高艷

摘 要：辦公自動化是我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，也是我國進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代以來的全國各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域所產(chǎn)生的重要進(jìn)步。對于醫(yī)院檔案管理工作而言，辦公自動化為醫(yī)院的檔案管理工作提供了新的思路和技術(shù)，極大提高了醫(yī)院工作的效率和質(zhì)量，包括文件存儲、信息共享等多個(gè)方面的內(nèi)容，但是在當(dāng)前辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐中，還存在著一些明顯的問題，本文主要分析辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的意義、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，并且提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理自動化的一些措施。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院;檔案管理

辦公自動化并不是新鮮的概念，作為我國計(jì)算機(jī)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展的必然產(chǎn)物，辦公自動化在我國的各行各業(yè)都有著不短的應(yīng)用歷史，而對于醫(yī)院的檔案管理工作來講，辦公自動化引進(jìn)到醫(yī)院檔案管理工作中是一次具有重大意義的嘗試，因?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作具有其特殊性，數(shù)量巨大的醫(yī)院檔案如果再依靠傳統(tǒng)的人工管理辦法，會產(chǎn)生非常大的管理工作壓力，并且會有很大的誤差概率，而使用辦公自動化的技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，能夠提高其工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。

一、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理的意義

1.提高醫(yī)院檔案管理的及時(shí)性

在醫(yī)院的檔案管理工作中，確保和提高檔案管理的及時(shí)性、即時(shí)效性具有非常重要的意義。時(shí)效性主要指的是及時(shí)將病患的檢查結(jié)果、病情狀況、治療方案、用藥情況、護(hù)理情況等跟病人或者醫(yī)院工作相關(guān)的檔案歸檔，完整地將信息檔案收納到醫(yī)院的檔案庫中，這就要求醫(yī)院的檔案管理必須采用計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的自動化辦公系統(tǒng)。因?yàn)椴捎棉k公自動化能夠有效地提高醫(yī)院檔案管理的時(shí)效性。

根據(jù)醫(yī)院檔案的功能和來源，醫(yī)院的檔案可以分為病人檔案，主要包括病人的病歷、治療情況、費(fèi)用情況等;醫(yī)院管理檔案，包括醫(yī)院的人事調(diào)動、醫(yī)護(hù)人員資料、財(cái)務(wù)支出和收入情況等。其中，病人的病歷是醫(yī)院檔案中最為煩瑣復(fù)雜的內(nèi)容，因?yàn)獒t(yī)院每天都有大量的病人入院治療，也有許多病人治好出院，這些病人的病歷檔案管理需要較強(qiáng)的時(shí)效性，以方便醫(yī)護(hù)人員安排住院情況和藥物的發(fā)放，對于涉及轉(zhuǎn)院的病人，更加需要快速及時(shí)地將病人的病歷檔案進(jìn)行整理、歸檔和轉(zhuǎn)移。而辦公自動化技術(shù)對于醫(yī)院檔案的工作時(shí)效方面的作用非常顯著。因?yàn)檗k公自動化中使用的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在時(shí)效上是幾乎沒有延遲的，可以實(shí)現(xiàn)極短時(shí)間內(nèi)的信息傳遞，并且可以在短時(shí)間內(nèi)將檔案傳遞給醫(yī)院的其他部門或者其他醫(yī)院，從而對病人的病情實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，對病人的治療情況進(jìn)行有效的管理，確保每個(gè)時(shí)期所提供給病人的治療和藥物都是最符合其病情的，從而增強(qiáng)病人的治療效果，保障病人的治療效果。

2.實(shí)現(xiàn)檔案共享

辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理，由于采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的快速共享，因?yàn)橛?jì)算機(jī)電子化檔案不需要空間保存，并且檔案的查找和調(diào)用只需要使用計(jì)算機(jī)就可以完成，所以大大提高了醫(yī)院檔案共享的速度和數(shù)量。而同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案的電子文件安全性也得到了很大的提高。

