摘 要：在全新的歷史時期，我國檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。電子檔案管理是一個新興的領域，可借鑒的經(jīng)驗不多，因此，在日常的電子檔案管理中不可避免會出現(xiàn)許多傳統(tǒng)檔案管理沒有的問題。本文結(jié)合工作實際，通過分析在電子檔案管理工作中存在的問題，提出行之有效的解決對策。

關鍵詞：電子檔案管理;問題;對策

前言

信息化時代到來，事業(yè)單位和國家各個職能部門已基本實現(xiàn)自動化和無紙化辦公。因此，大量的電子文件替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子檔案也順應而生。從此，檔案管理逐步進入電子化管理模式。

1 電子檔案的優(yōu)勢

1.1 有助于成本的節(jié)約

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理能夠有效縮減管理過程當中的人、財、物的成本[1 ]。

首先，可節(jié)約大量的空間。據(jù)了解，很多單位在最初的建設規(guī)劃中，并沒有設置獨立的檔案庫房，檔案一般存放于辦公室內(nèi)的柜子。隨著國家對檔案的重視，為了檔案的安全，要求各單位必須配備專用的檔案庫房，并且要求檔案庫房、閱覽室、辦公用房分開。很多單位空間局促，電子檔案則可以規(guī)避由于空間不足給帶來的問題。

其次，可有效減少成本開支。檔案庫房的配置要求比一般的辦公用房要高，必須符合國家對于檔案庫房建設的相關要求，在設施的配置上，必須符合“八防”要求，配置各種安全設施，另外，還有日常檔案耗材的購買，也是一筆不菲的開支。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理需要的成本要低得多，只需配備相應的存儲設備即可實現(xiàn)，即使是建設電子檔案管理系統(tǒng)，也是一次性投資，平時只需日常維護即可，可以大大節(jié)省更換設備帶來的成本。

此外，電子檔案管理還可以節(jié)約大量的人力資源。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理都需要花費大量的人力進行規(guī)范化的整理，鑒定、編碼、錄入、裝訂、制作案卷等檔案整理工作，不僅工作效率較低，還容易出錯。電子檔案可以通過信息技術的應用來實現(xiàn)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)存，這樣就能提高工作人員的工作效率，可以通過可視化工作的方式來簡化其工作的步驟，有效規(guī)避繁瑣工作帶來的時間成本和人力成本的投入。

1.2 有助于提高檔案資源共享和利用服務能力

傳統(tǒng)的檔案管理在檔案利用服務時，只能依靠人工查閱目錄的方式，除了檔案管理人員，其他人無法了解本單位的檔案數(shù)量和內(nèi)容情況，根本無法實現(xiàn)檔案資源的共享。電子檔案管理則可通過信息技術的加持來提高其應用的性能，因此，電子檔案能夠有效解決過去單一紙質(zhì)檔案無法滿足的信息共享需求，也能通過集成化管理來實現(xiàn)對電子檔案信息內(nèi)容的全面應用，通過輔助軟件的應用來降低電子檔案管理的強度，通過對電子檔案進行有效的管理，不僅能實現(xiàn)檔案資源共享，也能為用戶提供更快、更全面、更準確的檔案利用服務。

1.3 有助于我國環(huán)保事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

大量的紙質(zhì)檔案對環(huán)境有直接的影響。因為紙質(zhì)檔案管理必然需要通過紙的應用來滿足媒介轉(zhuǎn)載的需求，用紙必然要砍伐樹木，而過度砍伐樹木勢必會對環(huán)境造成極大的破壞，另外造紙廠造成的環(huán)境污染也很嚴重。電子檔案則遵循了我國可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標，在一定程度上為我國的綠色環(huán)保發(fā)展做出了貢獻，這也是當前電子檔案管理被提倡的一個重要因素。

2 新形勢下電子檔案管理存在的問題

電子檔案管理相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式來說，有其自身的優(yōu)勢，但是電子檔案的管理對檔案管理者來說是新興的領域，大部分檔案工作者對電子檔案的管理還比較陌生，無實際管理經(jīng)驗。任何新生的事物都需要時間和經(jīng)驗才能完善和發(fā)展，電子檔案管理也一樣，不僅管理的模式發(fā)生了變化，同時管理的載體也發(fā)生了變化，電子檔案管理不僅需要人，還需要各種軟硬件的支持。因此，電子檔案的管理比傳統(tǒng)的檔案管理難度更大，對管理者的要求更高，存在的問題也不少。

2.1 電子檔案管理存在一定的安全隱患

眾所周知，電子檔案基本是在移動硬盤或計算機硬盤中存儲的，所以若缺乏電子信息檔案管理相關制度，在利用電子檔案時，就會造成損壞或不可讀的情況，嚴重威脅電子檔案的安全。另外，由于電子檔案管理系統(tǒng)在建設過程中存在一定的不足，導致利用信息技術處理檔案的過程中，也會遇到死機、電源中斷、系統(tǒng)失靈等情況，這些突發(fā)狀況都會導致檔案數(shù)據(jù)的丟失。再者，網(wǎng)絡環(huán)境中會存在一些病毒，若不慎被安裝了病毒程序，則進一步增加了檔案信息被泄露、被不法分子篡改或竊取檔的風險。由此可見，新形勢下電子檔案安全問題存在一定的不穩(wěn)定性，尤其網(wǎng)絡“黑客”技術能力的不斷提升，對我們的電子檔案管理系統(tǒng)將造成更大的危害[2 ]。

