張 蓉/安徽省合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院

1 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理可行性

1.1 黨和政府的高度重視

早在2010年5月國家已正式批準(zhǔn)長三角區(qū)城一體化發(fā)展綱要，2018年3月滬蘇浙皖檔案局領(lǐng)導(dǎo)共同簽署，長三角民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”公約。同年5月習(xí)近平總書記對長三角一體化發(fā)展作出重要批示。6月滬蘇浙皖主要領(lǐng)導(dǎo)召開長三角一體化發(fā)展座談會，11月黨中央將長三角一體化發(fā)展提升為國家戰(zhàn)略。由此，長三角一體化高質(zhì)量發(fā)展正式迎來發(fā)展契機，也為長三角地區(qū)民生檔案一體化發(fā)展帶來重大機遇。

1.2 利于民生信息共享，滿足長三角地區(qū)民生需求

黨的十八大以來滬蘇浙皖地區(qū)各級檔案部門創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，全方位滿民生需求，“異地查檔、跨館服務(wù)”的創(chuàng)新模式在長三角地區(qū)取得了積極的社會效應(yīng)，滬蘇浙皖采取多種形式實現(xiàn)檔案信息深度融合、整合民生檔案信息，在信息收集、整理、歸類、存儲和利用等方面無縫對接，實現(xiàn)了長三角地區(qū)民生檔案“異地查檔，跨館服務(wù)”信息共享的新模式，民生檔案公共服務(wù)能力日趨完善，更好滿足長三角地區(qū)民生需求，采用現(xiàn)代信息技術(shù)規(guī)范檔案利用要求，為長三角地區(qū)民生檔案“異地查檔，跨館服務(wù)”項目的全面實施奠定了扎實基礎(chǔ)。

1.3 民生檔案資源豐富

民生檔案是人民群眾工作、學(xué)習(xí)和生活的真實寫照，涉及人民群眾的切身利益，是維護人民群眾各項權(quán)益的原始資料，內(nèi)容涵蓋生老病死各個階段、各個方面的歷史記錄。長三角地區(qū)民生檔案資源豐富、數(shù)量眾多、分布廣泛，據(jù)統(tǒng)計長三角地區(qū)民生檔案占綜合檔案館藏總量的1/3以上，包括民生生活的60多個門類，民生檔案資源豐富[1]。

2 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的必要性

2.1 民生檔案一體化管理是時代發(fā)展的要求

得益于我國區(qū)域一體化高質(zhì)量發(fā)展的國家戰(zhàn)略，長三角地區(qū)起步早、基礎(chǔ)好、程度高、條件優(yōu)，但由于受區(qū)域協(xié)調(diào)的限制和機構(gòu)體制的制約，面臨著發(fā)展方位和路徑的抉擇。因以，長三角一體化高質(zhì)量發(fā)展必須確定新方位、尋求新路徑、建立新格局、完善新機制、創(chuàng)新新舉措?？梢?，長三角地區(qū)民生檔案一體化管理必需順應(yīng)時代發(fā)展的要求。

2.2 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理是共同開發(fā)館藏資源、規(guī)范檔案利用要求的重要途徑

過去滬蘇浙皖地區(qū)檔案管理部門各自為政、不互通信息、不你來我往，檔案信息資源無法及時共享。各地區(qū)各級檔案管理部門提供的信息資料不及時、不全面、不規(guī)范，很難滿足不同地區(qū)人民群眾的需求。實行長三角地區(qū)民生檔案一體化管理，共同開發(fā)館藏資源、共同規(guī)范檔案利用要求，實現(xiàn)民生信息的相互交流、互鑒經(jīng)驗、優(yōu)勢互補、合作共享。通過協(xié)調(diào)合作，統(tǒng)一信息管理平臺，為長三角地區(qū)民生檔案一體化管理提供充足的信息資源。

