羅佳

摘要：現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)，多圍繞建設核心ERP系統(tǒng)，傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)建設若選用大型特別是國外知名ERP軟件，不得不忍受該系列軟件高昂的建設成本，本文就如何在按照傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)建設的框架下，靈活合理的運用現(xiàn)有技術和資源，尋求突破口，盡可能的為企業(yè)降低系統(tǒng)建設和運維成本展開討論。

引言：

對于企業(yè)來說，類似于ERP等傳統(tǒng)大型企業(yè)級應用系統(tǒng)的建設，在建設之初即意味需面對巨大系統(tǒng)建設及實施成本壓力，且系統(tǒng)上線投用后又無法短時間內體現(xiàn)出其帶來的隱性收益和管理效益，在瞬息萬變的市場競爭中，企業(yè)面臨各方面的成本壓力，如何為企業(yè)在市場競爭中贏得管理成本最低的優(yōu)勢，特別是在當前各企業(yè)大力推動數(shù)字化轉型的時代，信息系統(tǒng)的建設須開拓思路，運用成熟的技術手段和優(yōu)勢資源，為企業(yè)最大限度的節(jié)約IT建設成本。

1.應用信息系統(tǒng)簡介

企業(yè)在ERP系統(tǒng)使用過程中，為實現(xiàn)業(yè)務管理聯(lián)系，實現(xiàn)各項信息系統(tǒng)相互集成，往往除了購買和實施傳統(tǒng)ERP軟件以外，配套核心ERP系統(tǒng)實施和建設一定的外圍應用系統(tǒng)，以豐富ERP軟件平臺的功能，滿足業(yè)務管理的需要。

1.1 SAP系統(tǒng)簡介

SAP系統(tǒng)（Systems Applications and Products in data processing），又稱企業(yè)管理解決方案，是一套企業(yè)資源管理軟件系統(tǒng)，其在企業(yè)信息化建設中的應用，能夠簡化企業(yè)管理流程，節(jié)約企業(yè)建設資源，具有現(xiàn)代化、信息化、智能化的應用優(yōu)勢。主要功能為：借助軟件程序為企業(yè)定制并創(chuàng)建管理系統(tǒng)，對企業(yè)的人力資源、銷售服務、交易支付、產品規(guī)格及質量、生產活動、原材料采購、貨物倉儲及庫存管理等全部經營活動與環(huán)節(jié)，實施監(jiān)督、分析及管理，形成數(shù)據(jù)化的資源管理系統(tǒng)。

SAP系統(tǒng)從功能上主要分為多個業(yè)務模塊，包括：財務與成本管理（FICO）、預算控制（FC）、投資管理（IM）、物料與采購管理（MM）、生產管理（PP）、工廠維護（PM）、項目管理（PS）、銷售管理（SD）等。

1.2 SAP系統(tǒng)優(yōu)劣勢簡析

SAP系統(tǒng)作為一款ERP軟件，在同類軟件中有著顯著的優(yōu)勢，它是全球所有ERP產品中對企業(yè)構架和財務控制考慮得最細致的系統(tǒng)，也是整體控制邏輯和整體系統(tǒng)結構是最嚴謹?shù)南到y(tǒng)，可以讓企業(yè)引進先進的管理理念，其系統(tǒng)本身是整體穩(wěn)定性最好，應用行業(yè)最廣，并且針對不同行業(yè)有著不同的解決方案，如：制造業(yè)、能源行業(yè)、房地產、零售、外貿等。此外，SAP系統(tǒng)強大的自開發(fā)和開放包容的接口也是其軟件本事顯著的特點，在這種架構下，SAP系統(tǒng)幾乎可以與所有外圍系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，以滿足企業(yè)不同的個性化需求。

但該系統(tǒng)并非是各行業(yè)唯一的選擇，其最明顯的劣勢在于建設成本多年來一直居高不下。企業(yè)按照實施SAP系統(tǒng)ECC版本，通常會支付費用聘請專業(yè)顧問團隊協(xié)助企業(yè)予以項目實施，系統(tǒng)上線后還有高昂的用戶license成本以及每年的維護費用。按照2020年SAP行業(yè)市場平均定價，單個操作系統(tǒng)的專業(yè)賬號license成本根據(jù)項目難易程度，大約在人民幣12000元至15000元之間，上線后單個license每年的維護費大約在人民幣2200至3000元，加之實施SAP系統(tǒng)需要匹配一套完善、穩(wěn)定的硬件基礎設施，對于企業(yè)來說總體擁有成本將是在考慮建設SAP系統(tǒng)之前的優(yōu)先考慮因素。

