李雪松

摘要：對(duì)于重要行業(yè)領(lǐng)域來說，文書檔案的分類整理工作意義重大，這是事業(yè)單位的重要信息資源，檔案內(nèi)完整的記錄了其發(fā)展歷史，對(duì)行業(yè)的未來發(fā)展做出指導(dǎo)?；诋?dāng)前檔案數(shù)字化掃描工作中存在的問題，結(jié)合航天檔案的高度保密性特征，有必要科學(xué)建立信息數(shù)據(jù)庫，做好檔案數(shù)字化掃描管理，采取相應(yīng)的檔案安全與保密措施，強(qiáng)化檔案歸檔文件管理和移交管理，保證檔案掃描質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化掃描;檔案安全;保密措施

引言：互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展在一定程度上推動(dòng)了數(shù)字化在各行業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端逐漸凸顯。因此，有必要做好文書檔案的掃描管理工作，促進(jìn)檔案數(shù)字化掃描，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理與利用，在保證檔案信息完整性的同時(shí)，保障圖像清晰，并在相應(yīng)的保密措施下維護(hù)檔案安全。

一、檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

檔案資源是一個(gè)國家的財(cái)富，更是行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展歷史的真實(shí)反映，加強(qiáng)檔案數(shù)字化掃描管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。為了守護(hù)這些知識(shí)資源，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，融合信息化與數(shù)字化技術(shù)，提高資源利用率。檔案數(shù)字化掃描管理的意義大致如下：（1）提高檔案數(shù)字化掃描效率，使檔案編輯方式更靈活，在掃描設(shè)備的應(yīng)用下對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描、刻錄、備份保護(hù)，并以計(jì)算機(jī)作為載體，使用光盤存儲(chǔ)檔案信息，方便后期人們對(duì)檔案信息的快速查詢。（2）完成數(shù)字化掃描后，檔案檢索效率顯著提升，信息檢索方式更加快捷，在瀏覽文字信息的同時(shí)可以觀看圖片內(nèi)容[1]。

二、檔案數(shù)字化掃描工作問題研究

當(dāng)前檔案數(shù)字化掃描工作在開展中主要存在以下幾方面問題：（1）工作人員不足，工作量較大?？蒲蓄悊挝恢?，檔案館內(nèi)存儲(chǔ)著大量檔案資料，檔案室工作人員需要按照工程進(jìn)行檔案的劃分，一個(gè)檔案管理人員至少要負(fù)責(zé)一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收、整理以及歸檔工作，與此同時(shí)還要承擔(dān)著檔案日常借閱和管理等工作。航天檔案館中存儲(chǔ)著各類報(bào)告書、計(jì)算書等紙質(zhì)文本檔案，這些檔案中含有大量圖片和模型信息，此外還有數(shù)以萬計(jì)的底圖檔案。雖然檔案館近年來開始進(jìn)行網(wǎng)上歸檔，也建立了電子檔案，但是面臨著龐大的檔案數(shù)量，工作人員壓力較大，數(shù)字化掃描工作任務(wù)艱巨。（2）缺少設(shè)備。檔案數(shù)字化掃描工作的開展需要用到掃描儀設(shè)備，且要求工作人員可以熟練操作掃描儀。但檔案館內(nèi)掃描設(shè)備數(shù)量不足，無法承擔(dān)大批量檔案的數(shù)字化掃描，工作效率難以提升。（3）存在外包和內(nèi)包的艱難選擇。外包就是將檔案數(shù)字化掃描工作交給專業(yè)圖文公司，內(nèi)包是安排檔案館工作人員負(fù)責(zé)完成。但是相比之下，外包公司不僅有專業(yè)掃描和圖文處理設(shè)備，且工作人員操作嫻熟，可以短時(shí)間內(nèi)完成掃描，但收費(fèi)較高，也無法保證檔案內(nèi)容安全。內(nèi)包可以保證檔案安全，但對(duì)人員來說是一項(xiàng)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)[2]。

三、檔案數(shù)字化掃描安全實(shí)施對(duì)策

3.1建立信息數(shù)據(jù)庫，做好檔案數(shù)字化掃描管理

建立信息數(shù)據(jù)庫，其中包含全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫，同時(shí)兼顧數(shù)據(jù)庫之間信息的兼容性問題，使用專業(yè)軟件創(chuàng)建全文數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一規(guī)范著錄格式，及時(shí)存儲(chǔ)文檔信息，對(duì)其進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理。目錄數(shù)據(jù)庫建議采用檔案軟件胸，直接實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息條目級(jí)著錄，提高檔案信息查詢與利用效率。遵循“先易后難”的原則，對(duì)檔案數(shù)字化掃描工作的外包或內(nèi)包方式進(jìn)行選擇。如果選擇內(nèi)包，那么掃描儀的選用需要基于檔案館自身需求，根據(jù)庫房存儲(chǔ)情況使用掃描儀，必要時(shí)需購進(jìn)設(shè)備。如果選擇外包，委托第三方負(fù)責(zé)掃描與圖片加工，將有可能給紙質(zhì)檔案造成損壞威脅，甚至檔案丟失，給檔案管理帶來諸多不安全因素。面對(duì)以上問題，建議先整理保密性要求相對(duì)不高和利用率較低的檔案，對(duì)這部分檔案采取外包的處理方式，外包完成后對(duì)機(jī)密性檔案進(jìn)行內(nèi)包處理，同時(shí)做好人員培訓(xùn)工作。