在醫(yī)院的檔案管理工作中，醫(yī)院檔案的管理呈現(xiàn)出多部門管理和分散管理的特點(diǎn)。這就使得傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理存在著安全性較低和受到空間限制的作用，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員查閱檔案必須到檔案室進(jìn)行長時(shí)間尋找，所以大部分的檔案都選擇保留在醫(yī)生的科室中，而不愿意收納進(jìn)檔案庫，大幅度降低了醫(yī)院檔案管理的作用。在這個(gè)信息時(shí)代，信息共享資源已經(jīng)是醫(yī)院核心競爭力的一部分，采用辦公自動化管理模式，在醫(yī)院檔案管理中，通過信息化平臺的構(gòu)建將辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)相結(jié)合，醫(yī)院管理者借助辦公平臺，可以方便快捷進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)，能夠快速查閱醫(yī)院相關(guān)資料信息，利用最短時(shí)間了解掌握醫(yī)院現(xiàn)階段發(fā)展現(xiàn)狀及人力資源、財(cái)務(wù)、醫(yī)療技術(shù)等情況。不僅如此，醫(yī)院各個(gè)部門還可以聯(lián)合辦公，及時(shí)溝通，提高工作效率，共享資源。

3.為醫(yī)院管理者提供可靠信息

醫(yī)院檔案信息化管理的實(shí)施，可以優(yōu)化醫(yī)院的信息資源，能夠清晰準(zhǔn)確反映出醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，使醫(yī)院的檔案管理更規(guī)范化。醫(yī)院檔案管理中包含了文書、科技、會計(jì)、人事、電子、實(shí)物、照片等，這些檔案都可以在醫(yī)院檔案管理中體現(xiàn)出來，醫(yī)院管理者可以便捷的對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和掌握，用于醫(yī)院經(jīng)營決策、人事管理、生產(chǎn)技術(shù)時(shí)，能以最快的速度搜索到需要的檔案資料，進(jìn)行相關(guān)分析，從而做出對醫(yī)院最有利的決策，這對于醫(yī)院的發(fā)展具有良性促進(jìn)作用，也是適應(yīng)社會發(fā)展需要的表現(xiàn)。當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會發(fā)展速度都很快，都是信息化時(shí)代的必然結(jié)果，這就要求我們的各行各業(yè)對于高價(jià)值的檔案信息需求性增強(qiáng)，并且要保證整個(gè)使用期間的實(shí)效性，對于檔案管理的辦公自動化要求也就更高，這是傳統(tǒng)的檔案管理模式所不能匹配的，傳統(tǒng)的檔案管理模式也適應(yīng)不了當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)需求，醫(yī)院檔案管理的辦公自動化改革迫在眉睫。做好醫(yī)院檔案信息化管理是確保醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需要，做好醫(yī)院檔案管理的信息化不僅可以發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，還可以造就大批人才為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)，這和傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理相比很大程度降低了工作人員的勞動強(qiáng)度，同時(shí)醫(yī)院的工作效率大大提高，通過現(xiàn)代辦公自動化技術(shù)對醫(yī)院檔案的處理，使得醫(yī)院的檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

4.提升醫(yī)院工作效率

在醫(yī)院的日常工作中，要想有一個(gè)高效率的工作節(jié)奏和高質(zhì)量的工作結(jié)果，就必須制定出規(guī)范的辦公流程，就需要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)合作，尤其是細(xì)化到每個(gè)醫(yī)護(hù)人員更是需要積極的溝通，要讓每一個(gè)醫(yī)護(hù)人員明白醫(yī)院的檔案信息資源需要大家共享，各部門之間、各醫(yī)護(hù)人員之間都可以更加便捷的溝通，交換資源，共享信息。當(dāng)需要相關(guān)信息數(shù)據(jù)時(shí)，只需登陸辦公自動化平臺，即可查詢到需要的資料，節(jié)省出大量時(shí)間，最大程度提高醫(yī)護(hù)人員的工作效率。將辦公自動化引進(jìn)到檔案管理過程中，是醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量提升的需要。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案基本上都是紙質(zhì)的，需要醫(yī)院長期保存，為了維持一個(gè)好的醫(yī)院環(huán)境，避免可能造成醫(yī)院文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等不確定的危害，我們就必須采用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)，要積極利用現(xiàn)代化的辦公自動化技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，要從根本上將醫(yī)院檔案管理和利用的水平大大提高。我們必須將醫(yī)院檔案管理和辦公自動化平臺相結(jié)合，只有這樣才能夠提升整個(gè)醫(yī)院的工作效率，為醫(yī)院節(jié)省大量的資源，降低醫(yī)院的成本。

二、辦公自動化進(jìn)程中醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.醫(yī)院檔案管理的設(shè)施不夠先進(jìn)

