王燁

摘要：房產(chǎn)檔案在存儲時要不斷優(yōu)化功能，滿足人民群眾的查閱需求，開展數(shù)字化管理。房屋權(quán)屬檔案的綜合數(shù)字化管理能提高檔案的實用性、安全性，也要遵循真實性原則，數(shù)字化管理并不是房屋權(quán)屬檔案管理的核心，也存在弊端，要將紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案存儲方式與電子數(shù)字化管理充分融合，使房產(chǎn)事業(yè)能更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：房屋權(quán)屬檔案;數(shù)字化管理;房產(chǎn)管理

房產(chǎn)檔案主要是指地區(qū)內(nèi)房產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房產(chǎn)權(quán)屬登記轉(zhuǎn)移、變更、調(diào)查等工作中形成的具有現(xiàn)實價值的文字、圖表或聲音、錄像等，是城市房產(chǎn)管理工作后續(xù)開展的根本依據(jù)。所謂數(shù)字化信息管理，主要是指房產(chǎn)檔案在管理中要結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，對房產(chǎn)資源進(jìn)行集中整理，為人民群眾提供更為便捷的服務(wù)。為了更好的將數(shù)字化應(yīng)用在房屋權(quán)屬檔案管理中，需要了解管理原則以及具體實施方案。

一、實施數(shù)字化管理模式的原則

首先，數(shù)字化管理必須遵從實用性原則，這主要指房地產(chǎn)權(quán)屬的檔案管理要更穩(wěn)定，選取具有兼容特征的設(shè)備，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理更加快速、有效，使其正確、健康發(fā)展，為房產(chǎn)事業(yè)后續(xù)改革作出貢獻(xiàn)。實際工作時不能只追求科技進(jìn)步，也要與房產(chǎn)管理相互融合，減少系統(tǒng)中出現(xiàn)的漏洞。

其次，要遵循安全性原則。安全在房產(chǎn)檔案管理中是最為重要的一部分，只有檔案能安全、穩(wěn)定才能確保人民群眾的信息不被非法分子所利用，確保合法權(quán)益不受傷害。在管理時，如果采取管理方案、措施、手段不當(dāng)或無法保護(hù)新的技術(shù)，就容易導(dǎo)致業(yè)主信息泄露，造成極大社會危害。新技術(shù)雖然先進(jìn)、科學(xué)、有效，但也存在弊端，比如，如果使用信息共享，則會導(dǎo)致信息外泄。因此，房產(chǎn)管理必須采取有效措施，使新技術(shù)安全性能得以提高，防止檔案泄露問題。

最后，要遵從真實性原則。檔案最為主要的是信息真實，只有信息真實才能提高檔案有效性，才能使檔案更好地為社會發(fā)展服務(wù)。不真實的信息會給社會各部門提供虛假消息，可能會導(dǎo)致社會混亂，在管理時要及時清理，發(fā)現(xiàn)錯誤，并及時改正，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要分析了解問題成因，并作出修正，避免由于此類問題發(fā)生不必要的紛爭，給人民群眾帶來經(jīng)濟(jì)上或精神上的損失，因此，在實際工作中，要從各個方面避免虛假信息的滲透，建立有效防護(hù)措施，以此確保檔案的真實[1]。

二、房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理模式

第一，準(zhǔn)確選擇數(shù)據(jù)庫。建立數(shù)字化檔案是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工程，因此，對于數(shù)據(jù)庫總體建設(shè)而言，要采取先進(jìn)存儲設(shè)備，針對安全性高的要求采用可靠性強(qiáng)的系統(tǒng)，同時建立完善的恢復(fù)系統(tǒng)，進(jìn)行光盤庫備份。備份與恢復(fù)系統(tǒng)要通過智能方式進(jìn)行調(diào)度，實現(xiàn)定時定量操作，也能實現(xiàn)自動一體化。除此以外，也要建立信息及時更新機(jī)制，與其他檔案存儲不同，房地產(chǎn)權(quán)檔案隨時會發(fā)生改變，因此要構(gòu)建動態(tài)電子檔案系統(tǒng)，通過數(shù)字化檔案對動態(tài)內(nèi)容進(jìn)行更新，為測繪或者管理提供系統(tǒng)鏈接，在線跟蹤房產(chǎn)總體變化，例如變更、抵押或查封等，以此確保電子檔案的內(nèi)容與房產(chǎn)現(xiàn)狀同步。

