蔣紅健

2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂了《中華人民共和國(guó)檔案法》，其第三十四條規(guī)定：“國(guó)家鼓勵(lì)檔案館開(kāi)發(fā)利用館藏檔案，通過(guò)開(kāi)展專(zhuān)題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動(dòng)，進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義、集體主義、中國(guó)特色社會(huì)主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會(huì)主義先進(jìn)文化，增強(qiáng)文化自信，弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀?！备咝n案具有鮮明的文化傳承特征，高校收集、整理、保管、利用檔案的根本目的在于利用服務(wù)和文化傳播。

從總體而言，檔案具有極高的文化傳承價(jià)值密度，但其價(jià)值密度并非均勻分布。高校特色檔案作為學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的歷史節(jié)點(diǎn)印記，是學(xué)校文化富礦和文化根基，需要重點(diǎn)關(guān)注和保護(hù)，進(jìn)而充分利用特色檔案生動(dòng)形象的特點(diǎn)，通過(guò)各種文化傳播窗口和媒介，展示、宣傳學(xué)校辦學(xué)理念、辦學(xué)精神和文化內(nèi)涵。

一、檔案管理現(xiàn)狀

以我館為例，2019年底，我校檔案館藏總量已達(dá)23萬(wàn)卷（件），館內(nèi)現(xiàn)有電子版照片超過(guò)15.7萬(wàn)張，館藏資料2293冊(cè)；傳統(tǒng)檔案數(shù)字掃描總數(shù)412萬(wàn)頁(yè)，錄入電子目錄總數(shù)204萬(wàn)條，掛接原文總數(shù)69萬(wàn)條?？梢钥闯觯^藏實(shí)體檔案儲(chǔ)量非常豐富，同時(shí)，連續(xù)15期數(shù)字化工作形成了數(shù)量龐大的電子原文。

此外，我館數(shù)字檔案室建設(shè)不斷深入，目前已進(jìn)展到與OA系統(tǒng)和招標(biāo)系統(tǒng)對(duì)接，并將在此基礎(chǔ)上總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接。電子檔案將成為館藏總量的重要來(lái)源，必將導(dǎo)致檔案信息總量的快速增長(zhǎng)。

由于實(shí)體檔案不斷增多，數(shù)字化、電子檔案系統(tǒng)對(duì)接不斷推進(jìn)，勢(shì)必引出信息化建設(shè)與特色檔案協(xié)同管理問(wèn)題，有必要從海量館藏中提取價(jià)值蘊(yùn)藏量大、文化傳播力強(qiáng)的檔案，總結(jié)、歸納其共性，對(duì)其界定、細(xì)分，歸入特色檔案范疇，進(jìn)行重點(diǎn)管理和開(kāi)發(fā)。

二、存在問(wèn)題分析

我館在實(shí)體檔案和檔案信息化建設(shè)方面取得了一定成績(jī)，但是沒(méi)有采取有效措施界定特色檔案并有針對(duì)性地進(jìn)行重點(diǎn)管理，實(shí)現(xiàn)特殊與一般、重點(diǎn)和次要、個(gè)別和普遍的協(xié)同統(tǒng)一，進(jìn)行既兼顧、又傾斜的綜合管理。具體有以下四個(gè)原因。

1.特色檔案管理意識(shí)不到位。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，檔案管理人員具備對(duì)特色檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，在校史館、博物館、辦學(xué)成就展等窗口及網(wǎng)絡(luò)板塊建設(shè)方面有較深體驗(yàn)，但是國(guó)家和省市檔案部門(mén)沒(méi)有針對(duì)特色檔案管理發(fā)布系列文件，學(xué)校也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)對(duì)此制訂規(guī)章制度，因此在實(shí)際管理過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)特色檔案進(jìn)行單列管理。

2.特色檔案概念不清。由于特色檔案沒(méi)有明確定義，而且文獻(xiàn)對(duì)特色檔案的定義偏重于感性認(rèn)知，沒(méi)有對(duì)特色檔案進(jìn)行展開(kāi)描述，使特色檔案范疇不明確，淪為一個(gè)籠統(tǒng)的概念，導(dǎo)致理論研究與實(shí)際操作均存在一定困難。

