孫瑩

白山市江源區(qū)婦女聯(lián)合會(huì) 吉林白山 134700

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與事業(yè)單位職能的轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位檔案管理制度、管理方式都在不斷發(fā)生著轉(zhuǎn)變。檔案管理工作作為發(fā)展和改革局重要的工作內(nèi)容要根據(jù)形勢(shì)的變化不斷改變管理方式，因此對(duì)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化研究有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 數(shù)據(jù)庫(kù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用特點(diǎn)

數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在著三方面的共同點(diǎn)：第一，二者的基本原理存在著共通性，電子信息檔案的管理是建立在事業(yè)單位檔案的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化技術(shù)的有效整合與優(yōu)化。數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理的技術(shù)水平、管理模式、管理質(zhì)量都高于傳統(tǒng)的檔案管理，但是二者的共通性仍然客觀存在；第二，數(shù)據(jù)庫(kù)檔案與傳統(tǒng)檔案的不可分割性，傳統(tǒng)的檔案管理主要的信息內(nèi)容包括著社會(huì)實(shí)踐、個(gè)人信息等重要的數(shù)據(jù)內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)有著很大的真實(shí)性，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的統(tǒng)計(jì)與管理工作也同樣適用，也需要保證保存的信息真實(shí)，傳統(tǒng)檔案資料與新生數(shù)據(jù)庫(kù)檔案同樣都需要保證保存信息的真實(shí)性；第三，數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息量存儲(chǔ)，在事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)上的新生數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)容量的擴(kuò)大，可以對(duì)各種不同的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)與分類，還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源與信息的共享，在對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)取的過(guò)程中更加便利。此外，如果想對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行調(diào)取，還可以通過(guò)電子信息檔案的記錄進(jìn)行查找，更加方面快捷[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理者在工作中存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不夠完善

現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，當(dāng)前事業(yè)單位在從事檔案管理相關(guān)工作的過(guò)程中，逐漸顯露出一系列的突出問(wèn)題.其中最主要的就是缺乏完善的檔案管理機(jī)制，這在很大程度上，影響著檔案管理相關(guān)工作的有序開(kāi)展，而且對(duì)于事業(yè)單位的健康發(fā)展來(lái)說(shuō)也是極為不利的。

2.2 管理人員自身素質(zhì)較低

檔案管理人員作為事業(yè)單位的重要技術(shù)支撐者和力量，對(duì)其管理水平及其綜合素質(zhì)水平提出了更高的要求，不僅需要他們能夠有效率的完成檔案管理業(yè)務(wù)工作，而且需要具備較強(qiáng)的耐心，掌握相關(guān)的信息。但是，通過(guò)統(tǒng)計(jì)調(diào)查數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前部分企業(yè)單位檔案管理工作人員由于自身管理水平以及個(gè)人綜合素質(zhì)不高，導(dǎo)致在實(shí)際的工作當(dāng)中出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)在一定程度上影響到事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

2.3 事業(yè)單位對(duì)檔案管理的疏忽

我們都知道，檔案管理這項(xiàng)工作對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)一直是非常重要的。但是，當(dāng)前我國(guó)有很多的事業(yè)單位逐漸開(kāi)始轉(zhuǎn)移企業(yè)工作發(fā)展的重心，忽略了企業(yè)檔案管理人員工作，這就導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理人員工作效率低下的普遍現(xiàn)象，這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)也是極為不利的。與此同時(shí)，由于部分事業(yè)編制單位并沒(méi)有充分的意識(shí)到檔案管理人員工作的重要意義所在，進(jìn)而在實(shí)際的管理工作當(dāng)中，沒(méi)有建立起對(duì)于檔案管理工員的專業(yè)培訓(xùn)，這就使得檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的工作水平，無(wú)法很好滿足當(dāng)前檔案管理人員工作中的需求[2]。除此之外，部分事業(yè)單位自身的管理硬件設(shè)施條件并不是很完善，因而在實(shí)際的各項(xiàng)檔案管理工作當(dāng)中，大多數(shù)都是需要進(jìn)行手動(dòng)歸檔檢錄的，這在很大程度上降低了企業(yè)檔案管理工作效率。

2.4 檔案的安全性和保密性工作不到位

采用數(shù)字化檔案管理模式是系統(tǒng)管理用人單位的工作，雖然這樣能夠有效提升檔案管理效率，但是其中存在的檔案安全性等問(wèn)題以及檔案保密性等問(wèn)題卻越來(lái)越突出。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，如果安全防護(hù)工作沒(méi)有做好的話，可能會(huì)導(dǎo)致你的電腦系統(tǒng)遭受到勒索病毒以及其他黑客的惡意入侵，進(jìn)而可能導(dǎo)致電腦檔案中的信息大量丟失、泄露，甚至被惡意非法修改，這在很大程度上也在威脅著各企的健康發(fā)展。

