摘 要：本文從智慧校園建設背景出發(fā)，探討高校學籍檔案信息化工作的現(xiàn)狀，并從優(yōu)化檔案管理模式、開發(fā)學籍檔案信息資源、構建管理人才隊伍、完善相關規(guī)章制度等方面提出若干建議。

關鍵詞：智慧校園;學籍檔案

伴隨著“智慧城市”概念的提出，我國提出了“智慧校園”的建設思路?！吨袊逃F(xiàn)代化2035》指出，要建設智能化校園，統(tǒng)籌建設一體化智能化教學、管理與服務平臺。國家于2018年頒布了《智慧校園總體框架》，提出了智慧校園建設的總框架。智慧校園是在數(shù)字校園基礎上的物理空間和信息空間的有機銜接，是教育信息化的更高級形態(tài)。智慧校園使信息化技術融入到校園的教學管理中，在實現(xiàn)網(wǎng)絡全覆蓋的情況下打通高校各自孤立的管理軟件和系統(tǒng)平臺，從而達到資源和信息數(shù)據(jù)共享的目的。

智慧校園的建設與信息資源建設密切相關，智慧校園的建設對當前高校學籍檔案的信息化建設和管理提出了新的要求。近十年來，我國的教育質(zhì)量水平逐步提高，高等學校的學生數(shù)量也明顯增加。高校學籍檔案的數(shù)量和管理難度也因此增加。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題不斷增多，運用信息化手段進行學籍檔案管理也就勢在必行。

一、學籍檔案信息化的必要性和意義

學籍檔案是高校檔案管理工作的主要內(nèi)容之一，指的是記錄學生在校就讀期間情況的資料，包括入學材料（如招生花名冊）、學籍信息及變更材料、成績單、獎懲情況、畢（結）業(yè)信息（如畢業(yè)生花名冊、畢業(yè)生登記表）等。學籍檔案記錄了學生在校期間的學習情況。學籍檔案的服務應用范圍廣，包括單位入職、出國深造、職稱晉升等方方面面。當前社會和用人單位越來越重視個人檔案，中組部印發(fā)的《關于完善干部人事檔案材料的通知》和《干部人事檔案工作條例》都強調(diào)了檔案材料在遴選人才、學生升學就業(yè)中的重要性。通過核實學籍檔案能為學生提供學歷證明、在學證明、在校期間獎懲榮譽情況。若畢業(yè)生的個人檔案丟失了，也可以通過查詢學籍檔案為其提供佐證。

由于學籍檔案的使用頻率高，紙張易磨損，紙上的字跡也隨時間推移而模糊。對學籍檔案進行數(shù)字化加工處理，能夠有效降低紙質(zhì)原件的使用頻率，起到保護檔案的作用。另外，傳統(tǒng)檔案包括大量的實體紙質(zhì)材料，會占用較大的儲存空間。而高校的學生人數(shù)不斷擴張，在如此大的學生基數(shù)之上再擴充檔案容量，需要占用學校大量空間資源，動輒上萬份的紙質(zhì)檔案資料管理起來也十分耗費人力資源。面對大數(shù)據(jù)時代智慧校園建設的新趨勢，高校學籍檔案管理模式必須做出改變，分析傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題，找出解決方案。

傳統(tǒng)的檔案利用需經(jīng)過工作人員查檔—從庫房調(diào)閱案卷—復印檔案等步驟，如果需要查找的學籍檔案數(shù)量較多，則需要工作人員頻繁在庫房內(nèi)不同位置調(diào)閱案卷，復印之后再歸回原位。而進行學籍檔案數(shù)字化之后，就相當于建立了一個海量的數(shù)據(jù)庫，管理人員可以根據(jù)學生入學時間、生源地、專業(yè)等字段篩選學生信息，從檔案軟件系統(tǒng)中快速找到所需的信息數(shù)據(jù)。學生的學籍檔案保存在網(wǎng)絡空間，無需擔心占用過多的實體檔案庫房面積。管理人員可以隨時查詢調(diào)閱文檔，耗費的時間也比原來減少了許多。這一方法極大提高了工作效率，縮短了工作時間，也節(jié)約了人力，使檔案調(diào)閱利用更加高效、方便。使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，有關機構在調(diào)閱學生學籍檔案時只要通過網(wǎng)絡渠道或信息系統(tǒng)就可獲取所需資料。在管理學生學籍檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)學籍檔案需經(jīng)過整理、密封、郵寄等程序，而通過數(shù)字化管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出高校只需通過網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)對接，節(jié)約了資源和成本。

