魯 紅

一、高校資產(chǎn)檔案管理中的問題及其影響

1.責(zé)任和歸檔主體存在缺位分散。在實(shí)際工作中，由于存在著管理者職責(zé)不清的問題，比如包括了學(xué)校的財(cái)務(wù)部、教務(wù)部、資產(chǎn)部門、審計(jì)部門、基建部門以及檔案和二級(jí)學(xué)院等部門，而這些部門之間的溝通協(xié)調(diào)略有欠缺，從而使得資產(chǎn)檔案管理缺乏一定的責(zé)任主體，并且歸檔主體也存在著多樣、分散的問題，責(zé)任和歸檔主體之間的問題導(dǎo)致資產(chǎn)檔案的收集情況出現(xiàn)一定的問題，不能夠及時(shí)更新和收集，從而資產(chǎn)檔案也不能清晰地反映學(xué)校資產(chǎn)的使用情況以及存量分布等情況，這對(duì)學(xué)校的財(cái)務(wù)管理和預(yù)算產(chǎn)生了不良的影響。

2.隊(duì)伍建設(shè)仍需健全。隊(duì)伍建設(shè)的不健全主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，專職或兼職管理資產(chǎn)檔案的人員不全；其次，兼具資產(chǎn)檔案所需技能的人員缺乏；再次，資產(chǎn)檔案管理人員缺乏一定的崗位職責(zé)意識(shí)；最后，從事資產(chǎn)檔案管理的人員具有較高的流動(dòng)性。由于資產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍的不健全使得資產(chǎn)購置、調(diào)配以及修理和清查等工作不能及時(shí)完成，從而造成數(shù)據(jù)的缺失或不真實(shí)，賬目和實(shí)際的資產(chǎn)不相符等情況的產(chǎn)生，影響高校資產(chǎn)的核算，因此隊(duì)伍的建設(shè)仍舊需要健全[1]。

3.收集與歸檔仍需完善。部分高校不重視資產(chǎn)檔案的收集和歸檔，資產(chǎn)檔案的不及時(shí)更新、不真實(shí)以及不規(guī)范等情況時(shí)有發(fā)生。高校資產(chǎn)檔案管理的不及時(shí)影響了相關(guān)數(shù)據(jù)的更新和分析，包括資金的流動(dòng)、分配以及安全管理，這便給學(xué)校的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理造成了不良的影響。

4.信息化建設(shè)具有一定的局限性。部分高校在信息化建設(shè)的過程中仍舊保留著嚴(yán)重的保護(hù)主義思想，這樣的思想嚴(yán)重阻礙了學(xué)校資產(chǎn)檔案管理的進(jìn)程，使得學(xué)校財(cái)務(wù)管理缺乏科學(xué)有效的核算和監(jiān)管，而這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。（1）資管檔案相關(guān)管理平臺(tái)之間有著一定程度的信息差異。例如，學(xué)校財(cái)務(wù)處的信息系統(tǒng)和資產(chǎn)信息平臺(tái)的信息系統(tǒng)并不是統(tǒng)一的，而是相互獨(dú)立的存在，因此兩者之間經(jīng)常發(fā)生獲取資產(chǎn)信息的差異。（2）資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)信息管理平臺(tái)數(shù)據(jù)并不能理想地實(shí)現(xiàn)信息共享。就目前而言，平臺(tái)資產(chǎn)數(shù)據(jù)共享端口僅僅開放于學(xué)校的資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理部門，而學(xué)校其余的教員和職工對(duì)于資產(chǎn)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)并不了解。信息傳遞的限制性導(dǎo)致了資源配置存在問題，比如資源配置不能優(yōu)化、合理資源不能共享等。舉例來說，學(xué)校有一些相對(duì)貴重的精密儀器，而由于資源共享受限，使得資源的利用率下降，導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)，使得資產(chǎn)無法產(chǎn)生最大的效益[2]。

二、優(yōu)化高校資產(chǎn)檔案管理，提升財(cái)務(wù)管理效能

1.高校資產(chǎn)檔案管理組織保障的加強(qiáng)。對(duì)高校的資產(chǎn)檔案責(zé)任和歸檔主體進(jìn)行完善，按照不同的主體制定不同的制度，將學(xué)校資產(chǎn)管理的職責(zé)按照不同的部門進(jìn)行細(xì)分，從而有助于學(xué)校資產(chǎn)管理水平的提高。比如，資產(chǎn)管理檔案歸檔的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)由學(xué)校的資產(chǎn)管理部門解決；負(fù)責(zé)高校資產(chǎn)管理的專兼職人員的專業(yè)技能培訓(xùn)也是資產(chǎn)管理部門職責(zé)之一；另外，還需對(duì)資產(chǎn)管理資料進(jìn)行整理立卷、統(tǒng)計(jì)分析，提供相關(guān)的數(shù)據(jù)為財(cái)務(wù)管理做參考；資產(chǎn)的定期清查等工作也均由資產(chǎn)管理部門來負(fù)責(zé)[3]。而資產(chǎn)管理資料的收集和上報(bào)由相關(guān)的部門、二級(jí)院系負(fù)責(zé)完成。

