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談事業(yè)單位檔案管理保存與利用

2021-11-28 08:33:37陳紅艷
時代人物 2021年34期
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理利用

陳紅艷

(梨樹縣小城子鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心 吉林省四平市 136500)

推進事業(yè)單位檔案管理改革的意義

提升信息化檔案管理水平。大數(shù)據(jù)時代下,事業(yè)單位可以運用科學(xué)技術(shù)提高檔案管理工作效率,這是檔案管理改革的重要路徑之一。信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理改革指明了方向,幫助工作人員更加便利地開展檔案管理工作,推動檔案管理朝向智能化、信息化、實時化方向發(fā)展,更加有效發(fā)揮檔案對于事業(yè)單位的重要作用,化解傳統(tǒng)檔案管理模式下的管理弊端,提高管理工作的科學(xué)性和有效性。

實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。做好事業(yè)單位檔案管理改革工作有利于提高檔案管理的整體效率,通過檔案管理改革,形成標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)、完備的檔案管理模式,將能夠大大降低人為因素對檔案管理工作的影響,形成規(guī)范有效的檔案管理運轉(zhuǎn)體系機制,促進檔案管理工作邁向現(xiàn)代化,推動管理順應(yīng)時代發(fā)展需求。深入實行檔案管理改革,運用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù),能夠不斷強化事業(yè)單位檔案管理水平。

滿足檔案社會化服務(wù)需求。事業(yè)單位檔案不僅屬于事業(yè)單位,還屬于全社會共同所有,近年來,我國在不斷強化公共服務(wù)體系建設(shè)力度,事業(yè)單位公共服務(wù)能力日趨進步,社會公眾對公益事業(yè)相關(guān)信息資料的關(guān)注度在不斷提高,事業(yè)單位內(nèi)部管理的日益公開透明化,需要其不斷提高自身價值,將大數(shù)據(jù)運用到檔案管理工作中,推動其公共服務(wù)能力全面改革深化。

事業(yè)單位檔案管理存在的問題

對檔案管理工作重視不足。長期以來,事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視,具體表現(xiàn)為兩方面:一是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案資料的價值與作用缺乏充分的認識,沒有意識到檔案資料對事業(yè)單位各項工作的參考價值,因而對檔案管理工作缺乏重視,在這方面投入的資金及人力資源不足。二是檔案管理部門負責(zé)人以及工作人員對檔案管理工作不重視,在平時工作中過于懈怠,敷衍了事,在檔案整理、保管、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)缺乏責(zé)任心,對檔案資料的審核不嚴格、保存不妥善,導(dǎo)致部分檔案資料遺失、損壞。此外,檔案管理人員在平時工作中存在應(yīng)付差事的心態(tài),相互之間的配合不到位,沒有嚴格落實檔案管理的各項規(guī)章制度,導(dǎo)致事業(yè)單位整體檔案管理水平較低。

檔案管理機制不完善。檔案管理是一項系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作,必須要嚴格執(zhí)行相應(yīng)的工作程序,遵守相應(yīng)的規(guī)章制度,然而從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看,部分事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理機制以及規(guī)范的工作程序,導(dǎo)致檔案管理人員在實際工作中缺乏相應(yīng)的參考依據(jù),隨意性較強。部分事業(yè)單位雖然檔案管理相關(guān)機制建設(shè)比較完善,但執(zhí)行力度不足,在實際工作過程中缺乏有效的監(jiān)管,違規(guī)操作,未能按照規(guī)章制度辦事,出現(xiàn)問題相互推諉,嚴重降低了事業(yè)單位檔案管理效率。

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。檔案管理是一項專業(yè)化的工作,檔案管理人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識技能,然而現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理人員普遍為非專業(yè)人士,缺乏專業(yè)知識基礎(chǔ),而事業(yè)單位本身也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)體系,導(dǎo)致其專業(yè)素養(yǎng)難以得到提升。再加上檔案管理工作長期得不到重視,檔案管理自身缺乏積極性,沒有自主學(xué)習(xí)意識,在工作當(dāng)中往往應(yīng)付了事。

對檔案的利用程度不夠。事業(yè)單位檔案管理的最終目的是實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資料的有效利用,而檔案的收集和管理只是實現(xiàn)目的的必要過程。一些工作人員對檔案管理存在片面認識,以為檔案管理工作只是單純做好檔案保存即可,這將導(dǎo)致管理人員無法充分發(fā)揮出檔案的作用。事業(yè)單位的檔案不僅可以查詢相關(guān)數(shù)據(jù)資料,其在一定程度上影響著事業(yè)單位重要事項決策,通過檔案可以了解單位過去的運行情況,在此基礎(chǔ)上進行工作經(jīng)驗總結(jié),為單位將來的發(fā)展提供建設(shè)性意見,所以來說,事業(yè)單位要科學(xué)的開發(fā)利用檔案,實現(xiàn)檔案管理效能最大化。