3.特色檔案管理沒(méi)有現(xiàn)成模式可以照搬。各高校特色檔案管理基本上屬于關(guān)起門(mén)來(lái)建設(shè)，并且是有需要才建設(shè)，需求的廣度和深度決定特色檔案管理的程度，沒(méi)有形成較為規(guī)范的模式可以借鑒。同時(shí)，高校對(duì)特色檔案管理缺乏必要的交流，上門(mén)調(diào)研費(fèi)時(shí)費(fèi)力，缺少必要的系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議。因此，特色檔案管理方式方法需要規(guī)范，并需要進(jìn)行交流、探討和發(fā)展。

4.特色檔案管理機(jī)制不健全。管理機(jī)制不健全會(huì)導(dǎo)致特色檔案管理較為松散，難以保證檔案部門(mén)對(duì)這一特定領(lǐng)域進(jìn)行投入和人力保障，形成管理薄弱現(xiàn)象，亟待形成一整套制度體系，規(guī)范特色檔案管理運(yùn)作，通過(guò)制度先行，達(dá)到管理到位。

三、特色檔案概念及特征分析

何為特色，新華字典將特色定義為“事物表現(xiàn)出來(lái)的獨(dú)特的色彩、風(fēng)格等”，因此，特色是指能夠與同類(lèi)事物相區(qū)別的具有自身特征的表現(xiàn)形式。

高校特色檔案是區(qū)別于其他高校的具有個(gè)性的檔案總稱，包括高校長(zhǎng)期發(fā)展所形成的反映地域、歷史、人物、學(xué)科、文化等特征的具有保存利用價(jià)值的各類(lèi)檔案[1]92。高校特色檔案存在鮮明的個(gè)性和差異性，是高校文化發(fā)展的寶貴沉淀，有效管理和利用這些具有原始性、真實(shí)性和生動(dòng)性的特色檔案，挖掘、傳播其蘊(yùn)藏的特色文化，是高校檔案館的重要職責(zé)和工作任務(wù)。

鑒于高校特色檔案的概念是定性而非定量的，其表現(xiàn)特征僅能以性質(zhì)加以描述。特色檔案分布范圍具有廣泛性，涉及內(nèi)容具有特殊性，載體形式具有多樣性，因此不能采用窮舉法進(jìn)行枚舉，應(yīng)根據(jù)特色檔案所印證、反映、折射的文化特征進(jìn)行剖析判斷。高校特色檔案普遍具有新、特、專(zhuān)、奇等表現(xiàn)特征，可以結(jié)合、歸納檔案內(nèi)容判斷其是否屬于特色檔案。

1.新指新穎，指剛發(fā)生、剛體驗(yàn)到的初始事物。例如，新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案，屬于剛發(fā)生的新生事物，需要第一時(shí)間進(jìn)行歸檔和整理。新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案涉及面很廣，時(shí)效性很強(qiáng)，越早利用越能發(fā)揮其獨(dú)特作用，所以要緊緊抓住其時(shí)效性，迅速反應(yīng)，各單位協(xié)助配合，及時(shí)催收各類(lèi)檔案，編研成冊(cè)，積極傳播，達(dá)成快速展現(xiàn)特色檔案內(nèi)在價(jià)值的目的。同時(shí)，新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案屬于公共危機(jī)處理范疇，借鑒戰(zhàn)疫所形成的應(yīng)急預(yù)案和實(shí)施細(xì)則，可應(yīng)用于將來(lái)可能發(fā)生的重大公共危機(jī)，推進(jìn)公共危機(jī)管理領(lǐng)域的科學(xué)研究和實(shí)踐指導(dǎo)。

