閆海燕

（中國(guó)寶原投資有限公司，北京 100143）

引言

電子文件是一種以代碼形式記錄的文件，其以磁盤、光盤、磁帶等為載體。在計(jì)算機(jī)使用時(shí)，計(jì)算機(jī)可以讀取，并通在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸，生成相關(guān)文件。在電子文件的工作領(lǐng)域，根據(jù)工作模式可以對(duì)電子文件所工作的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分。其一，電子文件可以在處理事務(wù)或工作問題中，其根據(jù)工作需求產(chǎn)生的電子文件。此類電子文件以圖像、文本、影像儲(chǔ)存；其二，可以記錄我國(guó)居民生產(chǎn)或科研活動(dòng)的電子文件。此類電子文件具有明顯的技術(shù)性，電子文件作為一種有效且新型的技術(shù)載體，對(duì)我國(guó)居民的生活工作帶來了較大的幫助。轉(zhuǎn)變了我國(guó)居民以往的辦公模式，電子文件可以實(shí)現(xiàn)“無紙化辦公”，與我國(guó)綠色發(fā)展的目標(biāo)高度吻合。

一、歸檔方法

對(duì)于具體的歸檔操作，要先編好文件的順序，明確具體的保管期限，之后按規(guī)定和程序進(jìn)行移交操作。就目前來說，電子文件的歸檔方法有兩種，軟盤歸檔和網(wǎng)絡(luò)置換歸檔，前者是借助打字機(jī)中的文件軟盤或沒有聯(lián)網(wǎng)的軟盤，編號(hào)之后，錄入文件信息，方便查詢。后者是提前告知管理部門做好相應(yīng)的置換工作，然后在移交操作中由文件管理部門利用網(wǎng)絡(luò)向檔案部門傳送檔案文件以及移交相應(yīng)的管理權(quán)，其間所有的電子文件歸檔需要打印出目錄進(jìn)行備份，如果是特別重要的電子文件，還要打印備份，復(fù)制到軟盤中儲(chǔ)存。最后交接方按規(guī)定進(jìn)行交接手續(xù)并簽字負(fù)責(zé)。另外，對(duì)于其中的電子信息，需要進(jìn)行歸檔操作處理之后才能作為電子檔案進(jìn)行管理，否則就只是一種電子文件。歸檔操作處理流程是將每份電子信息裝訂成檔案基本單位，然后設(shè)定本質(zhì)上是元數(shù)據(jù)的電子封面，這些操作都需要按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

二、電子文件對(duì)于歸檔管理的影響分析

（一）有利于檔案的分類

在電子文件處理中，由于電子文件的信息以及載體具有明顯的分離性質(zhì)，檔案實(shí)體分類工作可以有效進(jìn)行全面升級(jí)。在實(shí)體分類結(jié)果中，受紙質(zhì)文件的固定影響，電子文件在應(yīng)用中可以完成屬性鏈接。對(duì)電子文件的運(yùn)行模式進(jìn)行分析，電子文件通?？梢哉宫F(xiàn)出屬性鏈接，屬于單線排列形式。由工作人員手工操作，對(duì)于電子文件的后續(xù)應(yīng)用將產(chǎn)生明顯制約。在電子文件現(xiàn)有的工作環(huán)境中，文件整體的形式特征與電子文件自身的運(yùn)行方式產(chǎn)生了相關(guān)鏈接。電子文件可以通過計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制系統(tǒng)完成多角度整理，對(duì)電子文件進(jìn)行紙質(zhì)分類，用戶可以根據(jù)自身的實(shí)際需求，對(duì)電子文件完成有效組合。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，目前電子文件在歸檔過程中，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)歸檔?？梢园凑諘r(shí)間線、文件名以及文件流程等方式，進(jìn)行自動(dòng)化辦公?？捎行Ч?jié)約冗余工作時(shí)間，提升工作人員的工作效率。

