方小麗

隨著高校信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)和高校管理理念的進(jìn)步，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與高校管理服務(wù)的融合逐漸加深，智慧校園就是在這一背景下誕生的[1]80。智慧校園背景下，高校檔案在信息技術(shù)、管理制度、工作流程的革新下迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，個(gè)性化檔案服務(wù)、檔案內(nèi)容分析、分布式存儲(chǔ)等應(yīng)用應(yīng)運(yùn)而生。在此背景下的高校檔案信息化建設(shè)就應(yīng)突破原有格局，將多樣化的檔案信息資源作為前提，將檔案信息化資源的管理作為核心，進(jìn)而有效保障安全管理的效率，建立數(shù)據(jù)管理中心，對互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)及通信網(wǎng)進(jìn)行構(gòu)建，進(jìn)一步延長和發(fā)展高校檔案管理的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)范圍。

一、智慧校園背景下高校檔案信息化建設(shè)的主要支撐技術(shù)

1.云計(jì)算。云計(jì)算具有多重優(yōu)勢。第一，存儲(chǔ)規(guī)模十分龐大。傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)需要消耗較多的庫房空間，同時(shí)還要進(jìn)行防潮、防火、防蟲等保障工作。隨著檔案信息化建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)解決了這一問題。檔案館可以將實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，之后將其同步到云端上，大大節(jié)省了存儲(chǔ)空間。第二，成本較低，計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和更新每年都要消耗大量的金錢。而從一所學(xué)校的角度來看，智慧校園背景下教職工、學(xué)生服務(wù)信息平臺(tái)建設(shè)和各項(xiàng)細(xì)分服務(wù)領(lǐng)域的誕生更使得數(shù)據(jù)產(chǎn)生量呈幾何式增長。無論是數(shù)據(jù)分析還是基礎(chǔ)設(shè)備的采購，都需要預(yù)留大量的存儲(chǔ)空間，消耗很多的人力物力。而云計(jì)算則可以通過集成化的服務(wù)，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)的需求制定模塊化的存儲(chǔ)方案，大大降低了管理成本。第三，便于共享。高校傳統(tǒng)的檔案信息傳遞的模式是單向的，而云計(jì)算則將信息傳遞去中心化和分散化，只要通過一定的授權(quán)和認(rèn)證，就能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下訪問自己想要的檔案資源，突破了檔案利用服務(wù)的時(shí)空局限。

2.物聯(lián)網(wǎng)。IBM曾經(jīng)提出過“智慧地球”的概念，其本質(zhì)就是將互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)融合在一起，讓虛擬和現(xiàn)實(shí)的分界線更加模糊，而物聯(lián)網(wǎng)更是智慧校園背景下檔案信息化建設(shè)不可或缺的一部分。從內(nèi)涵上看，物聯(lián)網(wǎng)在本質(zhì)上仍是一種信息交換的過程，只是信息交換的對象變成了“人”和“物”。從其運(yùn)行的原理上看，第一步要對目標(biāo)物體的屬性進(jìn)行標(biāo)記和識(shí)別。體現(xiàn)在高校檔案管理中，就是對檔案的位置、數(shù)量或是內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別。第二步，要搭建底層的硬件設(shè)備與設(shè)施為物聯(lián)功能的實(shí)現(xiàn)提供基礎(chǔ)，如定位系統(tǒng)、二維碼、條形碼等等，通過這些識(shí)別設(shè)備完成對所標(biāo)記物體的識(shí)別，獲得其屬性，然后就通過相應(yīng)的轉(zhuǎn)碼技術(shù)將其傳輸?shù)綌?shù)據(jù)處理中心進(jìn)行計(jì)算。如在進(jìn)行實(shí)體檔案的展覽時(shí)，可以通過掃碼的形式獲取檔案的具體資料和詳細(xì)信息，讓師生能夠更加全面、立體地獲取展品的相關(guān)信息，縮短師生與展品間的距離。又如當(dāng)檔案的位置發(fā)生異常變動(dòng)時(shí)，能夠通過實(shí)時(shí)物聯(lián)網(wǎng)及時(shí)獲取信息，保障檔案的安全。

