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ERP系統(tǒng)下完善企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要性

2021-11-24 17:48:55范治平
經(jīng)營者 2021年8期
關(guān)鍵詞:內(nèi)審人員培訓(xùn)

范治平

(寶雞機車檢修廠 財務(wù)科,陜西 寶雞 721004)

一、引言

內(nèi)部控制涵蓋廣泛,現(xiàn)行的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》指出,內(nèi)部控制在企業(yè)層面包含組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源等5個方面,在業(yè)務(wù)層面包含采購業(yè)務(wù)、資金活動、資產(chǎn)管理等13個方面。很多人認為內(nèi)控是財務(wù)部門的事,這樣的觀點過于片面。內(nèi)部控制管理全面覆蓋經(jīng)營管理的各環(huán)節(jié),是企業(yè)全員參與的。比如物資采購人員和庫房管人員的設(shè)置不屬于財務(wù)部門的管理范圍,但卻屬于內(nèi)控管理范圍。企業(yè)的內(nèi)部控制管理范圍極廣、工作量極大,僅僅依靠幾個制度、幾個人,是不能長期推進企業(yè)內(nèi)部控制管理的,但ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)解決這個難題。

ERP系統(tǒng)能將管理思想嵌入系統(tǒng)中,利用信息技術(shù),實現(xiàn)以財務(wù)管理為核心的企業(yè)信息管理,它可以控制產(chǎn)、供、銷,以及資產(chǎn)管理、人力資源管理、財務(wù)管理等多個環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)能通過相互連通的信息子系統(tǒng)將企業(yè)的各項資源及相應(yīng)的管理流程密切聯(lián)系起來,最終實現(xiàn)資源配置的優(yōu)化以及信息共享。將內(nèi)控制度融入ERP系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié),能夠幫助企業(yè)規(guī)避重大經(jīng)營風(fēng)險,進而促進企業(yè)戰(zhàn)略穩(wěn)步實現(xiàn)。

二、ERP系統(tǒng)下完善企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要性

ERP系統(tǒng)對于企業(yè)管理具有重要的作用,但是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用,通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)對更加有效的管理對于企業(yè)來說十分重要。內(nèi)控制度的融入能讓ERP系統(tǒng)發(fā)揮更大的作用。因此,ERP系統(tǒng)下完善企業(yè)內(nèi)部控制管理非常重要。

(一)有利于高效穩(wěn)定地開展頻繁且重復(fù)的日常管理活動

ERP系統(tǒng)能讓企業(yè)的產(chǎn)、供、銷流程管理和人、財、物資源管理有效地結(jié)合,還能進一步增強企業(yè)整體管理的統(tǒng)籌性與高效性,讓企業(yè)各部門的職能管理模式順利轉(zhuǎn)變?yōu)橐悦恳豁棙I(yè)務(wù)流程為核心的管理模式。這可以使企業(yè)管理活動的靈活性與變通性得到增強,進而大幅提升業(yè)務(wù)流程之間的協(xié)同效應(yīng)。將內(nèi)控制度嵌入到業(yè)務(wù)流程中,可以讓企業(yè)內(nèi)控管理成為常態(tài)化,提高企業(yè)風(fēng)險管控能力,進而保證企業(yè)的高效穩(wěn)定運行。這能進一步降低企業(yè)對某一員工或者某一個崗位的依賴程度,人為因素干擾將得到進一步弱化,日常管理活動也將更加的規(guī)范化和制度化。

(二)有利于推進業(yè)財融合在企業(yè)的實際應(yīng)用

近年來,業(yè)財融合逐漸進入企業(yè)管理的視野,但其實際應(yīng)用情況卻不盡如人意。而嵌入了內(nèi)控制度的ERP系統(tǒng),突出了事前控制和事中控制,同時還運用了現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段,它不但可以提高企業(yè)資源的利用率,實現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置,還能使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)更加完善。在現(xiàn)代化企業(yè)中,生產(chǎn)經(jīng)營的分工專業(yè)化、內(nèi)外部環(huán)境的復(fù)雜化,管理的精細化、風(fēng)險的多樣化都在不斷凸顯,傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)和財務(wù)處理具體問題的邏輯已經(jīng)不能再適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。而ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能有效促進業(yè)務(wù)管理和財務(wù)管理的轉(zhuǎn)型,提升它們與企業(yè)發(fā)展的契合度,但這些的基礎(chǔ)是完善的內(nèi)控制度。

