寇麗梅 賀 勇

20世紀(jì)90年代以來，首先以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)為代表的信息技術(shù)，近年來以大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈為代表的新信息技術(shù)改變了商業(yè)運(yùn)營(yíng)模式，也從技術(shù)層面深刻影響著財(cái)務(wù)管理工作，倒逼財(cái)務(wù)管理進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型。2016年《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》明確要求科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)應(yīng)用信息化手段優(yōu)化管理。經(jīng)過不斷探索和推動(dòng)，大多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位都開展了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。本文擬在分析現(xiàn)有科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)實(shí)踐的基礎(chǔ)上，提出對(duì)建設(shè)原則和路徑的一點(diǎn)思考。

一、科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)實(shí)踐

目前，大多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位開展了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)實(shí)踐，對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的需求已經(jīng)比較清晰，采取的模式各不相同，各有優(yōu)劣。

（一）科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化需求分析

綜合現(xiàn)有實(shí)踐來看，科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化需求已經(jīng)非常明確，各單位可以根據(jù)自身實(shí)際確定不同層面的需求目標(biāo)。

1.通過“預(yù)制單”模式實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)電算化向財(cái)務(wù)信息化的跨越。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化階段，信息技術(shù)主要實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)報(bào)表向電子報(bào)表、手動(dòng)記賬向電子記賬的跨越。此階段所有的會(huì)計(jì)信息都是會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證手工錄入到會(huì)計(jì)電算化軟件中的。由于會(huì)計(jì)人員對(duì)業(yè)務(wù)的理解度、工作精細(xì)度、工作量承受度的不同，不同單位會(huì)計(jì)信息的真實(shí)度、詳細(xì)度、科學(xué)度均存在較大差異。特別是由于會(huì)計(jì)人員不是具體業(yè)務(wù)人員，對(duì)業(yè)務(wù)理解的不同，造成會(huì)計(jì)信息對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)際的反映必然存在偏差。進(jìn)入到財(cái)務(wù)信息化階段后，管理水平較高的企業(yè)開始自行開發(fā)或者委托專業(yè)服務(wù)商設(shè)計(jì)，開發(fā)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相融合的一體化管理信息系統(tǒng)，在通過管理信息系統(tǒng)完成業(yè)務(wù)處理的同時(shí)，將相應(yīng)的信息直接轉(zhuǎn)換為會(huì)計(jì)信息，實(shí)現(xiàn)了與會(huì)計(jì)信息相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)同時(shí)也是會(huì)計(jì)憑證，即“預(yù)制單”，使會(huì)計(jì)人員在處理賬務(wù)之前會(huì)計(jì)基礎(chǔ)憑證就已完成，這在很大程度上既能使會(huì)計(jì)人員從重復(fù)錄入業(yè)務(wù)信息的基礎(chǔ)工作中解脫出來，也保證了會(huì)計(jì)信息真實(shí)并準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)。對(duì)于科學(xué)事業(yè)單位，“預(yù)制單”功能是財(cái)務(wù)信息化的首要和最低需求。

2.通過“線上審批”便利服務(wù)對(duì)象。財(cái)務(wù)報(bào)銷“慢”，財(cái)務(wù)報(bào)銷“繁”是財(cái)務(wù)領(lǐng)域落實(shí)科研“放管服”要求的痛點(diǎn)問題?！奥迸c“繁”突出表現(xiàn)在手工填制報(bào)銷單又“慢”又“繁”和層層審批又“慢”又“繁”兩個(gè)方面。通過建設(shè)具有報(bào)銷審批流程功能的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)報(bào)銷從“線下”變?yōu)椤熬€上”，不必再填紙質(zhì)報(bào)銷單，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批（核）也轉(zhuǎn)為線上，將人跑路變成數(shù)據(jù)跑路，可以大大節(jié)省科研人員和各級(jí)審批（核）人員的時(shí)間。因此，對(duì)于科學(xué)事業(yè)單位而言，“線上審批”功能是財(cái)務(wù)信息化的核心需求。

