喬妮

（國(guó)家能源集團(tuán)神東煤炭公司礦業(yè)服務(wù)公司，陜西 榆林 719315）

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)面臨著更大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。它們雖然開(kāi)辟了新的發(fā)展前景，但仍受到傳統(tǒng)商業(yè)模式的影響，面臨著一定的挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理。進(jìn)行科學(xué)的改革創(chuàng)新，淘汰落后的經(jīng)營(yíng)理念，實(shí)施科學(xué)的現(xiàn)代管理方法，物資管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，應(yīng)優(yōu)先考慮，創(chuàng)新物資管理技術(shù)，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，并利用企業(yè)ERP系統(tǒng)進(jìn)行有效管理，保證公司物資管理質(zhì)量，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。

一、ERP系統(tǒng)理論與物資管理概述

（一）ERP系統(tǒng)。企業(yè)資源計(jì)劃實(shí)際上是一個(gè)ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)可以包括硬件、人力、財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)模塊。在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)基于信息技術(shù)的企業(yè)系統(tǒng)管理；通過(guò)科學(xué)的系統(tǒng)管理，為管理者和員工提供決策管理平臺(tái)和操作工具。ERP在物資管理中的應(yīng)用實(shí)用、全面、方便。ERP系統(tǒng)可以對(duì)各模塊的信息資源進(jìn)行實(shí)時(shí)的整合和優(yōu)化。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的共享，提高企業(yè)信息系統(tǒng)的敏感性，企業(yè)各部門(mén)之間的內(nèi)部協(xié)調(diào)可以基于ERP系統(tǒng)提供的信息。在科技信息化飛速發(fā)展的今天，通過(guò)觀察市場(chǎng)的實(shí)際需求，可以減少不必要的損失，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。ERP系統(tǒng)需要實(shí)時(shí)管理來(lái)解決實(shí)時(shí)信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題。

（二）物資管理。實(shí)際上，物資管理就是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中所需物資的采購(gòu)、使用和儲(chǔ)存進(jìn)行計(jì)劃和控制。物料管理的真正目的是對(duì)企業(yè)的物料進(jìn)行有效的管理。它降低了企業(yè)的物質(zhì)運(yùn)行成本，提高了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率，為企業(yè)帶來(lái)了更多的經(jīng)濟(jì)效益。

二、企業(yè)物資管理中存在的問(wèn)題

在企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)之前，大多數(shù)企業(yè)使用簡(jiǎn)單的物資管理系統(tǒng)來(lái)管理收貨、交付和儲(chǔ)存業(yè)務(wù)，過(guò)分依賴(lài)倉(cāng)庫(kù)管理員的個(gè)人能力和責(zé)任。業(yè)務(wù)流程使用人工單據(jù)和匯總報(bào)表，但沒(méi)有系統(tǒng)地集成物料計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存和跟蹤活動(dòng)。在沒(méi)有合理計(jì)劃的情況下，一些物資過(guò)剩，另一些項(xiàng)目庫(kù)存不足，對(duì)生產(chǎn)造成嚴(yán)重影響。與此同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員的素質(zhì)參差不齊，材料的接收和包裝過(guò)程參差不齊，妨礙了今后的驗(yàn)收、碼放。實(shí)際上，往往到貨時(shí)間較長(zhǎng)的物資質(zhì)檢入庫(kù)沒(méi)有進(jìn)行，在領(lǐng)料過(guò)程中而這些物資已經(jīng)發(fā)出，導(dǎo)致單據(jù)缺失和賬目不一致。工作量在每月和每季度的庫(kù)存占很大一部分。如何降低貨物采購(gòu)、庫(kù)存和銷(xiāo)售成本，減少資金使用，改善整個(gè)供應(yīng)鏈的服務(wù)體系，以便為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，并對(duì)資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)提出更高的要求。考慮到公司的實(shí)際情況，一些公司仍然遵循傳統(tǒng)的材料管理模式，缺乏現(xiàn)代概念，無(wú)法滿足公司的物資分配需求，因此產(chǎn)生了一些問(wèn)題：