2.5 檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，檔案管理缺乏完善的監(jiān)督管理制度。目前事業(yè)單位檔案管理雖然建立了規(guī)范的管理程序，但是在對(duì)監(jiān)督管理工作方面缺乏完善的監(jiān)督方法與管理機(jī)制。存在著部分發(fā)事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)督工作都依靠著工作人員的自律性，缺少外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，為檔案管理工作帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也沒(méi)有形成一定的監(jiān)督效應(yīng)，導(dǎo)致檔案管理制度在實(shí)施的過(guò)程中缺乏規(guī)范性；第二，檔案管理的開(kāi)發(fā)認(rèn)識(shí)程度不高?，F(xiàn)行的檔案管理制度涉及到檔案收集、整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移等內(nèi)容，缺乏對(duì)檔案管理的制度研究與技術(shù)開(kāi)發(fā)的內(nèi)容，發(fā)展和改革局對(duì)于檔案管理都進(jìn)行整理，沒(méi)有充分挖掘檔案的重要價(jià)值[3]。

2.6 檔案管理工作人員專業(yè)技能匱乏

發(fā)展和改革局在進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化建設(shè)過(guò)程中需要更專業(yè)的技術(shù)型人才進(jìn)行優(yōu)化改革，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員提出了更高的要求，需要具備更高的學(xué)歷與專業(yè)的檔案管理技能。事業(yè)單位檔案管理人員需要具備本科及以上的學(xué)歷；此外，需要具備電子計(jì)算機(jī)等相關(guān)檔案管理的知識(shí)。但是，目前在許多的事業(yè)單位檔案管理的工作人員，他們的學(xué)歷普遍都是大專，計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)檔案管理的知識(shí)技能無(wú)法滿足新形勢(shì)的發(fā)展需要。

2.7 檔案資源管理落后

在新形勢(shì)下發(fā)事業(yè)單位檔案管理也需要秉承著“以人為本”的觀念，要以檔案資源的建設(shè)作為管理改革的重點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理資源體系的全面建設(shè)與完善。目前，許多發(fā)展和改革局在檔案管理工作中會(huì)涉及到人民群眾的檔案內(nèi)容，管理制度的完善有助于經(jīng)濟(jì)發(fā)展。但是，目前許多的發(fā)展和改革局沒(méi)有建立一個(gè)完善的檔案資源管理體系。檔案管理工作還停留在原始的管理方式，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，新形勢(shì)下檔案資料的開(kāi)發(fā)與管理需要人才的加持，傳統(tǒng)的檔案資源利用方式會(huì)造成延誤、投放不足等問(wèn)題，這些都給發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與改革。

3 提升企業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策

3.1 完善管理機(jī)制

上文中我們說(shuō)到，當(dāng)前部分事業(yè)單位由于缺乏完善的管理機(jī)制，在很大程度上影響著檔案管理工作的有序進(jìn)行。在這種實(shí)際情況下，我們必須加快探索構(gòu)建一套更加完善、規(guī)范的企業(yè)檔案管理機(jī)制，為接下來(lái)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作的正常開(kāi)展打下良好的理論基礎(chǔ)?；诖耍聵I(yè)技術(shù)單位應(yīng)充分考慮并結(jié)合我國(guó)當(dāng)前企業(yè)實(shí)際經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)狀況，確立明確的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，并研究制定一套完善的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃方案，做好企業(yè)檔案管理相關(guān)工作。

3.2 提高管理人員的綜合素質(zhì)

全面加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的相關(guān)綜合職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)和提升具有重要意義。基于此，公司應(yīng)積極的探索并采取一系列有效管理措施，定時(shí)定期的通過(guò)職業(yè)教育理論培訓(xùn)、專家專題講座的多種方式，使其能夠真正掌握運(yùn)用到更加先進(jìn)的檔案管理理念、管理技術(shù)，促進(jìn)其管理水平以及公司綜合管理素質(zhì)的不斷提升，促進(jìn)公司檔案管理水平的不斷提升。

3.3 對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重視

事業(yè)單位在接下來(lái)的事業(yè)發(fā)展當(dāng)中，應(yīng)充分的重視企業(yè)檔案管理相關(guān)工作，加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案管理相關(guān)工作的檔案審查和監(jiān)督力度，并及時(shí)做好相應(yīng)的檔案指導(dǎo)工作，可以通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工和單位員工彼此之間的相互監(jiān)督、幫助的各種方式，使得各個(gè)事業(yè)單位對(duì)于員工之間能夠樹(shù)立正確的服務(wù)態(tài)度，在提升自身工作效率的同時(shí)，提高工作的服務(wù)質(zhì)量[4]。

