王葉

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，各專業(yè)領(lǐng)域已逐步進(jìn)入信息檔案管理的發(fā)展軌道。高校檔案作為高校寶貴的檔案信息管理資源，已經(jīng)逐步發(fā)展并逐步走上了信息檔案管理的道路。鑒于此，結(jié)合高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，詳細(xì)分析了高校檔案管理信息化建設(shè)中可能存在的一些問題，并提出了加快高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的具體措施，以期為高校檔案管理相關(guān)學(xué)術(shù)工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化

隨著移動(dòng)計(jì)算機(jī)的不斷普及，各種電子信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。在高校檔案管理業(yè)務(wù)中，傳統(tǒng)的高校手工管理業(yè)務(wù)已難以滿足數(shù)字信息時(shí)代背景下高校檔案管理的發(fā)展需要。要采用先進(jìn)的現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)，改造高校傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)，不斷加快高校檔案管理活動(dòng)的技術(shù)發(fā)展要求，以適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化信息環(huán)境，提高高校檔案管理的服務(wù)水平和效率。然而，目前我國高校檔案管理的技術(shù)投入較少，我國檔案管理行業(yè)的信息化建設(shè)仍需繼續(xù)面臨巨大的技術(shù)挑戰(zhàn)。因此，探索高校檔案管理信息化建設(shè)的有效措施具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1、實(shí)現(xiàn)資源的安全保存

采用信息化管理取代傳統(tǒng)手工管理的主要原因是，使用紙張來保存文件，而文件可能會(huì)受到各種因素的影響，如雨水侵蝕、潮濕等。由于使用紙張保存文件，除了火災(zāi)和一些植物蛀蟲等各種自然災(zāi)害之外，一些檔案和文件經(jīng)常需要保存和反復(fù)查閱。因此，同時(shí)也可能導(dǎo)致檔案資料的損壞或文件數(shù)據(jù)庫的丟失，要求這些文件的檔案管理員及時(shí)組織并采取各種新的檔案資料安全防護(hù)措施，及時(shí)組織對(duì)檔案資料的維護(hù)，及時(shí)檢查和修復(fù)損壞的檔案和資料，因此，古老的保存檔案的方式來保存檔案不僅需要大量的管理時(shí)間，如投入資金或人力資源，而且會(huì)導(dǎo)致這些檔案管理員自身的管理工作量大大增加，并給他人帶來巨大的心理健康問題。新型信息檔案管理系統(tǒng)采用實(shí)時(shí)咨詢信息數(shù)字化檔案管理，它不僅可以永久、有效地實(shí)時(shí)保存數(shù)字文件信息并將其輸入移動(dòng)計(jì)算機(jī)，用戶在實(shí)時(shí)查閱數(shù)字檔案時(shí)，不僅可以通過文檔網(wǎng)站直接查閱互聯(lián)網(wǎng)上的信息，同時(shí)也在一定程度上大大減少了對(duì)國內(nèi)現(xiàn)有數(shù)字檔案原始數(shù)據(jù)的破壞，從而實(shí)現(xiàn)了文件檔案信息和數(shù)據(jù)資源的安全、永久、有效的保存。

2、提高工作效率

傳統(tǒng)的高校檔案管理系統(tǒng)模式往往會(huì)導(dǎo)致用戶在不受網(wǎng)絡(luò)時(shí)間和信息空間限制的情況下訪問檔案。新模式的高校網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，只要用戶在互聯(lián)網(wǎng)上有一臺(tái)計(jì)算機(jī)，用戶就可以直接進(jìn)入高校檔案管理室，使系統(tǒng)簡(jiǎn)單、方便、快捷地查詢自己迫切需要的檔案信息。因此，檔案管理數(shù)字化不僅可以使檔案的管理和存儲(chǔ)更加方便，還可以使數(shù)據(jù)查詢和檔案借閱更加快捷方便。同時(shí)，也大大減少了檔案管理員重復(fù)檢查、獲取和存儲(chǔ)企業(yè)檔案的繁瑣過程，從而大大降低了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了檔案人員的日常歸檔手續(xù)，提高了檔案管理的效率，大大提高了文件和檔案的閱讀率，提高了文件和檔案的人性化管理服務(wù)水平。[1]

二、高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1、尚未形成協(xié)調(diào)的管理機(jī)制

高校檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)依然迫切需要進(jìn)行，面臨著巨大的挑戰(zhàn)，要盡快建立統(tǒng)一的檔案組織和管理組織體系，規(guī)劃高校檔案管理和信息檔案建設(shè)。檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，不僅要求檔案管理人員熟悉高校檔案管理的各項(xiàng)工作流程，具備扎實(shí)的高校檔案管理基礎(chǔ)理論，但同時(shí)網(wǎng)絡(luò)化的高校檔案管理系統(tǒng)在正常運(yùn)行過程中，往往容易出現(xiàn)各種安全問題，需要相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，傳統(tǒng)高校檔案與管理信息化檔案管理部門往往屬于不同的管理機(jī)構(gòu)，因此許多高校仍然無法建立起一套協(xié)調(diào)高校檔案管理信息化建設(shè)的管理機(jī)制。

