文/三江學(xué)院 封沖

一、高校教學(xué)檔案的特點

（一）涉及內(nèi)容多，形式復(fù)雜。高校教學(xué)檔案幾乎涵蓋了教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)，如教學(xué)管理文件、學(xué)科專業(yè)建設(shè)材料、課程教學(xué)大綱、教材建設(shè)材料、科研材料等等。不僅內(nèi)容繁多，存檔的形式根據(jù)實際管理要求也越來越趨于多樣化。除了最基本的紙質(zhì)存檔形式外，還有圖片、視頻、音頻、多媒體公眾號等眾多存檔形式。

（二）涉及對象多，時間跨度大。高校教學(xué)的主體是教師，對象是學(xué)生，教學(xué)檔案的內(nèi)容圍繞教師、學(xué)生、教學(xué)活動的特點呈現(xiàn)出自身的規(guī)律性。1.高校學(xué)生以學(xué)年為單位在數(shù)量上的變化與更新。2.高校教學(xué)活動的開展按學(xué)期呈現(xiàn)出一定的規(guī)律性。因此教學(xué)檔案在時間上具有連續(xù)性，在內(nèi)容上具有重復(fù)性。作為學(xué)生、教師乃至學(xué)校發(fā)展的第一手資料，一般按照檔案的重要等級所要求的存檔時間為五年、十年乃至十年以上不等，較大的時間跨度為教學(xué)檔案管理增加了難度。

（三）對內(nèi)容完整性、真實性要求高。任何檔案材料的價值都建立在真實準確的基礎(chǔ)上，教學(xué)檔案唯有真實完整，才能最大化地發(fā)揮效用。比如學(xué)生成績信息檔案，必須以教務(wù)系統(tǒng)的原始導(dǎo)出資料作為存檔材料，方能做到真實準確；再比如各類教研教改項目的申報，從立項到中期檢查再到結(jié)題驗收，是一個閉環(huán)的動態(tài)流程，每一項材料都要做到完整有序。

二、現(xiàn)行高校教學(xué)檔案垂直管理模式存在的問題

（一）檔案管理制度不健全，職責(zé)不清晰。教學(xué)檔案建設(shè)是一項系統(tǒng)化、制度化的工作，需要落實到具體的組織，責(zé)任到人，同時出臺相應(yīng)的管理規(guī)范和工作條例保障各項工作的組織實施。而目前高校對教學(xué)檔案的管理大多停留在行政管理階段，責(zé)任歸口放到二級學(xué)院的行政部門，這一垂直管理模式在沒有規(guī)章制度作保障的情況下，勢必導(dǎo)致檔案工作流程不規(guī)范、職責(zé)不明晰，行政拖拉痕跡明顯。二級學(xué)院的教學(xué)檔案材料往往提交到校級多個職能部門后還需要單獨存檔，不僅重復(fù)工作，還有遺漏有價值的第一手教學(xué)檔案資料的風(fēng)險。

（二）檔案管理隊伍不完備，重視程度不夠。大部分高校目前受人員編制和人力資源成本的限制，沒有設(shè)立教學(xué)檔案管理的專職專崗，二級學(xué)院和校級職能部門從事檔案管理工作的人員非科班出身，未接受過檔案學(xué)專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不具備專業(yè)化管理的理論素養(yǎng)與技術(shù)手段。且二級學(xué)院的教學(xué)檔案工作由教學(xué)秘書兼任，其日常教務(wù)工作本就繁重細碎，對教學(xué)檔案精細化管理力不從心，再加上高校教學(xué)檔案建設(shè)要求起步較晚，重視程度和管理意識還有待加強。