2.特指特別，指不一般、與眾不同。我校具有長(zhǎng)達(dá)百年的辦學(xué)歷史，其源頭可以追溯到1918年成立的廣東省第一甲種工業(yè)學(xué)校，分析重要?dú)v史節(jié)點(diǎn)留下的原始材料，可以提煉重要決策、重要人事任免的背景、緣由，借故知今，作為學(xué)校選擇、改進(jìn)、堅(jiān)定辦學(xué)方向的依據(jù)。例如，我校建校源流之一的國(guó)立中山大學(xué)工學(xué)院（原名國(guó)立廣東大學(xué)）留存有重要的學(xué)校肇建檔案。1924年2月，孫中山先生發(fā)布兩道大元帥命令，這是學(xué)校邁入正規(guī)化發(fā)展的重要?dú)v史佐證。中央人民政府政務(wù)院于1951年11月批準(zhǔn)的《全國(guó)工學(xué)院調(diào)整方案》，以及《新華月報(bào)》于1952年5月刊發(fā)的成立華南工學(xué)院的決定、廣州區(qū)高等學(xué)校院系調(diào)整工作委員會(huì)院系調(diào)整工作總結(jié)、《華南工學(xué)院學(xué)報(bào)》創(chuàng)刊號(hào)、1960年華南工學(xué)院被評(píng)為全國(guó)重點(diǎn)高校的文件等，這些特色檔案是學(xué)校從無(wú)到有、艱難初創(chuàng)的歷史見(jiàn)證，激勵(lì)華工師生不避艱險(xiǎn)，篳路藍(lán)縷，推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)向前發(fā)展。

3.專(zhuān)指專(zhuān)有，指獨(dú)占擁有。例如，名人檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、口述檔案就是學(xué)校專(zhuān)有的檔案類(lèi)別，具有排他性，是學(xué)校獨(dú)自形成并擁有的珍貴史料。

（1）學(xué)校存有吳碩賢、陳克復(fù)、毛宗源等152位名人的珍貴檔案，其中建筑系名人夏昌世、龍慶忠、陳伯齊教授是1952年后該系學(xué)術(shù)核心，正是由于他們的存在，使得建筑學(xué)科形成強(qiáng)大的學(xué)科優(yōu)勢(shì)，學(xué)校名列中國(guó)建筑老八校之一。

（2）校園內(nèi)存有大量民國(guó)建筑及重要人文景觀，是校史文化傳播的核心內(nèi)容和精彩亮點(diǎn)，也是來(lái)訪嘉賓、校友非常感興趣的實(shí)物檔案。其中，5、6、7、8、9、12號(hào)樓等民國(guó)建筑，外形獨(dú)特，兼具中國(guó)傳統(tǒng)建筑風(fēng)格和西洋建筑風(fēng)格，被列為廣州市第六批文物保護(hù)單位，學(xué)校校史館至今還珍藏著8號(hào)樓修繕時(shí)取下的瓦當(dāng)，這些民國(guó)建筑造型秀麗、經(jīng)久耐用，吸引無(wú)數(shù)學(xué)子駐足流連。還有，坐落于學(xué)校五山校區(qū)北區(qū)“賀蘭山”上的老校訓(xùn)石，為代代華工人指明治學(xué)態(tài)度，是偉人遺芳的珍品。

（3）學(xué)校存有許多記錄重大活動(dòng)組織過(guò)程、教學(xué)科研場(chǎng)景的聲像檔案，是學(xué)校教學(xué)、科研成果的珍貴縮影。1958年我校馮秉銓教授成功組織試制模擬電子計(jì)算機(jī)，被送到北京參加教育與生產(chǎn)勞動(dòng)相結(jié)合展覽，成為展覽會(huì)光彩奪目的展品之一，我校存有模擬電子計(jì)算機(jī)研制現(xiàn)場(chǎng)照片及《人民日?qǐng)?bào)》對(duì)此發(fā)表的社論《黨的教育方針的凱歌》照片。

近年來(lái)，檔案館組織全館力量，走訪華工組建之際學(xué)習(xí)、工作、生活在華園并作出重要貢獻(xiàn)的老華工人，收集大量一手口述檔案，出版兩輯《口述華園》，生動(dòng)再現(xiàn)建校初期歷史畫(huà)卷，是學(xué)校專(zhuān)有口述檔案的編研精品。

