車瑞雯

（菏澤學(xué)院，山東 菏澤 274015）

高校檔案館是非常重要的文獻(xiàn)管理平臺，也是學(xué)生和教師進(jìn)行自主學(xué)習(xí)的主要陣地之一。隨著檔案信息化程度不斷加深，很多高校都組建了自己的數(shù)字圖書館、檔案館，并設(shè)立了相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)和門戶信息網(wǎng)站。這些正在運(yùn)行或者在建的平臺能夠?yàn)楦咝熒男畔@取提供便利，進(jìn)而為他們的進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、檔案信息化背景下高校檔案管理共建與共享存在的問題

其一，有些部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)人員思想觀念落后。在信息化背景下，高校檔案管理工作的內(nèi)容早已發(fā)生了巨大變化。但是，部分相關(guān)的工作人員并未轉(zhuǎn)變自己的觀念，他們并沒有正確認(rèn)識到自己在高校檔案管理共建與共享中需要扮演的角色，只是將檔案管理工作看成是一種重復(fù)性的勞動。在此思維的影響下，這些檔案管理教師缺乏對自身工作的計(jì)劃和總結(jié)，缺乏檔案管理共建與共享的理念，以至于檔案管理工作發(fā)展緩慢。

其二，進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。檔案管理共建與共享是為了讓高校檔案發(fā)揮出更大的價值，為高校師生提供更多可以信賴的高質(zhì)量學(xué)習(xí)資源。但是，在檔案信息化背景下，高校檔案館的信息資源急速增強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理教師在進(jìn)行檔案管理時壓力倍增，同時，高校不同部門對檔案管理共建與共享的標(biāo)準(zhǔn)不同，致使檔案檢索和檔案錄入的結(jié)果存在很大差異，這些原因在很大程度上影響了高校檔案管理共建與共享的質(zhì)量和效果。

二、檔案信息化背景下高校檔案管理共建與共享的策略

（一）建設(shè)更加完善的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

統(tǒng)一而完善的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系能極大提升高校檔案管理資源共建與共享的效率，這也可以看作高校進(jìn)行檔案資源共建與共享的核心條件之一。一般來說，高校檔案資源在進(jìn)行錄入時，會切實(shí)遵守檔案界的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但是，在檔案信息化背景下，檔案資源的數(shù)量和種類會隨著時間不斷增長，但一些細(xì)分領(lǐng)域的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)還并不完善。基于此，高校的檔案部門要進(jìn)行牽頭，針對所有參與檔案管理的部門標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)研并整合，而后結(jié)合實(shí)際情況制定出一套標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行框架，做好檔案共建與共享工作的監(jiān)督和管理工作。其次，在進(jìn)行檔案資源的整理和收集時也要設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓不同部門可在數(shù)據(jù)的錄入、描述上互相進(jìn)行操作，借此提升他們處理信息的效率。

（二）構(gòu)建檔案管理共建與共享的信息安全防護(hù)體系

在高校檔案管理共建與共享的過程中，信息安全是非常重要的部分。為切實(shí)提升檔案信息安全，應(yīng)從“物防”“人防”“技防”三方面進(jìn)行努力。首先，高校要對參與檔案共建與共享的師生進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提升他們的安全意識、責(zé)任意識，并切實(shí)提升他們處理危機(jī)的能力，對檔案共建與共享的流程進(jìn)行進(jìn)一步完善。其次，高校要建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理安全制度，提升高校檔案存儲位置的防火、防盜等級，降低紙質(zhì)檔案和電子檔案受到危害的概率。最后，高?？善刚垖I(yè)技術(shù)人員，確保高校檔案在共享過程中的安全性，建立相應(yīng)的信息安全防護(hù)體系，為檔案管理的共建與共享保駕護(hù)航。

（三）構(gòu)建更加完善的檔案管理共建與共享人力資源體系

隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷深入，提升相關(guān)人員的綜合水平應(yīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，這樣可為高校檔案共建與共享的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。首先，高校教師應(yīng)提升自身的檔案信息防護(hù)意識，優(yōu)化檔案共建與分享的相關(guān)技能。此外，通識能力對于當(dāng)前背景下檔案管理團(tuán)隊(duì)也有非常重要的意義，例如，信息素養(yǎng)、審美素養(yǎng)等。不僅如此，高校還可從校外引進(jìn)一些優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才，為高校檔案管理共建與共享工作的開展提供專業(yè)指導(dǎo)，通過設(shè)立技術(shù)性崗位的方式，豐富高校檔案管理人力資源的體系，進(jìn)而為高校檔案管理共建與共享的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總結(jié)

綜上所述，在檔案信息化背景下，高校檔案管理的共建與共享需要進(jìn)行持續(xù)的探索，并積極進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和改革，只有各部門齊心協(xié)力，一起解決在此過程中遇到的各類問題，才能讓高校檔案管理共建與共享工作順利進(jìn)行，顯露成效。高質(zhì)量的檔案信息共建與共享能讓高校師生更加便捷地獲取信息資源，對他們的科學(xué)研究及日常學(xué)習(xí)有非常重要的意義。