蔡麗娜

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司勘探工程處，河南 平頂山 467021）

企業(yè)辦公室作為重要樞紐部門(mén)，不僅需要應(yīng)對(duì)外部繁雜的事務(wù)，而且需要處理內(nèi)部各種各樣的文件，同時(shí)還要為領(lǐng)導(dǎo)提供周到的服務(wù)，具有管理范圍廣、業(yè)務(wù)內(nèi)容多以及工作標(biāo)準(zhǔn)高等特點(diǎn)。辦公室要圍繞中心工作任務(wù)，不斷強(qiáng)化督辦職能，努力提高服務(wù)水平，以辦公室的高效運(yùn)行推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作科學(xué)穩(wěn)定落實(shí)。

一、國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作的職能模式

辦公室管理協(xié)調(diào)職能，主要是指內(nèi)外關(guān)系的維持，上下部門(mén)的協(xié)調(diào)，平行部門(mén)的溝通，準(zhǔn)確把握新形勢(shì)、新要求、新任務(wù)的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)各類(lèi)突發(fā)問(wèn)題進(jìn)行合理解決，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策當(dāng)好參謀助手，使各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

（一）國(guó)有企業(yè)與外部企業(yè)的關(guān)系處理。辦公室屬于綜合的部門(mén)，不僅要應(yīng)對(duì)繁雜的內(nèi)部事務(wù)，還要加強(qiáng)對(duì)外關(guān)系的處理。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，為了適應(yīng)市場(chǎng)化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，國(guó)有企業(yè)與外部企業(yè)有著越來(lái)越緊密的關(guān)系，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的身邊人和參謀助手，就肩負(fù)著企業(yè)內(nèi)部與外部單位關(guān)系處理的職責(zé)。國(guó)有企業(yè)不僅要其他企業(yè)維持密切的關(guān)系，而且要與政府相關(guān)部門(mén)保持良好的關(guān)系，企業(yè)辦公室的工作人員作為企業(yè)代表，傳達(dá)著領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和企業(yè)的態(tài)度。在落實(shí)對(duì)外職能過(guò)程中，辦公室始終堅(jiān)持求同存異、齊心協(xié)作、共同發(fā)展的根本宗旨。

（二）企業(yè)上下部門(mén)工作的溝通與管理。國(guó)有企業(yè)對(duì)上、下部門(mén)的工作進(jìn)行溝通與管理，主要指的是在上下部門(mén)之間完成消息的傳達(dá)，收集不同的意見(jiàn)，解決存在的矛盾，暢通訴求的渠道，從而起到上傳下達(dá)的作用，進(jìn)一步維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)以及基層部門(mén)的關(guān)系。通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐能夠看出，辦公室在國(guó)有企業(yè)中起著橋梁的作用，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展出謀劃策，而且能夠?yàn)楹椭C穩(wěn)定作出貢獻(xiàn)，是聯(lián)系上下部門(mén)、干群關(guān)系之間的紐帶。

（三）企業(yè)平行部門(mén)之間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)。辦公室除了對(duì)企業(yè)的上下級(jí)部門(mén)之間進(jìn)行溝通外，還需要積極協(xié)調(diào)平行部門(mén)之間的各項(xiàng)事務(wù)，統(tǒng)籌管理各個(gè)行政科室和黨委部門(mén)，對(duì)平行部門(mén)之間的問(wèn)題有效溝通，對(duì)存在的矛盾及時(shí)解決，力求達(dá)到各部門(mén)間的平衡，通過(guò)統(tǒng)一的管理使他們凝聚起推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量轉(zhuǎn)型發(fā)展的強(qiáng)大合力，在工作中能夠做到相互配合、相互信任、團(tuán)結(jié)協(xié)作，樹(shù)立起管理部門(mén)的良好形象。

二、制約國(guó)有企業(yè)辦公室工作開(kāi)展的問(wèn)題

（一）辦公室工作人員素質(zhì)不高。在國(guó)有企業(yè)中，辦公室的工作人員流動(dòng)性較大，每次企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)動(dòng)都會(huì)伴隨著辦公室人員的調(diào)整，而每次調(diào)整的工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、個(gè)人能力以及學(xué)歷參差不齊，辦公室很多好的經(jīng)驗(yàn)得不到傳承，好的做法得不到延續(xù)。辦公室的有些工作人員年輕氣盛，缺乏較強(qiáng)的責(zé)任心，工作熱情不高，在日常工作中缺乏服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，遇到問(wèn)題后相互推諉工作，對(duì)辦公室的工作效率造成直接影響。而且現(xiàn)如今的辦公室人員習(xí)慣于聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)安排工作，不善于學(xué)習(xí)，墨守成規(guī)，對(duì)于新的管理方法和現(xiàn)代科技手段不敢嘗試，怕?lián)?zé)任，不負(fù)責(zé)任。