4.奇指奇異，是奇特、特別的意思。例如，地域文化研究是頗具特色、其他高校少有涉及的學(xué)科領(lǐng)域，形成的地域文化檔案既珍貴又具鄉(xiāng)土氣息[2]29。我校擁有全國(guó)最大的客家文化研究所，藏有客家文化文獻(xiàn)檔案150余種，包括理論研究文獻(xiàn)、客家歷史人物傳記、客家文學(xué)作品、客家影視劇等，其中客家文化文獻(xiàn)先后4次獲國(guó)家政府獎(jiǎng)、6次獲全國(guó)性獎(jiǎng)、20多次獲省部級(jí)獎(jiǎng)，數(shù)十種《客家研究文叢》被列入國(guó)家“十五”“十一五”和“十二五”重點(diǎn)規(guī)劃圖書(shū)。這些長(zhǎng)期教學(xué)、科研工作形成并積累的客家文化檔案，是地域文化檔案中的瑰寶，既是學(xué)校校園文化建設(shè)重要組成部分，又是廣東省建設(shè)文化大省的璀璨分支。

四、13個(gè)門(mén)類(lèi)特色檔案范圍框定

特色檔案的內(nèi)在特征偏重于感性認(rèn)識(shí)，需要在理性層面進(jìn)行梳理、歸納、分析。高校檔案分設(shè)13個(gè)門(mén)類(lèi)，我們?cè)诖诉M(jìn)一步嘗試剖析各門(mén)類(lèi)特色檔案，明晰并框定特色檔案的存在范圍。

綜合文書(shū)類(lèi)特色檔案包括黨群、行政公文以及其他門(mén)類(lèi)中的文書(shū)，其中反映學(xué)校歷史沿革、教學(xué)改革、學(xué)科建設(shè)、重大科研項(xiàng)目、重點(diǎn)科研平臺(tái)建設(shè)等檔案彌足珍貴。高等教育的發(fā)展本身是一個(gè)不斷改革探索的過(guò)程，學(xué)校成立、拆分、合并、共建、調(diào)整的方案、批復(fù)、機(jī)構(gòu)及人事調(diào)整決定的檔案，對(duì)于學(xué)校今后的發(fā)展走向起到重要借鑒作用。例如，1993年學(xué)校在全國(guó)高校首開(kāi)部省共建之先河，1995年進(jìn)入“211工程”行列，2001年進(jìn)入“985工程”行列，2017年入選“雙一流”建設(shè)A類(lèi)高校名單，以及學(xué)校在“世界大學(xué)學(xué)術(shù)排名”情況，多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展及學(xué)科整體水平情況等，包含了學(xué)校立足實(shí)際、面對(duì)形勢(shì)的應(yīng)對(duì)策略，其管理措施、改革舉措至今仍具啟發(fā)引領(lǐng)作用。

教學(xué)類(lèi)特色檔案包括教育教學(xué)改革、學(xué)生思想教育與管理、招生綜合管理、高等教育研究、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、專(zhuān)業(yè)評(píng)估、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、優(yōu)秀學(xué)位論文、優(yōu)秀教材等內(nèi)容。其中，國(guó)家科技骨干、著名企業(yè)家、領(lǐng)導(dǎo)干部所形成的名人教學(xué)檔案是校史展覽的重要素材。由于學(xué)校堅(jiān)持理工為主、多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展、新工科建設(shè)為新特色的辦學(xué)方向，建校以來(lái)，為國(guó)家輸送各類(lèi)高質(zhì)量畢業(yè)生51萬(wàn)余人，被譽(yù)為工程師和企業(yè)家的搖籃。教學(xué)類(lèi)特色檔案的有效利用，可以總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，改進(jìn)人才培養(yǎng)的方式方法，為廣東省區(qū)域經(jīng)濟(jì)及全社會(huì)輸送人力資源。