三、ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

(一)企業(yè)對于內(nèi)控制度的培訓(xùn)不足

ERP系統(tǒng)下內(nèi)控制度涉及企業(yè)運行的各個層面,如果沒有詳細的培訓(xùn)計劃,就會影響后續(xù)應(yīng)用的推進工作。首先,對ERP系統(tǒng)的管理員隊伍的培訓(xùn)不足,導(dǎo)致內(nèi)控參數(shù)設(shè)計出現(xiàn)問題,使系統(tǒng)無法給予企業(yè)管理人員足夠的技術(shù)支持。如果內(nèi)控參數(shù)出現(xiàn)設(shè)計問題,管理人員就無法發(fā)現(xiàn)內(nèi)控的問題所在,導(dǎo)致企業(yè)層面風(fēng)險的產(chǎn)生。其次,對各層級企業(yè)管理人員培訓(xùn)不足,這些管理人員對自身所行使的內(nèi)控權(quán)限認知不足,導(dǎo)致權(quán)限行使出現(xiàn)偏差。最后,對于全員的基礎(chǔ)性培訓(xùn)不足。出現(xiàn)內(nèi)控管理的問題后,不能全部依賴系統(tǒng)以及各層級企業(yè)管理人員進行糾偏,即使全員參與,內(nèi)控管理問題還是不容忽視。

(二)風(fēng)險防控不足

ERP系統(tǒng)只是管理工具,在企業(yè)繁雜的日常事務(wù)中,人的惰性還是客觀存在的,他們習(xí)慣了對系統(tǒng)的操作,必然會認為ERP系統(tǒng)的設(shè)計非常完善和合理,認為借助系統(tǒng)形成高度的信息化管理必然準確無誤,乃至“萬事大吉”。這種思維誤區(qū)形成后,工作人員必然會過度依賴系統(tǒng),在相關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)生變化時,如果他們忽略對系統(tǒng)中嵌入的內(nèi)控制度進行升級與更新,就會造成風(fēng)險。比如2018年美國制裁中興通訊,隨后中興通訊在公司內(nèi)部開展了合規(guī)管理工作。除卻其他因素,中興在合規(guī)管理方面應(yīng)該是存在一些不足的,比如內(nèi)控制度滯后。在ERP系統(tǒng)中,嵌入的內(nèi)控制度的升級與更新不及時同樣會發(fā)生類似的問題。另外,內(nèi)部控制風(fēng)險預(yù)警機制不完善也會造成系統(tǒng)漏洞風(fēng)險以及風(fēng)險識別方面的問題。技術(shù)層面應(yīng)對不完善也會給系統(tǒng)帶來風(fēng)險,比如計算機病毒、自然災(zāi)害、硬件及設(shè)施故障等都會對系統(tǒng)造成巨大影響,進而給企業(yè)造成損失。

(三)缺乏事后監(jiān)督

ERP系統(tǒng)雖然為企業(yè)提供了高效的管理平臺,它也融入了企業(yè)的管理思想,但總體來說,ERP系統(tǒng)體現(xiàn)得更多的是事前計劃與事中控制。雖然系統(tǒng)可以通過BI、BW等報表進行事后的分析,但是分析相對被動。主動監(jiān)督是不可或缺的,是內(nèi)控制度應(yīng)該涵蓋的內(nèi)容,如何更好地進行事后監(jiān)督、彌補管理漏洞對于眾多企業(yè)來說是非常值得思考的。近些年曝光的一些企業(yè)的高管長期違規(guī)、違紀,給企業(yè)造成了巨大損失,而這些問題出現(xiàn)的主要原因就是事后監(jiān)督乏力。因此,事后監(jiān)督機制的不完善會給企業(yè)帶來極大的隱患。

(四)企業(yè)本身存在的內(nèi)部控制問題

ERP系統(tǒng)對于企業(yè)內(nèi)部控制管理是有明確要求的,但企業(yè)自身的管理缺陷,使企業(yè)管控系統(tǒng)存在以下3個問題。一是,由于系統(tǒng)高度的自動化集成,一些操作節(jié)點缺乏有效的審查機制,再加之系統(tǒng)對人這個因素的依賴性加大,需要人操作系統(tǒng),人浮于事的問題難免存在;二是,權(quán)限的管控淪為形式。例如,一些本應(yīng)由高層管理人員親自審批的文件和項目,被其指派的某一下屬代為操作,這可能會造成嚴重的后果,給企業(yè)帶來巨大的風(fēng)險;三是,開啟系統(tǒng)的“后門”程序,操作人員出于某些特殊目的,篡改數(shù)據(jù)。

四、企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用中關(guān)于內(nèi)部控制管理的相關(guān)建議

(一)加強內(nèi)控制度的培訓(xùn)

ERP系統(tǒng)下內(nèi)控制度培訓(xùn)工作的開展,首先要對ERP系統(tǒng)管理人員進行全面的、系統(tǒng)的培訓(xùn),內(nèi)控制度必須通過這些系統(tǒng)管理人員才能轉(zhuǎn)化為嵌入到ERP系統(tǒng)的參數(shù),才能保證ERP系統(tǒng)下的內(nèi)控制度全面展開。其次,要對各層級企業(yè)管理人員就其專業(yè)部分開展有針對性地內(nèi)控制度培訓(xùn)。人事部經(jīng)理著重人力資源方面的內(nèi)控制度培訓(xùn),采購部經(jīng)理則著重采購方面內(nèi)控制度的培訓(xùn)等。這樣可以確保權(quán)限的準確行使,同時還有助于內(nèi)控制度設(shè)計問題的糾錯。最后,開展全員的普及性培訓(xùn)。傳統(tǒng)的內(nèi)控制度是全員參與的,所以ERP系統(tǒng)下的內(nèi)控制度管理也絕不能忽視這一點,只有了解內(nèi)控制度的框架概念才能有效減少“結(jié)合部摩擦”,確保ERP系統(tǒng)下內(nèi)控制度的順利開展。