在醫(yī)院檔案管理工作中，需要用到更多先進(jìn)的管理設(shè)備來加強(qiáng)管理。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理設(shè)備主要有資料陳列架、文件柜和書報(bào)架等，檔案管理人員需要用傳統(tǒng)的人工操作來對檔案進(jìn)行分類管理，這樣既耗時(shí)又費(fèi)力。隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案資料接收量會越來越多，這些傳統(tǒng)的管理設(shè)施已經(jīng)不能夠滿足醫(yī)院的需求，特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，對應(yīng)產(chǎn)生的檔案資料管理辦公自動化技術(shù)設(shè)施已經(jīng)被開發(fā)出來，但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多檔案資料管理工作并沒有充分利用好這些現(xiàn)代化的管理設(shè)施，大多數(shù)還是依靠傳統(tǒng)的文件柜等管理設(shè)備來進(jìn)行檔案管理工作，這些滯后的管理設(shè)施已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作了。

此外，除了硬件設(shè)施以外，醫(yī)院檔案管理辦公自動化的系統(tǒng)建設(shè)上面也存在著一些問題，辦公自動化系統(tǒng)存在的基本問題主要包括以下幾個(gè)方面：第一，辦公自動化的檔案管理軟件建設(shè)不足;第二，辦公自動化下的檔案管理技術(shù)水平不足;第三，管理負(fù)擔(dān)任務(wù)較重。上述問題均影響著辦公自動化系統(tǒng)的整體水平，再加上辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)商水平與團(tuán)隊(duì)水平不一致，所以使得某些軟件被開發(fā)出來之后與實(shí)際需求存在一定差距，造成電子檔案管理系統(tǒng)缺乏行之有效的子文件運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)。

2.醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)直接決定了醫(yī)院檔案管理工作是否能夠有序進(jìn)行，對于接受過專業(yè)培訓(xùn)，具備專業(yè)檔案管理素質(zhì)的管理人員來說，需要把所學(xué)檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等專業(yè)知識運(yùn)用于實(shí)踐工作中，同時(shí)還具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)知識，熟悉檔案信息化技術(shù)，才能為醫(yī)院管理發(fā)展提供有力支撐。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，導(dǎo)致在醫(yī)院檔案管理中缺乏專業(yè)知識來進(jìn)行檔案基礎(chǔ)工作，造成醫(yī)院檔案管理工作整體效率偏低，不利于醫(yī)院發(fā)展。在當(dāng)前辦公自動化的技術(shù)要求下，醫(yī)院的檔案管理工作人員除了要具備完善的醫(yī)學(xué)知識以外，還需要掌握一定程度的計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公軟件技術(shù)，尤其是對于檔案管理任務(wù)較為繁重的醫(yī)院，需要使用復(fù)雜高級的檔案管理軟件，這就需要醫(yī)院檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。

3.檔案資料的利用率過低

多樣化的檔案資料不僅能夠滿足醫(yī)院管理者的查閱需求，而且對于一些醫(yī)院理念的發(fā)展有非常重大的意義，發(fā)展理念代表了醫(yī)院未來的一個(gè)發(fā)展方向，在發(fā)展過程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)充分利用檔案資料來進(jìn)行醫(yī)院管理。然而，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作時(shí)，多數(shù)醫(yī)院并沒有將這些檔案資源充分利用，沒有建立檔案信息化系統(tǒng)，沒有對紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的加工，我們不能夠使用傳統(tǒng)的查閱方法，需要進(jìn)行數(shù)字化的加工，以此來提高檔案利用效率。在當(dāng)前辦公自動化的醫(yī)院檔案管理中，由于檔案資料的快速保存和調(diào)用，加上檔案資料的數(shù)量龐大，同類檔案資料的重復(fù)度和相似度高，要精確查找到某一份專門的資料比較困難，工序復(fù)雜，因此在實(shí)際的檔案管理過程中，盡管建設(shè)有一定程度的辦公自動化檔案管理系統(tǒng)，但是檔案資料的利用率仍舊較低。因此在后續(xù)的辦公自動化檔案資料管理過程中，需要簡化檔案資料調(diào)用的工序，通過幾個(gè)關(guān)鍵詞或者病人的身份信息，能夠精確找到所需要的檔案資料。

