陳江燕，劉美彤，艾婷婷，孟泰舟

(1.遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，遼寧 沈陽 110161； 2.遼寧省沙地治理與利用研究所，遼寧 阜新 123000；3.盤錦市綠色發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 盤錦 124010)

檔案工作是一個(gè)單位整體工作的一部分，是各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，檔案作為單位重要活動(dòng)的原始憑證，其作用不容忽視?？蒲袡n案是科技檔案中的重要門類，是科學(xué)研究各階段進(jìn)展情況的重要載體和存在的一種體現(xiàn)形式?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，社會(huì)發(fā)展必須依靠科技的力量[1]。農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的歷史積累和基礎(chǔ)資源，對(duì)農(nóng)業(yè)研究、科技成果轉(zhuǎn)化、鄉(xiāng)村振興和促進(jìn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，做好農(nóng)業(yè)科研檔案工作是科研工作的重點(diǎn)任務(wù)。國家檔案局于2020年發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》，不僅強(qiáng)調(diào)了科研檔案的重要性，同時(shí)對(duì)科研檔案的歸檔范圍做了進(jìn)一步明確。

目前，有的省份農(nóng)業(yè)科研單位的科研檔案總體做得還不夠細(xì)致和規(guī)范。根據(jù)實(shí)地調(diào)研并結(jié)合實(shí)體檔案庫存情況，發(fā)現(xiàn)主要存在有檔不歸、歸檔不及時(shí)、檔案缺失等主要問題。筆者根據(jù)多年的科研管理和檔案管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)存在的問題進(jìn)行了歸納、分析和總結(jié)，并提出一些具體建議，以期能規(guī)范科研檔案的歸檔工作。

1 存在的問題

1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案工作重視程度不夠

檔案工作是單位整體工作的重要組成部分，但一些單位對(duì)檔案工作重視程度不夠，沒有完全將檔案工作做到“三納入”工作計(jì)劃中，在具體操作中沒有執(zhí)行“四同步”工作原則，主觀上忽視國家對(duì)檔案管理的總體要求。一是認(rèn)為檔案工作可以緩慢推進(jìn)，與其他工作相提并論時(shí)，把檔案工作排在最后。二是不關(guān)注檔案工作總體進(jìn)展情況，更不了解信息時(shí)代檔案管理員的工作內(nèi)容和工作量，從而出現(xiàn)檔案管理人員配備不齊全的現(xiàn)象。三是檔案工作雖然涉及到單位每個(gè)部門，是單位整體工作內(nèi)容，但科研單位檔案室絕大多數(shù)都是掛靠在某個(gè)部門之內(nèi)，檔案員除了做好常規(guī)檔案管理外，沒有能力協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系。

1.2 重視科研成果產(chǎn)出，忽視科研檔案管理

科研管理注重目標(biāo)管理，有些單位只重視成果的產(chǎn)出，忽視科研的過程管理和科研檔案的形成、收集工作[2]。比如，多數(shù)科技人員關(guān)心課題驗(yàn)收、獎(jiǎng)勵(lì)獲得、論文發(fā)表、專利申報(bào)等科研成果，對(duì)在研究過程中科技材料的歸檔范圍和歸檔方法都不知情，雖然內(nèi)部有科研檔案管理辦法，但是科技人員卻很少主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。科研管理者導(dǎo)向的偏頗，也是導(dǎo)致科技人員科研檔案不歸或是漏歸的原因之一。

1.3 歸檔隨意性強(qiáng)，缺少獎(jiǎng)罰機(jī)制

一般情況，科研管理部門人員負(fù)責(zé)本單位的科研管理檔案的收集和歸檔工作，而課題主持人負(fù)責(zé)科研檔案的立卷和歸檔工作[3]。科研檔案歸檔范圍包括申報(bào)立項(xiàng)、實(shí)驗(yàn)研究、中期評(píng)估和驗(yàn)收過程中形成的文字、圖表、音像等材料，待課題完成后將課題所有材料移交到檔案室進(jìn)行立卷歸檔。國家雖然有文件要求，但在單位的檔案管理工作中，有些條款卻沒有認(rèn)真執(zhí)行，沒有真正落實(shí)。檔案管理沒有約束機(jī)制或機(jī)制不健全，檔案管理部門沒任何權(quán)力去約束他人，最后也只能不了了之，造成檔案工作的各種問題。例如，有的科研管理人員把連續(xù)幾年的科研材料私自丟棄；科研課題材料在歸檔范圍內(nèi)卻沒有主動(dòng)提交，檔案管理人催要也不歸檔；有的即使歸檔也是不齊全的材料。這些人為因素導(dǎo)致科研檔案材料的缺失和不完整，沒有人去追究其責(zé)任，也沒有影響個(gè)人的職稱晉級(jí)和考核結(jié)果。