(二)提高風(fēng)險防范觀念,做好風(fēng)險防控

首先,建立完善的溝通機制,確保企業(yè)管理層與系統(tǒng)管理人員的密切溝通。如果相關(guān)政策制度發(fā)生變化以及企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)生變化,要及時形成系統(tǒng)更新升級方案并落實,確保嵌入系統(tǒng)的內(nèi)控制度參數(shù)完全符合相關(guān)政策制度變化以及企業(yè)戰(zhàn)略。

其次,完善內(nèi)部控制風(fēng)險預(yù)警機制。要加強對ERP系統(tǒng)自身風(fēng)險的防控以及業(yè)務(wù)風(fēng)險點的防控。一是要提高ERP系統(tǒng)操作人員的專業(yè)水平與技能素養(yǎng),使企業(yè)全體員工都具備基本的ERP系統(tǒng)內(nèi)部風(fēng)險防范意識,避免系統(tǒng)漏洞造成的風(fēng)險性因素的出現(xiàn);二是要合理設(shè)置各流程的內(nèi)嵌管控參數(shù),使整個系統(tǒng)具備風(fēng)險識別以及預(yù)警機制,并能及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險,降低企業(yè)損失。

最后,注重技術(shù)層面風(fēng)險防控,制定應(yīng)對突發(fā)的計算機硬件和操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險的計劃。對可能出現(xiàn)的技術(shù)層風(fēng)險,制定應(yīng)急預(yù)案,在條件允許的情況下還應(yīng)制定備用方案,將計算機病毒、自然災(zāi)害、硬件及設(shè)施故障等可能會誘發(fā)風(fēng)險的問題納入應(yīng)急預(yù)案,并做好日常巡檢以及數(shù)據(jù)庫的備份工作。

(三)加強內(nèi)部審計工作,補齊事后監(jiān)督短板

內(nèi)部審計工作對于ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制有著重要的意義,它也是對內(nèi)部控制有效性的審查與評價。內(nèi)部審計屬于事后監(jiān)督,因此,它在補齊ERP系統(tǒng)下事后監(jiān)督短板方面應(yīng)該十分有效。采取什么樣的措施才能更好地發(fā)揮內(nèi)部審計所具有的監(jiān)督作用呢?首先,要加強內(nèi)部審計的獨立性,建立完善的內(nèi)部審計機制,最大限度地減少各層面管理人員對內(nèi)部審計機構(gòu)工作的干預(yù)與影響。其次,制定完善的內(nèi)部審計制度。雖然目前有《審計法》可以借鑒,但內(nèi)部審計畢竟是在企業(yè)內(nèi)部完成的。因此,必須結(jié)合企業(yè)自身的內(nèi)控制度建立適合企業(yè)的內(nèi)審制度,做到“師出有名”以及合法合規(guī)。最后,要提高內(nèi)審隊伍素質(zhì)。內(nèi)審人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低關(guān)系著內(nèi)審工作能否順利開展。因此,企業(yè)內(nèi)審人員不僅需要有專業(yè)的審計知識,還需要擁有財務(wù)、法律以及企業(yè)業(yè)務(wù)的相關(guān)知識。加強培訓(xùn)以及引入人才能使內(nèi)審工作更好地開展。

(四)強調(diào)制衡性原則,克服企業(yè)自身存在的內(nèi)部控制問題

首先,ERP系統(tǒng)操作的相關(guān)人員需要相互監(jiān)督,企業(yè)必須在考慮制衡性原則的前提下合理授予操作人員操作權(quán)限,并依據(jù)政策以及崗位的變化作出適時的調(diào)整。要分離不相容崗位,不能出現(xiàn)“既是運動員也是裁判員”的情況。

其次,強調(diào)ERP系統(tǒng)管理人員的職業(yè)操守,并建立長效的事后監(jiān)督機制以及嚴格的獎罰機制。杜絕違規(guī)授權(quán)、后臺操作等濫用職權(quán)問題的發(fā)生。

最后,要提高ERP系統(tǒng)全體參與人員的保密意識,不定期修改系統(tǒng)密碼,并做到賬號專人專用,避免盜用以及篡改問題的發(fā)生。

五、結(jié)語

在ERP系統(tǒng)下,完善企業(yè)內(nèi)控管理是企業(yè)必須做好的事情。企業(yè)好比騎手,而ERP系統(tǒng)則是一匹快馬,內(nèi)控管理就是騎手手中的韁繩,騎手、快馬、韁繩三者缺一不可。默契的配合才是企業(yè)奮蹄揚鞭于市場競爭激流中的保障。

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