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試論領(lǐng)導信任與秘書作用發(fā)揮的關(guān)系

2021-11-23 00:52浙江樹人大學人外學院齊煒章玫平
辦公室業(yè)務(wù) 2021年17期
關(guān)鍵詞:秘書信任領(lǐng)導

文/浙江樹人大學人外學院 齊煒 章玫平

縱觀古今中外,能夠被后世傳頌的領(lǐng)導者不勝枚舉,能被后人記住的秘書、軍師、幕僚卻屈指可數(shù)。雖然職業(yè)性質(zhì)造就了秘書這一職業(yè)的默默無聞,但也成就了他們所輔助的領(lǐng)導者在歷史長河中大放光彩。隨著信息爆炸、網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時代到來,越來越多的國人關(guān)注到秘書行業(yè)。秘書一職向來屬于各行各業(yè)的中流砥柱,處于最基礎(chǔ)卻又最重要的位置。其職能和性質(zhì)決定了秘書工作具有從屬性、輔助性和服務(wù)性的特點,實際上秘書工作也是主動性、開拓性很強的工作。近年來,秘書工作逐漸向?qū)I(yè)化、職業(yè)精細化、系統(tǒng)現(xiàn)代化發(fā)展。在新時期新形勢下,如何讓秘書作用得到主動有效的發(fā)揮與領(lǐng)導信任有著密不可分的聯(lián)系。

一、秘書如何獲得領(lǐng)導信任

(一)把握分寸感是關(guān)鍵?;蛟S在大多數(shù)人看來,秘書需不斷提高自身業(yè)務(wù)能力及培養(yǎng)各項意識,以良好的工作態(tài)度和高效的工作能力獲得領(lǐng)導的信任。在新的時期新的形勢下,要做好秘書工作,提升服務(wù)水平,需要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢,切實增強主動意識。在工作中發(fā)揮好“中轉(zhuǎn)站”“加工廠”“服務(wù)部”三大作用,以保證整體工作的高效率運轉(zhuǎn)。同時,秘書應發(fā)揮主觀能動作用,愛崗敬業(yè),滿懷激情,增強思想上的主動性;勤學敏思,固本強基,提升能力上的主動性;身在兵位,胸為帥謀,講求戰(zhàn)略上的主動性;審時度勢,拾遺補闕,把握時機上的主動性。秘書工作需要不斷提高工作效率和整體效能,增強自己所必備的各項意識,此外,秘書發(fā)揮各項作用時,還應以合理的相處分寸感獲得領(lǐng)導的信任。

實際上,秘書能否高標準完成工作和把握相處的分寸感,是秘書能力水平與悟性的重要體現(xiàn),是成為金牌秘書的額外加持。秘書的工作需要不只是充分的理論修養(yǎng)與能力,還需要高尚的職業(yè)道德和優(yōu)秀的個人品質(zhì)。習近平總書記曾將辦公室工作任務(wù)概括為三點:一個是決策的參謀、智囊作用;一個是對上對下的服務(wù);一個是機要、保密工作。這幾項任務(wù)都很重要??梢?,辦公廳(室)工作不僅牽動全局,而且專業(yè)性很強。從側(cè)面向我們印證了秘書處于企事業(yè)單位的中樞位置,知密早、涉密多、交際廣,保密是秘書的天職,秘書職業(yè)首先需要的是秘書對保密角色的正確理解和對自身的嚴格要求。秘書的品行,對黨和組織、領(lǐng)導是否忠誠老實,求真務(wù)實,遵紀守法,勤政廉潔,恪守信用,嚴守機密,甘于奉獻,才是能否獲得領(lǐng)導信任的關(guān)鍵。

(二)掌握勸諫職責是基石。翻閱各種文獻,秘書工作的本質(zhì)作用總結(jié)起來就是“服務(wù)”二字,其中還包含著參謀、協(xié)助和勸諫等多方面的內(nèi)容。之所以說“勸諫”是秘書的重要職責,是因為這是由秘書的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容、工作要求以及領(lǐng)導與秘書的工作關(guān)系所決定的。

秘書需要充分掌握勸諫的內(nèi)容與方式方法,且應特別注意勸諫的時間、場合與領(lǐng)導的情緒。領(lǐng)導情緒好、工作順利時,對于勸諫的內(nèi)容會比較容易接受;反之,將不太容易接受勸諫,甚至容易產(chǎn)生逆反的心理,從而變得更加固執(zhí)。當領(lǐng)導決策或言行中出現(xiàn)失誤時,秘書不應該唯唯諾諾、隨聲附和,而應堅持原則,結(jié)合時事政治,選擇合適的時機,發(fā)揮“納言”“諫官”的作用,勇于指正,這對于工作和領(lǐng)導者本人都是大有裨益的。

