胡楠

摘 要：本文主要針對醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理方法展開深入研究，先闡述了醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀，如文書檔案收集工作不夠規(guī)范、文書檔案管理制度有待完善、工作人員的素質(zhì)參差不齊、醫(yī)院對辦公室文書檔案缺少足夠重視、檔案管理工作存在局限性、信息化建設(shè)水平相對較低等等，然后結(jié)合醫(yī)院辦公室文化檔案實現(xiàn)電子化管理的必要性，提出了幾點切實可行的管理方法，如構(gòu)建文書檔案電子化管理體系、加快文書檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)步伐、實現(xiàn)辦公室工作人員隊伍年輕化、完善安全制度、做好電子檔案維護工作、建立文書檔案電子化工作規(guī)范，通過以上措施，促使醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理更好實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室;文書檔案;電子化管理

在醫(yī)院辦公室中，最重要的一項工作就是文書檔案整理，此工作主要就是記錄醫(yī)院的各個方面，如政策上的發(fā)展和人員交替以及財務(wù)歷史賬單等等。長期以來，對于辦公室文書檔案工作來說，其整理部分仍運用以往的方式，沒有充分認識到應(yīng)用計算機的重要性，其應(yīng)用的比較少，使得醫(yī)院檔案電子化應(yīng)用水平逐漸降低，而且針對辦公室文書檔案現(xiàn)代化的要求等，還不能夠更好滿足?；诖耍t(yī)院文書檔案必須要實現(xiàn)電子化管理，進而使得醫(yī)院辦公室文書檔案水平獲得提高。

一、醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

1.文書檔案收集工作不夠規(guī)范

醫(yī)院臨床科室基本上都有好幾十個，而且在職員工也非常多。與此同時，醫(yī)院歷史悠久，其原始文書檔案和新增資料在種類上相對比較多;在數(shù)量上，非常大。對于以往傳統(tǒng)的文書檔案管理來說，基本上以紙質(zhì)和人力資源管理為主，而且在開展此工作過程中，從檔案管理人員的類別上來看，大多都是醫(yī)護人員兼任這項工作，由于專業(yè)的差異性，在文件保管和傳達等方面，很有可能存在一定的錯誤。比如，當醫(yī)院下發(fā)一些通知時，有的工作人員，對書寫的具體格式不夠清楚，使得文件在傳達上，其內(nèi)容很容易發(fā)生缺失;還有在人員表彰等方面，其文件存檔不夠及時，或者重復(fù)批復(fù)文件發(fā)生破損現(xiàn)象;從檔案管理人員的角度上來看，文件在歸檔的過程中，收到的文件資料不夠完整。

2.文書檔案管理制度有待完善

不管是傳統(tǒng)檔案管理工作，還是現(xiàn)代化檔案管理工作，此工作都具有一定的專業(yè)性。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展下，對于醫(yī)院內(nèi)部來說，在傳達公告等方面也變得信息化。而對于紙質(zhì)文檔和電子文檔而言，在醫(yī)院文書檔案管理等方面，需要積極完善相關(guān)制度，讓檔案管理工作做到有據(jù)可依，使檔案歸檔及時化。但是醫(yī)院文書檔案管理制度執(zhí)行時，與實際管理有一定的出入，這就使得文書檔案管理工作變得更加復(fù)雜化，而且在人力和物力以及時間上，都需要耗費。

3.工作人員的素質(zhì)參差不齊

對于醫(yī)院文書檔案人員來說，由于數(shù)量有限，其綜合素質(zhì)參差不齊。而且辦公室文件處理人員在平常工作的過程中，不夠?qū)I(yè)，較為隨意，有時在處理文件上，不夠及時，有時因執(zhí)行輪換制度，使得工作開展不具備連續(xù)性。一些公文處理人員在工作時，只負責(zé)和完成自身輪值的工作，沒有意識到匯總文書檔案的重要性，其重視程度不夠，一旦出現(xiàn)了問題，難以及時糾正過來，如果接替人員再接受此工作時，很有可能繼續(xù)出現(xiàn)錯誤。從某種程度上來說，會使得檔案工作人員工作存在返工的現(xiàn)象，加大其成本。