3.大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)是檔案管理中應(yīng)用較早的一種技術(shù)，它進(jìn)一步擴(kuò)大數(shù)據(jù)分析的范圍，將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行分析，從而獲取數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，以發(fā)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)新的價(jià)值。從其內(nèi)涵來看，大數(shù)據(jù)首先要在種類和數(shù)據(jù)量上都異常龐大，它是在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)上的進(jìn)一步延伸，其最終呈現(xiàn)出來的效果和價(jià)值不取決于技術(shù)的先進(jìn)與否，更多的是由數(shù)據(jù)庫決定的。信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅催生了很多新的經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，同時(shí)也對傳統(tǒng)行業(yè)產(chǎn)生了革命性的顛覆。當(dāng)前，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為全世界公認(rèn)的重要戰(zhàn)略資源，大數(shù)據(jù)也因其在各行各業(yè)的重要作用受到了世界范圍內(nèi)的廣泛關(guān)注。在智慧檔案管理中，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也是十分重要的，檔案管理部門本身就具備海量的信息資源，可以說天然具備應(yīng)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。同時(shí)在檔案資源的收集、傳遞等過程中又產(chǎn)生了一系列新的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都存在著價(jià)值。通過大數(shù)據(jù)對檔案資源以及檔案管理進(jìn)行深度分析，有助于檔案館發(fā)現(xiàn)館藏資源的價(jià)值，同時(shí)也能在一定程度上挖掘不同類型檔案之間的關(guān)聯(lián)性，給檔案服務(wù)的開發(fā)和利用提供幫助。此外，大數(shù)據(jù)的價(jià)值還體現(xiàn)在前端，大數(shù)據(jù)能夠全面分析用戶的行為數(shù)據(jù)，有助于檔案館挖掘用戶的需求，制定個(gè)性化的服務(wù)模式。

二、高校檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)

智慧校園背景下檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性和全局性的工作，主要包括四個(gè)層面：即設(shè)備層、感知層、數(shù)據(jù)層、服務(wù)層。

設(shè)備層就是指網(wǎng)絡(luò)配套、服務(wù)器配置、計(jì)算機(jī)軟硬件、存儲(chǔ)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施。設(shè)備層是開展檔案信息化建設(shè)的先決條件，缺乏基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，那么互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)都無從談起。面向前端的設(shè)備應(yīng)根據(jù)高校檔案工作的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)需要自主選擇。與普通的檔案信息化建設(shè)有所不同的是，智慧校園背景下的設(shè)備層不是簡單地買幾臺(tái)電腦和幾款軟件，而是要將信息服務(wù)的對象和主體有機(jī)地連接起來，讓設(shè)備層提供檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新與發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供必要的物資支撐。

感知層主要發(fā)揮的是物聯(lián)網(wǎng)的作用，其具體的操作是在云檔案館和線下檔案館中布置識(shí)別設(shè)備，通過傳感器、二維碼和攝像頭來實(shí)現(xiàn)對整個(gè)檔案館的實(shí)時(shí)觀測，也能夠更大程度上收集不同類型的數(shù)據(jù)和事件。感知層分布于智慧檔案館的各個(gè)角落，貫穿于檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，其目的是為了保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定傳輸。高校檔案工作本身就屬于數(shù)據(jù)密集環(huán)境，而智慧校園則更突出了這一特點(diǎn)。高校檔案信息化建設(shè)中，為了實(shí)時(shí)獲取檔案管理、服務(wù)和流轉(zhuǎn)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，我們通常會(huì)將識(shí)別設(shè)備安置在各個(gè)角落，因此檔案館每時(shí)每刻都在產(chǎn)生和收集大量的數(shù)據(jù)，這就需要數(shù)據(jù)層對這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析。

數(shù)據(jù)層是感知層和服務(wù)層的有機(jī)連接，它是感知層的目的，同時(shí)又是服務(wù)層的基礎(chǔ)，只有通過客觀的數(shù)據(jù)分析，才能夠獲取真實(shí)的數(shù)據(jù)價(jià)值，為服務(wù)層的運(yùn)作提供數(shù)據(jù)參考[2]5。

服務(wù)層是檔案信息化建設(shè)的最終目的，無論是哪個(gè)工作環(huán)節(jié)，其最終都是為服務(wù)層服務(wù)的，它直接面向用戶，為使用者提供相應(yīng)的服務(wù)?？紤]到檔案保密性的特點(diǎn)，高校檔案服務(wù)一直以來都較為閉塞，不為人所知。但隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，這一現(xiàn)象被逐漸打破。在現(xiàn)代社會(huì)，通過移動(dòng)終端來查看自己想要的檔案信息已成為檔案服務(wù)的必然趨勢，正因?yàn)槿绱?，檔案信息化建設(shè)也顯得尤為重要。

三、智慧校園背景下高校檔案信息化建設(shè)路徑

智慧校園背景下高校檔案信息化建設(shè)要堅(jiān)持“深入、融入、引入”的思路，即要將檔案信息化建設(shè)融入檔案管理工作的深處，有效解決當(dāng)前困擾高校檔案管理工作的問題，在這一過程中不斷融入智慧校園，讓檔案信息化建設(shè)從理念、技術(shù)、實(shí)效等方面實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。

