文/三明市第二醫(yī)院辦公室 童欽

醫(yī)院是現代社會生活中的重要服務機構，在醫(yī)院研究、救死扶傷等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著醫(yī)療改革工作的不斷推進，我國醫(yī)院的管理也在不斷地完善之中，為了更好地服務大眾，醫(yī)院檔案管理工作積極尋求進步是必經之路。醫(yī)院辦公室檔案管理工作具有多樣化、延續(xù)性、集中性等特點，由于醫(yī)院屬于以業(yè)務為主導的機構，因此檔案類型多、更新快，不僅涉及各大科室和二級科室，也涵蓋后勤行政類科室，檔案內容包羅萬象。同時，醫(yī)院發(fā)展的穩(wěn)定性決定了檔案管理工作也需要做到完整延續(xù)，這樣才能在日常工作中準確、快速地查閱相關資料，為醫(yī)院的正常運轉提供保障。另外，辦公室檔案的集中管理不可或缺。將醫(yī)院檔案進行集中歸檔，不僅能夠有效避免檔案的毀損、丟失，提高檔案保管的有效性，同時也能夠保證檔案的保密性。從這里我們可以看出，醫(yī)院的檔案管理工作，是專業(yè)性較強、復雜且系統(tǒng)的，需要醫(yī)院相關部門和相關人員不斷完善檔案管理工作，更好地服務于醫(yī)院運轉和社會公眾。

一、當前醫(yī)院辦公室在檔案管理工作當中的不足之處

（一）對檔案管理工作不夠重視。在過去很長一段時間內，醫(yī)院將主要精力集中在如何提供優(yōu)質的醫(yī)療服務上，忽視了對檔案管理工作的優(yōu)化完善。部分領導者、管理者對檔案管理工作的重視程度不夠。一方面，管理工作疏忽，導致部分檔案出現損壞、丟失的情況；另一方面，沒有積極引進專業(yè)的檔案管理人員，辦公室檔案管理工作無法取得持續(xù)性的進步，對醫(yī)院整體的管理、醫(yī)療改革等相關政策的落實造成不利影響。另外，部分相關檔案和資料沒有進行科學的整理歸納，也不便于工作人員對以往的工作內容進行實踐總結，導致檔案管理工作缺乏規(guī)范化和連續(xù)性，不利于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長遠發(fā)展。

（二）檔案利用率低下。醫(yī)院的檔案詳細記錄了各個發(fā)展時期以及不同背景條件下的重大事件和工作進展等等，對于后續(xù)醫(yī)療工作的不斷完善以及科研事業(yè)的前進有著重要的參考價值。隨著社會的快速發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模也在逐步擴大，對相關檔案資料的調閱需求逐漸提升。傳統(tǒng)老舊的檔案管理方式不僅影響著檔案管理工作本身的質量和效率，同時也給檔案需求者造成了極大的不便。有的醫(yī)院仍然采用紙質化的方式保存檔案，不僅存在紙張老化、字跡模糊的情況，還影響工作人員的閱讀使用，使檔案本身的價值喪失，同時也存在丟失、損壞的風險。同時，由于檔案管理工作的不完善，無論是收集檔案環(huán)節(jié)，還是檔案保存環(huán)節(jié)都存在一定的缺陷，無法將責任落實到人，這些情況直接導致了檔案的利用率低下，醫(yī)療工作人員不愿耗費大量的時間查找檔案，最終可能造成檔案管理工作形同虛設。

（三）檔案數字化建設不足。一旦檔案管理建設落后，不但會影響當前管理工作的效率，還會影響醫(yī)院的管理和發(fā)展。當今社會已經進入信息化時代，無論是專業(yè)性工作還是日常生活都離不開數字化技術。數字化技術對于檔案的管理工作具有十分明顯的優(yōu)勢，無論是資料保存還是數據查詢都能做到高效便捷。由于數字化、信息化建設需要投入較高的成本，而醫(yī)院往往更傾向于把資金用在醫(yī)療設備上，較少的資金用于投入數字化建設，導致檔案管理數字化的支持力度不夠。同時，有的醫(yī)院即便采用了OA辦公系統(tǒng)，通常僅針對工作流程和人員權限進行優(yōu)化，尚未達到檔案管理數字化的要求，從而使得辦公室檔案管理工作較為落后。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作優(yōu)化提升的策略

（一）加強對工作的規(guī)范化管理。在社會的快速發(fā)展下，醫(yī)院的規(guī)模也在逐漸擴大，檔案管理的工作量也愈發(fā)增加，管理人員要采用科學的方法進行管理工作，讓檔案管理跟得上醫(yī)院工作的步伐，從而幫助醫(yī)院更好、更快地發(fā)展，更好地為社會公眾服務。檔案的管理工作，應該是覆蓋整個單位的動態(tài)過程，從收集檔案開始，到補充檔案再到鑒別、管理等，每一個環(huán)節(jié)都要做到有理有序，規(guī)范管理，從而做好檔案管理的優(yōu)化與完善。因此，醫(yī)院相關部門和領導必須要完善管理體系，規(guī)范檔案管理制度，根據本院的實際情況以及長遠的發(fā)展計劃，制定合適的、有效的管理制度。通過基礎制度的制定、員工意見的收集以及專業(yè)班子的研討，最終出臺相關的醫(yī)院辦公室檔案管理制度，使檔案管理工作在健全的制度下開展。同時，為了保證相關制度能夠有效地執(zhí)行，在實際的工作過程中還需要加強對相關人員的管理，明確不同部門和工作人員的權力及責任，確保每個部門都能盡到應盡的職責，還可以指定相應的績效考核制度，將工作細化到個人，使檔案管理工作的質量與員工收入相關聯，這樣才能更好地提升檔案管理的工作效率。