科研類(lèi)特色檔案包括重大項(xiàng)目、重大基礎(chǔ)研究、科技開(kāi)發(fā)、橫向合作、軍工、人文社會(huì)科學(xué)項(xiàng)目等，其表現(xiàn)形式為申報(bào)及批復(fù)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、重大專(zhuān)利及軟件版權(quán)證書(shū)等。學(xué)?？蒲许?xiàng)目數(shù)量眾多，可著重關(guān)注領(lǐng)軍人才的科研軌跡、重大科研項(xiàng)目建設(shè)材料和重大科研成果的完成情況，以利于教師緊跟學(xué)科發(fā)展前沿，開(kāi)展科學(xué)研究，提升學(xué)?？蒲兴接矊?shí)力。

基建類(lèi)特色檔案可重點(diǎn)關(guān)注學(xué)校歷史建筑、文物古跡和特色建筑。我們要保護(hù)好學(xué)校留存的大量民國(guó)建筑、標(biāo)志性建筑和人文景觀，作為校史文化傳播的核心內(nèi)容，同時(shí)也為這些特色建筑及景觀的修繕維護(hù)提供圖紙及資料，使得這些特色建筑及景觀得以長(zhǎng)期傳承下去。

人物檔案中的名人檔案作為學(xué)校特色檔案，極大地?cái)U(kuò)展、豐富了館藏，是檔案編研的極佳素材。我校歷史悠久，名人輩出，從名人的生平傳記、往來(lái)信函、新聞媒體報(bào)道、各類(lèi)證件、學(xué)術(shù)界評(píng)價(jià)資料、著作、教材、成果性材料、聲像資料，甚至包括個(gè)人藏品、具有紀(jì)念意義的個(gè)人用品等，可以看出他們艱苦樸素的生活作風(fēng)、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度，這些是傳揚(yáng)學(xué)校文化的代言佳品。

實(shí)物檔案包括重要人物及活動(dòng)的題詞、畫(huà)作、禮品、紀(jì)念品、獎(jiǎng)品等。例如，2010年亞運(yùn)會(huì)在廣州主辦，我校檔案館藏有亞運(yùn)特色實(shí)物檔案。再比如，許多實(shí)物檔案折射出使用人或捐贈(zèng)人的生平點(diǎn)滴，令人不禁回想和感慨。學(xué)校校史館收藏有華南工學(xué)院第一任黨委書(shū)記張進(jìn)的書(shū)法和他使用過(guò)的毛筆、硯臺(tái)等物件，其書(shū)法“樸質(zhì)而不拘謹(jǐn)，灑脫而有法度”，可以反映其不拘泥于陳規(guī)、敢于創(chuàng)新的工作態(tài)度。

聲像檔案包括視察與參觀、校內(nèi)外重要會(huì)議、教育教學(xué)工作、學(xué)校管理工作、文娛體育活動(dòng)、外事活動(dòng)、校慶活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、畢業(yè)生照片、科研工作、校友工作、校園景色等諸多方面，載體也豐富多樣，有照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤(pán)、影視膠片、微縮膠片、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等各種形式。其中，我校檔案館保存了1978年馮秉銓、楊家智教授在全國(guó)科學(xué)大會(huì)上被評(píng)為“全國(guó)先進(jìn)科技工作者”的照片，化工系校友、全國(guó)人大常委會(huì)原副委員長(zhǎng)成思危來(lái)校做經(jīng)濟(jì)報(bào)告和視察學(xué)生宿舍的照片，反映出學(xué)校方方面面的成就，以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校建設(shè)的重視和關(guān)心。