1.3工作審批流系統(tǒng)簡介

某集團工作審批流系統(tǒng)（以下簡稱，UPM系統(tǒng)），其主要功能為，配合集團核心SAP系統(tǒng)，通過開發(fā)SAP接口與UPM系統(tǒng)實現(xiàn)必要數(shù)據(jù)的相互傳輸，結合集團下屬各成員單位各自的業(yè)務模式，運用傳輸?shù)臄?shù)據(jù)開發(fā)相應的業(yè)務審批流，將審批結果回傳至SAP系統(tǒng)，以替代SAP自身單一的審批功能。該系統(tǒng)基于微軟K2引擎自主開發(fā)，整體部署于內網(wǎng)環(huán)境，采用B/S網(wǎng)頁訪問的架構。

2.某公司物資采購申請及審批系統(tǒng)架構

某能源公司是一家電源種類和地理分布多元化的獨立發(fā)電商，資產組合包括風力、太陽能、水力、燃氣等發(fā)電項目。其電廠分布與全國多個省市，其廠站遍布全國超過380家，員工超2000人。2010年起，該企業(yè)分多期在其所屬集團統(tǒng)一的SAP Instance環(huán)境中實施了SAP及UPM等外圍系統(tǒng)。

由于其行業(yè)性質，對于發(fā)電機組日常的備品備件等物資的采購，皆通過ERP系統(tǒng)完成。日常采購中，該企業(yè)下屬各廠站通過SAP系統(tǒng)MM模塊發(fā)起采購申請，相關采購申請所產生的物料信息、估價及預估采購金額、申請采購的廠站（公司代碼）、物料組、會計科目等數(shù)據(jù)，通過SAP接口傳遞到UPM系統(tǒng)，相關授權人通過UPM系統(tǒng)對采購申請進行審批，直至該采購申請生效，并轉入后續(xù)的采購流程執(zhí)行。采購申請及業(yè)務審批的系統(tǒng)總體架構如下：

3.業(yè)務系統(tǒng)優(yōu)化設想

3.1 傳統(tǒng)方式帶來的SAP系統(tǒng)較高的總體擁有成本

基于傳統(tǒng)的SAP賬戶架構模式，該企業(yè)下屬全國眾多發(fā)電廠站中，都需設定專人負責在SAP系統(tǒng)中錄入采購申請，通常1個廠站需要設定2人申請SAP賬號。按照該企業(yè)全國380家廠站計算，僅為每個廠站負責錄入采購申請而開通的SAP賬戶License數(shù)量約600個，按照經過銷售打折后以12000元/個License的單價測算，該企業(yè)僅License期初的總體投入就高達700多萬，加之按照SAP公司銷售模式，后續(xù)每年還需繳納License維護費用，建設SAP系統(tǒng)的總體擁有成本可見一斑。在這種架構下，企業(yè)信息化建設需要考慮優(yōu)化ERP系統(tǒng)架構，以實現(xiàn)降低SAP賬戶License的購買和維護成本，盡可能的為企業(yè)釋放成本壓力，成為信息化團隊一大

3.2 系統(tǒng)優(yōu)化探索

基于UPM系統(tǒng)自主開發(fā)、擁有自主知識產權的優(yōu)勢，以及前期集團內多個共享共建的審批流程，與SAP系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的充分互訪的成功實踐，考慮調整原有系統(tǒng)架構，將SAP采購申請所需的數(shù)據(jù)通過UPM系統(tǒng)進行錄入，并在UPM系統(tǒng)完成審批，最終將審批結果及SAP采購申請所需要的采購數(shù)據(jù)，統(tǒng)一通過數(shù)據(jù)接口傳入SAP系統(tǒng)，為在SAP系統(tǒng)執(zhí)行后續(xù)的采購流程做好準備。

采取此種架構，該企業(yè)各廠站用戶只需在安全可控的內網(wǎng)環(huán)境下，通過UPM系統(tǒng)為每一位用戶進行權限控制，并通過便捷易用的網(wǎng)頁方式登錄UPM系統(tǒng)，統(tǒng)一通過接口將錄入好的采購申請傳入SAP系統(tǒng)，無需再為每位用戶在SAP系統(tǒng)申請賬號license，可大幅降低license數(shù)量。

