文/河北省崗南水庫(kù)事務(wù)中心 聶麗華

水利系統(tǒng)中水利科技檔案主要記錄的是各種科研活動(dòng)的資料，也是反映水利工程具體建設(shè)過程中的重要載體。比起實(shí)物檔案而言，科技檔案數(shù)字化有著更加顯著的優(yōu)勢(shì)。通過實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化，直接轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的科技檔案管理模式，改變了原有的機(jī)械低效工作狀況，將檔案管理人員從原本繁瑣的工作中解脫出來(lái)，讓相關(guān)工作人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁谔嵘龣n案管理質(zhì)量的過程中。因此，水利系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化有著非常重要的作用與意義。

一、科技檔案數(shù)字化的積極作用

（一）提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容包括資料收集、分類、歸檔、記錄和存儲(chǔ)，主要提供給需要的人查閱和參考，并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的深度開發(fā)與利用。加上原本繁瑣的管理模式導(dǎo)致在查閱所需檔案的過程中需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，頻繁的查閱甚至還可能導(dǎo)致檔案出現(xiàn)磨損或丟失，而實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化可大幅提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）提高檔案管理的服務(wù)水平。使原本的檔案管理工作走向科技檔案數(shù)字化，促使檔案管理工作變成動(dòng)態(tài)，這極大程度地方便了相關(guān)資料數(shù)據(jù)的查閱與利用。另外通過采取模糊查詢、組合查詢等方式實(shí)現(xiàn)了檢索檔案的高效、省時(shí)。還可以將視頻、音頻以及其他信息均實(shí)現(xiàn)有效存儲(chǔ)，不僅擴(kuò)充了科技檔案的資源，也增加了檔案服務(wù)的范圍，可有效提高檔案管理的服務(wù)水平。

（三）推動(dòng)我國(guó)水利事業(yè)良好發(fā)展。以往我國(guó)水利系統(tǒng)中的各種科技檔案主要是以工程項(xiàng)目立卷歸檔為主，其中的文書檔案內(nèi)容也多。各種工程項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了科技檔案數(shù)字化，將建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，其中通過開展數(shù)據(jù)整合，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)開展數(shù)據(jù)分析，極大提高了工作效率。通過將老舊檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物檔案和電子檔案的雙重管理，最大限度地收納各類水利信息數(shù)據(jù)。

科技檔案的數(shù)字化極大程度地推動(dòng)了我國(guó)水利系統(tǒng)的發(fā)展，對(duì)于提升水利系統(tǒng)檔案管理有著非常重要的意義。然而現(xiàn)實(shí)情況卻是由于受到各種影響，導(dǎo)致在水利系統(tǒng)中應(yīng)用科技檔案數(shù)字化存在各種問題，在一定程度上制約了科技檔案數(shù)字化作用的發(fā)揮。

二、科技檔案數(shù)字化在水利系統(tǒng)中應(yīng)用的問題分析

（一）管理理念過于落后。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員并沒有真正地認(rèn)識(shí)到，科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵與重要性，認(rèn)為引入檔案信息管理系統(tǒng)就是完成科技檔案的數(shù)字化建設(shè)。然而實(shí)際上正是因?yàn)檎J(rèn)知不足，導(dǎo)致科技檔案數(shù)字化的價(jià)值沒有充分發(fā)揮出來(lái)。部分工作人員單純地將檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)成科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容，這在很大程度上影響到檔案管理的工作質(zhì)量與效率。

（二）未深刻認(rèn)識(shí)科技檔案的安全管理。水利系統(tǒng)在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，其中具體的內(nèi)容涉及我國(guó)大量的地理信息以及機(jī)要保密信息。水利系統(tǒng)的檔案管理工作在推進(jìn)數(shù)字化的過程中，安全問題是需要面臨與解決的重點(diǎn)與難點(diǎn)，主要涉及兩個(gè)方面：一方面是針對(duì)實(shí)物檔案的安全管理；另外一方面是針對(duì)電子檔案的安全管理。其中實(shí)物檔案主要是因遭受到自然環(huán)境影響導(dǎo)致出現(xiàn)損毀或者遺失等。而在電子檔案管理的過程中，在進(jìn)行信息調(diào)閱的環(huán)節(jié)中，很可能遭受到黑客的攻擊以及電子病毒的影響。特別是數(shù)字檔案，其信息保存完全依賴載體，如果保存介質(zhì)受到損壞或者是性能存在異常，將直接影響到數(shù)據(jù)的安全甚至可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

（三）水利系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)存在質(zhì)量問題。水利系統(tǒng)單位以及檔案館均積極投入大量資金與人力到檔案的數(shù)字化建設(shè)工作當(dāng)中，然而水利系統(tǒng)中進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)并非短期內(nèi)能夠完成的工作，在這個(gè)過程中更加需要關(guān)注檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量，這直接關(guān)系到電子檔案后期的使用質(zhì)量。加上水利系統(tǒng)中含有的各種科技檔案本身信息量大且涉及的范圍十分廣泛，而且同一個(gè)水利工程工期長(zhǎng)，因此形成的檔案周期時(shí)間也比較長(zhǎng)。這給水利科技檔案的數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。由于沒有充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，因此也就沒有制訂相應(yīng)的檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)期方案，導(dǎo)致影響到科技檔案作用的發(fā)揮。