3.通過“預(yù)設(shè)規(guī)則”嵌入內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)電算化階段，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、支出內(nèi)容是否合規(guī)、審批環(huán)節(jié)是否健全等內(nèi)部控制執(zhí)行，都是通過財(cái)務(wù)人員人工審核判斷的。人工審核，一是容易出紕漏。雖然所有的財(cái)務(wù)部門都有復(fù)核制度，但是遇到月底年終業(yè)務(wù)量特別大的時(shí)候，往往難免出現(xiàn)疏漏。二是對(duì)業(yè)務(wù)水平要求高?，F(xiàn)在的財(cái)務(wù)管理規(guī)制非常多，差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、不同類型項(xiàng)目的科目比例限制等要求眾多，對(duì)財(cái)務(wù)審核人員業(yè)務(wù)熟悉程度要求非常高，一旦遇到崗位人員變動(dòng)，就可能會(huì)出現(xiàn)審得慢、不會(huì)審的問題?？茖W(xué)事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)“線上審批”的基礎(chǔ)上，將費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、審批節(jié)點(diǎn)和要點(diǎn)、科目支出要求等固化在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的“內(nèi)嵌”，滿足財(cái)務(wù)信息化實(shí)現(xiàn)升級(jí)的需求。

（二）科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化的難點(diǎn)

1.用戶滿意難。財(cái)務(wù)信息化如果使用外購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)，既要改變單位內(nèi)各類用戶傳統(tǒng)的報(bào)銷習(xí)慣，還必須適應(yīng)外購(gòu)系統(tǒng)限定的管理流程，單位相關(guān)人員需要適應(yīng)，原有管理流程可能還要變更。如果是自行開發(fā)的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，按照信息化建設(shè)的普遍規(guī)律，在系統(tǒng)上線初期難免會(huì)有一段功能完善周期，在報(bào)銷工作中難免出現(xiàn)一些重復(fù)或修正。因此，在財(cái)務(wù)信息化早期階段，很難使業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和報(bào)銷服務(wù)對(duì)象都滿意。

2.流程再造難。在財(cái)務(wù)信息化過程中，必然涉及到財(cái)務(wù)管理流程再造，必須要打破傳統(tǒng)的線下管理流程，從業(yè)務(wù)和管理需求出發(fā)，在明晰業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，從預(yù)算、采購(gòu)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、資產(chǎn)、決算等整個(gè)財(cái)務(wù)流程通盤考慮，根據(jù)數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流再造管理流程。如果不進(jìn)行流程再造，財(cái)務(wù)信息化的便捷性優(yōu)勢(shì)就無法有效體現(xiàn)，但是流程再造是管理習(xí)慣、管理方式、管理規(guī)則的變革，涉及多個(gè)部門，無論在管理上、技術(shù)上還是實(shí)施上都是挑戰(zhàn)。

3.風(fēng)險(xiǎn)控制難。實(shí)行財(cái)務(wù)信息化改造后，內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了深刻變化，必須重新構(gòu)建與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系。同時(shí)，實(shí)行財(cái)務(wù)信息化改造后，單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)病毒危害、非授權(quán)客戶入侵等，也是單位財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)新的安全隱患。財(cái)務(wù)信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)防控，要通過崗位分工、制度管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控來實(shí)現(xiàn)，需要財(cái)務(wù)部門進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)、內(nèi)部控制建設(shè)和能力建設(shè)。

（三）科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化實(shí)踐

1.財(cái)務(wù)核算軟件升級(jí)審批流程功能。部分科學(xué)事業(yè)單位以原有的財(cái)務(wù)核算軟件為基礎(chǔ)，增加在線審批功能。目前部分科學(xué)事業(yè)單位選擇在原有的財(cái)務(wù)核算軟件基礎(chǔ)上升級(jí)審批流程功能，實(shí)現(xiàn)了線上審批，支持移動(dòng)辦公，將人跑路變成數(shù)據(jù)跑路，提高了審批效率。其優(yōu)點(diǎn)是所有會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生、分析均在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全度高；缺點(diǎn)是后期新功能開發(fā)靈活度低，需要所有用戶適應(yīng)財(cái)務(wù)核算軟件的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，比如使用前需要勾選不同賬套。

2.單獨(dú)開發(fā)財(cái)務(wù)報(bào)銷審批系統(tǒng)。部分科學(xué)事業(yè)單位在財(cái)務(wù)核算軟件之外，由辦公自動(dòng)化軟件服務(wù)商設(shè)計(jì)開發(fā)財(cái)務(wù)報(bào)銷審批系統(tǒng)，財(cái)務(wù)報(bào)銷審批系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算軟件相互自動(dòng)交換數(shù)據(jù)。其優(yōu)點(diǎn)是由于辦公自動(dòng)化軟件開發(fā)技術(shù)非常成熟，財(cái)務(wù)報(bào)銷審批系統(tǒng)各種功能開發(fā)靈活度高，可以與辦公自動(dòng)化結(jié)合實(shí)施；缺點(diǎn)是需要在兩個(gè)系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆€(wěn)定性、安全性有較高要求。