（三）檔案管理技術(shù)落后，智能化、信息化建設(shè)有待加強。目前高校教學(xué)檔案管理大多沒有納入智能化信息系統(tǒng)，這與大數(shù)據(jù)時代下智慧校園和“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念相悖。1.現(xiàn)行垂直管理模式下的教學(xué)檔案存檔形式還停留在以紙質(zhì)為主、電子檔案為輔的階段，沒有現(xiàn)代化智能系統(tǒng)做支撐。檔案紙質(zhì)化存檔不僅不利于長期保存，且不利于調(diào)取查閱，借閱后還有被涂改、失真的風(fēng)險。2.現(xiàn)行教學(xué)檔案管理模式不利于教學(xué)檔案的活化利用和價值深挖，檔案整理只是被動地應(yīng)付上級檢查和專業(yè)評估，或只發(fā)揮了它的查詢功能，沒有將檔案的價值真正地發(fā)揮出來。3.不利于構(gòu)建聯(lián)動共享平臺。每當(dāng)需要檔案材料的時候都須單獨調(diào)閱，走借閱、審批、歸還流程，加大了工作量，拖延了利用時間，不利于工作效率的提升。

三、校級職能部門與二級學(xué)院教學(xué)檔案聯(lián)動管理的必要性與可行性分析

（一）校級職能部門與二級學(xué)院教學(xué)檔案聯(lián)動管理的必要性。1.有利于教學(xué)檔案的專業(yè)化分類，提升檔案管理規(guī)范性。高校教學(xué)檔案管理是一項集成式的管理任務(wù)，需要全方位的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。現(xiàn)實教學(xué)檔案建設(shè)工作中，很多原始檔案資料都產(chǎn)生在二級學(xué)院，但要上報到校級相關(guān)職能部門審批或存檔，致使在檔案管理制度出臺前，很多原始資料沒有備案，或由于檔案管理意識的不足，未將有價值的檔案及時保存，造成檔案不完整或管理混亂。因此亟須建立聯(lián)動管理機制和專業(yè)化的分類管理制度，提升檔案管理規(guī)范。2.有利于提升教學(xué)檔案使用價值的完整性和真實性。教學(xué)檔案不是獨立存在的，各部分檔案之間是互相聯(lián)系、互有規(guī)律的。但是自上而下的垂直管理模式，卻將各教學(xué)檔案孤立開來，很多二級教學(xué)單位掌握的檔案材料不全面且沒有宏觀指導(dǎo)意義。比如學(xué)生考試資料，校級檔案管理部門可統(tǒng)籌教務(wù)處與二級學(xué)院，分為紙質(zhì)與電子檔案分別留存，將必須由系統(tǒng)導(dǎo)出的原始資料由二級學(xué)院提交，校級職能部門教務(wù)處審批系統(tǒng)留存；而必須紙質(zhì)存檔的試卷資料由二級學(xué)院單獨保管，明確分工與實施細則，將教學(xué)檔案構(gòu)建在職能部門與二級學(xué)院聯(lián)動管理的框架內(nèi)，提高教學(xué)檔案管理的專業(yè)性、整體性與真實性。3.有利于教學(xué)檔案管理隊伍的搭建，提升工作效率。建立高校職能部門與二級學(xué)院聯(lián)動教學(xué)管理機制有助于搭建檔案管理團隊，明確分工，各司其職。將校級職能部門如實踐科、教務(wù)處、科研處、人事處納入教學(xué)檔案管理管理考核機制，明確歸檔、查看權(quán)限和責(zé)任人，從而提高工作效率。