1.4 科研檔案管理環(huán)節(jié)缺失

國家檔案局2020年11月發(fā)布的國家檔案局十五號(hào)令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中提到，科研課題在立項(xiàng)、實(shí)驗(yàn)、評(píng)價(jià)、驗(yàn)收階段都應(yīng)由檔案管理人員對(duì)科研檔案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。但工作中，很多檔案管理人員并沒有參與單位科研項(xiàng)目驗(yàn)收這一重要環(huán)節(jié)。檔案管理人員對(duì)年度在研項(xiàng)目數(shù)量、驗(yàn)收項(xiàng)目數(shù)量和驗(yàn)收時(shí)間等科研課題總體運(yùn)行情況都不掌握。檔案管理部門和科研管理部門各自為政，配合度不高，脫節(jié)現(xiàn)象比較嚴(yán)重。特別是在2001年以后，一些省份的科技主管部門取消了課題鑒定評(píng)價(jià)，而課題驗(yàn)收對(duì)科研檔案沒有強(qiáng)制要求，課題組驗(yàn)收前不主動(dòng)到檔案室報(bào)備，驗(yàn)收會(huì)現(xiàn)場沒有檔案專家，缺少科研檔案查驗(yàn)這一環(huán)節(jié)，驗(yàn)收現(xiàn)場匯報(bào)的材料里提到檔案材料齊全也成了空話和套話。項(xiàng)目驗(yàn)收前脫離了檔案管理人員的監(jiān)管，歸檔的科研檔案也就很難齊全、完整和準(zhǔn)確。

1.5 停留在紙質(zhì)檔案收集層面，檔案完整性較差

紙質(zhì)檔案是最能體現(xiàn)原始記錄的記載方式，大多數(shù)單位還停留在紙質(zhì)檔案的收集和整理上。在信息時(shí)代，科研管理網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)和平臺(tái)很多，比如課題的申報(bào)和結(jié)題、成果入庫、科技查新等工作都是利用網(wǎng)絡(luò)，在電腦上操作完成的。但科技管理系統(tǒng)與單位檔案管理系統(tǒng)沒有轉(zhuǎn)接口，檔案管理部門無法獲取上報(bào)的電子文件材料。如果科研人員對(duì)科技管理平臺(tái)提交的科技文件材料不進(jìn)行下載、移交，那么科研檔案就只能停留在傳統(tǒng)檔案收集，無法保證科研檔案完整、齊全、系統(tǒng)。

2 對(duì)策與建議

2.1 科研檔案工作真正列入科研管理工作

科研檔案是科研工作的真實(shí)資料，是科研管理工作的一部分，科研單位不能只重視科研工作而忽視科研材料的管理工作[4]?？蒲袉挝粦?yīng)以國家對(duì)檔案管理人員“三納入”、檔案工作“四同步”的要求為指導(dǎo)思想，課題立項(xiàng)與科研檔案歸檔要求同步，以保障實(shí)驗(yàn)階段、績效評(píng)價(jià)、成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣等過程中形成的材料全部歸檔。課題階段檢查時(shí)要檢查科研材料形成情況，課題驗(yàn)收時(shí)應(yīng)有單位檔案管理員參加，如果檔案材料不齊全將不能通過驗(yàn)收和報(bào)獎(jiǎng)。

2.2 加強(qiáng)多方位宣傳，筑牢檔案人人有責(zé)的意識(shí)

加強(qiáng)檔案法和國家檔案局十五號(hào)令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的宣傳，筑牢檔案人人有責(zé)的意識(shí)。一是通過檔案法掛圖或是網(wǎng)站發(fā)布滾動(dòng)字幕及動(dòng)態(tài)圖片形式，對(duì)檔案的重要性進(jìn)行宣傳。二是通過舉辦檔案培訓(xùn)班或是微信、QQ工作群向科研人員普及科研檔案的工作屬性和業(yè)務(wù)范圍。三是轉(zhuǎn)載國家檔案局或是省檔案局檔案工作規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)分享給科研人員，讓大家掌握科研檔案整理和立卷時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)和要點(diǎn)。通過多角度全方位的宣傳，科研人員歸檔意識(shí)會(huì)得到明顯提高。