二、學籍檔案信息化工作現(xiàn)狀和困境

1.軟硬件設施落后

大部分高校的主要精力集中于專業(yè)建設，而檔案館（室）屬于學校發(fā)展中的邊緣部門，得到的資金支持力度較小，部分高校缺乏甚至沒有學籍檔案專項管理經(jīng)費。在智慧校園建設中，檔案部門的話語權和參與程度很有限。有些高校雖在早年引入了學籍管理信息技術，但軟件系統(tǒng)并沒有隨著技術發(fā)展而更新，因此不能在智慧校園建設的背景下發(fā)揮功效?；A設施的老舊缺、軟件配置落后且更新緩慢，這些客觀條件都阻礙了學籍檔案的保護和利用。

2.信息化程度低

雖然多數(shù)高校都推進過檔案信息化工作，但檔案信息化工作目前仍處于初級起步階段。多數(shù)高校對學籍檔案的掃描數(shù)字化加工數(shù)量很有限，有些僅限于對利用率較高的招生花名冊、畢業(yè)生花名冊等檔案材料進行數(shù)字化，以提供信息證明和原件復印服務為主。信息化工作還未形成完善的系統(tǒng)，其管理模式也未在高校中得到推廣普及。大部分高校的信息化管理是傳統(tǒng)檔案管理與信息化管理的結合，即在紙質(zhì)檔案管理的基礎上，通過掃描、OCR文字識別技術等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息并保存到數(shù)據(jù)庫。

因此，學籍檔案的傳統(tǒng)收集和利用方式仍為主流，即由學院/系部形成紙質(zhì)學籍材料，根據(jù)學生的培養(yǎng)層次將學籍材料上交到不同部門：本?？茖W生交教務處、研究生交研究生院、成教生交繼續(xù)教育學院。以上管理部門再按年度將紙質(zhì)學籍材料移交學校檔案館存檔。檔案館負責提供檔案利用服務，其包括查詢、調(diào)閱、復印紙質(zhì)檔案等。為提高服務效率，檔案館在后期再將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，掛接到學籍檔案管理系統(tǒng)中。

3.信息服務能力及管理水平低

隨著智慧校園的建設，傳統(tǒng)學籍檔案管理與服務之間的矛盾愈加明顯。傳統(tǒng)的學籍檔案查詢和利用必須到檔案館現(xiàn)場方能辦理，提供的材料只能是紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)的檔案利用方式的耗時、不便捷、靈活度欠佳，導致用戶體驗差。

在智慧校園背景下，學籍檔案信息化建設需要專業(yè)技術人才。一名學籍檔案管理人才，既要了解高校學籍檔案開發(fā)利用的相關知識，也要熟悉大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡操作技能。但在當前情況下，此類專業(yè)人才還比較缺乏?，F(xiàn)有的檔案管理人員多為輔導員或行政管理人員兼職擔任，以上人員大多非專業(yè)出身，缺乏檔案專業(yè)管理知識，缺乏對自身工作價值的認識，對計算機操作的熟練程度也欠佳，難以全身心投入學籍檔案工作。多數(shù)工作人員僅滿足于根據(jù)檔案管理規(guī)章制度和上級通知文件部署開展工作。對業(yè)務不熟悉、檔案意識淡薄、檔案管理模式與時代脫節(jié)、思維方式和工作理念缺少創(chuàng)新等原因都導致檔案工作開展不順利。

4. 未充分挖掘信息資源利用價值

很多高校采用的是早期的學籍檔案管理方式，學籍檔案的開發(fā)利用也將滿足師生需求擺在首位。盡管高校通過院系和輔導員收集了豐富的學籍資源信息和數(shù)據(jù)，但這些信息資源多分散在教務處、學工處、繼續(xù)教育學院等各個部門，各部門間的數(shù)據(jù)由不同系統(tǒng)進行統(tǒng)計，處于點狀發(fā)展狀態(tài)，尚未能很好兼容或互相導入。這些海量學籍數(shù)據(jù)信息滯留在各個部門的業(yè)務系統(tǒng)中，得不到充分利用，還占用了存儲空間，存在數(shù)據(jù)重復建設的問題。且普通高校對學籍檔案的利用也僅限于保管和查詢，對學籍檔案數(shù)據(jù)資源價值的發(fā)掘還不夠。若能通過大數(shù)據(jù)技術，對以上學籍信息和數(shù)據(jù)進行橫向分析比較，就能為教育部門分析決策提供全面而詳實的基礎數(shù)據(jù)支撐，總結出教育過程中的經(jīng)驗和不足，進而推動教學改革，提升高校的辦學水平。