（二）檔案資料的收集處理方法落后

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的創(chuàng)新，檔案管理工作在此背景下受到了一定的影響，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要。例如，辦公自動(dòng)化（OA）在當(dāng)前的許多企業(yè)日常工作中非常常見，許多原先依賴于人工的工作內(nèi)容開始逐步轉(zhuǎn)移到各種設(shè)備中完成。不僅可以顯著提高工作效率，還可以避免勞動(dòng)強(qiáng)度。而文書檔案收集與管理工作也同樣可以應(yīng)用信息技術(shù)完成。一方面利用計(jì)算機(jī)完成檔案的收集和歸檔，大大提高工作效率，避免檔案收集歸檔的重復(fù)性，減輕了檔案管理的工作強(qiáng)度，降低了信息密度。因?yàn)槲臅鴻n案具有多樣性的特點(diǎn)，所以文書檔案的收集和歸檔也同樣需要基于這一特點(diǎn)來開展。另一方面，還沒有完全實(shí)現(xiàn)“無紙化辦公”形式，所以在單位性質(zhì)的影響下，文獻(xiàn)資料的類型主要是紙質(zhì)和數(shù)字，這進(jìn)一步增加了收集和歸檔的難度。

（三）歸檔文件材料分類整理不規(guī)范

有的文件材料未按有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范要求進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，如年度歸屬不準(zhǔn)確，劃定保管期限不準(zhǔn)確。有的歸檔文件材料排列混亂，重要、綜合的文件材料排在后面，請(qǐng)示和批復(fù)、定稿和正本、同一個(gè)會(huì)議的文件材料等排在不同的位置。有的未修改完善不規(guī)范的文件材料題名，未按檔號(hào)編制規(guī)則編檔號(hào)，影響日后的檔案檢索利用。

（四）檔案管理人員管理意識(shí)有待提升

對(duì)于企業(yè)文書檔案的管理而言，有的管理人員管理意識(shí)較為匱乏，只是重視紅頭文件的管理，對(duì)于一些未編碼或一般性文件的管理不夠重視。因未細(xì)致記錄收文及與其對(duì)應(yīng)的相關(guān)文件，特別是無須正式上報(bào)的文件，這類文件往往留在經(jīng)辦人手中，不及時(shí)歸檔，無法保障檔案完整性，不利于企業(yè)文書檔案的管理與利用。主要表現(xiàn)為：收集文件與上報(bào)資料處理時(shí)，業(yè)務(wù)部門個(gè)人經(jīng)辦的文件歸檔不全，檔案完整性難以保證；檔案管理人員不能深入介入業(yè)務(wù)部門工作，難以了解收文和上報(bào)文件的關(guān)系，也無法保證歸檔文書的正確性與完整性，檔案和文件利用價(jià)值蕩然無存。

三、檔案工作中電子文件技術(shù)保護(hù)策略

（一）加強(qiáng)電子文件的保管工作

在電子文件保管工作中，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息，可以對(duì)電子文件建立歸檔專遞網(wǎng)線。例如，在各單位實(shí)際運(yùn)行中，對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)部信息完成設(shè)定，以保障相關(guān)信息的有效發(fā)展。在電子文件管理中，借助內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，在內(nèi)部管理機(jī)制以及檔案部門之間開展文件傳輸。以電子信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，對(duì)文件傳輸?shù)男问揭约按娣诺韧瓿删幹啤６ㄆ趯?duì)整體進(jìn)行項(xiàng)目整理，在檔案部門需求時(shí)可以傳遞給網(wǎng)絡(luò)部門。使用網(wǎng)絡(luò)部門對(duì)于歸檔的電子文件提出格式要求，格式不應(yīng)為固定性質(zhì)。應(yīng)符合我國(guó)電子文件管理中的需求，電子文件儲(chǔ)存形式可以完成多樣性的發(fā)展。目前，在儲(chǔ)存格式中，其格式與以往單一性格式相比，出現(xiàn)了DBF、DOC、TXT、EXE 等模式。在歸檔電子文件技術(shù)的處理中，可以實(shí)現(xiàn)電子文件管理策略，電子文件的保管以及歸檔，在我國(guó)發(fā)展中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了有效落實(shí)。就現(xiàn)行的電子文件管理工作流程設(shè)定模式分析。