“深入”是指現(xiàn)代檔案管理體制下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢就是數(shù)字化、信息化、智慧化，這既是高校發(fā)展的需要，也是檔案管理工作能夠持續(xù)提升的必然要求[3]。對此，高校應(yīng)在檔案信息化的基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃。從技術(shù)的角度上來看，要充分研究物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用，從高校管理、師生和社會(huì)的實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合檔案的具體工作情況，推動(dòng)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的有效落實(shí)，進(jìn)而使得智慧類型的檔案館在構(gòu)建過程中可以向系統(tǒng)發(fā)展，形成一個(gè)集成化的資源，使得檔案在收集和管理以及利用過程中向高度智慧化方向發(fā)展。建設(shè)數(shù)據(jù)化的資源時(shí)，不但需要對數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行活化，還要注重檔案價(jià)值的深度挖掘，通過深度的內(nèi)容分析讓檔案發(fā)揮新的價(jià)值。第二就是要推動(dòng)檔案資源的共享，讓不同的使用主體和不同類型的檔案能夠在一個(gè)共有的平臺(tái)中互聯(lián)互通，促進(jìn)檔案資源利用的最大化，切實(shí)幫助智慧檔案館的建設(shè)。

“融入”就是要求高校檔案信息化建設(shè)融入智慧校園建設(shè)中。當(dāng)前，我國各大高校都在穩(wěn)步推進(jìn)智慧校園工作，搭建信息服務(wù)平臺(tái)。無論是在資金政策還是技術(shù)保障方面，智慧校園建設(shè)都得到了社會(huì)各界的大力支持。智慧校園最終的目的是提高高校的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，提高師生和社會(huì)公眾的獲得感、幸福感，是高校管理內(nèi)涵式發(fā)展的重要舉措。當(dāng)前，高校檔案管理與利用也呈現(xiàn)出多元化、社會(huì)化趨勢，信息服務(wù)的領(lǐng)域和對象逐漸擴(kuò)大。因此，高校檔案信息化建設(shè)要融入智慧校園建設(shè)，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案信息化建設(shè)本身就是智慧校園建設(shè)的環(huán)節(jié)之一，借助智慧校園的各項(xiàng)便利加速智慧檔案館建設(shè)，同時(shí)還可獲得相應(yīng)的資金和政策紅利；另一方面是要將檔案管理、服務(wù)與共享平臺(tái)系統(tǒng)融入智慧校園系統(tǒng)中，如在校園信息門戶、自主傳播平臺(tái)中切入智慧檔案館的接口和功能，進(jìn)一步擴(kuò)大高校檔案的服務(wù)對象[4]62。

同時(shí)，檔案信息化建設(shè)要融入智慧校園的基礎(chǔ)設(shè)施建構(gòu)中，檔案信息化建設(shè)一方面借助智慧校園的便利，借用其基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和物聯(lián)網(wǎng)識(shí)別設(shè)備，另一方面也要將自有的基礎(chǔ)設(shè)施共享給智慧校園，將有限的資源最大化利用，也能讓檔案信息化建設(shè)成為一項(xiàng)常態(tài)化的工作。從廣義的角度上來看，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是為了實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的功能而在檔案館及相關(guān)的部門布置基礎(chǔ)設(shè)施，如庫房建設(shè)、機(jī)房建設(shè)、服務(wù)器建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電網(wǎng)、基站等等。而從狹義的角度上來看，智慧檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)主要針對檔案用戶的具體需求，根據(jù)用戶的具體需求來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和基礎(chǔ)設(shè)施的搭建。高校檔案信息化建設(shè)所探討的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指狹義方面的，在信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施方面包括廣播網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、電視網(wǎng)。信息共享基礎(chǔ)設(shè)施包括云計(jì)算平臺(tái)、智慧檔案管理系統(tǒng)、檔案信息安全平臺(tái)等等。

“引入”。當(dāng)前，檔案信息化在高校的發(fā)展已較為成熟，但從整個(gè)檔案管理的歷史來看，檔案信息化建設(shè)仍是較為新興的事物，各地高校雖然大多已經(jīng)完成檔案資源數(shù)字化、檔案傳輸網(wǎng)絡(luò)化，但在多元業(yè)務(wù)應(yīng)用和檔案服務(wù)與利用的開發(fā)方面還缺乏經(jīng)驗(yàn)。在這方面，國外的檔案界也是如此。對此，國內(nèi)高校檔案界應(yīng)積極探索，創(chuàng)新數(shù)字檔案管理方式、管理理念，主動(dòng)與其他檔案管理部門交流溝通，學(xué)習(xí)對方的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和理論，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)健康發(fā)展。在理論方面，要加強(qiáng)智慧校園和智慧檔案館基礎(chǔ)理論以及相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)，逐漸完善檔案信息化建設(shè)的理論支撐；而在實(shí)踐層面，檔案信息化建設(shè)要充分汲取和借鑒智慧校園、智慧城市建設(shè)其他模塊的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，借助智慧校園的便利，獲取師生的檔案需求，以需求為指引、技術(shù)為保障開發(fā)出滿足師生、滿足大眾的檔案應(yīng)用。