在日常工作中,秘書不應過高地估計自己的作用價值,絕對不要有出格甚至越位的表現(xiàn),應對自己的任職目的有清楚的認識,深刻理解這些對于秘書個人的職業(yè)生涯意義深遠,也是秘書獲得領(lǐng)導信任的重要基石。

二、領(lǐng)導信任對秘書工作所帶來的影響

(一)正面影響。領(lǐng)導是否信任,對秘書工作至關(guān)重要。領(lǐng)導的信任是秘書工作開展的重要基石,獲得領(lǐng)導信任,秘書就能獲得更多授權(quán)與支持,取得各部門的積極配合,秘書說話就有權(quán)威性,秘書工作就能有效開展;有利于秘書與領(lǐng)導有效溝通交流,使得秘書能夠準確把握與理解領(lǐng)導意圖;可以增強秘書與領(lǐng)導的情感交流,雙方配合的默契,提升秘書的工作積極性,提高服務(wù)的針對性和參謀的準確性,使秘書能夠更加主動做好參謀助手工作;可以使秘書得到領(lǐng)導更多的指點和培養(yǎng),獲得更多鍛煉機會,有利于秘書的成長成才。

從秘書個人角度看,領(lǐng)導信任的秘書個人發(fā)展前景將更廣泛,也更有動力專注于本職工作;從所屬領(lǐng)導角度看,自己的秘書因獲得一定的信任,有更高的積極性帶領(lǐng)其他員工順利高效地開展各項工作,以獲得良好的收益;從秘書行業(yè)角度看,領(lǐng)導信任秘書,會促使秘書行業(yè)不斷發(fā)展,以求讓更多的金牌秘書永業(yè)化。

領(lǐng)導信任秘書工作所帶來的正面影響是不可估量的,實行信任激勵,能使秘書們在受到信任后產(chǎn)生榮譽感,激發(fā)責任感,增強事業(yè)心,會使其全身心地投入到工作中去,如一股有生力量,源源不斷地向各部門各組織輸送著“新鮮血液”。

(二)負面影響。主要包括如下方面:

1.領(lǐng)導信任缺失。很多秘書本身具有良好的素質(zhì),具備了完成好工作的基礎(chǔ)條件。但因種種原因,無法獲得領(lǐng)導信任,讓秘書在工作中缺失領(lǐng)導的授權(quán),在普通員工中失去影響力,喪失橋梁的作用,陷入“孤掌難鳴”“一事無成”的境地。個人的力量畢竟是有限的,單靠秘書的努力無法卓有成效地完成好領(lǐng)導安排的工作,且在長期無法獲得領(lǐng)導信任的情況下會影響秘書的心理,其將承受巨大的心理壓力。這不僅會導致工作拖沓,無法按期完成業(yè)績,而且會影響企業(yè)、公司、組織等發(fā)展。從歷史事件中,我們不難發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導信任的重要性,只有信任秘書適當放權(quán),才能便于其得心應手地總攬全局、完成好工作。借助秘書的信息通道功能,做到上情下達、下情上傳,保證信息的雙向傳輸暢通;同時又通過秘書作用的發(fā)揮,對組織活動的各個方面和各個環(huán)節(jié)進行有效的調(diào)控,才能獲得高效的收益。秘書,尤其是青年秘書,往往因為工作壓力過重,遇到挫折,或自己的成就動機得不到及時滿足而產(chǎn)生焦慮。當領(lǐng)導的信任缺失時,秘書更是往往會陷入自我否定的怪圈。經(jīng)常疑惑憂慮,怨天尤人,微不足道的小事都會引起他的不安;更有甚者,遇到心理壓力時,便會不知所措,喪失應變辨別是非的能力。每個人都會在人生的某個階段遭遇負面的事情。秘書應該如何擺脫焦慮的陰影與工作環(huán)境呢?首先,秘書要敢于面對焦慮,增強自信,對自身的能力有充分的認識。其次,要培養(yǎng)“處之泰然,安之若素”的胸懷,不為一時一事所困擾,而是時刻專注于自己的本職工作。最后,要確定合適的抱負水準和創(chuàng)造良好的人際關(guān)系,自覺培養(yǎng)健康的職業(yè)心理修養(yǎng)。健康的心理狀態(tài),積極向上的工作狀態(tài),以及良好的人際關(guān)系是秘書克服領(lǐng)導信任缺失所帶來困境的一劑良方。