（二）辦公室人員地位不夠突出。在日常管理中，辦公室人員所充當(dāng)?shù)慕巧饕穷I(lǐng)導(dǎo)的參謀者和協(xié)助者，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步具有重要的作用，理應(yīng)受到重視。但實(shí)際情況卻是，辦公室工作人員的工資待遇方面相對(duì)較低，職務(wù)晉升的途徑并不快捷，工作地位不夠突出，這對(duì)工作人員辦公的積極性產(chǎn)生很大的影響。辦公室人員在聘用過(guò)程要求是非常嚴(yán)格的，每一名人員都要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的親自篩選才能夠進(jìn)入崗位上，他們都有很高的進(jìn)步期望和預(yù)期，所以領(lǐng)導(dǎo)理應(yīng)對(duì)辦公室人員加強(qiáng)關(guān)心和重視。

（三）辦公室工作內(nèi)容比較繁雜。在日常工作中，辦公室工作人員需要完成文件印發(fā)、外部接待、文稿撰寫(xiě)、督察督辦等各項(xiàng)事務(wù)，工作內(nèi)容比較繁雜，工作范圍比較廣泛，很多事務(wù)的相互交織導(dǎo)致難以處理。每天他們都需要處理企業(yè)各類(lèi)安全、經(jīng)營(yíng)、黨建等方面的文件，還需要安排各類(lèi)會(huì)議、各部門(mén)的工作任務(wù)以及訪問(wèn)接待工作。與此同時(shí)，隨著國(guó)企改革步伐的不斷加快，精簡(jiǎn)內(nèi)部機(jī)構(gòu)已成為大勢(shì)所趨，這種情況下，部門(mén)的精簡(jiǎn)合并致使辦公室兼辦了很多額外的工作，大大增加了辦公室的工作量，也逐漸增加了工作人員的壓力。這種情況下工作人員無(wú)法集中精力干一件事，工作失誤率增長(zhǎng)，工作效率大大降低。

（四）辦公室擁有管理職權(quán)較小。企業(yè)辦公室雖然辦公范圍廣泛，工作內(nèi)容繁瑣，但是所擁有的職權(quán)卻是很小。企業(yè)辦公室在很多時(shí)候都是執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策，擁有辦事和督辦的權(quán)力，但是在人員任免、制度制定、重大決策部署方式確人微言輕，缺乏一定的發(fā)言權(quán)。由于辦公室更多的時(shí)候只是發(fā)揮著傳達(dá)命令和任務(wù)的作用，缺乏一定的權(quán)威性，導(dǎo)致一些職工對(duì)辦公室的工作安排難以落實(shí)，使辦公室工作的難度增加，不利于企業(yè)的有序管理。另外，有些辦公室的規(guī)章制度跟不上企業(yè)發(fā)展步伐，管理方式落后，管理水平低下，工作缺乏科學(xué)性和實(shí)效性。

三、做好國(guó)有企業(yè)辦公室工作的有效舉措

（一）強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)。一是加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高政治站位，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、文件精神、方針政策進(jìn)行深入解讀，對(duì)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想進(jìn)行認(rèn)真領(lǐng)會(huì)，對(duì)總書(shū)記關(guān)于安全生產(chǎn)重要論述進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，確保政治方向正確，理論功底扎實(shí)，從而使政治的敏感性不斷增強(qiáng)，以新方法解決新問(wèn)題；二是注重寫(xiě)作能力的提升，辦公室人員的主要職責(zé)之一就是為領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)會(huì)議發(fā)言、接待講話(huà)、工作匯報(bào)等文字材料，因此加強(qiáng)公文寫(xiě)作能力的提升意義重大，辦公室人員必須在學(xué)習(xí)中積累，在寫(xiě)作中鍛煉，進(jìn)一步提高個(gè)人業(yè)務(wù)水平；三是推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須通過(guò)不斷改進(jìn)工作方式來(lái)滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展需求，特別是在辦公自動(dòng)化方面要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極應(yīng)用信息化軟件開(kāi)展工作，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段處理事務(wù)，使辦公效率得到有效提升。

（二）樹(shù)立“四種意識(shí)”，提高辦公水平。一是樹(shù)立全局意識(shí)，在工作中需要對(duì)崗位職責(zé)認(rèn)真履行，不僅要處理好個(gè)人與辦公室的關(guān)系，而且要處理好個(gè)人與其他部門(mén)的關(guān)系，在工作中發(fā)揮好“助手”和“窗口”作用；二是樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，辦公室工作要求工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，和較高的政治素質(zhì)，主要原因是辦公室繁雜的工作要求工作人員始終保持清醒頭腦，各方面的要求要與企業(yè)高度一致，任何時(shí)候都要注重細(xì)微內(nèi)容，工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保每一件工作都能夠認(rèn)真落實(shí)；三是樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，做好服務(wù)是辦公室的本職工作，服務(wù)質(zhì)量的提高能夠使領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策，也能夠使辦公室為基層當(dāng)好“服務(wù)者”，反映基層問(wèn)題，解決基層矛盾；四是增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，辦公室要保持工作的敏感性，不僅要尊重客觀事實(shí)，還要結(jié)合實(shí)際情況大膽創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，對(duì)存在的問(wèn)題作出全面客觀地分析，通過(guò)分析研判找解決問(wèn)題的有效辦法，另外，在本職工作方面也要加強(qiáng)創(chuàng)新，不能依托傳統(tǒng)的工作方式開(kāi)展工作，在文稿撰寫(xiě)、工作安排、督查督辦等工作中要采取有效的形式和措施，確保工作效率的提高。

