謝慧婷

摘? 要：本文簡要闡述了高校人事檔案價值：憑證法律價值、學(xué)術(shù)能力參考價值、社會價值、反映高校教職工成長過程、評價教職工工作能力、保存科研資料等;提出了高校人事檔案風(fēng)險管理措施：風(fēng)險識別、風(fēng)險防范等，以此構(gòu)建安全化高校人事檔案管理體系，展現(xiàn)高校人事檔案應(yīng)用價值，提升高校人事檔案風(fēng)險防護能力，為高校人事管理助力。

關(guān)鍵詞：檔案收集;科研資料;人事檔案;風(fēng)險管理;風(fēng)險識別

Abstract： This article briefly describes the value of university personnel files： the legal value of vouchers， academic ability reference value， social value， reflecting the growth process of faculty and staff in universities， evaluating faculty and staff work ability， preservation of scientific research data， etc.; puts forward the risk management measures of university personnel files： Risk identification， risk prevention， etc.， in order to build a secure university personnel file management system， show the application value of university personnel files， enhance the risk protection capability of university personnel files， and assist in university personnel management.

Keywords： Archive collection; Scientific research materials; Personnel archives; Risk management; Risk identification

1 高校人事檔案的內(nèi)涵及其價值

人事檔案資料，生成于人事活動中，在高校組織審查后給予認可，檔案中所記錄的內(nèi)容，能夠反映所記錄人員的才能，分別從文檔、音頻、影像、圖片等形式，形成檔案資料。

高校人事檔案具有較高的憑證價值，此種價值具有一定法律效用，在社會組織中能夠形成現(xiàn)實效用。高校人事檔案在形成期間，含有較為豐富的內(nèi)容，比如高校管理人員對基層職工實施工作考核、績效評價時，所獲得的多項內(nèi)容檔案資料。在組織多方管理人士給予認可的過程中，對記錄人員的成長經(jīng)歷、工作能力、思想品質(zhì)予以客觀記錄。[1]以高校人事檔案內(nèi)容組成方面觀之，高校人事檔案包括被記錄人員的檔案資料。

現(xiàn)階段，高校人事檔案資料，應(yīng)開展有效的管理工作，加強風(fēng)險問題防護，提升檔案管理有效性，挖掘檔案資料的內(nèi)在價值，展現(xiàn)檔案管理工作的重要意義。

第一，真實反映高校教職工成長過程。高校教師職工的個人檔案中，從教師任職完成檔案建設(shè)，記錄了教師任職后的工作情況，是各類原始數(shù)據(jù)的生成資料。在教職工教學(xué)期間，針對教師教學(xué)業(yè)績、教師個人技能成長等信息，均以檔案形式記載在教職工個人檔案中，作為教師教學(xué)能力的合法憑證。人才作為高校人事管理的關(guān)鍵條件，在人才選用期間，可結(jié)合人事檔案信息，完成對應(yīng)人才的選擇，為高校合作單位增加原動力。以社會視角觀之，在人事檔案查閱期間，能夠從中獲取人才成長的過程，為人才資源開發(fā)建設(shè)提供參考依據(jù)，有助于提升社會生產(chǎn)力。

第二，有助于客觀評價教職工工作能力。高校教職工個人檔案信息，包括個人教學(xué)考核、階段性教學(xué)獎懲、崗位聘任、學(xué)生考核成績等資料，含有一定數(shù)量的教職工教學(xué)信息，為評價教師教學(xué)能力的關(guān)鍵因素。

第三，有助于作為干部選用憑據(jù)。人事檔案信息作為教職工開展教學(xué)科研活動的記載性內(nèi)容?？蒲谢顒铀涊d的內(nèi)容，包括科研活動的實施過程、科研研究參與人員、科研工作的進展程度、科研項目的研究數(shù)據(jù)等，為后續(xù)相關(guān)科研活動提供科研指引，作為極具典藏的科研檔案。[2]

高校教師含有多元化人事檔案信息，包括教師的教學(xué)履歷、基礎(chǔ)信息、教學(xué)經(jīng)歷、教學(xué)考核、教學(xué)評價等，此類信息能夠從各個視角，展現(xiàn)教師工作能力，為高校人事選拔、干部聘用提供參考依據(jù)。在高校內(nèi)部開展優(yōu)秀職工、骨干隊伍建設(shè)時，或者是為合作企業(yè)推薦優(yōu)秀畢業(yè)生，應(yīng)保障人才選拔、學(xué)生推薦的合理性。

