張萍

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們生活越來(lái)越離不開(kāi)石油化工產(chǎn)品，石油化工已經(jīng)成為國(guó)家的支柱性行業(yè)。因此，做好現(xiàn)代企業(yè)制度下的石油化工企業(yè)管理越發(fā)重要，而檔案管理是石油化工企業(yè)管理中不可或缺的重要部分，如何通過(guò)完善的檔案管理提升石油化工企業(yè)的綜合管理？筆者借助15年的石油化工企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)此課題進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析和探討。

關(guān)鍵詞：石油化工;檔案管理;信息化

一、石油化工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀：

在石油化工企業(yè)的日常管理中，每天都發(fā)生生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研及安全管理活動(dòng)，因此就會(huì)形成大量的文件、記錄及資料，這些資料來(lái)源于生產(chǎn)管理，同時(shí)又為企業(yè)做好安全生產(chǎn)管理提供了支持和服務(wù)。石油化工企業(yè)在從建設(shè)開(kāi)始到拆除的全生命周期過(guò)程中，檔案資料的管理起著舉足輕重的作用，例如：技術(shù)方案的研究，需要企業(yè)的設(shè)計(jì)、設(shè)備安裝、性能參數(shù)、操作運(yùn)行指標(biāo)等一系列檔案資料;地下管網(wǎng)的施工改造，需要地下管線、電纜、儀表的檔案信息;安全管理檢查需要各類(lèi)生產(chǎn)管理記錄、檔案和資料;可以毫不夸張地說(shuō)，沒(méi)有檔案管理，石油化工企業(yè)的管理寸步難行。近年來(lái)，檔案管理在給石油化工企業(yè)日常管理帶來(lái)應(yīng)用功能的同時(shí)，也普遍存在一些問(wèn)題，需要我們不斷提升完善。

[1]檔案管理制度、管理程序不健全

國(guó)內(nèi)石油化工企業(yè)大多建成于20世紀(jì)80年代，企業(yè)檔案管理的模式基本上以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案分類(lèi)管理為主，隨著石油煉化的規(guī)模不斷提升，企業(yè)在生產(chǎn)技術(shù)、科技研發(fā)、安全管理的要求也同步提高，然而很多企業(yè)的檔案管理制度沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，存在著很多管理盲區(qū)，如：缺乏從基建開(kāi)始的全過(guò)程資料交接、歸檔、分類(lèi)的管理程序;檔案資料的完整性缺少審核管理程序;檔案資料調(diào)閱、出借管理層級(jí)不完善;檔案管理崗位職責(zé)及考核機(jī)制不健全等等;這些檔案管理工作的缺失，都會(huì)對(duì)企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理體系造成不良的影響。

[2]檔案電子化、信息化程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理被電子化、信息化所取代，而石油化工企業(yè)很多還停留在文本化資料檔案管理階段，無(wú)論是設(shè)備設(shè)施的投入，到檔案管理技術(shù)，再到檔案管理人員，對(duì)電子化、信息化的接受程度都不高，伴隨著生產(chǎn)規(guī)模的變化和企業(yè)不斷發(fā)展，檔案資料數(shù)量成倍增加，傳統(tǒng)的檔案管理耗人耗時(shí)、效率低的特點(diǎn)、已經(jīng)越來(lái)越制約著現(xiàn)代石油化工企業(yè)的安全生產(chǎn)管理工作。

[3]檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高

信息科技時(shí)代對(duì)電子化、數(shù)字化檔案管理人員，不僅要有扎實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，還需要熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)，同時(shí)，對(duì)各類(lèi)檔案信息和內(nèi)涵有著不同的理解，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是否全面，將直接影響到石油化工企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和應(yīng)用效果。長(zhǎng)期以來(lái)，很多石油化工企業(yè)對(duì)檔案管理重視程度不夠，檔案管理的人員素質(zhì)不高、年紀(jì)偏大、對(duì)管理人員對(duì)信息技術(shù)、高科技設(shè)備缺乏相關(guān)培訓(xùn)，使得企業(yè)檔案管理數(shù)字化、信息化工作大打折扣。

[4]檔案的安全性和保密性有待提升

互聯(lián)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在為石油化工企業(yè)檔案信息管理提供了便利的同時(shí)，也帶來(lái)了著諸多的安全隱患。一方面，電腦PC端可能存在漏洞，一旦接入網(wǎng)絡(luò)，會(huì)隨時(shí)面臨著病毒以及黑客的威脅，造成部分重要檔案信息失竊的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理的保密性和安全性不強(qiáng)的主要原因有人為因素和技術(shù)因素。石油化工企業(yè)檔案部門(mén)的工作人員的安全保密意識(shí)普遍比較淡薄，對(duì)發(fā)布的信息缺少?lài)?yán)格的審查和管理;電腦病毒橫行，加之黑客的惡意攻擊，導(dǎo)致檔案信息的安全受到威脅。同時(shí)由于石油化工企業(yè)的檔案管理投入不足，電腦系統(tǒng)老化現(xiàn)象普遍，一旦發(fā)生系統(tǒng)崩潰和損壞，也會(huì)給企業(yè)檔案信息管理工作形成極大的麻煩。