2.高校資產(chǎn)檔案管理人員保障的加強(qiáng)。學(xué)校負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理各部門需要配備具有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)的專職或者兼職的人員，另外，學(xué)校還可以借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)宣傳資產(chǎn)財(cái)務(wù)管理意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)檔案人員以及學(xué)校其他職工資產(chǎn)管理意識(shí)的提高，以對(duì)資產(chǎn)管理盲區(qū)或空白地區(qū)進(jìn)行清掃，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的全面化。在原有的資產(chǎn)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，增加部分具備計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理知識(shí)的人才，從而有效地提高人員的信息化水平。另外，學(xué)校也應(yīng)該充分加強(qiáng)相應(yīng)人員的培訓(xùn)工作，使培訓(xùn)成為常態(tài)，同時(shí)培訓(xùn)的內(nèi)容也應(yīng)該具體全面，從而有助于提高相應(yīng)檔案人員的知識(shí)水平和管理能力，使得他們?cè)谟?jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、檔案等多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)水平都有提升。同時(shí)，要建立完善資產(chǎn)管理人員的考核系統(tǒng)，人員的考核應(yīng)當(dāng)從檔案的收集、歸檔、移交以及更新等方面實(shí)現(xiàn)，并對(duì)這些方面進(jìn)行成績統(tǒng)計(jì)，計(jì)入年終的績效考核體系中去[4]。

3.建立健全相關(guān)規(guī)則和體系。（1）資產(chǎn)管理要具備時(shí)效性。第一，學(xué)校在各層級(jí)的資產(chǎn)管理單位之間可制定相應(yīng)的制度，其中包括對(duì)日常資產(chǎn)數(shù)據(jù)資料移交時(shí)間的規(guī)定以及財(cái)務(wù)資產(chǎn)定期匯總的規(guī)定等，從而有效縮短登記入賬與出賬之間的時(shí)間，使得資產(chǎn)和財(cái)務(wù)對(duì)賬之間的時(shí)間節(jié)點(diǎn)能夠快速確定。第二，學(xué)校可針對(duì)資產(chǎn)專項(xiàng)管理制定相應(yīng)的制度，對(duì)事前的準(zhǔn)備、事中的檢查、事后的交接等過程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，要確保管理人員的全程參與以及實(shí)際對(duì)接，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏。如此一來，也避免了對(duì)財(cái)務(wù)管理工作產(chǎn)生不良的影響[5]。（2）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)需要規(guī)范。資產(chǎn)檔案的管理需要按照高校管理的實(shí)際情況來制定相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以期實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)檔案具備標(biāo)準(zhǔn)、真實(shí)、完整等特征。數(shù)據(jù)的收集過程應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)，這也反向促進(jìn)資產(chǎn)管理工作的有效進(jìn)行，如此一來，國有資產(chǎn)損失的現(xiàn)象大大減少。（3）保障完整性。第一，面對(duì)資產(chǎn)的各個(gè)周期出現(xiàn)的文字或圖像等，資產(chǎn)管理部門要針對(duì)此提出一定的內(nèi)容范圍，從而為財(cái)務(wù)管理提供相應(yīng)的參考資料。其中包括了以下幾點(diǎn)：首先，在開始階段，相應(yīng)的部門需要對(duì)購置資產(chǎn)計(jì)劃書、可行性報(bào)告或詢價(jià)記錄進(jìn)行分析、評(píng)估、借鑒和考量等，從而形成相應(yīng)的報(bào)告，為學(xué)校的資源配置提供參考意見。學(xué)校資產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)從資產(chǎn)申購到招投標(biāo)進(jìn)行相應(yīng)的采購規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的有效配置，避免資源的浪費(fèi)。其次，是在運(yùn)行階段對(duì)資產(chǎn)的規(guī)范管理。舉例來說，對(duì)于貴重儀器，需要結(jié)合其使用說明以及質(zhì)量保證書等文件，在分析了其故障率、維修率、使用效益、售后服務(wù)、成果創(chuàng)造等方面后，對(duì)其技術(shù)性能、使用效率以及經(jīng)濟(jì)效益形成報(bào)告后提交，為高校的資源配置提供參考依據(jù)，同時(shí)也為高校的績效評(píng)價(jià)提供參考。最后是在結(jié)束階段對(duì)資產(chǎn)的規(guī)范管理。通過對(duì)設(shè)備儀器報(bào)廢的申請(qǐng)報(bào)告、技術(shù)鑒定報(bào)告以及審批意見的規(guī)范管理[6]，促使相關(guān)部門完成相關(guān)資料的歸檔和分類，其中包括了資產(chǎn)報(bào)廢和申報(bào)、財(cái)務(wù)和資產(chǎn)部門的審核備案、報(bào)批主管和財(cái)政部門等方面，從而促使相關(guān)部門完善資產(chǎn)處理的相關(guān)程序，以促進(jìn)資產(chǎn)管理的有效進(jìn)行。第二，則是要詳細(xì)歸類資產(chǎn)檔案的資料內(nèi)容，包括了重要的資產(chǎn)項(xiàng)目會(huì)議記錄、工作的計(jì)劃和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)等；清查、評(píng)估、處置國有資產(chǎn)的文件，以及產(chǎn)權(quán)，界定、變動(dòng)和糾紛的信息資料；經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任書和檢驗(yàn)報(bào)告等；信息化平臺(tái)建設(shè)中的相關(guān)信息形成報(bào)告資料以及數(shù)據(jù)分析挖掘處理后的報(bào)告等。資產(chǎn)管理部門采集了相應(yīng)的資產(chǎn)管理材料，動(dòng)態(tài)分析資產(chǎn)管理中的效率、服務(wù)共享等的狀態(tài)。如此一來，便有助于日后進(jìn)行相應(yīng)的資產(chǎn)管理。（4）考核問責(zé)體系的建立。首先是需要形成相應(yīng)的考核領(lǐng)導(dǎo)小組，才能進(jìn)行資產(chǎn)管理的考核?？己祟I(lǐng)導(dǎo)小組成員包括財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、檔案及人事部門的人員。其次是需要建立核對(duì)財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理的賬目的考核體系。此考核體系一方面需要考核資產(chǎn)材料的更新程度，另外一方面要核實(shí)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門的對(duì)接。再次，是對(duì)資產(chǎn)材料歸檔的考核。通過對(duì)其是否合法、合規(guī)進(jìn)行考核，查看其是否具備完整性和真實(shí)性[7]。另外，需要對(duì)資產(chǎn)檔案的開發(fā)利用進(jìn)行考核，明確資產(chǎn)管理檔案的利用和采納情況，查看資料的有效性。最后，是對(duì)相關(guān)管理部門的問責(zé)。面對(duì)資產(chǎn)材料的缺失、偽造等情況，要詳細(xì)追問責(zé)任部門。

