文·辛麗紅

數(shù)字檔案室是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。國家檔案局2014 年印發(fā)了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，山東省檔案館在全省率先通過了“全國示范數(shù)字檔案室”的測評驗(yàn)收，做出了具有示范性和引領(lǐng)性的榜樣。但是，目前基層機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)情況還不容樂觀，需要引起檔案部門和機(jī)關(guān)單位的重視和關(guān)注。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的主要問題

（一）對數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性認(rèn)識不足、重視不夠。有的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到數(shù)字檔案室建設(shè)是數(shù)字政府建設(shè)的基礎(chǔ)工作，沒有把機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)擺上議事日程，沒有成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或者沒有明確分管領(lǐng)導(dǎo)，沒有把數(shù)字檔案室建設(shè)與單位的信息化、數(shù)字化統(tǒng)籌謀劃，沒有對數(shù)字檔案室建設(shè)提出明確具體的要求，致使數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)度緩慢或推行不力。

（二）對數(shù)字檔案室建設(shè)的投入不足。數(shù)字檔案室建設(shè)，需要依托網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的支撐，無論是組織力量研發(fā)獨(dú)立的系統(tǒng)軟件，還是購買綜合管理軟件都需要一筆不小的開支。但由于領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識有偏差，所以在經(jīng)費(fèi)比較緊張的情況下，會(huì)縮減對數(shù)字檔案室建設(shè)的資金投入，致使機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)舉步維艱，無法推動(dòng)。

（三）建設(shè)數(shù)字檔案室的專業(yè)人才缺乏。數(shù)字檔案室建設(shè)，需要一批既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂?dāng)?shù)字技術(shù)的專業(yè)人才做保障。但基層機(jī)關(guān)檔案管理人員多是兼職工作，檔案業(yè)務(wù)都不能完全知曉，對數(shù)字技術(shù)更是一竅不通，無力推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)。不少單位的數(shù)字化檔案室建設(shè)，從建設(shè)方案的起草，到功能模塊的設(shè)置，到各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)，都是依賴外包服務(wù)公司，一旦外包公司更換或公司人員調(diào)動(dòng)，數(shù)字檔案室建設(shè)就將受到影響或止步。

二、加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的措施

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

一是地方黨委政府要加強(qiáng)對數(shù)字檔案室的領(lǐng)導(dǎo)，按照國家、省檔案主管部門的部署，對區(qū)域內(nèi)單位的數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行安排布置，提出明確目標(biāo)要求，并納入年度單位績效考核。二是各基層單位要按照黨委政府和上級檔案主管部門的要求，切實(shí)把數(shù)字檔案室建設(shè)擺上重要位置，專門研究布置數(shù)字檔案室建設(shè)工作，定期聽取匯報(bào)，研究解決建設(shè)過程中遇到的新情況、新問題。要成立由單位主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，綜合、業(yè)務(wù)、信息技術(shù)、保密、檔案等部門主要負(fù)責(zé)人為成員的領(lǐng)導(dǎo)小組，對單位數(shù)字檔案室建設(shè)工作進(jìn)行規(guī)劃，作出具體實(shí)施方案。三是領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由單位的綜合、信息、業(yè)務(wù)、保密、檔案等部門的人員組成工作班子，負(fù)責(zé)做好具體建設(shè)工作。

（二）加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)

數(shù)字檔案室建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要單位各個(gè)科室之間密切配合、齊抓共管，落實(shí)必要的設(shè)施設(shè)備、專業(yè)技術(shù)人員和管理場所。一是要加大經(jīng)費(fèi)投入，購置滿足數(shù)字檔案資源管理和機(jī)關(guān)信息化共享利用需求的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，包括穩(wěn)定的專業(yè)服務(wù)器、可靠的存儲與備份設(shè)備、綜合檔案管理應(yīng)用平臺等。二是加強(qiáng)專業(yè)人員的配備。要抽調(diào)既懂檔案業(yè)務(wù)、又熟悉信息技術(shù)的專業(yè)人員充實(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)中，確保建設(shè)過程中不因業(yè)務(wù)或技術(shù)問題而停滯。三是專門設(shè)置管理場所。不但要有數(shù)字檔案室管理場所，而且要有建設(shè)過程中的工作人員的工作場所，為數(shù)字檔案室建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。

（三）制定計(jì)劃，穩(wěn)步推進(jìn)

要根據(jù)單位經(jīng)費(fèi)、人員、場所等方面的實(shí)際情況，進(jìn)行專門調(diào)研，組織有關(guān)專家進(jìn)行廣泛論證，制定出數(shù)字檔案室建設(shè)計(jì)劃。一是注意計(jì)劃既要有前瞻性，又要有可行性、可操作性，切不可好高騖遠(yuǎn)，不貼實(shí)際，無法操作；二是注意計(jì)劃既要明確的目標(biāo)要求，又要有具體的方法步驟，切不可只有目標(biāo)要求，沒有具體的步驟、措施和時(shí)間節(jié)點(diǎn)；三是注意計(jì)劃既要有長的（或年度）計(jì)劃，又要有具體的短的（月或周）安排，要詳細(xì)具體便于實(shí)施；四是注意計(jì)劃要與本單位信息化建設(shè)規(guī)劃相一致，便于一起推進(jìn)。

目前，機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)正處在起步階段，各機(jī)關(guān)要嚴(yán)格按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，廣泛發(fā)動(dòng)，耐心指導(dǎo)，加快推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的步伐，以提高檔案工作效率、服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)檔案事業(yè)有效服務(wù)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。