二、如何加強(qiáng)石油化工企業(yè)檔案管理：

針對(duì)檔案管理工作中普遍存在的各類(lèi)問(wèn)題，每個(gè)石油化工企業(yè)應(yīng)該有清醒的認(rèn)識(shí)，必須從制度體系、人員素質(zhì)培訓(xùn)、科技信息化投入等方面著手，并在信息化管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)創(chuàng)新，不斷發(fā)揮和增強(qiáng)檔案管理在石油化工企業(yè)生產(chǎn)管理中的應(yīng)用功能。

[1]建立健全企業(yè)檔案管理制度體系

石油化工企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜持久的工作，需要一個(gè)健全的管理體系、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫群统绦?，企業(yè)應(yīng)該依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，以及國(guó)家規(guī)范如：DA-T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范;GB/T18894-2016電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范要求，建立健全并不斷完善企業(yè)的檔案管理體系，這其中包括了：完善的建設(shè)工程資料收集、歸檔、移交管理;齊全的建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、規(guī)劃、可行性研究論證、竣工驗(yàn)收、變更、審核確認(rèn)、安全評(píng)價(jià)、環(huán)境評(píng)價(jià)、合規(guī)性手續(xù)等一系列基礎(chǔ)資料的分類(lèi)管理;健全的檔案信息管理責(zé)任制，將每一項(xiàng)工作職責(zé)、管理責(zé)任清晰細(xì)化，并輔之以全員考核管理機(jī)制。

中國(guó)石油天然氣集團(tuán)制定了檔案管理的綱領(lǐng)性文件體系—《中國(guó)石油檔案管理手冊(cè)》，通過(guò)四大模塊：檔案工作規(guī)定、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理規(guī)范、檔案信息化管理規(guī)范、檔案管理業(yè)務(wù)流程，涵蓋了從石油化工企業(yè)檔案管理的工作準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)管理原則、檔案收集、整理、歸檔、使用標(biāo)準(zhǔn)化流程、檔案管理人員基本工作規(guī)范、電子化、信息化檔案管理要求、檔案管理業(yè)務(wù)管理依據(jù)及制度等檔案管理全過(guò)程的工作要求，使得石油化工企業(yè)檔案管理有章可循、管理有序，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研發(fā)、安全管理與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，緊密聯(lián)系。

[2]利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案信息化管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，石油化工企業(yè)的檔案管理進(jìn)入到信息化的嶄新時(shí)代，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作帶來(lái)的最直接變化就是電子文件的涌現(xiàn)，檔案信息管理也由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡，因此，石油化工企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急是盡快建立起企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，是有著非常強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，石油化工企業(yè)要根據(jù)企業(yè)自身檔案管理的要求和特點(diǎn)與軟件運(yùn)營(yíng)商針開(kāi)發(fā)適用的計(jì)算機(jī)軟件，以保證檔案管理工作效率和檔案信息共享效率的方便高效，從而對(duì)石油化工企業(yè)的生產(chǎn)、考研以及安全管理工作發(fā)揮較好的應(yīng)用功能。

上海泛微科技股份有限公司開(kāi)發(fā)出基于互聯(lián)信息科技協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的檔案管理軟件，將石油化工企業(yè)日常辦公、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息、檔案管理及應(yīng)用融為一體，很大程度上解決了石油化工企業(yè)的檔案軟件應(yīng)用問(wèn)題，使得石油化工企業(yè)檔案的接受、分類(lèi)、歸檔以及綜合利用等功能程序更加清晰合理。目前，泛微科技已經(jīng)成功為數(shù)百家石油化工企業(yè)制定了專(zhuān)業(yè)性企業(yè)檔案管理的模式。

[3]不斷提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

電子化、數(shù)字化檔案管理人員，不僅要有扎實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，還需要熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)，同時(shí)，對(duì)各類(lèi)檔案信息和內(nèi)涵有著不同的理解，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是否全面，將直接影響到企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量和應(yīng)用效果。

基于石油化工企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，檔案管理人員的培訓(xùn)工作重點(diǎn)在于二方面，一方面是制度和管理程序的培訓(xùn)，檔案信息資料的管理全過(guò)程必須處在受控狀態(tài)，即從源頭上將資料管理責(zé)任落實(shí)到人，做到件件有人管理，處處有人負(fù)責(zé)，所有信息資料必須做好“三同步"管理，即“同步收集、同步整理，同步歸檔”，為了從資料層面上保證信息資料的質(zhì)量，打好檔案管理的基礎(chǔ)。另一方面就是廣泛地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方法，例如運(yùn)用數(shù)字影像、CCD線性掃描、OCR光學(xué)識(shí)別等技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字電子檔案、然后再采用大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行檔案文件的歸檔存儲(chǔ)，同時(shí)還要學(xué)習(xí)如何利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互連系統(tǒng)進(jìn)行管理，在石油化工企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)管理有序的檔案資料信息庫(kù)。