（一）工作人員從事物資管理工作，只管理企業(yè)內(nèi)物資的收入、分配和保管，單一工作內(nèi)容，工作往往取決于工作人員的責(zé)任和個(gè)人能力，沒(méi)有有效的保障，容易出現(xiàn)管理錯(cuò)誤和數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤對(duì)公司不利為企業(yè)日常管理提供可靠有效的物資管理信息。

（二）人事物資管理過(guò)程中缺乏合理規(guī)劃，不能把企業(yè)的實(shí)際情況和實(shí)際需要、現(xiàn)有物資的合理配置、物資采購(gòu)和使用計(jì)劃設(shè)計(jì)的靈活性結(jié)合起來(lái)，這可能導(dǎo)致物資的浪費(fèi)、閑置和短缺，從而嚴(yán)重影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)，不利于企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）物資管理人員的素質(zhì)參差不齊。在物質(zhì)管理方面，傳統(tǒng)的管理模式嚴(yán)重依賴(lài)于工作人員的素質(zhì)。一些員工缺乏正確的物料管理概念。企業(yè)管理質(zhì)量常常受到一些問(wèn)題的影響，如未質(zhì)檢的物資進(jìn)入受檢倉(cāng)庫(kù)、具體單據(jù)丟失以及物料數(shù)據(jù)不符等。

三、物資管理中ERP系統(tǒng)的作用分析

（一）降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。在物料管理中使用ERP系統(tǒng)極大地簡(jiǎn)化了成本核算，大大降低了公司的運(yùn)營(yíng)成本。傳統(tǒng)物料管理物料的價(jià)格是成本核算的基礎(chǔ)，物料的實(shí)際成本反映在物料的價(jià)格差異中。此成本核算易于使用，但也有相當(dāng)大的缺點(diǎn)，例如材料成本和市場(chǎng)價(jià)格偏差較大，公司的物料成本不反映當(dāng)?shù)貎r(jià)格相差產(chǎn)品價(jià)格的實(shí)際變化。因此，采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的價(jià)值會(huì)喪失。推動(dòng)ERP系統(tǒng)在資產(chǎn)管理中的應(yīng)用，使企業(yè)資產(chǎn)管理不再需要核算成本。ERP系統(tǒng)中采購(gòu)產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格一旦發(fā)生變化，公司就會(huì)根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格調(diào)整材料價(jià)格，從而準(zhǔn)確反映庫(kù)存材料的價(jià)值和材料的消費(fèi)情況。此外，企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)允許企業(yè)集中采購(gòu)，并利用大批量采購(gòu)的價(jià)格優(yōu)勢(shì)。

（二）規(guī)范數(shù)據(jù)管理以提高運(yùn)營(yíng)效率。基本數(shù)據(jù)是企業(yè)信息流的重要保證。傳統(tǒng)的硬件管理使企業(yè)數(shù)據(jù)過(guò)于復(fù)雜和龐大，無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)整合。這對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和易用性有重大影響。實(shí)施企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)，高效地實(shí)時(shí)共享信息，同時(shí)加快數(shù)據(jù)傳輸。在ERP系統(tǒng)中，需求信息可以直接輸入到系統(tǒng)中，而ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)劃和平衡物料需求。基本數(shù)據(jù)（例如單位代碼和物料編碼）組合在一起，以統(tǒng)一地反映數(shù)據(jù)。

（三）促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化和有效的流程控制。ERP系統(tǒng)包括適用于物資管理的審核和控制功能，通過(guò)合并規(guī)劃、庫(kù)存和采購(gòu)管理，加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)采購(gòu)流程的控制。企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)管理設(shè)備的整個(gè)采購(gòu)過(guò)程，如設(shè)備需求計(jì)劃的編制和審批、電子投標(biāo)、合同簽署等。首先，采購(gòu)員為物資創(chuàng)建計(jì)劃采購(gòu)訂單，并提供采購(gòu)訂單、設(shè)備供應(yīng)商信息、產(chǎn)品目錄等。輸入至系統(tǒng)。對(duì)于不在目錄中的不合格供應(yīng)商和外購(gòu)物料，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單或事務(wù)處理跟蹤。只有在采購(gòu)計(jì)劃獲得批準(zhǔn)后，才能生成和跟蹤采購(gòu)訂單。