（二）校級職能部門與二級學(xué)院教學(xué)檔案聯(lián)動管理的可行性。1.校級檔案管理部門具備宏觀視角，方便調(diào)動各方資源。高教檔案建設(shè)重在各項資源整合、利用與開發(fā)。檔案建設(shè)一般是在校級質(zhì)量監(jiān)控部門的牽頭下，由二級學(xué)院獨立完成，并沒有將校級職能部門納入教學(xué)檔案建設(shè)范圍。校級檔案管理部門是檔案管理規(guī)定的制定者、檔案建設(shè)的具體指揮者，具備宏觀視角，對高校整體教學(xué)建設(shè)的現(xiàn)狀、水平有最全面和直觀的了解，具備搭建校級職能部門與二級學(xué)院統(tǒng)籌協(xié)調(diào)共建機制的資源與優(yōu)勢。2.二級教學(xué)單位執(zhí)行力強，可進一步把教學(xué)檔案建設(shè)落到實處。二級教學(xué)單位具備多年來整理院級教學(xué)檔案的經(jīng)驗，且檔案管理員對檔案材料幾乎都是第一手的接觸人，具備將工作中的材料及時歸檔的便利性。近年來專業(yè)評估的要求下，各大高校進一步細化了檔案管理規(guī)范，也有利于二級教學(xué)單位去參照實施。

四、高校教學(xué)檔案管理對策與建議

（一）加強教學(xué)檔案管理建章建制，規(guī)范工作流程。高校應(yīng)嚴格按照《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》出臺本校教學(xué)檔案管理辦法與實施細則：1.聘請檔案管理專家對教學(xué)檔案建立規(guī)范、管理條目進行指導(dǎo)、明確歸檔大類、統(tǒng)一歸檔標準；2.設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確教學(xué)檔案管理人員，設(shè)立教學(xué)檔案管理人員崗位職責(zé)與考核制度，將教學(xué)檔案管理納入日常教學(xué)運行管理框架內(nèi)；3.制定檔案工作流程圖，分別建立校級管理部門、職能部門、二級教學(xué)單位教學(xué)檔案建檔分級目錄與門類，細化歸檔內(nèi)容，宏觀上為檔案建設(shè)工作提供制度上、組織上的保障。

（二）建立高校檔案管理部門—校級職能部門—二級學(xué)院聯(lián)動教學(xué)檔案管理質(zhì)量責(zé)任體系。高校教學(xué)檔案自身的特點對檔案管理提出了更高的要求。為最大限度提升教學(xué)檔案的利用價值與使用效率，應(yīng)建立高校管理部門—校級職能部門—二級學(xué)院三級檔案質(zhì)量管理責(zé)任體系：1.加強和完善質(zhì)量監(jiān)控責(zé)任制度建設(shè)，理順校級職能部門、二級教學(xué)單位具體崗位人員工作職責(zé)和分工，制定質(zhì)量監(jiān)控管理工作流程圖；2.設(shè)立校、院聯(lián)動的教學(xué)檔案檢查巡視制度，設(shè)立院校二級教學(xué)檔案質(zhì)量監(jiān)控督導(dǎo)，加強日常檔案質(zhì)量巡視管理和在線監(jiān)控，確保檔案管理規(guī)范的落實；3.完善質(zhì)量績效評價機制，通過定量定性分析對檔案質(zhì)量進行全面評價；制定教學(xué)檔案質(zhì)量監(jiān)控與管理年度綜合考核評價辦法，將檔案管理納入個人年度總體考核體系框架內(nèi)。

（三）推動教學(xué)檔案智能化信息化建設(shè)，運用系統(tǒng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)?；诖髷?shù)據(jù)背景，高校信息化檔案建設(shè)有助于提升教學(xué)檔案信息安全和檔案綜合管理水平。通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)教學(xué)檔案材料的智能化收集、上傳、共建與云共享，省去中間不必要的二次打印、重復(fù)提交問題，也避免資料遺漏、保存不便、歸檔管理混亂等問題。校級相關(guān)部門應(yīng)做好牽頭引領(lǐng)作用，把握“智慧校園”發(fā)展契機，加大信息檔案系統(tǒng)投入力度，同時注重提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，為教學(xué)檔案的專業(yè)化和可持續(xù)建設(shè)注入動力。此外，還應(yīng)在校級職能部門、二級學(xué)院范圍內(nèi)規(guī)定管理職責(zé)與使用權(quán)限，做好系統(tǒng)使用的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。