2.3 民生檔案一體化管理，是提高信息利用率重要手段

信息化技術(shù)普及對民生檔案管理觀念、管理方式和檔案人才培養(yǎng)等提出了更高要求，信息化和大數(shù)據(jù)也融入檔案資源管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)數(shù)據(jù)化需求，民生檔案一體化管理能夠極大豐富檔案的利用價值，把分布在長三角不同地區(qū)不同領(lǐng)域的民生檔案借用數(shù)字化技術(shù)進行整合，實現(xiàn)一體化管理，提高檔案信息的利用率，優(yōu)化了檔案收集、整理、歸類、存儲等手段，確保檔案信息的充分利用，提升了檔案管理效率和質(zhì)量，為開展民生檔案研究提供實踐樣本。

2.4 民生檔案一體化管理是精簡機構(gòu)、提高工作效率的根本保證

長三角地區(qū)不同領(lǐng)域的檔案管理部門各自獨立，采用一體化管理后人民群眾在長三角地區(qū)任一館藏中能夠查找自己的信息，既滿足長三角地區(qū)人民群眾對個人信息全方位、多層次的需求，又減少檔案管理人員的工作量，從而可以精簡機構(gòu)人員。此外，采用一體化管理可提升檔案管理人員的綜合服務(wù)能力，具備一崗多能的工作實力。檔案管理人員在擔(dān)負(fù)檔案管理工作的同時，可以從事檔案理論研究。只有聯(lián)合開展綜合服務(wù)，充分利用民生檔案信息資源，才能及時、準(zhǔn)確、全面地為長三角地區(qū)人民群眾提供信息服務(wù)。

3 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理存在的問題

3.1 民生檔案工作的內(nèi)涵需進一步深化，外延有待拓展

民生檔案如何更好服務(wù)長三角一體化高質(zhì)量發(fā)展，關(guān)鍵在檔案工作內(nèi)涵有沒有深化，特別在公共服務(wù)、社會和文化建設(shè)等領(lǐng)域應(yīng)發(fā)揮積極的作用，亟需制定和完善相關(guān)工作規(guī)劃、協(xié)同機制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。此外，檔案服務(wù)的外延有待拓展。目前，異地查檔的門類主要集中在婚姻檔案、知青檔案、獨生子女檔案等利用率較高的民生檔案上[2]。因此，應(yīng)根據(jù)人民群眾的需求，加強和提升檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，盡可能拓展跨區(qū)域、多層次的民生檔案共享與利用平臺，這也必將是異地利的發(fā)展趨勢。

3.2 民生檔案異地服務(wù)范圍有待進一步擴展

當(dāng)前，長三角地區(qū)民生檔案“異地查檔、跨館服務(wù)”雖然產(chǎn)生一定的社會效益，但在全國范圍內(nèi)布點總量不多、覆蓋面較窄且覆蓋速度慢，離長三角一體化高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)還有一定的差距。因此，加強滬蘇浙皖地區(qū)檔案部門橫向聯(lián)動、深度融合，民生檔案異地服務(wù)范圍才能進一步擴展。

3.3 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的氛圍有待進一步提升

長三角地區(qū)民生檔案“異地查檔、跨館服務(wù)”工作取得了一定社會效益，但人民群眾對檔案服務(wù)的知曉度不高，特別是異地查檔所占比例更低，亟需加大宣傳力度、創(chuàng)新宣傳形式、鞏固宣傳效果，擴大長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的氛圍，進一步提升社會影響力。

3.4 信息化技術(shù)建設(shè)有待全面普及

首先，檔案信息化管理體系不完善，是導(dǎo)致異地查檔的速度和檔案利用效率降低的根本；其次，隨著人口的大量流動，很多民生檔案信息不能及時更新和補充；再次，檔案管理人員對信息化技術(shù)掌握不夠全面，也沒有很好接受信息化技能培訓(xùn)，對檔案信息化管理系統(tǒng)不了解、操作不嫻熟，也導(dǎo)致了異地查檔的速度和效率降低。