2.3 履清職責(zé)，保障科研檔案工作有序開展

國家檔案局十五號(hào)令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》細(xì)化了科研檔案歸檔的幾個(gè)關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并在國家層面明確了歸檔范圍，為各單位科研檔案歸檔提供了執(zhí)行依據(jù)。科研單位應(yīng)將科研檔案工作納入單位年度重點(diǎn)工作來抓，科研管理部門負(fù)責(zé)科研管理檔案的歸檔工作，科研管理人員要改變觀念，從只重視科研成果數(shù)字管理同步重視科研檔案。各課題的兼職檔案員負(fù)責(zé)科研課題檔案的收集、立卷和歸檔工作?？蒲泄芾聿块T年初把年度課題計(jì)劃表和計(jì)劃驗(yàn)收的項(xiàng)目表報(bào)送給檔案管理部門，檔案部門及時(shí)了解科研課題整體工作并給予檔案工作方面的指導(dǎo)。一是在項(xiàng)目立項(xiàng)成功后要及時(shí)給予檔案指導(dǎo)，提出科研檔案歸檔的要求，保證歸檔規(guī)范。二是課題研究進(jìn)展中要檢查科研檔案形成的情況，保證檔案材料真實(shí)有效。三是課題驗(yàn)收前要對(duì)課題檔案進(jìn)行完整性和真實(shí)性、準(zhǔn)確性檢查，科研管理部門和檔案管理部門相互配合，保證科研檔案的規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化。

2.4 建立科研檔案監(jiān)管機(jī)制

建立科研檔案監(jiān)管機(jī)制，使科研檔案的被動(dòng)歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)歸檔[5]。監(jiān)管機(jī)制由科研單位的綜合檔案管理、科研管理和人事教育等相關(guān)部門共同監(jiān)管科研檔案歸檔情況。一是課題結(jié)題或驗(yàn)收時(shí)，如果科研檔案不齊全，科研管理部門將不能讓其進(jìn)入結(jié)題或是驗(yàn)收環(huán)節(jié)。二是課題報(bào)獎(jiǎng)或申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，如果課題主持人有未歸檔的科研檔案材料，將不能再次申報(bào)項(xiàng)目或報(bào)獎(jiǎng)。三是將科研檔案工作納入單位考核機(jī)制，課題主持人職稱晉級(jí)和考核評(píng)價(jià)時(shí)，如果存在科研檔案缺失、未歸檔、不齊全等現(xiàn)象，將不能正常晉級(jí)和評(píng)優(yōu)。

2.5 紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)并存

當(dāng)前已是信息社會(huì)、大數(shù)據(jù)時(shí)代，國家正在大力進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，但是紙質(zhì)檔案與電子檔案在很長一段時(shí)間都將同時(shí)并存、互補(bǔ)。比如調(diào)查薄，是科研人員試驗(yàn)數(shù)據(jù)的第一手材料，也是重要的原始記錄，必須要進(jìn)行紙質(zhì)保存。而科研管理類的檔案材料，比如合同和驗(yàn)收材料等，在檔案管理軟件里先建立科研檔案分級(jí)目錄，庫存實(shí)體檔案要進(jìn)行數(shù)字化掃描、格式轉(zhuǎn)換，在軟件中進(jìn)行有效掛接后提供利用，這樣可以方便科研人員隨時(shí)查詢。通過科研管理平臺(tái)或是系統(tǒng)申報(bào)的課題材料，如果與檔案管理軟件端口不能兼容，科研管理部門就主動(dòng)將上傳文檔導(dǎo)出，做好目錄清單后，將有效讀取格式的電子文件移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。

檔案工作是一個(gè)單位的重要工作內(nèi)容，科研檔案更是科研單位檔案工作中的重要部分之一。它不僅是單位科研活動(dòng)歷程的原始記錄，同時(shí)也是單位科研發(fā)展水平和綜合管理能力的體現(xiàn)。我們應(yīng)重視農(nóng)業(yè)科研檔案的收集與管理，規(guī)范科研檔案立卷程序，保障科研檔案完整，為單位科技創(chuàng)新事業(yè)提供服務(wù)，更好地促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展。