此外，財(cái)會(huì)特色檔案可重點(diǎn)關(guān)注重大項(xiàng)目、重點(diǎn)建設(shè)事項(xiàng)的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、財(cái)務(wù)憑證、會(huì)計(jì)賬本、資金劃撥表等，既可用于財(cái)會(huì)檔案利用及經(jīng)費(fèi)審計(jì)，也可用于經(jīng)費(fèi)分配方案的查考；出版類(lèi)檔案可重點(diǎn)關(guān)注校內(nèi)公開(kāi)發(fā)行期刊的創(chuàng)刊號(hào)，記載學(xué)校大事要事的校報(bào)、刊物，以及重要書(shū)稿及音像材料；產(chǎn)品類(lèi)特色檔案包括學(xué)校自主或合作研發(fā)的產(chǎn)品資料及生產(chǎn)、推廣、使用情況；外事類(lèi)特色檔案包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科領(lǐng)軍人才出國(guó)（境）材料、參加或組織國(guó)際交流與合作活動(dòng)、籌備國(guó)際會(huì)議及留學(xué)生學(xué)習(xí)材料；資產(chǎn)設(shè)備類(lèi)特色檔案包括重大儀器設(shè)備的購(gòu)置、測(cè)試資料，以及土地地界、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等資產(chǎn)類(lèi)檔案的文件記錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。

五、特色檔案管理機(jī)制對(duì)策

特色檔案管理機(jī)制的總體思路是約束管理行為，保證特色檔案齊全完整，滿足師生校友的利用需求，更好地支撐服務(wù)學(xué)校中心工作。因此，需要改革特色檔案管理中權(quán)責(zé)不清、制度不明現(xiàn)象，明確歸檔范圍，改進(jìn)利用模式，尤其要改變封閉保守的現(xiàn)狀，通過(guò)各種媒介和渠道，提高特色檔案文化的社會(huì)關(guān)注度，實(shí)現(xiàn)特色檔案的價(jià)值增值。

1.特色檔案管理制度建設(shè)。特色檔案管理制度包括工作責(zé)任制和業(yè)務(wù)管理制度兩類(lèi)。其中，工作責(zé)任制指按照檔案門(mén)類(lèi)落實(shí)管理責(zé)任者及其職責(zé)，做到責(zé)任到人，職責(zé)分明。業(yè)務(wù)管理制度包括諸多方面，分列如下：（1）特色檔案安全、完整相關(guān)制度，作為特色檔案管理的前置制度。（2）逐項(xiàng)分解，建立各門(mén)類(lèi)特色檔案管理制度，細(xì)化到日常管理、資源建設(shè)、利用服務(wù)、安全體系、信息化等各個(gè)層面。（3）軟硬件設(shè)施設(shè)備規(guī)劃，提供特色檔案管理的基本物質(zhì)條件，推動(dòng)特色檔案管理向深層次發(fā)展。（4）現(xiàn)存檔案中特色檔案標(biāo)注辦法，細(xì)化、明確特色檔案歸檔范圍，并跟隨學(xué)校發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行擴(kuò)展。（5）二級(jí)單位定期或提前移交特色檔案辦法，鼓勵(lì)個(gè)人移交、捐贈(zèng)、寄存特色檔案。（6）特色檔案協(xié)同管理辦法。檔案館負(fù)責(zé)對(duì)特色檔案進(jìn)行集中、分類(lèi)管理，學(xué)校博物館、圖書(shū)館、出版社及其他單位保存的屬于特色檔案范疇的文物、圖書(shū)資料，在檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下自行管理。（7）特色檔案編研規(guī)劃，加強(qiáng)編研人力、物力、財(cái)力投入力度，有組織有計(jì)劃地開(kāi)展編研工作。（8）必要資金投入辦法，支持特色檔案管理的科研和技術(shù)創(chuàng)新，支持特色檔案的宣傳和教育工作，支持檔案部門(mén)通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等手段提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平[3]29。

2.將特色檔案作為信息化建設(shè)重點(diǎn)類(lèi)別。檔案部門(mén)要高度重視特色檔案的數(shù)字化和電子化工作，將其列入信息化建設(shè)重點(diǎn)對(duì)象。在資金供給有限的條件下，優(yōu)先照顧特色檔案的數(shù)字化工作。特色檔案包括紙張、照片、膠卷、錄音帶、唱片、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等多種載體，時(shí)間長(zhǎng)久容易損壞，因此，對(duì)年代比較久遠(yuǎn)、自然破損的特色檔案，要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，進(jìn)行搶救和保護(hù)，保證特色檔案的可讀性和可用性。