（二）構(gòu)建完善的電子檔案歸檔制度

開展電子檔案歸檔工作時(shí)，企業(yè)的檔案部門要堅(jiān)持以人為本的原則，培養(yǎng)擁有高水平職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)構(gòu)建完善的管理制度，對(duì)歸檔管理操作進(jìn)行規(guī)范和約束，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題，及時(shí)進(jìn)行解決。電子檔案管理部門開展歸檔管理工作，需要堅(jiān)持做到幾項(xiàng)內(nèi)容：一是培養(yǎng)管理人員的信息化意識(shí)，認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到電子檔案歸檔方法的合理選擇標(biāo)準(zhǔn)，能夠按照歸檔管理制度對(duì)電子文件和信息進(jìn)行歸檔管理。尤其是大部分檔案管理人員對(duì)傳統(tǒng)觀念的依賴較強(qiáng)，信息化觀念不足，對(duì)于過去的檔案管理機(jī)制和方法存在很大的依賴性?；诖耍谛畔⒒夹g(shù)的支持下，電子檔案歸檔部門需要培養(yǎng)工作人員的信息化意識(shí)，要求檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)電子歸檔的重要性，掌握先進(jìn)的電子檔案處理技術(shù)，知曉如何對(duì)電子信息和文件進(jìn)行歸檔處理，以提升工作效率和積極性。二是健全歸檔管理制度。對(duì)于電子文件和信息，必須經(jīng)過歸檔處理才能形成電子檔案，所以需要建立一套切實(shí)可行的電子檔案歸檔管理制度，作為工作的理論依據(jù)，這也可以幫助提升管理效率，降低人為失誤的概率。三是強(qiáng)化歸檔管理制度的落實(shí)，只有制度得到貫徹落實(shí)，歸檔工作才能保證規(guī)范性和有序性，所以要求檔案管理部門關(guān)注監(jiān)管機(jī)制的建設(shè)，借助信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔操作的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，促使歸檔管理制度落到實(shí)處，這也是提高工作效率的前提。

（三）建立電子文書檔案的信息管理系統(tǒng)

建立有效的電子檔案管理信息系統(tǒng)要考慮其實(shí)用性、安全性、開放性和先進(jìn)性。首先，實(shí)用性主要是依據(jù)企業(yè)自身的四案子文書檔案信息的特點(diǎn)，能夠滿足對(duì)電子文書檔案管理的實(shí)際需求，可以根據(jù)處理電子文書檔案的流程來設(shè)計(jì)檔案信息管理的軟件功能；其次，安全性要考慮電子文書檔案自身記錄的真實(shí)和對(duì)電子文書檔案信息的保護(hù)，建立科學(xué)的管理控制制度，保證一些非法的授權(quán)行為和信息的泄露問題；再次，開放性要求有開放的技術(shù)、開放性的結(jié)構(gòu)和開放的接口。這種開放性要保證電子文書檔案安全管理系統(tǒng)和外界的信息有一個(gè)良好的聯(lián)系和溝通，尤其是和其他單位的相應(yīng)系統(tǒng)之間的聯(lián)系。最后，建立有效的電子檔案管理信息系統(tǒng)要有先進(jìn)的技術(shù)、管理理念和工具的支撐。在注重實(shí)用性的基礎(chǔ)上，該系統(tǒng)的開發(fā)要立足先進(jìn)性，以先進(jìn)成熟的管理理念、工具和技術(shù)，支持電子文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，確保該系統(tǒng)具有發(fā)展?jié)摿蛻?yīng)用價(jià)值。

（四）對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)管理意識(shí)

