文·李鵬 于寶蓮

計算機作為一種可以高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的先進工具，需要以準確、科學的原始數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)，所以做好檔案信息數(shù)據(jù)的整理、加工、著錄，是檔案數(shù)字化管理的前提條件。目前我國部分綜合性檔案館實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件還不是很理想，需要下大力氣進行決定，通過實行檔案標準化整理、規(guī)范化管理，來推進檔案數(shù)字化管理的進程。

一、避免重復、精益求精

綜合性檔案館由于檔案進館時間集中，檔案數(shù)量龐大，無法做到對檔案進行逐份核查，因此不可避免地保存許多重份或價值不大的文件，這給檔案數(shù)字化前處理工作增加很多無效勞動，也會浪費很多數(shù)據(jù)存儲空間，因此，檔案館應出臺整理歸檔的科學、統(tǒng)一標準，加強對應進館檔案的業(yè)務指導。比如，將組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷拆分重組，只把確實有相互聯(lián)系的文件組合在一起。對無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工，確保案卷合理規(guī)范，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，方便檔案的查找利用，確保影響檔案數(shù)字化管理的問題解決在檔案進館之前。

二、依據(jù)標準、規(guī)范著錄

著錄工作應以1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》為基本依據(jù)，結(jié)合檔案館的實際條件，制定出適合本館的著錄細則，促使著錄到計算機中的檔案數(shù)據(jù)，符合檔案數(shù)字化管理的要求。比如，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。即在填寫題名項時要規(guī)范機構(gòu)簡稱，避免在檢索時因機構(gòu)名稱含混不清、文不對題，而導致計算機無法識別。例如市計劃委員會簡稱為市計委，市計劃生育委員會簡稱為市計生委，而不能都簡稱為市計委。在著錄時要統(tǒng)一題名中的要素。應將題名中的責任者、事由、文種以及必要時須加上的人名、地點和時間等要素都填寫完整。對題名要素不完整的要補齊，對題名冗長的要刪除多余的贅詞。在著錄時要統(tǒng)一文種。例如題名中的“請示報告”，該文種的規(guī)定是，凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”，以在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)內(nèi)容。另外，還可以利用計算機一次輸入多次輸出的功能，將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄，為制作《人名目錄》等檢索工具打下基礎(chǔ)。

三、分級次、分類別著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，一是將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；二是對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；三是對那些重要文件或反映問題龐雜的文件進行文件級著錄。這樣既能夠充分揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，又能夠減少著錄條目，還能節(jié)省時間、人力與財力。

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面作分類標引，而對那些系統(tǒng)性、特殊性檔案如“房產(chǎn)檔案”“案件”等，則可以將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后讓計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)分門別類進行著錄，可以減少著錄環(huán)節(jié)，提高著錄速度。

四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，但存在著查找煩瑣、效率較低等弊端，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，即從題名或文件主題中歸納出可以揭示主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞進行標識，錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設一事的關(guān)鍵詞，有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”，而計算機后控時則會統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能，把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的進行合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點，還解決了主題詞的詞義含量問題分屬關(guān)系。