四、ERP物資供應(yīng)管理模塊功能及模型

（一）物資管理模塊模板。企ERP系統(tǒng)的物資管理模塊包括與資產(chǎn)規(guī)劃和采購(gòu)、資產(chǎn)管理和庫(kù)存管理有關(guān)的任務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，公司的歷史采購(gòu)信息是采購(gòu)計(jì)劃的重要指導(dǎo)方針，如提供有效的市場(chǎng)銷(xiāo)售和供應(yīng)信息，為采購(gòu)員提供正確的采購(gòu)方向，并控制從申購(gòu)到入庫(kù)的整個(gè)采購(gòu)過(guò)程。

（二）物料管理功能模塊。首先是采購(gòu)管理，可以使用ERP物資來(lái)計(jì)劃采購(gòu)訂單、選擇供應(yīng)商、下達(dá)采購(gòu)訂單、跟蹤和催貨采購(gòu)訂單、核對(duì)付款和發(fā)票、付款等。二是校驗(yàn)發(fā)票，要求提供與成本控制和資產(chǎn)管理相關(guān)的物資和財(cái)務(wù)部門(mén)信息。第三個(gè)領(lǐng)域是供應(yīng)商評(píng)價(jià)，ERP是一個(gè)企業(yè)資源規(guī)劃的評(píng)價(jià)系統(tǒng)，它在整合的基礎(chǔ)上對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和分類(lèi)，保持客觀和公正的觀點(diǎn)，并將不能勝任和遇到困難的供應(yīng)商列入黑名單；第四，需要對(duì)SAP系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)調(diào)管理的資產(chǎn)管理，以確保賬實(shí)的一致性；第五個(gè)要素是MRP計(jì)劃，確保物料供應(yīng)，為庫(kù)存和實(shí)際需求編制適當(dāng)?shù)念A(yù)算，預(yù)測(cè)緊急需求，累計(jì)物料，并通知管理人員所需和多少的物資。

五、ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中物資采購(gòu)供應(yīng)的管理和控制

為了更有效地利用ERP系統(tǒng)，改進(jìn)其功能，改進(jìn)電子商務(wù)中的有形管理，更快地向消費(fèi)者提供高質(zhì)量和高效率的貨物和服務(wù)，ERP系統(tǒng)主要從貨物的采購(gòu)和供應(yīng)開(kāi)始。

（一）采購(gòu)物資。就個(gè)人而言，采購(gòu)物資的過(guò)程被視為ERP系統(tǒng)中審批采購(gòu)過(guò)程中最復(fù)雜的問(wèn)題。簽署合同大約需要三個(gè)步驟：締結(jié)協(xié)議；要求采購(gòu)材料；締結(jié)合同。協(xié)議還必須得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的批準(zhǔn)，采購(gòu)合同也必須得到批準(zhǔn)。在使用ERP系統(tǒng)時(shí)，合同中的文件處理也很復(fù)雜，分為幾個(gè)階段：ERP系統(tǒng)上傳請(qǐng)購(gòu)單→電子商下達(dá)詢價(jià)單→詢比價(jià)下載結(jié)果→ERP系統(tǒng)簽署采購(gòu)合同。不難看出，一個(gè)合同在執(zhí)行之前需要經(jīng)過(guò)幾個(gè)層次的批準(zhǔn)，這嚴(yán)重影響了工作效率。其實(shí)審批過(guò)程中有很多無(wú)效的工作。

（二）供應(yīng)物資。充分利用ERP系統(tǒng)來(lái)控制企業(yè)成本和管理投資計(jì)劃。ERP系統(tǒng)支持所有任務(wù)之間的信息共享，從而簡(jiǎn)化了訂單成本分析和數(shù)據(jù)輸入。通過(guò)比較數(shù)據(jù)，企業(yè)使用材料的問(wèn)題將一個(gè)接一個(gè)地出現(xiàn)，減少材料問(wèn)題。管理人員可以幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免工作中的缺陷，并及時(shí)采取糾正措施，從而通過(guò)抽查和審核減少企業(yè)損失。