3.4 建立檔案管理信息化網(wǎng)站

現(xiàn)階段，隨著信息科技的不斷進(jìn)步發(fā)展，我們已經(jīng)迎來(lái)了一個(gè)信息時(shí)代。信息快速發(fā)展的今天，事業(yè)單位在從事檔案管理的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)不斷加大企業(yè)信息化的檔案建設(shè)管理力度，并盡快構(gòu)建完善的國(guó)家信息化檔案管理工作規(guī)范以及檔案管理人員信息化服務(wù)網(wǎng)站。我們都應(yīng)該知道，檔案管理信息化建設(shè)也不是能一次完成的，這是一個(gè)長(zhǎng)期的管理工作，我們?cè)趯?shí)際的管理工作當(dāng)中，應(yīng)充分考慮并結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整以及優(yōu)化新的工作內(nèi)容以及轉(zhuǎn)變工作形式，進(jìn)而將企業(yè)信息化檔案建設(shè)理念更好的有效融入個(gè)人，并運(yùn)用到事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理相關(guān)工作中，提升檔案管理工作水平。

3.5 加強(qiáng)檔案安全信息防護(hù)和檔案保密工作

全面加強(qiáng)對(duì)企業(yè)單位個(gè)人檔案以及電子資料的安全使用管理工作無(wú)疑是最重要的。針對(duì)當(dāng)前在企業(yè)單位個(gè)人檔案管理中所普遍存在的突出問(wèn)題，我們應(yīng)積極的要求采取一系列管理措施，有效地避免出現(xiàn)企業(yè)檔案相關(guān)信息泄露、丟失的現(xiàn)象。首先，我們需要定時(shí)定期的組織做好對(duì)個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)的備份整理工作，并及時(shí)整理更新用戶檔案數(shù)據(jù)載體，最大限度的確保用戶檔案信息的安全。與此同時(shí)，可以通過(guò)設(shè)置網(wǎng)站訪問(wèn)者的權(quán)限以及引進(jìn)防護(hù)系統(tǒng)的多種方式，避免網(wǎng)站遭受網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意入侵。除此之外，還應(yīng)及時(shí)做好對(duì)系統(tǒng)具體操作者的時(shí)間、內(nèi)容的信息記錄管理工作，提升系統(tǒng)信息管理使用的公開(kāi)透明度[5]。

3.6 健全檔案管理制度

新形勢(shì)下發(fā)展和改革局的檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，通過(guò)建立健全檔案管理制度的方式，促進(jìn)發(fā)展和改革局事業(yè)的發(fā)展，提高工作效率與辦事能力，要完善相關(guān)的監(jiān)督管理制度，將制度落實(shí)到具體的工作細(xì)節(jié)中。讓每個(gè)檔案管理人員都可以明確自身的職責(zé)與工作內(nèi)容，優(yōu)化工作流程與工作方式，將具體的任務(wù)落實(shí)到每個(gè)檔案管理人員的崗位上，讓每個(gè)檔案管理人員都具有明確的管理意識(shí)。此外，建立完善的考核機(jī)制，通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制激發(fā)相關(guān)工作人員的工作熱情，提高發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作效率。

3.7 提高檔案管理人員專業(yè)技能

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理需要提高自身的工作效率，改善自身工作水平，完善檔案管理技術(shù)。人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理改革與發(fā)展的重要影響因素。在信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要更多高素質(zhì)、高技能的專業(yè)化人才改善傳統(tǒng)檔案管理的弊病[6]?？梢酝ㄟ^(guò)加強(qiáng)檔案管理人員的福利待遇、引進(jìn)高素質(zhì)、高技能型檔案管理人才、加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)等方式優(yōu)化發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)，更好的滿足發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作的需要。

3.8 檔案資源管理電子化存儲(chǔ)

信息化檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質(zhì)文件，可以是某一個(gè)電子設(shè)備的存儲(chǔ)，也可以通過(guò)硬盤、光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，相關(guān)的文件內(nèi)容可以被查驗(yàn)與使用，也可以實(shí)現(xiàn)了在互聯(lián)網(wǎng)的作用對(duì)文件進(jìn)行資源共享，讓后期的事業(yè)單位檔案工作更加便利。從自身的性質(zhì)來(lái)說(shuō)，電子事業(yè)單位檔案的特點(diǎn)包括著：有計(jì)算機(jī)進(jìn)行存檔，自身具有嚴(yán)格的代碼與分類形式，可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。信息化檔案管理有著自身的檔案特點(diǎn)，電子檔案可以整合了自身的數(shù)字型特點(diǎn)，更融合了傳統(tǒng)檔案分類型的特點(diǎn)，通過(guò)電子計(jì)算的存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的遠(yuǎn)程傳輸來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，對(duì)于每個(gè)檔案的調(diào)用都需要具備一定的權(quán)限才可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行讀取[7]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中仍存在一系列的突出問(wèn)題，在很大程度上影響著我國(guó)檔案管理工作水平。在這種實(shí)際情況下，應(yīng)積極的探索采取一系列有效管理措施，通過(guò)建立完善的檔案管理機(jī)制、提高檔案管理人員的專業(yè)綜合管理素質(zhì)、充分重視起內(nèi)部檔案管理相關(guān)工作、推動(dòng)檔案信息化體系建設(shè)、加強(qiáng)內(nèi)部檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)和檔案保密工作等有效管理手段，切實(shí)有效提升我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作水平，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。