（二）讓檔案管理人員更有責任意識。醫(yī)院的檔案管理內容多數是由辦公室工作人員來進行的，所以，辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)和責任意識將直接影響到檔案管理工作的質量。受傳統(tǒng)觀念的影響，許多醫(yī)院的檔案管理人員的思維方式受到限制，認為檔案管理工作只需要將收集到的資料進行完整的保存即可，缺乏有效的責任意識，這樣的觀念不利于檔案管理工作的優(yōu)化與完善，同時也會在一定程度上阻礙醫(yī)院各方面水平的提升。檔案管理工作者，要把檔案管理工作重視起來，并在工作當中深入思考醫(yī)療改革制度，嚴格落實制度和相關精神，分工科學、協調科學，充分做好統(tǒng)籌工作，健全檔案管理體系，用完善的制度幫助檔案管理工作更加優(yōu)質、規(guī)范、有序地進行。醫(yī)院相關部門領導也需要重視對檔案管理人員責任意識的強化，幫助其不斷轉變陳舊傳統(tǒng)的思想，在工作中保持積極向上的態(tài)度和專業(yè)的精神，不僅需要做好各類檔案的整理、歸納、保存工作，同時還需要與其他部門相互配合、密切聯系，使各部門都能夠配合檔案管理的工作，讓檔案管理工作能夠推動醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化，還能夠幫助各個部門之間的工作更加高效地銜接與協調，進而促進醫(yī)院整體工作水平的提升。另外，醫(yī)院還需要加強對檔案管理工作人員的考核，通過對其工作質量和工作效率的考查，不斷提高其責任意識，使員工能夠積極主動地推動檔案管理工作的優(yōu)化提升。

（三）提高檔案管理的信息化建設。醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設是必然趨勢，進而實現工作效率與質量的提升，因此，醫(yī)院需要積極加大信息化建設的力度，不斷完善相關的設備設施。首先，應配置現代化的辦公設施，運用互聯網以及數字化信息系統(tǒng)創(chuàng)建醫(yī)院檔案管理平臺。其次，在信息化管理工作中，需要重視檔案管理的穩(wěn)定性和安全性。通過對網絡及系統(tǒng)的有效維護，避免出現病毒侵襲、數據丟失等問題；在檔案的調閱、共享方面，需要對不同的用戶設置合理的權限，保證檔案使用工作的規(guī)范性，確保相關機密文件的安全。最后，在開展檔案管理數字化工作的過程中，也需要具備審慎思維，數字化、信息化僅僅是支持檔案管理工作更加高質高效的手段而非目的，其不可完全代替或處理一切檔案管理相關工作，在必要的工作環(huán)節(jié)，工作人員仍然需要采用更加符合實際需求的方式，這樣才能使檔案管理信息化建設發(fā)揮優(yōu)勢，滿足不同人群的需要。

（四）培養(yǎng)高素質的檔案管理人才。檔案管理工作日趨復雜，檔案管理人員必須具備專業(yè)的管理水平才能勝任工作。因此，醫(yī)院一定要注重對檔案管理人才的培養(yǎng)，建立專業(yè)的檔案管理隊伍。一方面，要積極引進優(yōu)秀的檔案管理人才，通過提高招聘門檻、給予優(yōu)厚待遇、與高校合作等多樣化的途徑，吸收更多具備專業(yè)能力的檔案管理相關人員，充實檔案管理隊伍，讓隊伍更專業(yè)、更高效；另一方面，要加強對專業(yè)人才的培訓，提升隊伍整體水平，重視并經常對檔案管理工作人員業(yè)務能力和技術水平的培養(yǎng)，促使其掌握更加豐富的專業(yè)知識與技能，并不斷提升職業(yè)道德素養(yǎng)，以過硬的本領和嚴謹的作風推進檔案管理工作的優(yōu)化。另外，醫(yī)院還可以邀請相關領域中的專業(yè)人士進醫(yī)院進行專項技術指導，針對當前辦公室檔案管理工作中的不足之處給予建議，使工作人員能夠汲取更多先進的經驗，促進其專業(yè)素養(yǎng)的提升。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)院運行中不容忽視的部分，是連接不同時間、不同部門、不同人群的重要紐帶，醫(yī)院應緊跟現代化建設的腳步，不斷推進檔案管理工作的規(guī)范化、智能化、制度化發(fā)展，使優(yōu)質的檔案管理工作不斷發(fā)揮價值。