缺乏主觀能動性與積極性。首先,事業(yè)單位檔案在利用過程當(dāng)中,多數(shù)通過傳統(tǒng)的資料借閱形式以及查閱等方式進行利用。而事業(yè)單位的外部人員在進行檔案利用時就會受到嚴格控制,進而造成事業(yè)單位檔案無法有效地進行信息資源共享與組合,從而限制了檔案的利用。其次,相對傳統(tǒng)的借閱方式,進一步限制了檔案的利用和保護。

缺乏對檔案利用的先進方式。隨著信息時代的不斷推進以及信息技術(shù)的發(fā)展,為事業(yè)單位檔案利用提供了新的方式與方法。由于事業(yè)單位缺乏對檔案工作的注重,以及人力、物力與財力等方面的支持,進而造成了事業(yè)單位的檔案利用缺少必要的硬件設(shè)備,以及相對先進的信息技術(shù),從而無法滿足對檔案的利用,無法滿足當(dāng)前時代發(fā)展的需求。

加強事業(yè)單位檔案利用和保護的有效對策

堅持依法治檔,結(jié)合信息技術(shù)推進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。想要進一步促進事業(yè)單位中的利用與保護,需要加強完善對檔案的依法監(jiān)管手段,推進依法治檔。并結(jié)合相關(guān)的事業(yè)單位完善其監(jiān)管機制。同時,還需要進一步貫徹落實《機關(guān)檔案工作管理方法》(國家檔案局第13號令)中的相關(guān)要求,對事業(yè)單位中的文書檔案歸檔以及保管期限進行修訂,進而促進事業(yè)單位檔案的完整保存。此外,還需要結(jié)合實際情況,通過合理的方法對事業(yè)單位的檔案價值進行充分挖掘,通過信息技術(shù)推進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

提升事業(yè)單位中檔案的利用效率。首先,要加強事業(yè)單位的檔案利用與保護,需要充分發(fā)掘事業(yè)單位中檔案所具備的潛能,將被動的服務(wù)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)支持。比如信息資源查詢服務(wù)以及分發(fā)服務(wù)等等。并且在提供相應(yīng)的服務(wù)過程中需要從專業(yè)的角度出發(fā),這樣才可以有效地提升事業(yè)單位中檔案的利用效率。其次,事業(yè)單位可以結(jié)合自身的實際情況,建立相應(yīng)的信息化檔案管理,以此來提升事業(yè)單位對檔案工作的效率。還可以結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫,對事業(yè)單位中的檔案進行科學(xué)的利用與保存。結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng),對事業(yè)單位的檔案實施信息化管理。同時,加強檔案工作人員的服務(wù)意識,結(jié)合檔案的利用與保護工作,來提升事業(yè)單位的服務(wù)水平與質(zhì)量。最后,事業(yè)單位還可以從多方面對檔案的使用開發(fā)新的渠道,并深度研究檔案的潛在價值,從而促進檔案得到充分的利用。

加快建立數(shù)字化檔案,保障電子檔案的安全。首先,事業(yè)單位要想加強檔案的利用與保護工作,需要擴寬對檔案的收集以及接收力度,進而建立相應(yīng)的檔案資源體系,并加速完成傳統(tǒng)檔案資源向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變,從而提高事業(yè)單位對檔案的綜合管理。其次,在實施檔案共享工作時,可以有效滿足客戶查詢檔案信息的需求,使得事業(yè)單位的檔案管理工作變得更加規(guī)范、高效。此外,還需要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況,加強對電力檔案的安全管理,防止檔案信息丟失或被盜,促進事業(yè)單位的檔案保密性得到提升。

提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理與檔案管理隊伍建設(shè)有著密切的聯(lián)系,需要不斷加強事業(yè)單位檔案管理隊伍建設(shè),招聘并引進具備高素質(zhì)、高質(zhì)量的專業(yè)人才,為事業(yè)單位檔案管理隊伍增添相應(yīng)的人才儲備,從而提升其檔案管理隊伍的質(zhì)量,并保障事業(yè)單位的檔案管理工作能夠循序漸進。同時,在檔案隊伍建設(shè)過程中,事業(yè)單位需要提供相應(yīng)的財力、人力支持,以及各個部門之間的協(xié)調(diào)與溝通,從而使得事業(yè)單位的檔案利用與保護能夠?qū)崿F(xiàn)其相應(yīng)的社會價值與經(jīng)濟價值。