在人才管理期間，借助人事檔案信息，展現(xiàn)選拔人才的客觀性，便利企業(yè)把握學(xué)生的學(xué)習(xí)能力，具有公正性、檔案內(nèi)容的全面性，能夠客觀反映每名人才的學(xué)術(shù)表現(xiàn)。在人事檔案信息中，能夠綜合反映被記錄人的學(xué)術(shù)成長過程，把握其學(xué)習(xí)能力，可結(jié)合人才的實際情況，為其調(diào)整適合人才發(fā)展的崗位。

2 高校人事檔案風(fēng)險管理識別

風(fēng)險預(yù)防工作，在一定程度上減少了風(fēng)險因素對高校人事檔案產(chǎn)生的威脅，并不能有效消除風(fēng)險問題。因此，高校檔案管理人員，應(yīng)結(jié)合檔案管理的安全性需求，借助信息技術(shù)開展風(fēng)險因素監(jiān)控管理工作。

2.1 檔案收集期間的風(fēng)險識別。在檔案收集期間，應(yīng)有序規(guī)劃檔案收集項目，制定檔案管理標準，創(chuàng)建檔案管理小組，有序落實高校人事檔案管理工作。檔案收集工作，應(yīng)作為檔案管理集中解決的事項。檔案管理如若工作執(zhí)行不順利，將會產(chǎn)生檔案收集風(fēng)險問題。

高校人事檔案信息，在收集期間，應(yīng)保障檔案信息的真實性、完整性、實效性等。然而，在實際檔案管理期間，受限于檔案管理的客觀因素，工作人員應(yīng)在遵守檔案標準化管理制度時，以更為主動的管理心態(tài)，提升檔案收集的完善性。

2.2 檔案整理期間的風(fēng)險識別。高校人事檔案信息的真實性，應(yīng)作為檔案風(fēng)險管理實施的關(guān)鍵。因此，在開展檔案信息真實性鑒別工作時，應(yīng)建設(shè)較為完善的檔案鑒別流程，詳細闡述檔案鑒別方法，提升鑒別結(jié)果的規(guī)范性，保持鑒別人員的工作嚴謹性，保障高校人事檔案管理的有效性。[3]

2.3 檔案保存期間的風(fēng)險識別。檔案保存工作在保障資料信息實效性的同時，應(yīng)加強信息技術(shù)的使用，盡可能地減少人為因素干擾問題，保障檔案信息處于同步更新狀態(tài)。

高校在實施人事檔案工作時，可在高校管理系統(tǒng)中完成檔案信息程序的添加。配置檔案借閱制度，以信息技術(shù)為管理平臺，完整保存借閱時間、借閱方式、借閱人、借閱影像、歸還日期等。針對所歸還的檔案，應(yīng)完成檔案信息資料的完整性檢查，如若是電子檔案借閱，則無需開展檔案資料檢查。電子檔案資料在借閱期間，在借閱界面不宜設(shè)計編輯權(quán)限，以此保障檔案信息保存的有效性，減少用戶閱覽產(chǎn)生的信息篡改問題。

2.4 檔案流動期間的風(fēng)險識別。檔案流動存在的風(fēng)險因素為：資料丟失、資料部分內(nèi)容丟失等。此類風(fēng)險問題將會直接降低高校人事檔案管理工作的有序性，甚至?xí)饳n案數(shù)據(jù)庫發(fā)生篡改，產(chǎn)生無法預(yù)估的檔案信息損失。因此，在檔案資源流動期間，應(yīng)加強風(fēng)險識別，以期提升檔案資料的安全性，減少高校人事檔案信息損失。

3 高校人事檔案風(fēng)險管理措施

風(fēng)險預(yù)防措施具體表現(xiàn)為：風(fēng)險回避、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險控制、風(fēng)險應(yīng)對。在高校人事檔案管理工作中，管理人員應(yīng)結(jié)合風(fēng)險級別，完成管理工作。針對中等風(fēng)險問題，應(yīng)分別從風(fēng)險回避、轉(zhuǎn)移、控制三個視角，開展風(fēng)險管理工作，以此降低檔案資料的風(fēng)險級別。針對高等風(fēng)險因素，則應(yīng)綜合使用四種風(fēng)險防范措施，以此提升檔案風(fēng)險管理工作的有效性，防止風(fēng)險問題發(fā)展，保障檔案資料安全性。

