任麗

棗莊市公路管理局滕州公路局 山東棗莊 277500

近年來，企事業(yè)單位相繼建立了文書檔案管理系統(tǒng)，這就對檔案管理人員的專業(yè)技能水平以及個人綜合素養(yǎng)提出了更高的要求。因此，在這種形勢之下，企事業(yè)單位針對檔案管理工作中存在的問題，應(yīng)當積極采取有效的應(yīng)對策略，以提升檔案管理工作績效與檔案利用率，使文書檔案的參考價值逐步得到顯現(xiàn)。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 欠缺專業(yè)管理人員

在企事業(yè)單位內(nèi)部，文書檔案管理作為一項基礎(chǔ)性工作，多數(shù)管理層領(lǐng)導認為此項工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此，關(guān)注重心也轉(zhuǎn)移到其它工作上面。在這種思想觀念與管理理念的影響下，從事檔案管理工作的人才越來越少，甚至有些單位為了應(yīng)付了事，將檔案管理崗位設(shè)置成兼職崗位，專業(yè)管理人員也由行政部門或者其它部門臨時指派。這些人員不僅專業(yè)技術(shù)水平差，而且欠缺崗位管理經(jīng)驗，以至于嚴重影響檔案管理工作進程，給其它工作的正常開展也制造了諸多障礙。

1.2 信息系統(tǒng)投入力度不足

目前，隨著辦公自動化技術(shù)的介入，文書檔案工作已經(jīng)實現(xiàn)了自動化、智能化管理，這種新型技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，大大提升了文書檔案的工作效率。但是，由于各企事業(yè)單位的主管領(lǐng)導忽略了文書檔案工作的重要性，導致辦公自動化系統(tǒng)的更新?lián)Q代速度遲緩，一些單位仍然使用過去的老系統(tǒng)、老配件、老版本，管理系統(tǒng)中的各項使用功能與檔案管理工作相脫節(jié)。出現(xiàn)這種情況的根本原因在于信息系統(tǒng)的軟硬件投入力度小，缺少后續(xù)的系統(tǒng)維護保養(yǎng)資金，致使文書檔案管理工作成效差強人意[1]。

1.3 混淆文書與檔案的概念

在實際工作當中，文書與檔案管理分屬于兩個概念，文書是指企事業(yè)單位內(nèi)部的公文、書信以及起草的各類文件等，而檔案則是指企事業(yè)單位在各種經(jīng)營性活動或者社會活動當中形成的具有保存價值的原始記錄，二者之間存在顯著區(qū)別。但是，部分單位在確定崗位職責權(quán)限時，往往將文書與檔案崗位混為一談，將二者的工作內(nèi)容混淆在一起，這就使得文書工作與檔案管理工作難以順暢銜接，嚴重影響了文書檔案的工作進程。

2 文書檔案管理的有效對策

2.1 加大重視力度，完善管理機制

領(lǐng)導重視對推動文書檔案管理工作進程起到?jīng)Q定性作用，因此，企事業(yè)單位應(yīng)當結(jié)合文書檔案管理工作現(xiàn)狀，進一步加強對該工作的重視力度，主要考慮以下三方面內(nèi)容：第一，將文書檔案工作納入全年績效考核方案當中，對待因個人主觀失誤造成的工作效率低、檔案編目錯誤、電子檔案丟失等問題，直接追究當事人與主管領(lǐng)導責任。第二，針對文書檔案工作，建立完善專項資金管理制度，并對每一筆資金進行嚴格管控，確保每一分錢都能夠花在刀刃上。及時更新辦公自動化系統(tǒng)的硬件與軟件，使系統(tǒng)能夠始終處于正常使用狀態(tài)。第三，為了規(guī)范文書檔案管理，企事業(yè)單位應(yīng)當建立文書檔案的標準化、規(guī)范化管理體系，并結(jié)合文書檔案工作的具體內(nèi)容，制訂與之相適應(yīng)的管理機制，將檔案資料收集、建檔、編目、借閱、保管等內(nèi)容納入到管理條款當中，使檔案管理人員在開展具體工作時能夠有章可循、有規(guī)可守。

2.2 更新管理理念，樹立責任意識

檔案管理人員作為文書檔案管理工作的直接責任人，全權(quán)負責單位內(nèi)部檔案的使用與管理工作，尤其在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)后，檔案管理人員不但要熟練掌握自動化系統(tǒng)的基本操作流程，同時，也需要管理人員具備高度的主人翁責任意識與安全意識。辦公自動化系統(tǒng)接入互聯(lián)網(wǎng)后，極易受到計算機病毒的侵蝕與網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，導致一些重要的文件檔案資料丟失，進而給企事業(yè)單位造成巨大損失。面對這種情況，管理人員應(yīng)當從管理與技術(shù)兩個方面予以考慮，在管理方面，制訂文書檔案管理系統(tǒng)的安全操作規(guī)程，在規(guī)程當中明確外來人員不得隨意上機調(diào)取文書檔案資料，并在紙質(zhì)文書檔案的保管區(qū)域設(shè)置高清攝像裝置，做到24小時無死角監(jiān)控，避免文書檔案發(fā)生丟失被盜等現(xiàn)象。在技術(shù)方面，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當設(shè)置隔離防火墻，以阻斷計算機病毒的入侵通道，同時，在文書檔案管理系統(tǒng)的登錄界面設(shè)置復雜的登錄密碼，或者系統(tǒng)操作人員在登錄界面后應(yīng)當輸入個人身份信息后方可成功登錄。除此之外，檔案管理人員應(yīng)當進一步加強與其它各部門的溝通交流，在對其它部門提供檔案資源服務(wù)的同時，不遺漏任何具有參考價值的文件檔案資料[2]。

2.3 健全培訓體系，提升綜合素養(yǎng)

為了提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平以及個人職業(yè)素養(yǎng)，企事業(yè)單位應(yīng)當定期舉辦內(nèi)部專項培訓，培訓內(nèi)容包括文書檔案工作流程、辦公自動化系統(tǒng)操作規(guī)程、安全防范措施、崗位工作職責與目標權(quán)限等。同時，為了驗證培訓效果，培訓結(jié)束后，應(yīng)對參訓人員及時予以考核，對考核不合格的管理人員應(yīng)當遵循“能者上、平者讓、庸者下”的原則，給管理經(jīng)驗豐富、專業(yè)技術(shù)水平高、主人翁敬業(yè)意識強的優(yōu)秀人才提供更加廣闊的發(fā)展空間。另外，文書檔案辦公自動化系統(tǒng)的建立不僅提高了辦公效率，而且也提升了文書檔案利用率。在這種形勢之下，各企事業(yè)單位應(yīng)當不定期舉辦“崗位操作能手”的工作技能大賽，比賽內(nèi)容應(yīng)當涵蓋文書檔案辦公自動化系統(tǒng)的操作流程、工作內(nèi)容、創(chuàng)新管理方法等，并在比賽過程中，挖掘?qū)I(yè)技術(shù)過硬的優(yōu)秀人才，以充實文書檔案管理人才隊伍。

3 結(jié)語

文書檔案在企事業(yè)單位發(fā)展進程當中發(fā)揮的重要參考與借鑒價值越加明顯，基于此，各單位應(yīng)當不斷加大文書檔案辦公自動化系統(tǒng)的投入力度，不斷充實文書檔案管理人才隊伍，不斷強化責任意識與安全意識，并積極吸納和借鑒成功的管理經(jīng)驗以及先進的操作技術(shù)，在提高文書檔案利用率的同時，為企事業(yè)單位各項工作的順利展開提供堅實保障。