三、提高醫(yī)院檔案管理自動化的措施

1.提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)今時(shí)代的醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不僅體現(xiàn)在能夠?qū)n案進(jìn)行規(guī)范化管理，還體現(xiàn)在能夠充分利用辦公自動化檔案管理技術(shù)來高效率進(jìn)行檔案管理工作，這就要求我們的檔案管理人員要具備很高的綜合素質(zhì)。所以，對于醫(yī)院檔案管理人員來說，應(yīng)當(dāng)加快學(xué)習(xí)步伐，爭取提升全面的管理素質(zhì)，讓自己能夠盡快適應(yīng)辦公自動化時(shí)代的檔案管理工作。另外，對檔案管理人員進(jìn)行日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是十分有必要的，在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，提升其專業(yè)素質(zhì)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，新的領(lǐng)域和內(nèi)容不斷涌現(xiàn)，醫(yī)院檔案數(shù)量增多，信息不斷豐富，形式變化多樣，管理方法復(fù)雜化、科學(xué)化，都對醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的要求。因此，需要采取一定的激勵(lì)措施和培訓(xùn)方案，提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

2.對醫(yī)院檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

隨著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人工醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)滿足不了各方面的需求了，因此為了進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的效率，還應(yīng)當(dāng)充分借助辦公自動化的管理技術(shù)，來對醫(yī)院檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。首先，相關(guān)人員要借助專業(yè)的辦公自動化管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，通過便利的管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)高效率的醫(yī)院檔案查詢等相關(guān)服務(wù)，以及通過系統(tǒng)互聯(lián)共享的功能來實(shí)現(xiàn)相關(guān)醫(yī)院檔案的共享功能，從而進(jìn)一步給醫(yī)院帶來更大的便利;其次，管理部門應(yīng)當(dāng)加快整個(gè)檔案管理的信息化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)更加高效率的管理工作;最后，還要加強(qiáng)對于檔案管理流程的改進(jìn)和優(yōu)化，進(jìn)而為醫(yī)院提供高質(zhì)量、流暢化的檔案查詢服務(wù)。

3.加強(qiáng)辦公自動化的硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)備的建設(shè)對于檔案管理的辦公自動化具有重要的意義，因此對于醫(yī)院來說，要結(jié)合用戶的使用需求和醫(yī)院檔案的管理需求，購置辦公自動化的檔案管理設(shè)備，采用更先進(jìn)的電動密集架來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案架、文件架，可有效增大檔案庫房存儲量，以滿足日益增大的檔案接收數(shù)量。引進(jìn)辦公自動化的檔案管理設(shè)備的同時(shí)，還要進(jìn)一步引進(jìn)先進(jìn)的管理模式，從而充分利用先進(jìn)的檔案管理模式和管理設(shè)備的相關(guān)功能，來實(shí)現(xiàn)對于檔案高質(zhì)量、高效率的管理和實(shí)現(xiàn)更加便利的檔案查詢服務(wù)。

4.加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

從當(dāng)前來看要想在檔案辦公自動化上面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，就必須要加強(qiáng)對于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。首先，要重視本醫(yī)院內(nèi)局域網(wǎng)的建設(shè)工作，也就說要構(gòu)建一套適合本醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)化管理體系;其次，管理人員還要重視對于檔案的互聯(lián)網(wǎng)共享工作，如可以構(gòu)建一個(gè)線上檔案共享平臺，醫(yī)院內(nèi)部所有人員可以通過辦公自動化網(wǎng)登陸檔案系統(tǒng)平臺查閱到所需要的檔案;最后，還應(yīng)當(dāng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對于醫(yī)院檔案的整合工作，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案的利用率。

5.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的軟硬件建設(shè)

現(xiàn)在很多醫(yī)院雖然引進(jìn)了一些檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)軟件設(shè)施和現(xiàn)代化的硬件設(shè)備，但是對于這些軟硬件的使用方法還需要更進(jìn)一步加強(qiáng)，從而讓這些軟硬件能夠真正地促進(jìn)檔案的高質(zhì)量和高效率管理。首先，要及時(shí)更新相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備，來滿足醫(yī)院對于這些設(shè)施的多樣化需求;其次，要提高工作人員對于這些軟硬件設(shè)施的使用技能以及提升這些設(shè)施的利用率，可以開展相關(guān)培訓(xùn)工作來強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的建設(shè)工作。

四、小結(jié)

辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案資料管理工作是醫(yī)院信息技術(shù)發(fā)展的必然成果，也是我國“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代帶來的技術(shù)便利和進(jìn)步。醫(yī)院檔案管理工作隨著辦公自動化的發(fā)展也產(chǎn)生了新的需求，在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作中，還存在著諸如管理人員專業(yè)素質(zhì)不足、辦公設(shè)施建設(shè)不完善等問題，需要加強(qiáng)對其專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，加強(qiáng)醫(yī)院的辦公自動化軟硬件設(shè)備的建設(shè)，增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。

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（作者單位：陜西省榆林市第二醫(yī)院人力資源科）