汪琸

摘要：檔案管理是一項高度政策性、機密性、專業(yè)性的工作，各級管理部門必須充分認(rèn)識檔案管理的重要性。加強檔案管理，及時研究檔案管理辦法，通過檔案管理解決實際問題，推動檔案為企業(yè)發(fā)展提供支持;本文主要探討檔案管理中存在的問題及解決方法。為單位今后更好地開展檔案管理工作提供切實可行的指導(dǎo)方案和意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;對策

1.檔案管理工作存在的問題

1.1檔案制度存在弊端

檔案管理體制落后，沒有現(xiàn)代管理手段支撐。一些單位的管理制度雖然建立了，但沒有落實或落實不到位。例如，一些單位在上級檢查和審查時，隨機找檔案管理規(guī)定或其他機構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)進行檢查。效果可想而知。知道檔案管理系統(tǒng)只是一個框架，不太具有可操作性，而其他機構(gòu)的系統(tǒng)就會少一些針對性。隨著電子計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，電子文件出現(xiàn)并在文件管理中與紙質(zhì)文件并存。 但是，絕大多數(shù)文件管理人員不具備管理電子文件和信息安全的實際能力，也沒有辦法防止計算機病毒入侵。

1.2管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠

管理人員經(jīng)常變動，員工素質(zhì)參差不齊。另外，目前部分單位不重視檔案管理，投入很少的財力和人力，或者根本沒有專門的檔案管理部門，管理工作由兼職人員或其他崗位來完成。臨時人員對檔案的歸檔和歸檔要求不夠熟悉。他們受限于專業(yè)水平，工作能力不強，不能適應(yīng)新時代檔案管理的新要求。作為檔案管理者，檔案管理工作并不是他們唯一的職責(zé)。看來他們在檔案管理上投入的精力還不夠。 部分人員臨時從其他部門借調(diào)，這也決定了檔案管理人員素質(zhì)和能力不足、理論知識匱乏的落后局面。

1.3管理人員對待工作的態(tài)度

一個單位的運行效果，不僅取決于管理層的指揮和決策，還取決于員工的工作態(tài)度和工作效率。檔案管理的發(fā)展也離不開員工的工作態(tài)度。員工本身無法重視工作的重要性，因此在做工作時難免會出現(xiàn)懶惰和投機取巧的情況。相信工作對單位的效率沒有太大影響。處理工作懶惰，無法及時歸檔和保存文件，缺乏責(zé)任心，無法及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題。這樣的工作態(tài)度會對事業(yè)單位的良好發(fā)展產(chǎn)生很大的負面影響。

2.解決檔案管理出現(xiàn)的問題的對策

2.1加強人員的檔案管理技能

單位應(yīng)當(dāng)在新人上崗前對檔案管理人員進行相關(guān)崗位培訓(xùn)，并定期開展培訓(xùn)，強化業(yè)務(wù)技能，提高員工對工作重要性的認(rèn)識，端正工作態(tài)度。二十世紀(jì)末以來，我國的發(fā)展步伐逐漸加快。因此，快節(jié)奏的開發(fā)需要更多的信息。因此，檔案管理人員必須跟上發(fā)展的步伐，單位也要重視檔案管理。指定專業(yè)人員負責(zé)管理。建立一支高素質(zhì)的管理團隊，實現(xiàn)理論知識的普及。首先，要實現(xiàn)用人單位的規(guī)范化、專業(yè)化。最好聘請專職人員負責(zé)檔案管理，減少檔案管理人員的流動性。檔案管理人員由臨時兼職轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｂ毴藛T，提高檔案管理人員的工作效率。對已錄用員工進行專業(yè)培訓(xùn)，提高工作能力、計算機技術(shù)水平和獨立處理文件存儲的能力，不斷改進文件管理方法和手段，確保文件信息存儲的及時性、準(zhǔn)確性和有效性。同時，還要積極引進高水平檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)人才，為單位管理提供支持，促進檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化。單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作給予足夠的重視和大力支持，加大檔案管理的人力和財力投入;呼吁其他部門也積極配合檔案管理部門，為檔案管理工作提供支持;做好檔案收集工作，及時整理和提交檔案信息，用好檔案信息，最大限度發(fā)揮檔案價值。

2.2制定檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定

創(chuàng)新管理理念和方法，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。不要被管理就是保存的傳統(tǒng)觀念所左右，很明顯，檔案是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵信息的重要來源。工作作風(fēng)也由等門而入，而是主動收集信息檔案，建立檔案管理的動態(tài)視圖。明確市場條件下的競爭意識，樹立檔案管理效率觀。創(chuàng)新檔案管理方式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機技術(shù)，把握電子檔案改革趨勢，創(chuàng)新傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，加強電子檔案管理效率，實現(xiàn)電子檔案的及時歸檔和有效利用。文件。建立各類多媒體數(shù)據(jù)庫，設(shè)置科學(xué)合理的管理權(quán)限，向部門開放信息檔案等數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

2.3強化檔案的保護與更新等

要做好檔案保管工作，按期開展檔案審核工作，發(fā)現(xiàn)空缺及時調(diào)整、修改和補充。文件管理人員經(jīng)常交流經(jīng)驗以提高整體工作效率。檔案的保存不是人人都能做好的工作。從事檔案工作的人，必須要有耐心、認(rèn)真的工作態(tài)度。單位每天都在變化，單位的信息每天都需要更新，所以檔案管理人員必須及時處理信息變化，及時收集新的數(shù)據(jù)資料補充檔案，檔案工作越有秩序，越有秩序 單位的發(fā)展。 繼續(xù)向高效率、高質(zhì)量邁進。

重視檔案開發(fā)利用，統(tǒng)一規(guī)范運作。首先，檔案部門要牢固樹立責(zé)任意識，圍繞本單位中心工作做好，積極參與本單位重大活動等，善于利用多種媒體和工具做好檔案管理工作。其次，單位檔案管理部門要不斷開拓新領(lǐng)域。檔案管理部門不僅可以為部門和本企業(yè)提供信息支持，還可以為科研和教學(xué)提供獨立的服務(wù)。最后，檔案管理部門要繼續(xù)挖掘檔案信息的多層次價值，即對檔案信息進行深度加工，編制單位基本信息、大事記等各類專題的總結(jié)經(jīng)驗資料等多方面綜合。定向發(fā)揮檔案信息價值，為用戶提供全方位、多角度、高效的信息，提升檔案的重要作用。除了在檔案管理部門提倡這種責(zé)任感和行為，還要在整個單位形成一種習(xí)慣，讓其他負責(zé)部分檔案收集整理工作的部門主動傳遞數(shù)據(jù)。到檔案室，實現(xiàn)檔案信息化。管理。

3.結(jié)束語

簡而言之，在當(dāng)代社會，企業(yè)的發(fā)展都離不開檔案管理，因此，檔案工作必須與時代發(fā)展的需求相結(jié)合，從管理到體制建設(shè)都要采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進檔案工作健康、有序發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

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