樓冬仙/杭州市特種設(shè)備檢測研究院

特種設(shè)備檢驗業(yè)務(wù)檔案指特種設(shè)備（鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設(shè)施、場地內(nèi)專用機動車輛等）從生產(chǎn)到投入使用直至報廢的整個生命周期中所涉及的相關(guān)檢驗信息的原始記錄。特種設(shè)備與人們生產(chǎn)生活息息相關(guān)，乘坐的電梯、輸送煤氣的壓力管道、醫(yī)院里的氧氣罐、景點的客運索道、工地上的起重機械、發(fā)電廠里的鍋爐等，可以說目之所及，周圍許多設(shè)備都是特種設(shè)備，形成的特種設(shè)備檢驗檔案數(shù)量相當(dāng)可觀。特種設(shè)備檢驗檔案有周期生成的特點，為了確保特種設(shè)備使用安全，必須按照相關(guān)特種設(shè)備檢驗規(guī)程規(guī)定的檢驗周期，進行定期檢驗。由于業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)功能的不完善，一部分業(yè)務(wù)電子檔案無法自動生成，同時對電子檔案本身的認識不充分（如安全性、保存壽命、法律法規(guī)等），目前檢驗單位普遍采取雙套制保存。筆者認為雙套制保存是對資源的浪費，單套制管理是可行的，也是勢在必行的。

1 特種設(shè)備檢驗業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 特種設(shè)備檢驗業(yè)務(wù)檔案具有周期性生成的特點

特種設(shè)備檢驗業(yè)務(wù)檔案的形成有別于文書檔案、科技檔案。文書檔案和科技檔案都是一次性生成的檔案，即一件事情辦結(jié)、一個工程完工、一個課題結(jié)題之后，一般不再會產(chǎn)生具有保存價值的檔案。而一臺特種設(shè)備的檢驗檔案，則是按照特種設(shè)備檢驗規(guī)程規(guī)定的檢驗周期，周期性地生成，直至設(shè)備銷毀。

1.2 特種設(shè)備檢驗業(yè)務(wù)檔案數(shù)量龐大

特種設(shè)備與我們的生產(chǎn)生活息息相關(guān)，運用場景隨處可見，建筑工地上的起重機械和廠內(nèi)機動車，每天出行乘用的電梯，還有醫(yī)院里的氧氣瓶等，都是特種設(shè)備。隨著我國改革開放后經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，特種設(shè)備新增數(shù)量也相當(dāng)可觀。如，杭州市特種設(shè)備檢測研究院2010年和2020年檢驗業(yè)務(wù)檔案入庫量分別為129268件和227564件，在11年間增加了將近10萬件，年均增長率約9%，其中2020年特種設(shè)備業(yè)務(wù)檔案就占用了將近50平方米的存放空間。

1.3 特種設(shè)備業(yè)務(wù)檔案基本以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體存檔

第一，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)功能不完善，缺少應(yīng)有的功能管理模塊，系統(tǒng)無法生成所需的電子檔案。如杭州市特種設(shè)備檢測研究院目前就存在下述情況：鍋爐內(nèi)檢存檔記錄包括檢驗申請單、檢驗記錄表、檢驗報告、用戶意見反饋表，若設(shè)備存在事故隱患，還有檢驗意見通知書等。一般信息系統(tǒng)內(nèi)有檢驗報告模板，但其對應(yīng)的檔案管理模塊基本沒有開發(fā)；缺少檢驗功能模塊，相應(yīng)檢驗類型記錄不得不打印出來，以紙質(zhì)形式存檔；系統(tǒng)不具備遠程掃描件接收功能等。上述原因使得業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)無法自動生成電子檔案，不得不保存紙質(zhì)檔案。

第二，對電子檔案數(shù)據(jù)的安全性、保存壽命等存有顧慮。片面地認為電子數(shù)據(jù)容易被篡改、數(shù)據(jù)容易泄露、電子數(shù)據(jù)儲存介質(zhì)保存壽命不長等。因有這些顧慮，普遍采取紙質(zhì)存檔或紙質(zhì)電子雙套制。

第三，業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)使用不方便、存有抵觸情緒和制度不完善。現(xiàn)有的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)尚存在使用不便的問題，如沒有WEB檢驗端等。這樣就使得檢驗員在現(xiàn)場進行設(shè)備檢驗后，無法遠程實時地錄入檢驗數(shù)據(jù)，而是要回單位后進行數(shù)據(jù)錄入，非常不便。另外，由于學(xué)歷、年齡等因素，有的檢驗人員對業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的使用抱有抵觸情緒，同時單位又沒有相應(yīng)的制度進行管理。

第四，對電子檔案能否作為法律上的憑證依據(jù)存有疑問。在2020年6月20日之前，國家尚未出臺關(guān)于電子檔案法律效力方面的法律條文。因沒有明確的法律可依，擔(dān)心電子檔案在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中憑證效力不足，并帶來不必要的經(jīng)濟損失和不必要的法律風(fēng)險，再加上檢驗人員要對自己檢驗的設(shè)備所生成的檢驗數(shù)據(jù)終身負責(zé)，所以從領(lǐng)導(dǎo)到員工在心理上還是更接受紙質(zhì)檔案。

2 電子檔案單套制管理可行性探討

2.1 有國家法律法規(guī)的保駕護航

自2000年12月國家檔案局在全國檔案工作會議上正式提出檔案信息化概念之后，各級檔案管理機構(gòu)相應(yīng)出臺了許多有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)條文。其中最有重量級的是2020年6月20日頒布的新修訂檔案法，其中第五章第三十七條，明確指出電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。隨著這條法律的頒布，一直困擾我們的法律責(zé)任問題，也得到了徹底解決。