四、智慧校園背景下高校檔案信息化建設(shè)的保障與支撐

1.政策法規(guī)。當(dāng)前，我國智慧檔案建設(shè)還缺乏國家層面的政策法規(guī)，僅有部分地區(qū)在檔案工作會(huì)議或者講話中對智慧檔案建設(shè)有所提及，但總的來說還缺乏較為權(quán)威的政策法規(guī)。因此，首先應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)層面予以高度重視，通過完善的頂層設(shè)計(jì)推動(dòng)智慧檔案的落地執(zhí)行。從國家的層面來看，國家檔案局應(yīng)發(fā)揮牽頭作用，為智慧檔案建設(shè)制定具體化的政策規(guī)定，內(nèi)容不僅要有基礎(chǔ)的檔案管理和檔案館建設(shè)，還要進(jìn)一步擴(kuò)展，涵蓋智慧檔案館建設(shè)的方方面面，如技術(shù)政策、信息標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)、安全體系等等。從高校的層面來看，就是要在智慧校園建設(shè)中納入智慧檔案建設(shè)，以國家層面的政策規(guī)定為指引，結(jié)合本校的檔案工作現(xiàn)狀，制定完善的智慧檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。

2.標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案信息化建設(shè)涉及多個(gè)部門，同時(shí)也與智慧校園建設(shè)深度融合。作為信息服務(wù)的一種方式，是否具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)體系是決定其服務(wù)水平和服務(wù)內(nèi)容的關(guān)鍵因素。對此，高校應(yīng)一方面對照智慧校園建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系制定與本單位業(yè)務(wù)密切相關(guān)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，提高信息流通的效率。另一方面，也可開展試點(diǎn)工作，通過小范圍的試點(diǎn)發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)體系存在的問題，為今后的普及打下良好的基礎(chǔ)。此外，高校還應(yīng)注重與國際檔案界的交流，在檔案信息化建設(shè)中建立與國際接軌的標(biāo)準(zhǔn)體系。

3.管理體制。在檔案信息化建設(shè)中，涉及大量部門的數(shù)據(jù)并軌問題，由此而產(chǎn)生的不同的管理風(fēng)格也在一定程度上影響了其融入智慧校園的進(jìn)程。從整體的發(fā)展態(tài)勢上來看，高校檔案信息化建設(shè)還存在著發(fā)展不平衡的情況。對此，應(yīng)在智慧校園的模塊下，推動(dòng)檔案資源的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在檔案的時(shí)間、格式、大小、范圍、內(nèi)容上進(jìn)行細(xì)化分類。同時(shí)，平衡信息化建設(shè)的投入配比，保證內(nèi)部各個(gè)部門的相對平衡。此外，推動(dòng)各部門信息收集標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，進(jìn)而提高信息共享和流通的效率。通過制度進(jìn)一步明確各個(gè)管理部門在檔案信息化建設(shè)中的職責(zé)，形成分工明確、合作有據(jù)的良好局面。針對外部不平衡的問題，應(yīng)由省級(jí)以上的檔案管理部門牽頭，主動(dòng)協(xié)調(diào)建立檔案共享平臺(tái)，積極承擔(dān)檔案信息化建設(shè)的職責(zé)與任務(wù)，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支持。

4資金保障。高校應(yīng)更重視檔案信息化的資金投入，并將資金融入制度方面。此外，還要進(jìn)一步拓寬資金來源。我國對于檔案信息化建設(shè)的資金投入的主體還是政府。對此可以借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)校友、校辦企業(yè)和合作企業(yè)投資，共享建設(shè)成果，保障檔案信息化建設(shè)持續(xù)進(jìn)行。另一方面，除了對建設(shè)方面的投入外，還有對人才培訓(xùn)方面的資金投入。

5.人才培育。人才是檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新之源。智慧校園背景下高校檔案管理人才的培養(yǎng)要加強(qiáng)工作人員的自我發(fā)展意識(shí)，只有自己重視自身的專業(yè)發(fā)展，才能在處理問題的過程中充滿積極性，智慧檔案館建設(shè)工作才能更順利。首先，樹立良好的職業(yè)觀及發(fā)展觀，讓檔案工作者全面了解自己、認(rèn)識(shí)自己，發(fā)現(xiàn)自己的不足，并從中找出完善自身的方法，積累各方面知識(shí)，加深對自己職業(yè)的熱愛程度；其次，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)使命感和責(zé)任心，增強(qiáng)管理人員對本職工作的興趣，在工作崗位感受到成就感，從而完成自我實(shí)現(xiàn)的需求。此外，還可以結(jié)合資金保障，建立完善的激勵(lì)制度，提高檔案管理人員的工作積極性。