完善檔案管理機制。第一,事業(yè)單位內(nèi)部要積極完善檔案管理機制,制定嚴格的工作流程,確保檔案管理人員在實際工作中有章可循、有據(jù)可依,包括檔案整理、歸檔、保存、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)遞以及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)都要明確具體的流程,并嚴格執(zhí)行。針對違規(guī)操作的檔案管理人員要給予相應(yīng)的處分,以此規(guī)范工作人員的行為。第二,要加大監(jiān)管力度,完善的制度只有落實在實際工作中才能充分發(fā)揮作用,否則只能浮于表面,流于形式,難以起到實質(zhì)性的作用,對此,事業(yè)單位內(nèi)部要加強監(jiān)管力度,對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)實施監(jiān)管,加強審核,確保檔案管理人員嚴格遵守相關(guān)規(guī)章制度。

完善人才培養(yǎng)機制。事業(yè)單位檔案管理要向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及專業(yè)化發(fā)展,必須要建立一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊伍,針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低的問題,可以從兩方面著手:一是事業(yè)單位要在內(nèi)部建立完善的培訓(xùn)體系,為檔案管理工作人員提供必要的培訓(xùn)平臺和機會,使其接受專業(yè)化的培訓(xùn),從而提升專業(yè)知識技能。同時事業(yè)單位要建立相應(yīng)的激勵機制,鼓勵檔案管理人員自主學(xué)習(xí)深造,提高自身業(yè)務(wù)能力,并對取得相應(yīng)資質(zhì)的人員給予一定的獎勵。二是事業(yè)單位要重視檔案管理團隊建設(shè),積極從外部吸納新鮮血液,可以引進高校檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生,擴充檔案管理人才隊伍。

加強檔案建設(shè)的目標(biāo)化管理。目標(biāo)化的管理模式是以結(jié)果為導(dǎo)向或是以目標(biāo)為導(dǎo)向的管理模式,其主要包括兩種形式,混合管理方法和目的管理方法。前者通過工作目標(biāo)判斷工作成效,這種形式下要注重目標(biāo)導(dǎo)向,即而通過目標(biāo)的設(shè)定和完成推動檔案管理水平進步,目標(biāo)在這個過程中發(fā)揮著重要作用。而后者是通過檔案管理中的激勵作用實現(xiàn)檔案管理目的。目的管理能夠廣泛地運用于事業(yè)單位檔案管理工作中,其通過建立檔案管理激勵機制培養(yǎng)員工積極主動的工作態(tài)度。目的管理更加注重管理效果,其核心是管理期望的結(jié)果。管理人員對管理期望要進行全面把握,時刻保持警惕性。社會發(fā)展的日新月異,對管理人員進行技能培訓(xùn)時要更加多樣化,做好檔案管理策劃工作,在制定規(guī)劃時要注重對細節(jié)的把控。

加強信息化管理手段。隨著信息技術(shù)的日趨發(fā)展,在日常檔案管理過程中中,事業(yè)單位要強化信息技術(shù)運用能力,實現(xiàn)檔案智能化管理。提高檔案管理智能化水平,首先要設(shè)定檔案管理規(guī)劃,規(guī)劃的設(shè)定要結(jié)合事業(yè)單位具體發(fā)展情況以及相應(yīng)檔案管理要求,實施方案要分階段進行,保證實施過程中各個階段之間的連貫完整;另外,事業(yè)單位要建立檔案管理網(wǎng)站,實現(xiàn)公開透明化管理,賦予每位員工檔案信息查詢權(quán)限,實現(xiàn)檔案內(nèi)部共享機制,促進信息傳播。最后,發(fā)揮電子文檔對管理前端的控制作用,建立電子檔案系統(tǒng),推動內(nèi)部檔案實現(xiàn)共建共享。

綜上所述,事業(yè)單位作為具有公益性質(zhì)的社會公共服務(wù)機構(gòu),要強化自身公共服務(wù)能力,必須要高度重視檔案管理作用,加快完善檔案管理機制以及信息化建設(shè),注重專業(yè)化人才培養(yǎng),進而充分挖掘利用檔案資料,為事業(yè)單位各項工作提供參考。

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