（三）增強(qiáng)“三種能力”，提高工作效率。一是增強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力，作為一個(gè)綜合管理部門(mén)，辦公室不僅要善謀于文筆，還要善謀于管理，在各個(gè)服務(wù)環(huán)節(jié)發(fā)揮協(xié)調(diào)溝通的作用，站在統(tǒng)籌全局的高度來(lái)處理各類(lèi)事情，特別針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)參加的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)以及決策部署都要做到多方協(xié)調(diào)，使各個(gè)環(huán)節(jié)銜接良好，是工作安排落實(shí)到位。在日常工作中，辦公室人員要明確自身定位，做到補(bǔ)位不缺位、到位不越位，不斷提高應(yīng)對(duì)突發(fā)應(yīng)急事件的能力，在關(guān)鍵時(shí)刻展現(xiàn)出綜合協(xié)調(diào)能力；二是增強(qiáng)勝任本職工作能力，辦公室工作人員首先要具備的就是文字表達(dá)能力，在為領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)發(fā)言材料時(shí)做到文筆樸實(shí)簡(jiǎn)短。其次要具有口頭表達(dá)能力，在匯報(bào)工作時(shí)做到言簡(jiǎn)意賅、突出重點(diǎn)，在督辦工作時(shí)做到語(yǔ)言規(guī)范，有理有據(jù)。再次要具備較強(qiáng)的辦事能力，由于辦公室事務(wù)繁瑣，在為領(lǐng)導(dǎo)辦事過(guò)程中必須了解辦事的程序，明白職權(quán)范圍，辦事風(fēng)格要簡(jiǎn)潔干練，在處理各類(lèi)事務(wù)時(shí)把握好輕重緩急；三是增強(qiáng)開(kāi)拓創(chuàng)新能力，辦公室工作人員不僅要繼承優(yōu)良的工作作風(fēng)，還要敢于突破常規(guī)思維，再處理事務(wù)時(shí)做到只唯實(shí)、不唯上，深入基層了解實(shí)際情況，向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)地獻(xiàn)言建策，爭(zhēng)做“敢干事、能干事、干成事”的實(shí)踐者，以務(wù)實(shí)的工作舉措開(kāi)創(chuàng)工作的新局面。

（四）發(fā)揮“三大作用”，提高工作地位。一是發(fā)揮參謀作用，辦公室需要參與企務(wù)的全過(guò)程，因此必須圍繞中心要點(diǎn)，在關(guān)鍵時(shí)刻出點(diǎn)子，在重要時(shí)刻謀策略，給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好“參謀員”，使領(lǐng)導(dǎo)的決策具有科學(xué)性和可行性。另外，工作人員還要時(shí)時(shí)關(guān)心基層，處處統(tǒng)觀全局，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)所需要的了解的實(shí)際情況，將收集的資料進(jìn)行整理后作出分析研判，最終將結(jié)果匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)；二是發(fā)揮助手作用，作為綜合辦事機(jī)構(gòu)，辦公室承擔(dān)著大量的事務(wù)性工作，集綜合協(xié)調(diào)、辦文辦會(huì)、信息收集、文稿起草、來(lái)客接待、行政管理等諸多事務(wù)于一身。在平常的工作中，要對(duì)重大文稿、重要講話(huà)材料集體攻關(guān)制度進(jìn)行認(rèn)真落實(shí)，使文稿質(zhì)量不斷提高；按照規(guī)范、精簡(jiǎn)、高效的原則，落實(shí)文件起草審查、打印校對(duì)、用印分發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任，規(guī)范辦理程序，提升辦文質(zhì)量。在內(nèi)部管理上，要建立健全各項(xiàng)管理制度，讓制度管人，以制度約束人。在督查督辦過(guò)程中，創(chuàng)新督查方式，逗硬督查，使企業(yè)的每一項(xiàng)決策、每一項(xiàng)重點(diǎn)工作、每一件領(lǐng)導(dǎo)批示均落到實(shí)處，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處；三是發(fā)揮窗口作用，作為國(guó)有企業(yè)辦公室是對(duì)外的“橋梁”和“窗口”，辦公室工作人員一定要切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，更新觀念，把服務(wù)工作作為工作出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，注重實(shí)效，提高質(zhì)量，辦實(shí)事，精打細(xì)算，勤儉節(jié)約，減少疏忽和失誤，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量贏得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和基層的信賴(lài)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公室作為國(guó)有企業(yè)黨政樞紐的核心，在企業(yè)日常工作安排和管理中都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。為此，探討目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)辦公室工作存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決方案，對(duì)于企業(yè)適應(yīng)改革方向、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流打下了基礎(chǔ)。國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行辦公室工作創(chuàng)新的過(guò)程中，要善于更新辦公理念，明確個(gè)人職責(zé)，利用信息化的辦公模式提高辦公效率，從而不斷促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。