2.2 電子檔案管理方法有待完善

電子檔案管理的整體應用相較于過去的紙質(zhì)檔案來說，有著應用性能進一步升級的特點，但是在具體的電子檔案管理方法上，卻因缺乏現(xiàn)代化管理意識和方法，當前電子檔案管理工作仍然存有隨意性的問題，這也直接揭示了在電子檔案管理工作制度上的不完善，無法滿足當前電子檔案管理的需求。

2.3 信息化水平不高

大家都知道，電子檔案的管理必須依靠信息化技術，因此，信息化水平的高低直接影響電子檔案管理的水平。目前，就事業(yè)單位而言，現(xiàn)有的檔案人員普遍年齡偏大，基本上不具備或只具備很少信息化知識，這也是導致電子檔案管理水平不高的重要原因。

3 新形勢下事業(yè)單位電子檔案管理對策

3.1 實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與電子政務系統(tǒng)的有效銜接

據(jù)了解，大部分事業(yè)單位的電子政務系統(tǒng)和檔案部門的檔案信息系統(tǒng)是分開建設的，而且電子政務系統(tǒng)要早于檔案信息系統(tǒng)，最初建設電子政務系統(tǒng)是為了方便辦理公文，沒有考慮到電子文件的整理歸檔問題，因此早期的電子文件基本上已經(jīng)丟失，無法保證電子檔案的齊全和完整。筆者建議在建設電子公文系統(tǒng)的同時，要充分考慮到與檔案信息系統(tǒng)的銜接問題。筆者所在的單位，已經(jīng)實現(xiàn)了電子公文系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的高度融合。每個人將自己辦結(jié)的文件經(jīng)過初步鑒定后及時歸入預歸檔庫（中間庫），檔案管理人員對在預歸檔庫里的電子文件進行二次鑒定后，補充完整電子文件的相關信息，賦予符合要求的電子檔號后，可直接形成電子檔案。因此，通過兩個系統(tǒng)的互相聯(lián)接，可實現(xiàn)在線歸檔，在線查閱，通過對每個人的角色權限、對每份文件的權限設置，可實現(xiàn)對每一份檔案的有效安全利用，最大程度上保證檔案信息的安全。系統(tǒng)的建設和使用，不僅能提高檔案工作效率，也實現(xiàn)了檔案資源共享和檔案的快速利用。

3.2 完善制度，降低安全隱患

隨著當前信息技術的不斷普及，傳統(tǒng)意義的檔案管理工作模式顯然已經(jīng)無法滿足當前時代的發(fā)展需求，各單位早期制訂的相關檔案管理制度，主要是針對紙質(zhì)檔案而言，因此需要制訂或完善電子檔案管理制度，通過制度約束歸檔者。同時，還應注意對電子檔案進行安全備份，以防在電腦突然出現(xiàn)故障的情況下，電子檔案資料丟失。近幾年，國家檔案局要求各單位對電子檔案進行異地備份工作。為了保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全，各單位應盡快開展電子檔案異地備份工作，為了保證檔案的安全，可以采用與兄弟單位互相備份的方式，保證電子檔案在遇到各種自然災害時，數(shù)據(jù)不丟失或被損壞。應完善檔案信息系統(tǒng)，增強系統(tǒng)抵御外界病毒的能力。另外，應定期對系統(tǒng)進行升級，以此杜絕或減少外界病毒侵入電腦的可能性。

3.3 優(yōu)化電子檔案管理方法

電子檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在管理方法上有很大的不同，因此要想提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，檔案人員必須改變原來的檔案管理方法，形成或優(yōu)化新的電子檔案管理方法，保證電子檔案管理規(guī)范和科學。在電子檔案管理過程中，可能會面臨檔案被更改及檔案丟失等問題，因此，需要通過優(yōu)化檔案管理的方法來確保檔案的真實性和完整性。此外，應特別注意維護原始檔案的真實性，若紙質(zhì)檔案與電子檔案同時存在，應實行雙軌制的檔案管理模式，將原始檔案紙質(zhì)版進行存檔，以此留存電子檔案的原始證據(jù)。

3.4 進一步提高信息化水平

電子檔案無論是建立檔案、管理檔案還是利用檔案，都離不開信息技術[3 ]。因此，檔案人員必須在掌握檔案相關知識的同時，掌握一定的信息化知識。為了提高檔案人員的信息化水平，各單位應及時對檔案人員進行有效的培訓，邀請有關信息化方面的專家或老師授課，采用理論與實踐相結(jié)合、一對一或等方式對檔案人員進行培訓，快速地提高檔案人員的信息化水平。另外，應與單位的信息化部門取得長期的溝通與聯(lián)系，為電子檔案的管理提供有效的技術支持。只有通過多方面的手段，才能進一步提高電子檔案的管理水平。

總結(jié)

隨著現(xiàn)代社會發(fā)展速度的不斷加快，信息時代的到來也進一步提升了電子檔案應用的價值，對于事業(yè)單位而言，必須要保證在新形勢的發(fā)展背景下，通過建設檔案信息系統(tǒng)、保護電子檔案安全、優(yōu)化電子檔案管理方法和提高信息化水平等方式，實現(xiàn)電子檔案管理的快速發(fā)展，全面提升我國檔案管理水平。

參考文獻：

[1]劉旭霞.新形勢下工程電子檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2020（09）：61—62.

[2]李真.新形勢下辦公室電子檔案管理問題及應對策略[J].辦公室業(yè)務，2020（16）：176—177.

[3]張艷.強化事業(yè)單位電子檔案管理的可行路徑探究[J].文存閱刊，2020（17）：53.

作者簡介：楊會，自然資源部南海局館員，研究方向：檔案管理。