4 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理策略

4.1 科學(xué)謀劃長三角地區(qū)民生檔案一體化管理藍(lán)圖

建立健全長三角地區(qū)民生檔案一體化管理新藍(lán)圖，打破常規(guī)、勇立突破、敢于創(chuàng)新。集聚各地區(qū)的優(yōu)勢資源，建立共享平臺，尤其在檔案研究、信息化建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面推進區(qū)域深度合作，規(guī)范異地查檔服務(wù)工作流程[3]，建立統(tǒng)一的工作機制、合作規(guī)劃、管理體系、組織模式和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合理安排民生檔案查閱，為長三角地區(qū)人民群眾提供全方位服務(wù)。

4.2 進一步完善民生檔案一體化管理機制

構(gòu)建長三角地區(qū)民生檔案一體化管理長效機制，積極貫徹落實國家關(guān)于長三角一體化高質(zhì)量發(fā)展的相關(guān)政策、法規(guī)，對標(biāo)對表努力實現(xiàn)標(biāo)本兼治，為長三角地區(qū)民生檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展夯實基礎(chǔ)。強化制度建設(shè)，建立健全長三角地區(qū)民生檔案利用體系，勇當(dāng)服務(wù)人民群眾的民生檔案探索者、研究者和開拓者，努力探索全國民生檔案利用體系建設(shè)新思路。

4.3 構(gòu)建多元化民生檔案信息資源查閱服務(wù)共享利用平臺

實現(xiàn)長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的前提是構(gòu)建多元化民生檔案信息資源查閱服務(wù)共享利用平臺。為探索長三角地區(qū)民生檔案深度合作模式，各地檔案部門優(yōu)先將民生檔案的數(shù)據(jù)信息采集、整理編目、系統(tǒng)管理等模塊內(nèi)容，進行信息化處理，整合長三角地區(qū)綜合檔案館民生檔案信息資源，努力構(gòu)建多元化民生檔案信息資源查閱服務(wù)共享利用平臺。用戶通過連接終端服務(wù)器，可以查詢長三角地區(qū)民生檔案信息，滿足用人單位對民生檔案的數(shù)據(jù)信息查詢利用需求[4]。

4.4 不斷優(yōu)化民生檔案數(shù)據(jù)庫，提升民生服務(wù)質(zhì)量

不斷優(yōu)化民生檔案數(shù)據(jù)庫對提升民生服務(wù)質(zhì)量有重要意義，始終堅持服務(wù)民生為導(dǎo)向，及時調(diào)整檔案收集范圍、收集內(nèi)容，強化對重點民生檔案資源的整合以及異地查檔風(fēng)險防控，確保檔案信息絕對安全和公民個人隱私保護，實現(xiàn)民生檔案信息互通互享，進一步優(yōu)化民生檔案信息資源[5]。加強智慧檔案管理，同時加大新技術(shù)的運用，不斷提升檔案工作現(xiàn)代化服務(wù)水平。

4.5 強化宣傳力度，不斷提升長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的社會影響力

加強與新聞媒體的合作，在各新聞媒體設(shè)立檔案宣傳教育專欄，加大檔案公益宣傳力度，展示“異地查檔、跨館服務(wù)”工作在長三角地區(qū)取得的成果；開展檔案社區(qū)建設(shè)，加強與社區(qū)、檔案協(xié)會合作，使檔案宣傳進社區(qū)，建立社區(qū)層面的公眾參與機制，讓檔案走進家庭、走進每個人生活，從而形成檔案文化的社會宣傳氛圍。加強各級檔案宣傳教育干部隊伍建設(shè)，完善檔案宣傳設(shè)施建設(shè)，充分利用國際檔案日和各級檔案網(wǎng)站、微博、微信等新媒體廣泛開展宣傳，提升公眾參與度和社會影響力，打造檔案工作服務(wù)長三角一體化發(fā)展的特色品牌。