2.領(lǐng)導過度信任與授權(quán)。司馬光曾說:“德者,才之帥也。”為此,領(lǐng)導在選擇和培養(yǎng)秘書時一貫標準是“德才兼?zhèn)洹?,層層把關(guān)嚴格篩選,但在對秘書熟悉后,領(lǐng)導們?nèi)菀讓γ貢^度信任且過度授權(quán)。最開始秘書們當然是兢兢業(yè)業(yè)完成工作,絕不越權(quán)。久而久之,發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導者并不抽查后,部分秘書身上隱藏的毛病就凸顯出來了。他們在工作中表里不一、言行相違,做起了第二領(lǐng)導;在生活中弄虛作假、作風漂浮,經(jīng)常性地假公濟私、公權(quán)私用。這樣的例子比比皆是,慶幸的是近年來隨著經(jīng)濟社會的快速轉(zhuǎn)型,我國的經(jīng)濟體制、社會結(jié)構(gòu)和利益格局均發(fā)生了深刻變革,人們的政治思想觀念、道德評判標準和領(lǐng)導信任結(jié)構(gòu)也在朝著民主化、多元化、理性化方向演進。為此,除了在選擇秘書時要經(jīng)過多方面考察,還需要建立相應的職業(yè)考察體系和健全必要的規(guī)章制度,為秘書工作設(shè)置紅線,杜絕權(quán)力的濫用現(xiàn)象,以保證領(lǐng)導信任下的秘書作用發(fā)揮是高效且與組織有益的。秘書自身要毫不松懈地糾治“四風”,對形式主義、官僚主義問題全面檢視、靶向糾治,鍥而不舍地落實中央八項規(guī)定精神。同時,要充分認識自己的工作是一個企事業(yè)單位與各方面聯(lián)絡(luò)接洽的門面和窗口,而非第二領(lǐng)導,自己的工作反映了這個組織的工作作風和領(lǐng)導水平的高低優(yōu)劣,對樹立組織的良好形象有很大影響。秘書工作具有幕后、臺下的性質(zhì),不顯山不露水,為領(lǐng)導敲鑼擂鼓。光環(huán)和榮耀永遠屬于領(lǐng)導,默默無聞、無私奉獻才真正是秘書的品質(zhì)和情懷。

三、秘書如何正確有效運用領(lǐng)導信任開展工作

(一)把領(lǐng)導信任轉(zhuǎn)化為對領(lǐng)導意圖理解的準確度。具備良好工作條件的秘書,需要更加注重服務(wù)的全面性,也就是把領(lǐng)導信任轉(zhuǎn)化為對領(lǐng)導意圖理解的準確度。秘書這個工作崗位已確定了角色歸屬,即為其服務(wù)對象提供服務(wù),為此這項服務(wù)應該是直接的、全面的。從輔助領(lǐng)導決策,溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系,到辦公室事務(wù)管理,文書檔案管理;或是從接待工作、會務(wù)工作,到調(diào)研工作、信訪工作等,無不需要體現(xiàn)出秘書提供服務(wù)的全面性和廣泛性,以及把領(lǐng)導信任轉(zhuǎn)化為對領(lǐng)導意圖理解的準確度。

獲得領(lǐng)導信任的秘書,可以與領(lǐng)導有效溝通交流,使得秘書能夠準確把握與理解領(lǐng)導意圖;可以增強秘書與領(lǐng)導的情感交流,雙方配合的默契,就有了近距離思考“從哪里下手的問題”的機會,提升秘書的工作積極性,提高服務(wù)的針對性和參謀的準確性,使秘書能夠更加主動做好參謀助手工作。

(二)把領(lǐng)導信任轉(zhuǎn)化為解決復雜難題的助動力。

秘書要正確認識到,領(lǐng)導信任實質(zhì)上是領(lǐng)導權(quán)力的延伸,秘書要加強思想道德修養(yǎng),提高謀事成事本領(lǐng),不斷強化領(lǐng)導信任;在關(guān)鍵的時刻,特別是面臨重大事情、原則問題、危機事件時要善于充分利用領(lǐng)導信任,勇于擔當,果斷處置,不懼困難;要珍惜領(lǐng)導信任,維護領(lǐng)導信任,領(lǐng)導越是信任,秘書越是要謙虛謹慎、精益求精。