六、運(yùn)用ERP提升物資管理水平的有效措施

（一）要建立一個(gè)完整的ERP物資管理系統(tǒng)，企業(yè)在物資管理上必須改變傳統(tǒng)的管理模式，充分利用ERP技術(shù)，建立一個(gè)完整的ERP物資管理系統(tǒng)。根據(jù)公司物資的實(shí)際情況，建立物資管理體系，使公司的ERP物資管理建立在有法可依的基礎(chǔ)上，優(yōu)化公司的組織結(jié)構(gòu)。為保證物資管理體系的完善，為ERP物資管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供重要保障，公司各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)溝通，科學(xué)劃分各部門(mén)的管理職責(zé)。提高對(duì)物資管理重要性的認(rèn)識(shí)，積極參與企業(yè)物資計(jì)劃體系建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)，提高操作技能，培養(yǎng)職業(yè)道德。激發(fā)員工的積極性，投入到工作中，保證ERP系統(tǒng)的有序管理，并提供制度支持。

（二）確保信息的透明度?；谛畔⒓夹g(shù)的ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)單快捷。任何具備必要權(quán)限的人都可以訪問(wèn)這個(gè)系統(tǒng)，這樣它就可以超越時(shí)間和空間的限制。例如，企業(yè)部門(mén)的項(xiàng)目經(jīng)理可以在ERP系統(tǒng)中查詢物資計(jì)劃，檢查計(jì)劃的審批時(shí)間和物料的最終采購(gòu)價(jià)格。發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)查明責(zé)任人，追究責(zé)任。通過(guò)對(duì)采購(gòu)人員的審核，徹底調(diào)查不合格材料的原因。質(zhì)檢員和供應(yīng)商。信息和數(shù)據(jù)必須共享和透明。公司員工只需在ERP系統(tǒng)中查詢了解公司物資的用途、公司物資的數(shù)量和位置。協(xié)助資物經(jīng)理提高物資管理效率。

（三）資金、物流、信息流同步。在運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行物資管理時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)資金、物流、信息流控制允許在EMS中同時(shí)實(shí)現(xiàn)這三個(gè)要素。根據(jù)公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)成果和各部門(mén)上報(bào)的信息，制定科學(xué)的物資需求計(jì)劃，計(jì)劃中應(yīng)明確所需物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)等基本信息。然后確定采購(gòu)物資的數(shù)量、價(jià)格和需求時(shí)間。在這個(gè)過(guò)程中，要充分發(fā)揮項(xiàng)目全面預(yù)算管理的作用，在提取材料時(shí)實(shí)行成本管理和備案措施。我們需要建立財(cái)務(wù)聯(lián)系并生成跟蹤報(bào)告，以便公司了解資金和材料的流動(dòng)。

（四）實(shí)施預(yù)算管理。預(yù)算管理是ERP實(shí)施的重要環(huán)節(jié)之一。受多部門(mén)影響，需要采取多種方式應(yīng)對(duì)。公司各部門(mén)根據(jù)需求計(jì)劃上報(bào)預(yù)算控制，有效控制物料采購(gòu)訂單的預(yù)算，防止物料采購(gòu)成本超過(guò)預(yù)算限額。在預(yù)算控制和管理過(guò)程中，要正確記錄設(shè)備采購(gòu)情況，采購(gòu)設(shè)備時(shí)要考慮預(yù)算控制計(jì)劃，避免物資浪費(fèi)。提高利用率，降低企業(yè)管理成本。

ERP系統(tǒng)的實(shí)施和優(yōu)化促進(jìn)了供應(yīng)管理體制的改革，充分發(fā)揮了采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，減少了不必要的損失，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化了財(cái)產(chǎn)控制機(jī)制，優(yōu)化了庫(kù)存環(huán)節(jié)，尤其是管理層。