3.整體開發(fā)院所一體的集團(tuán)級(jí)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。部分大型科研院所選擇統(tǒng)一開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版或是云端版的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，所有隸屬單位審批和核算都通過該系統(tǒng)完成。其優(yōu)點(diǎn)是可以實(shí)現(xiàn)穿透式管理，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；缺點(diǎn)是開發(fā)周期長(zhǎng)、難度大、成本高，下屬單位特殊需求難以滿足。

二、科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的原則

財(cái)務(wù)信息化的最終目標(biāo)是落實(shí)政策制度要求，便利用戶使用，通過信息化實(shí)現(xiàn)科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理服務(wù)升級(jí)?？茖W(xué)事業(yè)單位開展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，要從實(shí)際出發(fā)，遵循以下原則。

（一）適用性原則

財(cái)務(wù)信息化和信息技術(shù)應(yīng)用，必須適應(yīng)單位規(guī)模、本單位階段性目標(biāo)和單位信息化建設(shè)的發(fā)展階段。一是不同的單位規(guī)模可選擇不同的信息化模式，如大型科研院所可以選擇財(cái)務(wù)共享中心、財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化核算平臺(tái)模式；而獨(dú)立的基層科學(xué)事業(yè)單位可以選擇在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)管理一體化。二是根據(jù)單位擬實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)選擇不同的技術(shù)手段，如單位存在大量簡(jiǎn)單重復(fù)的工作，不需要較多的人為判斷，需要提升效率，降低重復(fù)工作差錯(cuò)率、節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可得、安全可控并且及時(shí)響應(yīng)，那么可以選擇機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)。三是根據(jù)單位信息化的不同發(fā)展階段推進(jìn)信息化建設(shè)開展。不同單位信息化起步時(shí)間不同，信息化初始階段首先要解決單位流程再造和系統(tǒng)建設(shè)，而隨著單位信息化程度不斷提高要逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。因此，單位要實(shí)事求是，量體裁衣，適應(yīng)自身信息化發(fā)展階段。

（二）規(guī)范性原則

科學(xué)事業(yè)單位資金來源主要為科研項(xiàng)目資金，這些資金多為國(guó)家財(cái)政資金，資金使用既要符合項(xiàng)目資金管理要求，也要符合國(guó)家各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定，要貫徹好國(guó)家“過緊日子”精神。因此，規(guī)范單位科研項(xiàng)目資金管理的前提，則是制定切實(shí)可行的制度。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)把規(guī)范性滲透到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)各項(xiàng)工作之中，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)控，要在單位財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中設(shè)置規(guī)范流程，強(qiáng)化必要的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和科目支出要求監(jiān)管，運(yùn)用信息手段確?？蒲许?xiàng)目資金管理使用規(guī)范化。

（三）便利化原則

財(cái)務(wù)信息化只有便利才具生命力。如果財(cái)務(wù)信息化讓科研人員覺得更“慢”更“繁”了，得不到科研人員認(rèn)可和支持，那么推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)就舉步維艱，同時(shí)也會(huì)降低單位整體效率。因此在財(cái)務(wù)信息化尤其是財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)整個(gè)過程中，都應(yīng)秉持便利理念，讓整個(gè)操作過程邏輯清晰，直觀便利。流程擬合是實(shí)現(xiàn)便利又不減弱規(guī)范的有效方法，例如將事項(xiàng)審批、資金審批和不使用公務(wù)卡審批等擬合在一個(gè)流程中，實(shí)現(xiàn)一個(gè)流程多個(gè)核批。

三、科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)路徑的思考

綜合現(xiàn)有實(shí)務(wù)需求，從上述原則出發(fā)，科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要綜合考慮數(shù)據(jù)、流程、對(duì)接三個(gè)方面。數(shù)據(jù)是會(huì)計(jì)信息的具象化和基礎(chǔ)，流程是落實(shí)政策、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的核心，對(duì)接是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)相融合的需要。由于成本、技術(shù)和單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息化起步不同等原因，大部分科學(xué)事業(yè)單位還未能整體開發(fā)融合財(cái)務(wù)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理的一體化管理信息系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，應(yīng)當(dāng)遵循“業(yè)財(cái)融合”的理念，以數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流為基礎(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)報(bào)銷業(yè)務(wù)信息化、移動(dòng)化，財(cái)務(wù)管理數(shù)字化為階段性目標(biāo)開展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，并不斷優(yōu)化升級(jí)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。