秘書可以在談判的緊急關(guān)頭做出讓領(lǐng)導滿意的解圍行為,使談判優(yōu)勢轉(zhuǎn)向自己一方、或從談判中停獲得喘息機會或使談判者的注意力有所轉(zhuǎn)移,就是把領(lǐng)導信任轉(zhuǎn)化為解決復雜難題的助動力的良好體現(xiàn)。只有深得領(lǐng)導信任,對領(lǐng)導意圖理解的高準確度,才能在合適時間做出合理判斷,為領(lǐng)導提供解決復雜難題的助動力。

社會主義現(xiàn)代化強國建設(shè)進程的加快,為秘書充分發(fā)揮領(lǐng)導信任所帶來的影響力創(chuàng)造了優(yōu)化條件,且不斷細化的依法治國體系也為發(fā)揮秘書的影響力提供了可靠保證。現(xiàn)代領(lǐng)導科學的發(fā)展,對充分發(fā)揮秘書的影響力提出了更多的要求,作為行業(yè)中流砥柱的秘書需要擁有與時代同步的創(chuàng)新意識,適應現(xiàn)代領(lǐng)導者的新思維、新作法,努力提高自身的素質(zhì),無限加固自己的支撐點與基本盤以確保自己擁有抗住風浪的核心要素。秘書絕不是借著領(lǐng)導的權(quán)勢狐假虎威,在順風的情況下風光無限,而要依靠過硬的專業(yè)水準與優(yōu)秀的人格魅力抗住風浪,高標準地服務(wù)領(lǐng)導,積極發(fā)揮影響力帶領(lǐng)普通員工,一起向成功的方向航行。

(三)把領(lǐng)導信任轉(zhuǎn)化為秘書工作的權(quán)威性。秘書職能和性質(zhì)決定了其在各行各業(yè)內(nèi)的中流砥柱地位,也意味著秘書與領(lǐng)導之間存在著異于其他普通員工的工作關(guān)系。在普通員工眼中,秘書許多時候就是領(lǐng)導者的化身,代替領(lǐng)導者行使一定的權(quán)利與職責,我們把秘書在其中發(fā)揮的作用稱作“影響力”。根據(jù)杰克·奈格爾的描述,“影響力”是“一個或更多的行動者的需要、愿望、傾向或意圖影響另一個或其他更多行動者的行動或行動傾向”。

影響力的表現(xiàn)形式是多種多樣的,而秘書在正確有效運用領(lǐng)導信任開展工作中最常發(fā)揮的就是非權(quán)力影響力。秘書的非權(quán)力因素包含品格因素、才能因素、知識因素、情感因素四個方面。從普通員工的角度來看,品行良好、才能出眾、文學素養(yǎng)高且共情能力強的秘書顯然更具影響力。擁有良好群眾基礎(chǔ)的秘書也更容易發(fā)揮非權(quán)力影響力。

以秘書的橋梁作用為例,獲得領(lǐng)導信任的秘書不可以“第二領(lǐng)導”自居,給同事盛氣凌人的感覺。而是通過理解被領(lǐng)導者的心理(如:被領(lǐng)導者的需要心理、被領(lǐng)導者的逆從心理、被領(lǐng)導者的特殊心理等)滿足普通員工的內(nèi)心需要,幫助領(lǐng)導激發(fā)員工的工作動力,以為組織帶來更大的收益。更不可以趁領(lǐng)導不在辦公室時,越權(quán)做出抉擇。很多秘書最終走向犯罪深淵就是從第一次替領(lǐng)導拍板做決定,沒有被發(fā)現(xiàn)開始的。秘書應該時刻嚴守自己的職業(yè)道德,做自己權(quán)限范圍內(nèi)的事,正確對待領(lǐng)導的信任,而非對上諂媚對下欺壓。

秘書要正確運用領(lǐng)導信任,發(fā)揮橋梁作用,通過各種工作方式和手段,在領(lǐng)導與下級職能部門之間進行聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)商、平衡、協(xié)調(diào),使之消除隔閡,解決矛盾,目標統(tǒng)一,步調(diào)一致,密切合作,同心協(xié)力,以達到最佳工作效果和最高工作效率。

四、結(jié)語

領(lǐng)導對秘書的信任,是一個矛盾結(jié)合體、一把“雙刃劍”,一旦領(lǐng)導或秘書使用不當便會帶來諸多負面影響;又像是一塊基石,與秘書作用發(fā)揮有著相輔相成、互相成就的關(guān)系,推動企業(yè)、公司、組織等一艘艘大船在歷史的滾滾洪流中,造就在時代中獨樹一幟的風華神韻。

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