對(duì)石油化工企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)既是一個(gè)迫在眉睫的問(wèn)題，也是需要長(zhǎng)期、系統(tǒng)進(jìn)行的工作，努力培養(yǎng)出檔案管理和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相結(jié)合的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，成為企業(yè)檔案管理的重要因素。

[4]加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性

因此，石油化工企業(yè)需要建立完善的檔案信息管理制度，明確每個(gè)檔案管理崗位的職責(zé)和權(quán)限;檔案工作人員，必須加強(qiáng)檔案信息保密培訓(xùn)，從根本上提高檔案信息安全性意識(shí)，必須認(rèn)真做好檔案管理保密工作，確保檔案管理工作能得到可持續(xù)發(fā)展，對(duì)企業(yè)利益，乃至國(guó)家利益不受侵害提供保障。

與此同時(shí)，石油化工企業(yè)還需要加大檔案信息化管理投入，借助高科技管理手段，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查，確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全。例如：定期使用安全軟件查殺毒、定期修補(bǔ)操作系統(tǒng)漏洞、定期更新管理系統(tǒng)補(bǔ)丁，采用防擴(kuò)散處理，即PDF圖片等不能修改的文件都應(yīng)該由專(zhuān)業(yè)的閱讀器管理，在系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限，禁止使用第三方軟件另存和下載等等。

[5]規(guī)范加創(chuàng)新，推進(jìn)企業(yè)檔案管理不斷升級(jí)

首先，石油化工企業(yè)檔案管理基石是管理的規(guī)范性，企業(yè)的職能管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)國(guó)家規(guī)范要求，擬定完善的檔案收集、分類(lèi)、歸檔程序，使檔案的收集、分類(lèi)、歸檔工作按照標(biāo)準(zhǔn)化程序操作，保證檔案的完整。中國(guó)石化擬定了《中國(guó)石化檔案管理實(shí)務(wù)手冊(cè)》，手冊(cè)中詳細(xì)規(guī)定了檔案管理規(guī)范性程序：企業(yè)全生命周期的信息資料的全流程管理程序;檔案管理責(zé)任制和管理權(quán)限程序;電子檔案材料的收集程序;檔案資料模塊化分類(lèi)管理程序;培訓(xùn)與學(xué)習(xí)管理程序;借閱、使用檔案管理程序;管理考核、信息反饋于改進(jìn)程序;信息防火墻管理程序等等，通過(guò)這些程序在具體工作中的實(shí)施，使得石油化工企業(yè)檔案管理使用在規(guī)范化、制度化的基礎(chǔ)上更具備可操作性。

其次，石油化工企業(yè)要注重檔案科技技術(shù)的應(yīng)用，隨著信息科技時(shí)代檔案技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用到石油化工企業(yè)檔案信息管理中，例如在圖文識(shí)別方面：風(fēng)云軟件與信息技術(shù)有限公司利用先進(jìn)的OCR全文識(shí)別技術(shù)，對(duì)圖片資料中的所有文字信息數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，有效提升信息錄入效率;在檔案信息檢索方面：谷歌公司可以利用檢索引擎進(jìn)行圖片內(nèi)容的全文檢索，以字搜圖、以圖搜圖。支持全文內(nèi)容模糊檢索以及關(guān)鍵詞檢索，并在原圖中高亮顯示檢索內(nèi)容位置;在檔案圖像處理方面：格科微有限公司對(duì)上傳圖像系統(tǒng)可以進(jìn)行自動(dòng)切邊、傾斜校正、增強(qiáng)美化、壓縮存儲(chǔ)等美化處理。去污、糾偏、去黑邊，提高掃描圖像質(zhì)量。

最后，石油化工企業(yè)檔案管理工作要進(jìn)行制度創(chuàng)新，建立起“四位一體”綜合檔案管理體系，即安全生產(chǎn)、科研開(kāi)發(fā)、貿(mào)易經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理與檔案管理融為一體，檔案信息來(lái)源于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，在規(guī)范化的基礎(chǔ)上，采用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理工作插上翅膀，不斷提升石油化工企業(yè)的檔案信息管理水平！

謹(jǐn)以此文，與全國(guó)石油化工行業(yè)檔案管理工作的同仁們共勉！

結(jié)束語(yǔ)：

檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)、有科技含量的工作，在石油化工企業(yè)管理中正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，建立健全企業(yè)檔案管理體系，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范至關(guān)重要，隨著互聯(lián)科技信息時(shí)代到來(lái)，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，賦予石油化工企業(yè)檔案管理更多的應(yīng)用前景，做為一名多年此事基層檔案管理工作者，我提議：各企業(yè)要適時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加強(qiáng)信息化科技技術(shù)推廣應(yīng)用，有效提升檔案管理技能，將檔案信息管理和互聯(lián)科技、人工智能、大數(shù)據(jù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，全方位做好檔案信息管理工作，為做好企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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