三、學籍檔案信息化實現(xiàn)途徑

傳統(tǒng)學籍檔案通過拍攝照片的形式將學籍檔案信息數(shù)字化。這種方式的優(yōu)點是省時省力，往往只需要幾秒鐘時間就可以完成信息采集。劣勢是對拍攝人員的技術水平和拍照設備有一定的要求。第二種方式是使用掃描儀掃描學籍檔案。若學籍資料已經(jīng)裝訂成冊，多數(shù)情況下需要將資料拆分后一頁頁地進行掃描，以獲得良好的掃描效果。若原始學籍資料幅面較大或表有折痕，則不適合采用掃描的方式。

隨著智慧校園的建設，通過不同軟件錄入學籍檔案信息是今后學籍檔案信息化實現(xiàn)的重要途徑。學生從入校開始就產(chǎn)生了各種信息資料，學校的各部門分門別類將學生的信息錄入不同的系統(tǒng)，最終匯集成關于學生的學籍檔案數(shù)據(jù)。

四、學籍檔案信息開發(fā)利用的建議

1.完善相關制度規(guī)范準則

要加強頂層設計，將學籍檔案信息化納入智慧校園建設規(guī)劃之中。參與智慧校園建設的相關標準制定，把學籍檔案信息化標準融入智慧校園建設標準體系中，為后期的系統(tǒng)對接和利用奠定基礎。根據(jù)智慧校園的建設標準，結合現(xiàn)有的電子文件管理規(guī)范和檔案數(shù)字化技術規(guī)范制定學籍檔案信息化管理方面的規(guī)章制度，解決目前學籍檔案信息化工作面臨的管理操作缺乏實踐操作具體標準的困境。從制度層面對學籍管理工作進行梳理和全面把關，對學籍檔案形成、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的工作進行指導和規(guī)范。加強對高校學籍檔案信息安全化的管理，提升學籍管理效果。

2.基礎設施配套完善

高校應購買掃描儀、計算機、存儲器、服務器等必要的硬件設備，同時抓好軟件設施（學籍檔案管理系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)庫）建設，提升日常學籍管理工作的管理效率。使檔案數(shù)據(jù)庫標準化，與智慧校園系統(tǒng)內(nèi)的各軟件系統(tǒng)可兼容。以智慧校園建設為契機，提升學籍檔案管理系統(tǒng)的建設質(zhì)量。定期對學籍管理的軟硬件設施進行更新與維護，確保軟硬件設施的正常運行，為學籍檔案信息化工作奠定堅實的基礎。

3.優(yōu)化檔案管理模式

隨著智慧校園的建設，網(wǎng)絡會全面覆蓋校園范圍?；谝惑w化的建設理念，包括校園一卡通、教學綜合信息服務平臺、財務系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、校園安防、網(wǎng)上辦事大廳等多平臺融合后，成為一個一站式綜合服務平臺。借助這個智慧服務平臺，校園內(nèi)的海量信息數(shù)據(jù)得以互通和共享。

高校根據(jù)自身發(fā)展實際情況，結合現(xiàn)有高科技技術，探索建立基于智慧校園的數(shù)字化學籍檔案管理平臺，使學籍檔案數(shù)據(jù)從學籍檔案的各形成部門匯集到學校的數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)多部門之間的數(shù)據(jù)共享、學籍管理系統(tǒng)與智慧校園系統(tǒng)的對接。學校通過更新系統(tǒng)和設備，提高系統(tǒng)快速處理數(shù)據(jù)的能力，利用網(wǎng)絡技術等手段優(yōu)化檔案服務的業(yè)務流程，提供PC端、移動手機端等多端口服務體系，以實現(xiàn)學籍檔案一站式智慧服務為目標，為廣大師生和業(yè)務部門提供各種智慧化的服務。面向智慧校園的學籍檔案信息化建設，離不開對廣大師生群眾需求的調(diào)研。信息化建設應以用戶需求為第一，不斷優(yōu)化服務。使服務對象通過登錄這個一站式服務窗口，足不出戶就可以向檔案館提出申請，包括查詢檔案、核實學籍檔案、提供成績單及花名冊等服務。不用親臨現(xiàn)場，也不需要向多個部門提出申請，節(jié)約雙方的時間成本，讓數(shù)據(jù)代替人跑路。

