【摘要】檔案業(yè)務(wù)管理伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生改變，發(fā)展過程總體上分為三大階段，分別為模擬型、數(shù)字型和數(shù)據(jù)型。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)型系統(tǒng)建設(shè)方案是未來發(fā)展主要方向，將以單套制為基礎(chǔ)，管理電子文件的原始形態(tài)，通過大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字檔案的整合共享。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)據(jù)型系統(tǒng)建設(shè);檔案;檔案工作

檔案業(yè)務(wù)管理伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生改變，發(fā)展過程總體上分為三大階段，分別為模擬型、數(shù)字型和數(shù)據(jù)型。模擬型為早期檔案管理的模式，以實體檔案為主，通過計算機來輔助管理實體檔案的目錄;數(shù)字型為現(xiàn)階段各企業(yè)檔案管理的主要模式，管理對象為實體檔案和數(shù)字化副本（即雙套制），通過標準化的檔案系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的管理、查詢和利用;數(shù)據(jù)型是未來發(fā)展主要方向，以單套制為基礎(chǔ)，管理電子文件的原始形態(tài)，通過大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字檔案的整合共享。

一、企業(yè)檔案數(shù)字系統(tǒng)建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和社會化服務(wù)等各項實踐活動中直接形成的，對企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展具有重要憑證價值和信息價值的歷史記錄。企業(yè)檔案既是企業(yè)各種有形資產(chǎn)的合法證據(jù)，又是承載企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、制造、經(jīng)營和管理和服務(wù)的經(jīng)驗、數(shù)據(jù)、信息、知識、智慧的寶貴資源，是企業(yè)管理決策、組織協(xié)調(diào)、依法維權(quán)、總結(jié)經(jīng)驗、延續(xù)歷史的原始憑證保障體系和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及信息的支持體系。檔案數(shù)字系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案信息資源進一步拓展，提升檔案工作時效性，使檔案工作流程合理化，科學(xué)化。

檔案數(shù)字系統(tǒng)不僅使得檔案管理體制機制更加完善，使工作流程進一步優(yōu)化，同時讓檔案管理更加科學(xué)化。檔案數(shù)字系統(tǒng)的應(yīng)用，使檔案的收集、管理、利用各方面效率都得到了提升，還彌補了傳統(tǒng)檔案的管理中的存在的不足，健全檔案工作的管理方法和手段，進而提升了企業(yè)檔案管理水平。

近年來隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理中也應(yīng)用到了各種新技術(shù)新手段，不僅促進了檔案工作人員的管理水平，也給檔案工作人員開拓了新思路新想法，從而為企業(yè)帶來優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

二、企業(yè)檔案資源現(xiàn)狀與問題

對于新組建成立的企業(yè)，由于成立時間短、管理業(yè)務(wù)多，檔案四大體系建設(shè)工作滯后。一是從檔案資源來看，檔案來源和分布區(qū)域廣泛，檔案內(nèi)容涉及業(yè)態(tài)種類多樣且復(fù)雜，紙質(zhì)檔案量大，存量紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化工作量大，增量電子檔案資源的管控尚不到位，亟需形成統(tǒng)一規(guī)范標準，利于全企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和利用。二是從檔案體制機制來看，發(fā)展不均衡，所屬企業(yè)有的已建設(shè)完善，走上正軌，有的尚在籌建階段，有的仍處于傳統(tǒng)的檔案管理模式中。三是檔案管理制度建設(shè)不完善，僅僅印發(fā)少量基本檔案管理制度和管理規(guī)范，尚未形成檔案管理規(guī)范制度體系，標準體系，理論支撐力度尚缺乏。四是檔案建設(shè)所需人財物技等資源配置尚顯薄弱。

三、數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)思路

通過數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)，建立健全檔案收集渠道，建立檔案收集的統(tǒng)一規(guī)范標準，建立重點資源開發(fā)體系，建成豐富完善的數(shù)字檔案資源庫，實現(xiàn)檔案信息資源在全企業(yè)的整合和共享。