第二，要進(jìn)行人員的集中培訓(xùn)，培訓(xùn)包含兩個內(nèi)容，首先是針對數(shù)據(jù)庫或者其他信息技術(shù)的內(nèi)容進(jìn)行有效培訓(xùn)，其次是管理的總體培訓(xùn)。例如職責(zé)如何劃分或分清歸屬權(quán)等，人員分為錄入員、掃描員、審核員等，根據(jù)其工作內(nèi)容確定責(zé)任。

第三，在錄入、掃描與備份的過程中，首先錄入員要具有負(fù)責(zé)任的態(tài)度和熟練的技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)，能確保所輸入的每項內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)具有可靠性和完整性。其次，掃描過程中，房屋產(chǎn)權(quán)資料掃描人員要認(rèn)真整理檔案中的每一頁，綜合分析材料，使檔案材料能得到有效完整的保護(hù)。再次，進(jìn)行錄入時要全方位檢查，確保每項信息通過掃描后都能進(jìn)入到后續(xù)篩查階段，檢查人員要擔(dān)負(fù)信息是否真實的責(zé)任，并對可能存在的細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，例如圖片歪斜等。最后進(jìn)行備份工作，要嚴(yán)格按照內(nèi)部制定的備份流程，以此減少文件的破壞概率，為后續(xù)數(shù)據(jù)丟失進(jìn)行補(bǔ)救奠定基礎(chǔ)[2]。

第四，要實行開放性管理。開放性管理主要是指根據(jù)我國相關(guān)法律條例，以公開、公正的方式對房產(chǎn)信息進(jìn)行有效查閱和變更，主要包含以下幾方面內(nèi)容。首先，權(quán)利人對房產(chǎn)信息的總體查閱。但這一類并不是無限制查閱活動，要在權(quán)限內(nèi)查閱，未經(jīng)許可的原則上不能查閱他人的房產(chǎn)信息。其次，權(quán)利人對房產(chǎn)信息進(jìn)行有效變更活動。變更與查閱存在本質(zhì)上的不同，涉及到權(quán)利人的自身義務(wù)，因此，必須要嚴(yán)格遵循我國法律規(guī)定，審查權(quán)利人的變更要求是否符合相關(guān)條例，要求權(quán)利人提供原始憑證。

第五，構(gòu)建完善數(shù)字化管理系統(tǒng)。完善的系統(tǒng)能確保信息的高效性、規(guī)范性，帶來一定約束作用，對后續(xù)加速建設(shè)數(shù)字化管理有著十分重要的現(xiàn)實意義。利用信息化技術(shù)使房產(chǎn)登記與交易系統(tǒng)融合為整體，房屋權(quán)屬登記檔案信息系統(tǒng)可以對交易中所產(chǎn)生的各種信息進(jìn)行有效、及時的記錄，并最終形成文字檔案。根據(jù)不同業(yè)務(wù)，將信息內(nèi)容進(jìn)行整合，具有相同特點的檔案可以歸入到同一類中，在搜索時也可以根據(jù)實際需求進(jìn)行查找，這不僅能減少查找的時間，更能縮小查找范圍，達(dá)到對信息實時更新的目的，使檔案信息與市場實際動態(tài)保持一致，這也能提高信息的準(zhǔn)確度。

三、結(jié)束語

綜上所述，我國許多地區(qū)已經(jīng)實行了數(shù)字化管理，并且取得成效，但受到房產(chǎn)管理、個人主義思想的影響，信息技術(shù)存在限制，地區(qū)之間無法聯(lián)網(wǎng)。國家相應(yīng)部門要調(diào)節(jié)力量，組織核心力量，不僅要攻關(guān)技術(shù)，也要通過技術(shù)改進(jìn)實行全國聯(lián)網(wǎng)，使房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理水平能真正得以提高，更好地服務(wù)于我國社會。

參考文獻(xiàn)：

[1]李紅霞.新形勢下房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理創(chuàng)新模式論析[J].赤子（上中旬），2016（21）：171.

[2]楊陽.房產(chǎn)交易核檔在房屋權(quán)屬檔案管理中的重要性[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2018（07）：172.