4.開發(fā)學籍檔案信息資源

各部門綜合運用不同技術手段收集學籍檔案信息，對學籍資料進行數(shù)字化掃描后再分析整理信息。要全面系統(tǒng)地采集學生的基本信息，保證學籍信息的唯一性，對學生在校期間的信息進行記錄和追蹤，不斷更新完善。通過橫向縱向比較這些學籍信息，可以對學生在校期間的信息進行大數(shù)據(jù)分析，便于學校了解掌握學生的基本情況，也能更有針對性地為學生提供職業(yè)生涯規(guī)劃、發(fā)展建議等。在各個數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)之間設立標準數(shù)據(jù)接口，打破數(shù)據(jù)孤島，通過數(shù)據(jù)對接和數(shù)據(jù)集成，最終達到數(shù)據(jù)共享的目的。

5.構建專業(yè)化學籍檔案管理人才隊伍

建設智慧校園，需要統(tǒng)籌建設一體化智能化的教學、管理和服務平臺。這就需要高校培養(yǎng)或引入高素質(zhì)專業(yè)技術人才，打造一批技術過硬的人才隊伍。要加強高校學籍檔案管理人才的培養(yǎng)力度，讓學籍檔案管理人員學習大數(shù)據(jù)技術、計算機、統(tǒng)計學知識，提高檔案管理水平和素養(yǎng)，定期對學籍檔案管理人員進行培訓，以利更好地推進學籍檔案信息化建設。通過提供良好待遇吸納更多的高科技人才進入學籍檔案信息化建設的隊伍，提高人員的工作積極性。

6.提升網(wǎng)絡信息安全

要加強網(wǎng)絡安全防護，注重數(shù)據(jù)安全管理。在信息化建設進程中，要針對檔案的安全性問題采取防范措施，以免導致學生的個人學籍信息泄露。在學籍檔案信息化建設進程中，以確保檔案安全性為前提，挖掘信息資源價值并提升學籍檔案信息的管理效率是未來的努力方向。

7.貼近新媒體發(fā)展方向

高?？赏ㄟ^官網(wǎng)、智慧校園系統(tǒng)、微信客戶端等提供查詢學籍信息的網(wǎng)上預約服務平臺，擺脫時間、空間的限制，實現(xiàn)遠程服務。通過時間預約，工作人員可集中辦理有關業(yè)務，師生群眾按約定時間即可取件，避免跑空或浪費冗長的等待時間。有些高校在學生服務中心辦事大廳設置有自助打印成績單的打印機，全天24小時開放，為查詢者提供了便利。

五、結語

在大數(shù)據(jù)時代下，智慧校園建設為高校學籍檔案信息化建設帶來了新的發(fā)展機遇。學籍檔案管理工作者一方面要優(yōu)化管理方式，另一方面要在智慧校園建設背景下適時引入信息化技術，適應時代發(fā)展趨勢，創(chuàng)新思維，提升學籍檔案管理的質(zhì)量和效率，以滿足社會對學籍檔案信息的多元化需求。

參考文獻：

[1]教育部解讀《中國教育現(xiàn)代化2035》和《實施方案》[EB/OL].[2019-10-20].https：//www.sohu.com/a/297329594_498657.

[2] GB/T36342-2018.智慧校園總體框架[S]，2018

[3]張建娥.探討數(shù)字化管理模式用于高校學生學籍檔案管理的價值[J].蘭臺內(nèi)外，2019

（作者單位：福建衛(wèi)生職業(yè)技術學院）

作者簡介：朱顏郴（1987-），女，漢族，福建寧德人，碩士，福建衛(wèi)生職業(yè)技術學院綜合檔案室館員，研究方向：高校檔案管理。