2、管理人員的水平不同

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理從業(yè)人員的網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化，是加快高校網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員信息化的重要前提。檔案管理信息化工程的建設(shè)需要一批復(fù)合型管理人才，既要有扎實(shí)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息理論知識(shí)基礎(chǔ)，又要有高度現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理技術(shù)。然而，高校專業(yè)檔案管理人員大多屬于非專業(yè)檔案管理相關(guān)專業(yè)。有的檔案管理人員不具備一定的檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，有的檔案管理人員甚至不掌握檔案信息管理技術(shù)的專業(yè)知識(shí)。因此，不同的檔案管理專業(yè)人員的檔案管理水平是不同的。目前，各高校都缺乏既能掌握精湛的網(wǎng)絡(luò)文件處理技術(shù)，又能熟練從事文件工作的管理人才。隨著高校檔案管理信息化建設(shè)需求的不斷增加，高校必須不斷提高全體檔案管理人員的檔案管理水平。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

1、建設(shè)信息化系統(tǒng)

信息管理系統(tǒng)建設(shè)是高校檔案管理信息化建設(shè)的重要技術(shù)保障。在構(gòu)建高校檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，首先需要及時(shí)收集和篩選重要的檔案信息資料，并將有價(jià)值的重要檔案信息及時(shí)輸入檔案管理信息系統(tǒng)。二是及時(shí)對(duì)用戶收集、發(fā)現(xiàn)的檔案進(jìn)行分類、處理和組織，方便每個(gè)用戶隨時(shí)檢索、管理和利用檔案。此外，還需要為每個(gè)用戶提供各種檔案檢索管理方式和利用手段，以幫助每個(gè)用戶快速、準(zhǔn)確地檢索和查找檔案信息資源。最后，檔案信息管理系統(tǒng)還需要一個(gè)信息反饋管理機(jī)制，確保每個(gè)用戶與管理系統(tǒng)之間的信息能夠?qū)崟r(shí)交互，管理者也可以隨時(shí)隨地掌握每個(gè)用戶檔案需求的發(fā)展。[2]

2、加快制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度

檔案管理信息化建設(shè)初步引起了黨和國家有關(guān)行政部門的高度重視，相關(guān)檔案法律法規(guī)逐步完善。目前，檔案管理信息化工程建設(shè)還沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。各高校院系應(yīng)根據(jù)本校建設(shè)的實(shí)際情況，結(jié)合已制定和實(shí)施的一些國家檔案相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，積極研究制定適合學(xué)生檔案管理信息化工程建設(shè)的具體標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布。其中，大量電子文檔管理檔案的出現(xiàn)，要求高校積極研究制定檔案監(jiān)督管理暫行辦法，以改進(jìn)和不斷完善新的文件和檔案管理方法體系。

3、增加檔案經(jīng)費(fèi)的投入

檔案管理信息化建設(shè)的最大障礙可能是管理資金不足。例如，檔案基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的建設(shè)并沒有得到檔案管理資金，只能是紙上談兵。因此，檔案管理部門必須及時(shí)爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，將檔案管理信息化建設(shè)計(jì)劃納入年度計(jì)劃，解決預(yù)算資金過多的問題。如果一次性預(yù)算不能及時(shí)解決，可以分幾年或幾批及時(shí)研究解決，并逐步調(diào)整計(jì)劃，以最大限度地發(fā)揮效益。

4、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

為了更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展需要，必須不斷加強(qiáng)檔案管理部門的專業(yè)人才儲(chǔ)備，引進(jìn)檔案管理和計(jì)算機(jī)管理相關(guān)專業(yè)人才。隨著檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展，檔案管理的研究重點(diǎn)必將在檔案信息技術(shù)領(lǐng)域更加深入、多層次的不斷進(jìn)步。因此，一方面要積極引進(jìn)檔案信息領(lǐng)域的專業(yè)人才，一方面也要對(duì)我國現(xiàn)有高校的檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，使其專業(yè)能夠有效適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形態(tài)下我國檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，成為從事檔案管理信息領(lǐng)域的復(fù)合型專業(yè)人才。

結(jié)束語：綜上所述，盡管高校檔案管理信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，但現(xiàn)階段高校檔案管理信息化建設(shè)仍面臨諸多困難甚至重大挑戰(zhàn)。因此，高校必須高度重視高校檔案管理信息化建設(shè)，積極研究和運(yùn)用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，培養(yǎng)高技術(shù)檔案管理技術(shù)人才，制定并實(shí)施有效的檔案信息建設(shè)方案，建立完善的檔案信息管理體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2015，（1）：181-182.

[2]李慧.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].城建檔案，2019，（9）：26-27.