摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作的數(shù)字化、信息化成為必然趨勢(shì)。檔案工作作為高校工作的一個(gè)重要組成部分，高校檔案管理者必須按照時(shí)代發(fā)展的需求努力提升自身的管理水平，不斷創(chuàng)新管理模式，精準(zhǔn)分析存在的問(wèn)題，創(chuàng)新思路，提出可行性應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策分析

引言

檔案管理是國(guó)家機(jī)構(gòu)及社會(huì)個(gè)人組織在活動(dòng)中所形成的，檔案具有一定的歷史價(jià)值及未來(lái)發(fā)展參考價(jià)值。檔案種類(lèi)較為繁多，其中高校檔案具體指管理教學(xué)資料記錄、教研活動(dòng)圖文視頻存檔等。各高校肩負(fù)著為國(guó)家培養(yǎng)人才的使命，有效的檔案管理工作非常重要。加強(qiáng)檔案管理工作，可為高校各項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展提供重要參考依據(jù)，可促進(jìn)校園各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

1高校檔案管理概述及作用

1.1高校檔案管理概述。根據(jù)相關(guān)法規(guī)規(guī)定，

高校檔案管理具體指招生、科研、管理及教學(xué)等活動(dòng)，對(duì)學(xué)生、校園、教師及社會(huì)具有保留價(jià)值與參考意義的圖文及視頻存檔，是一種具有極高價(jià)值的歷史記錄。檔案管理工作是高校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。高校檔案管理工作對(duì)校園乃至社會(huì)都會(huì)產(chǎn)生極為深遠(yuǎn)的影響。

1.2高校檔案管理的作用。檔案可對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)

進(jìn)行記錄，可促進(jìn)各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展，也可為校園后續(xù)發(fā)展提供參考依據(jù)。檔案的作用在高校改革時(shí)能得到顯著體現(xiàn)，可為高校改革確立明確的方向。以目前高校檔案管理看，高校的發(fā)展?fàn)顩r與檔案管理水平密不可分，檔案管理工作在一定程度上決定著各項(xiàng)工作的有效性。

2當(dāng)前高校檔案工作存在的主要問(wèn)題

2.1傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存方式仍是主流

檔案的數(shù)字化不僅可以提高相關(guān)工作人員的工作效率，減輕其工作負(fù)擔(dān)，還可以減少檔案工作中的錯(cuò)漏與失誤，但目前高校的主要精力都用于提升辦學(xué)水平上，對(duì)高校檔案管理工作有所忽視。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存方式雖然是主流，但早已經(jīng)與目前高校的需求不相符合。紙質(zhì)檔案存在占地面積大、存放困難、易缺失、查找不便等諸多缺點(diǎn)，使檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，還容易出錯(cuò)。

2.2檔案管理制度不完善

不少高校檔案管理存在粗放管理現(xiàn)象，比如填表時(shí)，沒(méi)有統(tǒng)一的格式，造成后期數(shù)據(jù)處理的困難;檔案上交后，沒(méi)有統(tǒng)一儲(chǔ)存方式，部分檔案紙質(zhì)儲(chǔ)存，部分?jǐn)?shù)字化儲(chǔ)存;需要查檔時(shí)，因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的目錄或整理方式，造成查找困難。上述問(wèn)題的主要癥結(jié)是檔案工作的制度還不夠完善。

2.3檔案數(shù)字化缺少資金投入和技術(shù)支持

高校需要管理的檔案數(shù)量眾多，處理方式復(fù)雜，一系列問(wèn)題使得先進(jìn)的軟件和硬件設(shè)備成為開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。而高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)完整的工作，需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，并需要投入大量的人力、資金和技術(shù)上的支持。由于目前高校對(duì)檔案信息化建設(shè)還缺乏一定的重視度，導(dǎo)致相關(guān)的資金、技術(shù)落實(shí)不到位，進(jìn)而阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程[3]。

3高校檔案管理工作對(duì)策探析

3.1加強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)

高校檔案管理工作是為學(xué)校服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)、為國(guó)家服務(wù)。檔案信息化和數(shù)字化的管理模式發(fā)生了根本性變化，檔案管理工作的服務(wù)方式也隨之發(fā)生變革。第一，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須提升檔案部門(mén)管理人員的服務(wù)意識(shí)，要求檔案管理人員改善服務(wù)方法，提高服務(wù)熱情，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)功能。第二，提升檔案管理效率，必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理念，提高工作效率，提高檔案查找的便捷性和時(shí)效性，為學(xué)校、為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第三，實(shí)現(xiàn)資源共享，有效利用檔案資源，為廣大師生和社會(huì)提供方便、快捷的利用服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