2.2 構(gòu)建功能齊全利用方便的業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，是可行的

在功能上，業(yè)務(wù)部門將所需的使用需求提交信息開發(fā)部門，雙方人員進行充分討論，確定并完善所需的功能，這樣就可以避免系統(tǒng)缺少應(yīng)有的功能。系統(tǒng)應(yīng)開發(fā)出APP、WEB訪問等使用端，設(shè)計出操作方便的交互界面，這樣使用者就可以隨時隨地方便地訪問信息系統(tǒng)。目前，開發(fā)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)所需的各項技術(shù)都已經(jīng)非常成熟。

2.3 數(shù)字檔案存儲備份有成熟穩(wěn)定的軟硬件存儲技術(shù)做保障

特種設(shè)備的檢驗業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)有設(shè)備數(shù)據(jù)、檢驗檢測數(shù)據(jù)、單位數(shù)據(jù)、人員數(shù)據(jù)以及由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)和報表等。目前常用的存儲介質(zhì)有磁帶、光盤、HDD/SSD等，單個存儲介質(zhì)的存儲容量即可達到幾個TB以上，存儲容量上已沒有局限。在業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)中，既可以采用企業(yè)的自建數(shù)據(jù)庫，隨著云存儲的普及，也可以采用云數(shù)據(jù)庫。

2.4 數(shù)據(jù)安全性

相對于紙質(zhì)檔案的容易臟、易碎、易丟失等特點，電子檔案的安全性更高。電子數(shù)據(jù)的安全性包含兩個部分：數(shù)據(jù)本身的安全和數(shù)據(jù)的防護安全。在數(shù)據(jù)本身安全上，可以對數(shù)據(jù)進行分級，根據(jù)等級對重要數(shù)據(jù)可采用加密算法進行主動加密保護；在數(shù)據(jù)的防護安全上，可采用多種方法來保證數(shù)據(jù)的安全性：如可采用通過磁盤陣列、數(shù)據(jù)在線/離線備份、異地容災(zāi)等手段來防止數(shù)據(jù)的丟失、損壞；在數(shù)據(jù)的存取上，可以采用身份認證、設(shè)置防火墻、VPN等來保證數(shù)據(jù)存取方面的安全。

2.5 電子檔案維護技術(shù)力量雄厚

從國家到地方各級政府、機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對信息化數(shù)字化建設(shè)都十分重視，很多單位都設(shè)有信息中心和檔案管理部門，從職能上配備了足夠的信息專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員。

總之，無論是法律層面，軟硬件存儲技術(shù)的可靠性層面，數(shù)據(jù)安全防護技術(shù)層面，還是信息系統(tǒng)技術(shù)維護人員配備層面，電子檔案單套制保存都是可行的。

3 電子檔案單套制管理的實施

3.1 重新認識電子檔案

在數(shù)字轉(zhuǎn)型的時代背景下，電子檔案單套制存檔是未來發(fā)展方向。電子檔案的優(yōu)點有節(jié)省存儲空間，節(jié)省檔案管理人力成本，不易造假，調(diào)閱不受時空限制等。另外，新修訂檔案法明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以將電子檔案作為憑證使用，這為電子檔案的推廣使用掃清了障礙。

3.2 構(gòu)建和完善業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)

業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下幾個方面功能：一是模塊功能。包含特種設(shè)備檢驗業(yè)務(wù)的各項功能，如特種設(shè)備管理、檢驗設(shè)備/儀器管理、定期檢驗管理、報檢管理、統(tǒng)計、查詢管理等。

二是數(shù)據(jù)的完整性。包含有業(yè)務(wù)所需的所有檔案數(shù)據(jù)，如設(shè)備信息、檢驗單位信息、檢驗數(shù)據(jù)等。

三是安全性。充分考慮到數(shù)據(jù)的安全性，做到冗余存儲（如利用磁盤陣列等），定期進行數(shù)據(jù)離線、異地備份?？紤]到網(wǎng)絡(luò)的安全性，應(yīng)用身份認證、VPN網(wǎng)絡(luò)等。

四是便利性。考慮到使用者的方便，利用專門的APP、WEB訪問等多種形式，讓使用者隨時隨地訪問信息系統(tǒng)。

3.3 健全管理制度

遵守并貫徹檔案法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件和有關(guān)國家標準、行業(yè)標準。加強檔案管理制度建設(shè)，制定檔案信息化方面的管理制度，包括電子文件歸檔制度、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護制度、電子檔案鑒定銷毀制度、數(shù)字檔案安全保管和備份制度等。

按照統(tǒng)一管理、分級負責(zé)的原則，建立由單位領(lǐng)導(dǎo)掛帥、檔案部門歸口管理、各部門分級負責(zé)的檔案工作體系。確保檔案管理制度的實施，并將有關(guān)事項納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)中。在庫房建設(shè)、現(xiàn)代化設(shè)施配備、專業(yè)人員培訓(xùn)等方面給予大力支持，將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費列入每年年度財務(wù)報告預(yù)算。

3.4 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

每年組織專（兼）職檔案人員參加檔案部門組織的檔案及計算機等方面的培訓(xùn)，或者聘請檔案專家和信息網(wǎng)絡(luò)專家來單位做專題講座，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。另外可以通過公開招聘的方式，嚴格考核，選拔具有相應(yīng)職業(yè)素養(yǎng)與道德修養(yǎng)的人員負責(zé)檔案工作。