4.醫(yī)院對辦公室文書檔案缺少足夠重視

有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認為文書檔案工作主要就是留存和保管，在這種單一的認識下，直接關(guān)系到醫(yī)院經(jīng)營和發(fā)展，其只注重醫(yī)療服務(wù)水平和創(chuàng)新，忽視了檔案管理，這種情況將直接影響到相關(guān)部門對檔案管理工作的關(guān)注和配合等問題。而且還忽視了對檔案人員的培養(yǎng)，以及優(yōu)秀人才的引進，使得檔案管理工作落后，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的實際需求，不利于檔案管理電子信息化發(fā)展。

5.檔案管理工作存在局限性

針對醫(yī)院文書檔案管理，為了能夠更好推進電子化管理，在資金等方面，必須要加大投入力度，并將信息系統(tǒng)建立起來，引進先進的設(shè)備。比如，有的醫(yī)院文書檔案管理辦公室電腦和系統(tǒng)相對比較落后，在處理文件等方面相對較慢，在室內(nèi)溫濕度等方面，還缺少相應(yīng)的調(diào)節(jié)設(shè)備，因此會使得原始紙質(zhì)文檔發(fā)生受潮的現(xiàn)象。

6.信息化建設(shè)水平相對較低

在新時期背景下，對于業(yè)務(wù)辦理體系來說，也在朝著智能化和電子化的方向發(fā)展。但是在處理文書檔案的過程中，有的時候還需要通過人力進行查詢、復(fù)印。在信息化建設(shè)方面，其建設(shè)水平不高，一定程度上，針對文書檔案開發(fā)不利于更好地實現(xiàn)，這直接關(guān)系到信息化建設(shè)的進度。比如，檔案管理人員在防護等方面，沒有意識到其重要性，自身的意識不高，再加上對于信息檔案管理系統(tǒng)來說，存在一定的漏洞，此系統(tǒng)很容易遭到黑客的侵入，進而使得資料發(fā)生泄露現(xiàn)象。

二、醫(yī)院辦公室文書檔案實現(xiàn)電子化管理的必要性

1.實現(xiàn)存在方式多樣化，最大限度保護檔案原件

針對醫(yī)院文書檔案，通過電腦充分應(yīng)用，采取掃描和照相等有效的手段，對于文書檔案來說，可實現(xiàn)備份，防止文書檔案發(fā)生丟失，使得以往傳統(tǒng)檔案方式有所突破，進而通過對電子檔案開展管理工作下，能以電子檔案方式來保護檔案原件，避免檔案原件發(fā)生丟失的現(xiàn)象。

2.辦公室文書檔案體現(xiàn)出醫(yī)院文書檔案價值

辦公室文書檔案電子化，對于檔案資源來說，可進一步實現(xiàn)共享。針對辦公室文件，如果相關(guān)科室需要查閱，必須要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示才可進行查閱，針對這種查閱方式，文件很容易發(fā)生丟失，或者是文件歸檔推遲，而且針對政策性的文件不能夠傳達到醫(yī)院。對于醫(yī)院文書檔案來說，通過實施電子化管理，如果相關(guān)科室需要查閱檔案，可通過醫(yī)院局域網(wǎng)。在醫(yī)院的范圍內(nèi)實現(xiàn)共享，進而還能不斷提高檔案的實效性，與此同時，確保文書檔案更加完整。

3.不斷提高辦公室的工作效率，文件查找快捷

實現(xiàn)文書檔案電子化，一定程度上，能給文件資源各個方面的工作帶來了便利，如存儲和分類以及統(tǒng)計等方面，使其更加有序化。在查閱文件檔案資料的過程中，如果年份不夠詳細，只將其中的關(guān)鍵詞輸入即可，點擊查找即可獲取，并進行打印，從檔案人員的角度來看，為其查閱帶來了便利，使其時間得到了節(jié)省，進而獲得良好的工作效果。