檔案數(shù)字化掃描管理工作的開展可以按照以下建議操作：（1）明確檔案數(shù)字化管理工作標(biāo)準(zhǔn)，在掃描加工環(huán)節(jié)做好質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)控制，對(duì)年度歸檔的紙質(zhì)檔案全部掃描，按照排列順序掃描圖像。對(duì)圖像完整度與敏感度、字跡清晰度做好檢查，保證檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量。（2）細(xì)化檔案數(shù)字化掃描操作方法。按要求進(jìn)行掃描儀安裝連接，掌握掃描方法，調(diào)整相關(guān)參數(shù)，按照放入、掃描、拿出的步驟順序進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描。掃描之前，根據(jù)檔案類型選擇掃描方式，設(shè)置色彩和分辨率，常見的掃描方式主要有手持式、高拍式、平板式以及膠片式幾種，應(yīng)按照紙張情況使用掃描儀。色彩設(shè)置方面，應(yīng)采用彩色掃描方式，按照?qǐng)D像特征設(shè)置JPG存儲(chǔ)格式，要求圖片分辨率不能低于200dpi，基于OCR識(shí)別條件下分辨率應(yīng)大于300dpi[3]。

3.2合理配置人員，采取檔案安全與保密措施

檔案數(shù)字化掃描工作必須擁有專業(yè)的掃描場地，距離檔案庫房近一些，方便檔案搬運(yùn)。場地內(nèi)應(yīng)足夠容納高速掃描儀、平板掃描儀、電腦、交換機(jī)等設(shè)備。在人員配置上，下架與整理檔案的人員應(yīng)安排2名，負(fù)責(zé)檔案管理、技術(shù)支持、檔案錄入、掃描、圖像處理、刻盤等工作的掃描人員應(yīng)至少3名。做好檔案安全與保密工作，強(qiáng)化所有人員安全意識(shí)，對(duì)參與掃描工作的人員展開保密教育，簽訂保密協(xié)議。在現(xiàn)場安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，全程記錄，制定保密規(guī)章制度，嚴(yán)謹(jǐn)攜帶視頻采集或通訊等設(shè)備。

對(duì)航天檔案安全保密措施加以細(xì)化，具體如下：（1）編制檔案安全保密方案。檔案內(nèi)涉及諸多保密信息，完善檔案數(shù)字化加工場所、掃描設(shè)備的安全保密制度，對(duì)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)做好隔離，禁止使用任何無線設(shè)備。（2）落實(shí)防火防潮、電磁場屏蔽等防護(hù)措施，建立門禁與人臉識(shí)別系統(tǒng)，遵循“最小授權(quán)原則”設(shè)計(jì)不同人群對(duì)檔案的管理和獲取權(quán)限，做好所有操作的監(jiān)控記錄。（3）搭建數(shù)據(jù)庫維護(hù)管理機(jī)制，設(shè)置電磁屏蔽裝置，安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)，做好計(jì)算機(jī)安全防護(hù)，謹(jǐn)防信息盜取或篡改，同時(shí)做好數(shù)據(jù)備份[3]。

3.3做好工作交接，保證檔案掃描質(zhì)量

做好檔案登記，逐卷清點(diǎn)裝箱，填寫入庫清單。交接工作時(shí)需安排專人負(fù)責(zé)，提檔清單與入庫單信息必須準(zhǔn)確，并有負(fù)責(zé)人簽字，落實(shí)個(gè)人職責(zé)。將整理下架的檔案調(diào)出，按照清晰度和色調(diào)情況選擇掃描方式，掃描之后的文件應(yīng)進(jìn)行3次校對(duì)才能上傳，確保圖像處理質(zhì)量，調(diào)整掃描文件順序。培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，加大對(duì)人員培訓(xùn)力度，采用激勵(lì)措施提高人員學(xué)習(xí)積極性，強(qiáng)化檔案管理人員的數(shù)字化管理水平，采用對(duì)外招聘的方式引進(jìn)高質(zhì)量人才，創(chuàng)建人才隊(duì)伍。

3.4落實(shí)檔案移交管理，避免檔案丟失或損壞

與其他領(lǐng)域的文書檔案不同，航天檔案館內(nèi)的檔案信息必須保證高度機(jī)密性，檔案負(fù)責(zé)人需要加大對(duì)檔案移交過程的嚴(yán)格管理。在檔案移交管理期間，需做到以下幾點(diǎn)：（1）圖像和數(shù)據(jù)檢查?；跈n案數(shù)字化的加工標(biāo)準(zhǔn)對(duì)圖像質(zhì)量進(jìn)行審查，抽樣檢查比例在10%以上，不合格的圖像必須修改并重新掃描。通過目錄檢索查詢數(shù)字檔案，應(yīng)著重檢查檔案目錄和圖像的相互對(duì)應(yīng)情況。（2）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和移交。將數(shù)字檔案存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫和存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)，采用在線與連線兩種方式做好檔案存儲(chǔ)管理，建立檔案元數(shù)據(jù)，等待檔案交接與驗(yàn)收后完成檔案數(shù)據(jù)的移交，同時(shí)也要為檔案實(shí)體出庫與入庫進(jìn)行登記。

總結(jié)：總而言之，通過采取上述一系列檔案數(shù)字化掃描工作的安全措施，有利于為檔案使用者提供清晰且完整的檔案信息，實(shí)現(xiàn)文字與圖片信息的完美結(jié)合，為檔案數(shù)字化掃描工作的開展奠定基礎(chǔ)，也為檔案安全防護(hù)體系的建立提供幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊學(xué)銘.基于微觀實(shí)踐視角淺談如何做好檔案數(shù)字化工作[J].機(jī)電兵船檔案，2021（04）：66-68.

[2]蘭楠楠.文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及策略分析[J].技術(shù)與市場，2021，28（03）：165-166.

[3]李衛(wèi)華.文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義及措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（13）：178-179.