調整后的系統(tǒng)架構圖如下：

3.3 系統(tǒng)優(yōu)化關鍵技術

開發(fā)UPM系統(tǒng)，能將SAP采購申請需要錄入的字段集成于UPM系統(tǒng)界面，并按照SAP系統(tǒng)邏輯，對每個數(shù)據(jù)的錄入進行邏輯判斷。比如：錄入數(shù)字的字段不能錄入字符，錄入物料單位的字段要統(tǒng)一從SAP系統(tǒng)通過接口抓取作為選項避免導入SAP產生錯誤等。

通過UPM系統(tǒng)代替SAP系統(tǒng)標準功能，不能有悖SAP系統(tǒng)的用戶權限管控，同樣需要在UPM端實現(xiàn)對用戶權限分離管控以匹配SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入的需要。比如：需要通過UPM系統(tǒng)，實現(xiàn)不同廠站的用戶不能跨廠站錄入采購申請，各廠站對應的公司代碼下的物料、采購組、成本中心等基礎數(shù)據(jù)也需要用戶提前聯(lián)系后臺運維團隊提前錄入，并與用戶權限相匹配，避免導入SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)混亂。

通過UPM系統(tǒng)準備好的采購申請數(shù)據(jù)，在通過接口傳入SAP系統(tǒng)前，須實現(xiàn)通過系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行自動檢查，包括各種靜態(tài)及動態(tài)的數(shù)據(jù)，靜態(tài)數(shù)據(jù)多以從SAP系統(tǒng)獲取，而較為復雜的為動態(tài)數(shù)據(jù)的判斷，包含預算檢查狀態(tài)、采購申請數(shù)據(jù)、采購申請審核狀態(tài)等。SAP系統(tǒng)的接口技術統(tǒng)稱為PI接口，其本身通過外圍系統(tǒng)將要傳入SAP的數(shù)據(jù)打包封裝成符合SAP標準要求的XML等文件格式進行傳輸，故在UPM所產生的數(shù)據(jù)，還需按照SAP系統(tǒng)接口標準，對該封裝的XML文件進行系統(tǒng)自動化的檢查，確保傳入SAP的數(shù)據(jù)準確有效。

4.系統(tǒng)優(yōu)化成果

明確系統(tǒng)優(yōu)化的需求，并評估出該方案能為企業(yè)信息系統(tǒng)建設帶來可見的成本優(yōu)勢后，決定成立項目組，由UPM和SAP系統(tǒng)兩個團隊配合用戶方需求人員共同推動相關工作。

4.1 優(yōu)化后的UPM系統(tǒng)界面及架構

基于網(wǎng)頁開發(fā)的采購申請錄入界面，參照SAP采購申請字段排列順序開發(fā)，同時加入了采購申請過程審批需要的定制化字段，使得采購申請的錄入更加易用便捷并符合實際業(yè)務邏輯。

4.2 產生的經濟效益

按照該能源企業(yè)全國380家廠站600個需使用SAP采購申請的賬戶計算，總體耗用的SAP license成本約在期初：700萬元，每年維護費約需132萬元。

按照該系統(tǒng)架構及業(yè)務邏輯調整后，樂觀的測算：

1）直接節(jié)省SAP賬戶License的數(shù)量，由原600個可降低至約50個以內，期初采購成本節(jié)約大約500萬（考慮到SAP公司予以打折），按照軟件資產5年折舊，每年約節(jié)省因資產折舊沖抵的企業(yè)利潤約90萬;

2）按照SAP公司標準年度License運維費用測算，每年大約節(jié)省120萬

兩項合并計算，每年大約為企業(yè)節(jié)省信息化投入210萬元左右。

5.結語

大型企業(yè)及ERP系統(tǒng)特別是SAP系統(tǒng)的建設與實施，不僅要按照傳統(tǒng)的的實施方法論和廠商原有的系統(tǒng)架構進行部署，更要合理運用現(xiàn)有技術資源，開拓創(chuàng)新、銳意進取的通過改變系統(tǒng)結構，合理的理順數(shù)據(jù)傳輸關系，關注用戶體驗及數(shù)據(jù)安全，實現(xiàn)跨平臺、跨軟件多元化系統(tǒng)架構。該項目SAP及UPM系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口及軟件界面功能的開發(fā)，從理論設想到付諸實踐，直至后期提升用戶體驗并為企業(yè)帶來的成本節(jié)省，一系列舉措與企業(yè)經營發(fā)展創(chuàng)造利潤最大化的目標相吻合，提升了企業(yè)市場競爭力。

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