優(yōu)秀的檔案管理人員其自身的文書檔案管理意識(shí)和專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)、文書檔案管理技能都是必須要具備的，只有具備專業(yè)技能才可以提高文書檔案管理效率。因此，辦公室需進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)技能，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的技能培訓(xùn)，提高文書檔案收集歸檔工作人員的敏感性，要求能夠熟練操作標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案收集歸檔流程；同時(shí)，文書檔案管理人員還需要積極學(xué)習(xí)新的管理方法，如電子檔案的建立等；使工作人員可以意識(shí)到自己的不足，加以改進(jìn)；通過鼓勵(lì)有關(guān)工作人員在業(yè)余時(shí)間自行學(xué)習(xí)，或組織開展網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)《檔案法》、參加各種檔案建設(shè)項(xiàng)目等，提高相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)，保持他們的責(zé)任感、促進(jìn)文書檔案收集歸檔工作的程序化、合理化以及高效化發(fā)展。檔案管理人員積極參與文書檔案的收集歸檔工作，促進(jìn)管理效率和管理質(zhì)量的提升。

（五）完善電子歸檔文件的技術(shù)

電子文件在處理中，需要完善電子文件歸檔技術(shù)。例如，明確電子文件整體的歸檔形式以及歸檔條件，進(jìn)行電子文件的歸檔把關(guān)，確定電子文件的歸檔范圍，并對(duì)電子文件自身的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定。電子檔案工作者可以在歸檔時(shí)，在電子文件處理中對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔、保存、完善，實(shí)現(xiàn)相關(guān)電子文件的處理。對(duì)收發(fā)方而言，文檔信息從文件的設(shè)計(jì)修改階段，對(duì)電子文件的文本按照相關(guān)順序進(jìn)行編號(hào)，已完成全部保存，反映電子文件的形成過程。電子文件與使用環(huán)境可以完成匹配，并有效提升其整體兼容性。為了確保電子文件的歸檔管理，在工作中必須對(duì)文件的特性進(jìn)行檢查，對(duì)電子文件產(chǎn)生有效地保障。以保證電子文件在運(yùn)行過程中，可以完成有效應(yīng)用。經(jīng)過計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)等模式，實(shí)現(xiàn)文件拷貝，可以將其轉(zhuǎn)移至光盤以及磁盤等載體中，以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期儲(chǔ)存。加強(qiáng)電子文件的保管工作，保障電子文件的實(shí)體安全。對(duì)電子文件的儲(chǔ)存載體進(jìn)行完善，可以對(duì)電子文件自身的化學(xué)磁性等進(jìn)行改良。在電子文件的儲(chǔ)存中，從理論分析電子文件載體，若無出現(xiàn)破壞等現(xiàn)象，可以永久性儲(chǔ)存。在電子文件讀取中，磁性材料可以產(chǎn)生無接觸式讀取，因此不存在相關(guān)磨損問題。電子文件在磁性保存中良好密封，杜絕了空氣中的灰塵、水分等不良因素。但目前，我國(guó)電子文件的形成時(shí)間較短，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)在現(xiàn)有的發(fā)展模式中缺乏有效的儲(chǔ)存驗(yàn)證機(jī)制。電子文件中的原始信息如何有效保存以及如何有效應(yīng)用，對(duì)后續(xù)工作中的檔案保管可以產(chǎn)生明顯的激發(fā)效果。因此，我國(guó)對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，通常采取的方式為定期復(fù)制模式，可以防止信息出現(xiàn)衰減、丟失。

結(jié)束語

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)是人類21 世紀(jì)最偉大的發(fā)明之一，作為一門滲透范圍最廣的先進(jìn)技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)的融合對(duì)各領(lǐng)域的實(shí)際工作內(nèi)容實(shí)現(xiàn)全面完善，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上衍生出全新的工作流程，加強(qiáng)工作模式。其中，在檔案保管中，我國(guó)將檔案保管與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合，形成了電子文件。電子文件與普通的紙質(zhì)文件相比，更具有保存價(jià)值，同時(shí)也可以建立共享機(jī)制，便于使用。如何保障電子文件的歸檔管理以及技術(shù)保護(hù)，成了我國(guó)的重點(diǎn)關(guān)注目標(biāo)。