3.1 注重高校人事檔案的風(fēng)險預(yù)防。制定學(xué)生個人檔案風(fēng)險管理計劃，在學(xué)生入學(xué)時，為學(xué)生構(gòu)建基本信息檔案，基本信息包括學(xué)生高考各科學(xué)生、學(xué)生報考專業(yè)、學(xué)生家庭情況等，此階段的風(fēng)險管理問題在于學(xué)生成績真實性、虛假身份問題。

在學(xué)生學(xué)習(xí)階段，分別從技能實踐、理論掌握、課外活動、日常生活，逐一完成學(xué)生信息采集。校園內(nèi)開展智能技術(shù)管理形式，讓學(xué)生在機房、餐飲、自習(xí)室、上課、寢室等區(qū)域進出時，完成校園卡驗證。理論掌握與技能實踐以專業(yè)教師評分為依據(jù)，此階段的管理風(fēng)險問題在于學(xué)生校園卡盜取、學(xué)生替考等問題，應(yīng)加強學(xué)生身份驗證，校園卡驗證可采取指紋、刷臉等形式，以此提升驗證的智能性，減少檔案信息不真實的可能性。

在學(xué)生實習(xí)階段，應(yīng)完成學(xué)生成績檔案資料推薦，獲取學(xué)生實習(xí)單位信息，學(xué)生實習(xí)檔案以學(xué)生實習(xí)總結(jié)報告為最終參考。此階段存在的風(fēng)險問題為學(xué)生虛假實習(xí)、實際總結(jié)報告不符合實際，降低了學(xué)生實習(xí)活動實施價值。

3.2 注重高校人事檔案的風(fēng)險控制。在開展學(xué)生個人檔案管理工作時嚴格依據(jù)檔案風(fēng)險管理計劃開展檔案管理工作，應(yīng)對學(xué)生身份信息真實性，加以信息查驗，通過學(xué)生基礎(chǔ)信息與學(xué)生高考準考證信息進行比對，同時完成學(xué)生高中以前檔案信息的調(diào)取，以此減少替名報到問題發(fā)生，維護檔案信息的真實性，減少高校管理風(fēng)險問題。應(yīng)對學(xué)生替考、考試作弊等問題，應(yīng)加強考場紀律管理，維護高校教學(xué)的威嚴性，保持學(xué)生學(xué)習(xí)考核成績的客觀性，為學(xué)生就業(yè)提供有價值的學(xué)生檔案信息。

此階段風(fēng)險管理執(zhí)行時，應(yīng)加強企業(yè)合作，定期讓學(xué)生開展階段性工作總結(jié)，促使學(xué)生融合實習(xí)崗位，保障學(xué)生實習(xí)檔案真實性。

4 結(jié)語

綜上所述，高校人事檔案信息具有多重價值，能夠反映高校教職工的教學(xué)能力，記錄教職工教學(xué)期間的研究成果等。

針對高校人事檔案信息，應(yīng)開展有序的風(fēng)險管理工作，以此減少人事檔案信息丟失、人事檔案信息不完整等問題，最大程度地完成檔案資料整合工作，發(fā)揮人事檔案工作的積極作用。高校檔案管理人員可制訂檔案管理計劃，以此加強風(fēng)險問題處理。以檔案管理計劃為基礎(chǔ)，加強風(fēng)險管理工作執(zhí)行，保障風(fēng)險因素在萌發(fā)時被高效消除，以此提升風(fēng)險管理工作的實效性。針對風(fēng)險管理結(jié)果，開展有序的質(zhì)檢工作，以此保障檔案資料安全性。同時結(jié)合風(fēng)險因素的發(fā)生概率，有效化解風(fēng)險問題。結(jié)合反饋內(nèi)容開展理論、實踐等活動的驗證，以此有效規(guī)避不利因素，完善風(fēng)險管理體系。[4]

參考文獻：

[1]胡春玲.高校干部人事檔案專項審核中的問題及解決途徑分析[J].今日財富，2021（02）：192-193.

[2]農(nóng)冬梅，林佳音，隆金橋.新時代下地方高校人事檔案優(yōu)化管理探析[J].傳媒論壇，2020，3（24）：115-116.

[3]楊立.試論高校人事檔案的精細化管理策略[J].蘭臺內(nèi)外，2020（35）：36-38.

[4]邵彬.加強高校人事檔案管理的價值和改進策略[J].中華少年，2017（09）：311.

（作者單位：南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué) 來稿日期：2021-06-20）