法進行，甚至停滯?？梢越柚F(xiàn)代信息技術(shù)對員工的需求展開調(diào)查，也可以借鑒類似管理工作的改革。

最后，建立獎懲制度，以此來調(diào)動員工的工作積極性，達到更加投入工作的目的，避免出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。借助現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備對管理者進行監(jiān)督，讓獎懲制度充分發(fā)揮自身的作用。相關(guān)制度的跟進也能夠促進醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展，沒有與現(xiàn)代信息技術(shù)相匹配的管理制度與運行機制，管理體系改革可以說作用微小，甚至不足一提。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)人才

檔案管理者是檔案管理工作的核心，管理者專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的高低直接關(guān)系到管理工作的優(yōu)劣。首先，加大對人才培養(yǎng)的力度。結(jié)合自身單位的實際，從根本出發(fā)，對檔案工作管理者進行定期的培訓?？梢猿浞掷矛F(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，尋找互聯(lián)網(wǎng)上的資源，借助便捷、豐富的資源對員工進行培訓。在培養(yǎng)的過程中，要有針對性地提出培訓計劃，從而使培訓工作井井有條地進行。其次，在初期的招聘員工時，要引進優(yōu)秀的人才，人才需要熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備、具有一定的分析醫(yī)保檔案文件的能力、能獨立的對檔案進行正確歸類、具備信息保密意識。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理作為事業(yè)單位工作的重要組成部分，其對工作的完成度有著嚴格的要求。因此，無論對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展來說，還是對于社會深化改革與經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展的目標來說，都需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)對其進行徹底的改革。存在的眾多問題并不可怕，可怕的是一些事業(yè)單位僅僅滿足于現(xiàn)狀，不緊跟時代發(fā)展的步伐，醫(yī)保就難以發(fā)揮其促進社會發(fā)展的作用。檔案管理工作龐雜，管理理念、管理模式、管理體系以及人才的培養(yǎng)都需要進行與時俱進的改革，才能實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的發(fā)展目標，為社會和人民提供更完善的服務(wù)。