同時(shí)，加強(qiáng)特色檔案電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)。不僅要建立特色檔案電子文件收集進(jìn)館的流程，還要從電子檔案全生命周期的角度，加強(qiáng)特色檔案電子文件的源頭把控，這也是傳統(tǒng)載體檔案向數(shù)據(jù)檔案變遷的現(xiàn)實(shí)需要。因此，我們要高度重視特色檔案電子文件收集，及早進(jìn)行前端控制，加強(qiáng)電子文件四性檢測(cè)工作，在先行對(duì)接OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，推而廣之實(shí)現(xiàn)電子文件管理信息系統(tǒng)全面對(duì)接，早日建成高校數(shù)字檔案館。

3.改進(jìn)特色檔案利用服務(wù)模式。目前，許多高校大力建設(shè)師生服務(wù)中心和網(wǎng)上辦事大廳，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)信息，利用者不必長(zhǎng)途跋涉利用特色檔案，真正實(shí)現(xiàn)特色檔案高效快速利用。其中，師生服務(wù)中心仍然采用傳統(tǒng)模式，對(duì)遠(yuǎn)道而來(lái)的利用者當(dāng)面提供服務(wù)，由于師生服務(wù)中心各部門(mén)窗口集中，采用一站式服務(wù)方式，對(duì)于需要多部門(mén)協(xié)同辦理的事項(xiàng)，基本可以一次辦結(jié)。網(wǎng)上辦事大廳在原先針對(duì)校內(nèi)師生提供服務(wù)的基礎(chǔ)上，開(kāi)辟了以畢業(yè)校友為服務(wù)對(duì)象的利用渠道，通過(guò)統(tǒng)一認(rèn)證身份，提交利用申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)必要審核及安全加密措施，可以提供電子版檔案或郵寄紙質(zhì)蓋章版檔案。此外，我校檔案館還采用郵箱申請(qǐng)的方式，實(shí)現(xiàn)多形式、多途徑、快捷化利用服務(wù)，深得利用者好評(píng)。因此，改進(jìn)特色檔案利用服務(wù)模式，真正實(shí)現(xiàn)線上、線上線下相結(jié)合、線下三種服務(wù)模式，促進(jìn)特色檔案跨時(shí)間、跨區(qū)域共享利用，擴(kuò)大特色檔案文化的傳播范圍。

4.建立特色檔案管理激勵(lì)制度。高校檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)特色檔案管理的執(zhí)法檢查力度，既要加強(qiáng)檔案館內(nèi)部建設(shè)和兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，又要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)單位檔案室及業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密單位的監(jiān)督指導(dǎo)力度。其中，重點(diǎn)落實(shí)特色檔案工作責(zé)任制，檢查檔案管理設(shè)施設(shè)備、特色檔案管理制度執(zhí)行情況等，通過(guò)查閱相關(guān)材料、詢問(wèn)人員、記錄情況，加強(qiáng)特色檔案管理制度的執(zhí)行力。同時(shí)，將特色檔案管理效果列入績(jī)效考核，逐項(xiàng)打分，計(jì)入考核總成績(jī)，并對(duì)特色檔案管理優(yōu)異的單位和個(gè)人進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或頒給榮譽(yù)證書(shū)。

任何一項(xiàng)制度必須依靠人來(lái)推行，高校特色檔案管理必須在各個(gè)環(huán)節(jié)中將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，解決職責(zé)不清、追責(zé)困難問(wèn)題，并使監(jiān)督問(wèn)責(zé)制度常態(tài)化，褒獎(jiǎng)表現(xiàn)優(yōu)異者，保證特色檔案收、管、用各個(gè)流程嚴(yán)格、有序、安全，把特色檔案管理落到實(shí)處。特色檔案作為高校文化結(jié)晶和重要章節(jié)，需要妥善保管、利用、傳承，不斷提高管理水平，擴(kuò)大特色文化傳播范圍，服務(wù)于學(xué)校中心工作，發(fā)揮出存史資政的作用。