摘要：我國的經(jīng)濟建設進程逐步推進，社會各行業(yè)領域均迎來了新的發(fā)展機遇，面臨著嚴峻的市場發(fā)展形勢，為了實現(xiàn)長足發(fā)展，應在人事管理工作的持續(xù)中加快創(chuàng)新腳步，發(fā)揮出人事檔案管理的積極作用，提高人事檔案的管理水平，以寧夏職業(yè)技術學院為例，學院的發(fā)展要強化人才優(yōu)勢，促進學院更好的長足發(fā)展。本文對人事檔案管理的重要性進行了探討，分析了人事檔案管理的優(yōu)化途徑，通過創(chuàng)新人事檔案的管理觀念，加強制度建設，引進信息化技術，提高人事檔案的管理水平、管理效率。

關鍵詞：人事檔案;管理;重要性;優(yōu)化途徑

前言：

經(jīng)濟全球化的時代背景下，我國的學院建設和發(fā)展要在人事檔案管理工作中落實有效的管控措施，借助信息技術，對學院的人事檔案管理工作進行創(chuàng)新，提高人事檔案管理工作的規(guī)范性和綜合水平，強化人事檔案的管理效率。發(fā)揮出人事檔案管理的積極作用，為人事考核提供依據(jù)，優(yōu)化人力資源的配置，推動學院的深化改革。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案中記載了大量的信息資料，包括個人的學習經(jīng)歷、社會關系、政治思想、勞動薪酬、工作狀態(tài)、獎懲信息，能夠反映出一個人的專業(yè)能力，其中記載的各項信息具有全面性、真實性，使人員的實際情況反映出來，與其職能崗位相互匹配，最大限度地發(fā)揮出人才的優(yōu)勢，提高工作水平，專業(yè)能力。在人事考核、人力資源優(yōu)化配置中，人事檔案作為重要的資源，評估了人才的應用情況和現(xiàn)有的人才結構，為后續(xù)人才的使用和儲備工作提供有效支持。

二、人事檔案管理的優(yōu)化途徑

人事檔案管理中，需采取實際的優(yōu)化措施，保證人事檔案管理工作真正落實到位，具體優(yōu)化方案主要表現(xiàn)為以下幾方面。

（一）創(chuàng)新人事檔案管理觀念

人事檔案管理是現(xiàn)階段人事管理工作的重點，其檔案詳細的記錄了一個人的人生軌跡，在其一生的成長與工作中發(fā)揮著重要的作用，因此應加強對其管理工作的重視力度，從多個角度創(chuàng)新人事檔案管理觀念，認真細致的對待人事檔案管理工作，保證其檔案的完整性與真實性，充分發(fā)揮出人事檔案的優(yōu)勢與價值。相關的管理領導人員應充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與帶頭作用，明確日常管理內容，落實自身的管理責任，積極學習先進的管理理念、管理模式以及管理經(jīng)驗，但應注意不能完全照搬，需要結合實際情況進行合理的調整，以此來提升人事檔案管理工作的整體效率與質量。與此同時，還應進一步的深化改革，清除傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的落后思想，降低該因素對管理工作產生的限制，并引進先進的信息技術，以計算為基礎，實現(xiàn)數(shù)字化管理，降低工作人員工作壓力，并強化整體的管理效率，解決傳統(tǒng)管理過程中存在的安全隱患與不足，為管理工作高質量開展奠定良好的基礎。

（二）加強制度建設

在全面提高人事檔案管理效率與質量的過程中，加強制度建設起到重要作用，是保證人事檔案管理工作開展、落實的前提保障，并且對工作的具體職責、工作范圍、考核標準等進行明確。人事檔案管理制度的加強，需要從以下幾個方面入手。第一，人事檔案歸檔與查閱制度。人事檔案的管理離不開歸檔與查閱工作內容，人事檔案的歸檔講究的是及時、準確、分類清楚、保存得當，確保人事檔案完整、良好。而人事檔案的查閱則要遵守固定的程序，由專門的檔案管理人員調取，并交給可以提供人事檔案查閱文書的辦事人員，并要求其按規(guī)定填寫人事檔案調閱記錄表，明確人事檔案由誰調閱，調閱時間，調閱用途，何時歸還等。第二，對人事檔案管理績效考核制度進行完善與優(yōu)化。人事檔案管理有學院組織人事部門負責，需要對人事檔案的管理的具體職責落實在具體的負責人頭上，并建立相關的績效考核制度，公開、公平、透明，與人事檔案管理人員的職稱評聘、職位晉升建立內在聯(lián)系，以此提升工作人員的積極性與責任心，全身心投入工作。第三，強化人事檔案管理監(jiān)督制度，由專門的監(jiān)督人員或者上級領導對人事檔案管理的效率與質量進行定期檢查、抽查，發(fā)現(xiàn)管理問題及時指出，要求相關負責人整改，以此保證管理效果。

（三）引進信息化技術

科學技術高速發(fā)展，信息技術已逐漸融入各行各業(yè)之中，并且成效頗豐。信息技術的使用為學院檔案管理工作提出了新的發(fā)展方向。在學院檔案管理期間，相關工作人員要對信息技術的優(yōu)越性有一個清晰的認知，需加強學院檔案管理信息化建設。首先，數(shù)據(jù)信息環(huán)境下，信息的儲存、收集方式均已發(fā)生一定變化，因此學院也需要更改自身檔案管理模式，將以往的紙質檔案管理逐漸轉變?yōu)殡娮訖n案管理，學院可依據(jù)自身狀況及信息化建設程度構建信息化管理平臺，建設期間，必須要符合國家相關法律要求;其次，需不斷完善、提升信息化管理平臺的功能性，其需要涵蓋檔案整理、收集、查閱、歸類、傳輸?shù)缺姸喙δ?，從而實現(xiàn)學院各部門間的信息互通，加強學院內的交流，進而提高學院工作效率;最后，為保障數(shù)據(jù)信息的安全性，相關人員需從硬件、軟件兩方面著手，不斷加大硬件方面的投入，保障其功能符合工作要求，加強檔案管理人員的培訓，使其具備熟練操作軟件的能力，進而保障工作質量。

結論：綜上所述，人事檔案管理工作的實施對學院發(fā)展起著決定性的作用，站在人力資源優(yōu)化配置的視角下，利用人事檔案管理工作的效能，要在人事考核人才配置方面加強管理，推動人事檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人事檔案管理的有效性。將人事檔案管理制度建設完善，優(yōu)化人事檔案的管理方案，推動學院的現(xiàn)代化建設和發(fā)展，發(fā)揮出人事檔案里的內在價值，強化行業(yè)競爭力。

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作者簡介：王金枝，1990.08-，女，回族，寧夏吳忠人，碩士研究生，寧夏職業(yè)技術學院，研究方向：檔案。