（一）建立健全檔案的收集渠道、推動與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)檔案收集的完整、準確。主要步驟為：逐步完成新建檔案系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成工作，實現(xiàn)部分電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)的在線直接收集;在建立電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)歸檔細則的基礎(chǔ)上，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)在收集電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)及時、準確、整理規(guī)范;將不同業(yè)務(wù)類型的電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)、及傳統(tǒng)檔案全部納入數(shù)字檔案系統(tǒng)資源庫中;數(shù)字檔案系統(tǒng)在非密和涉密網(wǎng)絡(luò)中分別布控，且應(yīng)在對應(yīng)安全保護級別的數(shù)字檔案系統(tǒng)集中管控。

（二）推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)紙質(zhì)檔案存量巨大，很多珍貴檔案面臨亟需修復(fù)整理。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”原則，結(jié)合實際開展存量檔案數(shù)字化工作，將重要的、急用的和自然老化嚴重的珍貴檔案優(yōu)先數(shù)字化。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)以人身安全和檔案安全為前提，堅持質(zhì)量第一、控制數(shù)量、控制進度。在進行檔案數(shù)字化時，應(yīng)制定相關(guān)技術(shù)、工作和流程規(guī)范，以指導(dǎo)數(shù)字化過程管理，確保數(shù)字化的質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全。實現(xiàn)“存量數(shù)字化，增量電子化”的目標。

（三）搭建集中、統(tǒng)一的企業(yè)檔案綜合管理平臺。實現(xiàn)企業(yè)全體的信息化管理，實現(xiàn)檔案工作的信息化管理，全面提升檔案管理水平，促進檔案資源的利用和共享效果。在檔案管理平臺上需包括檔案資源服務(wù)平臺、電子文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檔案考評管理系統(tǒng)等。其中，要實現(xiàn)全企業(yè)檔案資源整合和共享，建議采用云計算技術(shù)支持系統(tǒng)集中部署;企業(yè)云存儲、云計算技術(shù)解決海量數(shù)據(jù)存儲和并行訪問;在系統(tǒng)權(quán)限的分配能力和控制力度上需考慮當(dāng)前和后續(xù)不斷擴展的業(yè)務(wù)需求;另外，在數(shù)據(jù)安全和可管理性要求上，要滿足多種形式的訪問需要，同時悲劇數(shù)據(jù)格式封裝功能模塊，電子文件要具有可加密、數(shù)字水印、離線保護、安全審計等多種檔案信息安全的防護措施。

（四）集成的數(shù)字檔案系統(tǒng)。數(shù)字檔案系統(tǒng)需包含檔案資源服務(wù)門戶網(wǎng)站、電子文件管理系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)考評系統(tǒng)等。檔案資源服務(wù)門戶網(wǎng)站用于展現(xiàn)企業(yè)檔案重要資訊、企業(yè)文化、宣貫制度方針，便于利用人員查閱相關(guān)檔案資源，向所有利用這展示檔案工作情況。在資源服務(wù)門戶中可包括信息展現(xiàn)、利用、統(tǒng)計、編研和虛擬展廳等內(nèi)容;電子文件管理系統(tǒng)則要求實現(xiàn)電子文件的捕獲登記、分類組織、堅定處置、統(tǒng)計管理、存儲管理、檢索利用等內(nèi)容，為數(shù)字檔案系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支撐;檔案業(yè)務(wù)考評系統(tǒng)的建立，面向企業(yè)檔案專（兼）職工作人員，為檔案工作表彰獎勵工作提供依據(jù)。另外，通過與企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，保障數(shù)據(jù)采集的自動化，通過與基礎(chǔ)系統(tǒng)（如門戶系統(tǒng)、身份認證）的集成，實現(xiàn)系統(tǒng)登錄、用戶管理的方便性;實現(xiàn)與智能化庫房的集成，對庫房相關(guān)設(shè)施的監(jiān)控工作。

參考文獻：

[1]鄧紹興 陳智為主編.檔案管理學(xué)，北京：中國人民大學(xué)出版社，1996年10月。

[2]馬潔.計算機信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)用[J].信息與電腦，2018（06）：177-179.

作者簡介：

周慧（1981—），女，漢族，籍貫：湖南益陽，學(xué)歷：本科，職稱：無，單位：中國融通資產(chǎn)管理集團有限公司，研究方向：檔案