面對(duì)水利系統(tǒng)在進(jìn)行科技檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的多方面問題，只有在找準(zhǔn)問題的基礎(chǔ)上采取針對(duì)性的改進(jìn)措施，從多個(gè)方面入手，這樣才能夠有效解決水利系統(tǒng)中關(guān)于檔案管理存在的問題。

三、有效解決科技檔案數(shù)字化在水利系統(tǒng)中應(yīng)用存在問題的對(duì)策分析

（一）實(shí)現(xiàn)對(duì)水利系統(tǒng)科技檔案數(shù)字化建設(shè)工作的高度重視。水利系統(tǒng)需要引進(jìn)符合水利系統(tǒng)實(shí)際情況的檔案數(shù)字化制作和管理系統(tǒng)，通過選擇一款經(jīng)濟(jì)實(shí)惠且能夠滿足現(xiàn)有水利系統(tǒng)科技檔案管理需求的軟件，從而確立水利系統(tǒng)加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的宣傳。通過加強(qiáng)宣傳，讓相關(guān)工作人員都能夠深刻地認(rèn)識(shí)到推動(dòng)科技檔案數(shù)字化的重要性，從而為系統(tǒng)內(nèi)部更好地完成科技檔案數(shù)字化建設(shè)提供支持。特別是檔案管理的相關(guān)責(zé)任人，更加需要帶頭做好這方面的工作，從而實(shí)現(xiàn)水利系統(tǒng)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性、流程化、科學(xué)性。

（二）提升水利科技檔案管理工作的安全性。水利系統(tǒng)需要加強(qiáng)整個(gè)過程中的安全保密工作，這是其中關(guān)鍵的一點(diǎn)。要求負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)工作人員，必須有良好的保密意識(shí)以及安全意識(shí)。通過在系統(tǒng)內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育以及宣傳工作，重點(diǎn)針對(duì)工作人員開展保密安全教育培訓(xùn)，從而提升檔案管理工作人員的思想認(rèn)識(shí)?？梢钥紤]在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中選擇具有收集功能的管理平臺(tái)，其能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案室接收檔案、資料征集、庫(kù)房動(dòng)態(tài)管理查詢、在線借閱審核等。另外還需要對(duì)水利系統(tǒng)科技檔案載體進(jìn)行定期的檢查與維護(hù)，安排專人開展相關(guān)工作并做好相關(guān)檢查，確保水利科技檔案的安全性。

水利系統(tǒng)還需要加強(qiáng)安全管理。通過從軟件、硬件兩個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)安全管理，實(shí)現(xiàn)建立起物理防護(hù)和網(wǎng)絡(luò)防護(hù)兩層安全防護(hù)屏障。水利系統(tǒng)內(nèi)部還需要加強(qiáng)成果備份。針對(duì)涉密的項(xiàng)目必須使用涉密計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。在科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，其工作場(chǎng)所必須進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控，沒有權(quán)限的工作人員禁止進(jìn)入。另外在利用水利科技檔案或者調(diào)閱的過程中，針對(duì)使用人員必須具有一定權(quán)限方可進(jìn)行調(diào)閱，最大限度地保障檔案信息內(nèi)容的安全。

（三）提升水利系統(tǒng)科技檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。水利系統(tǒng)需要結(jié)合其現(xiàn)狀，從頂層設(shè)計(jì)的角度做好數(shù)字檔案館的相關(guān)建設(shè)規(guī)劃工作。通過增加其人力、物力的投入，嚴(yán)格按照相關(guān)要求配備合適的軟硬件設(shè)備，需要注意以高要求制定檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)工作人員必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)對(duì)數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查與驗(yàn)收，整個(gè)流程必須按照相關(guān)規(guī)定開展。另外針對(duì)實(shí)物檔案則需要對(duì)其數(shù)量、內(nèi)容、外觀等多方面進(jìn)行檢查，面對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)受損的原始實(shí)物檔案，在完成數(shù)字化掃描之后需要對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

水利系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化建設(shè)，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理形勢(shì)發(fā)展所需。對(duì)于已經(jīng)實(shí)現(xiàn)或者是正在推進(jìn)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的水利單位而言，想要進(jìn)一步提升科技檔案數(shù)字化的成效以及提高檔案管理的質(zhì)量，需要找準(zhǔn)目前存在的各種問題，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的理念，在結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀以及考慮到未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，明確水利科技檔案管理的地位，在有效解決其中存在問題的同時(shí)，采取針對(duì)性的改進(jìn)措施，最大限度地發(fā)揮出水利系統(tǒng)科技檔案的價(jià)值。