4.高校資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的意識(shí)仍需強(qiáng)化。（1）各信息平臺(tái)之間的信息融合需要加強(qiáng)。第一，資產(chǎn)信息管理平臺(tái)和學(xué)校財(cái)務(wù)處之間的信息要有效地對(duì)接。資產(chǎn)和財(cái)務(wù)的管理是密不可分的，財(cái)務(wù)核算、對(duì)賬以及資產(chǎn)的審核是在資產(chǎn)和財(cái)務(wù)有效管理的情況下完成的。資產(chǎn)和財(cái)務(wù)部門的有效對(duì)接，能夠促進(jìn)各部門了解相關(guān)的資金流向，對(duì)本校的資金有明確的了解后進(jìn)行合理的資金配置，以避免資金的浪費(fèi)。其中可包括經(jīng)費(fèi)查詢、預(yù)約報(bào)銷等渠道，使得相關(guān)部門對(duì)學(xué)校的經(jīng)費(fèi)有詳細(xì)的了解，避免資金的浪費(fèi)。另外，預(yù)約報(bào)銷部分也能夠促進(jìn)入賬和出賬的同步進(jìn)行，解決了高校職工使用經(jīng)費(fèi)的難題。第二，現(xiàn)代辦公系統(tǒng)和資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)端口的完美連接也是必不可少的，這是實(shí)時(shí)收集資產(chǎn)財(cái)務(wù)管理中相關(guān)重要文件信息的技術(shù)支持。比如，高?？梢杂行Ю肙A 和釘釘辦公的系統(tǒng)軟件等，通過辦公和資產(chǎn)兩套系統(tǒng)的聯(lián)系，以期實(shí)時(shí)歸檔非涉密性的資產(chǎn)文件。（2）移動(dòng)新技術(shù)的運(yùn)用需要加強(qiáng)。高校也要通過資產(chǎn)信息管理平臺(tái)和移動(dòng)信息平臺(tái)的有效對(duì)接，以期實(shí)現(xiàn)使用者和管理者能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行資產(chǎn)管理服務(wù)，包括資產(chǎn)的驗(yàn)收、登記以及處置、清查、審批等各個(gè)流程，使用者和管理者便能夠動(dòng)態(tài)掌握資產(chǎn)的信息。這在資產(chǎn)的財(cái)務(wù)管理上也不失為一項(xiàng)新的技術(shù)革新。如此一來，不論是管理者還是使用者都能夠有效的實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的財(cái)務(wù)管理和使用。（3）資產(chǎn)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的共享需要加強(qiáng)。資產(chǎn)信息管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享也是資產(chǎn)管理項(xiàng)目中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。只有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效共享，才能實(shí)現(xiàn)資源配置的合理優(yōu)化。因此，要保證數(shù)據(jù)信息的安全，確保全校教職工都有權(quán)訪問相應(yīng)的資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)，從而使全校的教職工充分地了解學(xué)校的固有資產(chǎn)，避免資源的重復(fù)購置，實(shí)現(xiàn)資源配置的最大效益。