3.2健全管理機(jī)制

高校檔案管理工作的最大問(wèn)題就是未形成完善的管理體系。在社會(huì)高度發(fā)展背景下，數(shù)字信息是各行各業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，高校檔案管理需建立完善的管理制度，更替陳舊的管理模式，將管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)融會(huì)貫通，提高管理者參與工作的熱情。健全制度可從多方面入手，如健全人員量化管理制度、文件調(diào)配制度等。各高校需根據(jù)實(shí)際情況逐步更新制度，確保檔案管理工作模式迎合時(shí)代發(fā)展所需。例如，各高?？梢勒諊?guó)家檔案法制訂相應(yīng)的檔案管理制度，根據(jù)校情及成熟案例制訂健全管理模式?；诖?，高校應(yīng)不新管理技術(shù)，從工作方法、管理制度等角度全面提升高校檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

3.3創(chuàng)新管理方法

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)，高校檔案管理工作應(yīng)積極應(yīng)用計(jì)算技術(shù)，讓檔案管理工作向科學(xué)化、高效化與智能化發(fā)展。例如，各高校應(yīng)積極運(yùn)用數(shù)字化檔案管理模式，該模式是檔案管理的一大變革，一定程度上提高了管理效率，有效降低了人力成本，使檔案管理更加智能。數(shù)字化檔案管理可加快檔案管理工作進(jìn)程，也為后期信息抽調(diào)提供了便利。高校在進(jìn)行檔案分類(lèi)時(shí)，可充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化分類(lèi)，提高檔案借閱便捷性，全面提高檔案利用效率，提升檔案管理工作水平。檔案管理者在檔案管理工作中應(yīng)不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，逐步完善檔案信息庫(kù)，確保檔案的完整性。管理者收錄、調(diào)取檔案時(shí)，需在信息系統(tǒng)中記錄，做好數(shù)據(jù)更新。信息技術(shù)可加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，可構(gòu)建完善的管理體系，有效實(shí)現(xiàn)了檔案共享，充分發(fā)揮了檔案的作用。

3.4提升人員素養(yǎng)

加強(qiáng)人員素養(yǎng)應(yīng)從如下幾點(diǎn)進(jìn)行：其一，應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提升管理人員的素養(yǎng)，提升管理者對(duì)檔案管理工作的重視程度;其二，為管理者之間的溝通架設(shè)橋梁，鼓勵(lì)管理者進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，逐步開(kāi)闊管理者視野;其三，高校應(yīng)設(shè)立相關(guān)考核政策，激勵(lì)管理者參與到管理經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)中，激發(fā)管理者主觀能動(dòng)性;其四，在建立考核制度之后，應(yīng)建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，為員工創(chuàng)造更好的工作環(huán)境，通過(guò)獎(jiǎng)金等方式提高員工參與工作的熱情，為管理人員提供廣闊的發(fā)展平臺(tái)，調(diào)動(dòng)其內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，以此促進(jìn)高校檔案管理工作的有效開(kāi)展。

3.5增加資金投入

對(duì)檔案工作的重視不足，導(dǎo)致檔案工作沒(méi)有足夠的資金進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)備更新、專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)和信息技術(shù)研發(fā)。增加資金投入，可以?xún)?yōu)化替換掉落后的檔案管理設(shè)施，通過(guò)運(yùn)行先進(jìn)的管理設(shè)施軟件，為檔案管理信息化工作的有效進(jìn)行提供保障。

結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和科技的日益進(jìn)步，推進(jìn)高校檔案信息化管理建設(shè)工作，提高高校檔案信息化管理人員的工作水平，優(yōu)化高校管理工作機(jī)制體系，為高校檔案管理工作的信息化發(fā)展提供政治保障和法律保障，才能促進(jìn)高校更好更快地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭金月.從檔案治理體系視角看新修訂檔案法[J].浙江檔案，2020（07）.

[2]陸國(guó)強(qiáng).為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障[N].人民日?qǐng)?bào)，2020-6-24.

[3]李高平.高校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].才智，2019（36）.

作者簡(jiǎn)介：余婷（1983-）女，武漢城市職業(yè)學(xué)院教師，館員，主要研究方向——檔案管理

基金項(xiàng)目：武漢城市職業(yè)學(xué)院校級(jí)課題：物業(yè)公司檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)（課題編號(hào)：2018whcvc31）