（一）核算系統(tǒng)與報(bào)銷審批系統(tǒng)相分離

現(xiàn)行的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)已經(jīng)比較成熟。財(cái)務(wù)報(bào)銷審批系統(tǒng)是前臺(tái)，核算系統(tǒng)是后臺(tái)。前臺(tái)報(bào)銷審批系統(tǒng)只展示“白話文”，包括報(bào)銷審批功能和收支查詢等科研人員日常報(bào)銷常用功能；后臺(tái)核算系統(tǒng)將審批報(bào)銷系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化成“會(huì)計(jì)語(yǔ)言”進(jìn)行賬務(wù)處理。要根據(jù)單位實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)前臺(tái)和后臺(tái)的有效融合對(duì)接。

（二）數(shù)據(jù)層與應(yīng)用層相分離

在報(bào)銷審批系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)相分離的前提下，建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存財(cái)務(wù)審批流程中的數(shù)據(jù)，便于單獨(dú)分析處理。盡量簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)審批系統(tǒng)等應(yīng)用層，使其移動(dòng)化、輕量化。數(shù)據(jù)層與應(yīng)用層相對(duì)分離，也有利于后期隨著單位信息化的推進(jìn)，隨時(shí)升級(jí)轉(zhuǎn)換應(yīng)用層系統(tǒng)。

（三）數(shù)據(jù)流和業(yè)務(wù)流相銜接

重構(gòu)業(yè)務(wù)流程，基于數(shù)據(jù)流向優(yōu)化報(bào)銷審批流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流的銜接。遵循“唯一性”原則，所有的數(shù)據(jù)來源唯一，一次采集，共享使用，在報(bào)銷審批的同時(shí)，不斷關(guān)聯(lián)疊加相關(guān)數(shù)據(jù)。同時(shí)，有條件的科學(xué)事業(yè)單位，還應(yīng)當(dāng)將財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)相融合，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合、信息互通。同時(shí)還要統(tǒng)一會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)，建立信息交換的標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)。

（四）服務(wù)功能和內(nèi)部控制相銜接

將內(nèi)部控制“內(nèi)嵌”到報(bào)銷審批環(huán)節(jié)，通過系統(tǒng)規(guī)則設(shè)置，將報(bào)銷申請(qǐng)與合規(guī)性審核融為一體。通過“黑名單”、“白名單”等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制與合規(guī)控制的“黑箱化”。例如可在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)上開發(fā)采購(gòu)功能，在辦公、信息產(chǎn)品采購(gòu)中，將傳統(tǒng)的采購(gòu)人下單付費(fèi)索要發(fā)票，再到財(cái)務(wù)報(bào)銷的線性流程，通過財(cái)務(wù)信息化變?yōu)椴少?gòu)人只與采購(gòu)平臺(tái)對(duì)接采購(gòu)需求，采購(gòu)平臺(tái)與財(cái)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)信息對(duì)接財(cái)務(wù)結(jié)算的“三角流程”，同時(shí)通過對(duì)采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行“白名單”管理，杜絕不合規(guī)產(chǎn)品采購(gòu)，也省卻了采購(gòu)內(nèi)容審核環(huán)節(jié)。

（五）推動(dòng)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)智能化升級(jí)

信息技術(shù)日新月異，業(yè)財(cái)融合不斷深化，單位對(duì)財(cái)務(wù)支撐能力的要求也在不斷升級(jí)，因此財(cái)務(wù)信息化建設(shè)尤其是財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)永遠(yuǎn)都處在不斷優(yōu)化升級(jí)之中，沒有完美的信息系統(tǒng)，只有現(xiàn)階段滿足適合單位需求的信息系統(tǒng)。目前大多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位都已開發(fā)了財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，基本可以滿足單位日常運(yùn)行，但還需在支撐單位預(yù)算管理、財(cái)務(wù)管理、監(jiān)督管理、服務(wù)管理等方面進(jìn)行智能化升級(jí)，重點(diǎn)是大數(shù)據(jù)分析和財(cái)務(wù)管理模式架構(gòu)升級(jí)，從而也必然推動(dòng)單位財(cái)務(wù)支撐能力提升和財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型。