朱月亮

摘 要：幾年來，常山縣交通運(yùn)輸部門高度重視檔案管理工作，主要從兩個方面入手，一是突出重點，以點帶面，二是建制設(shè)崗，狠抓落實。我們本著“簡便、管用、易行”的原則，制定和完善了一系列檔案管理制度規(guī)范，設(shè)崗配員，監(jiān)督落實，取得較好的成效。實踐證明，交通運(yùn)輸部門只有掌握檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，加以剖析，采取有效措施，才能進(jìn)一步提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;制度規(guī)范;措施

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0 引言

幾年來，常山縣交通運(yùn)輸部門高度重視檔案管理，主要從兩個方面入手，一是突出重點，以點帶面。我們結(jié)合交通實際，確立抓好科技檔案（公路工程）和文書檔案（黨政管理）為重點，帶動其它（干部人事檔案、行政執(zhí)法許可、財務(wù)管理、執(zhí)法紀(jì)檢）方面檔案管理，加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。二是建制設(shè)崗，狠抓落實。我們本著“簡便、管用、易行”的原則，制定和完善《縣交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案管理辦法》《進(jìn)一步規(guī)范交通工程檔案管理工作的意見》《開展交通重點建設(shè)項目檔案管理檢查的通知》《生產(chǎn)安全事故檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》《檔案管理工作檢查結(jié)果的通報》等一系列檔案管理制度規(guī)范，配齊崗位和專職人員，投入資金，監(jiān)督落實，取得較好的成效。實踐證明，交通運(yùn)輸部門只有強(qiáng)化制度管理，針對檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，加以剖析，采取措施，才能進(jìn)一步提高檔案管理的水平。

1 交通運(yùn)輸部門檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)

交通運(yùn)輸部門職能在于加強(qiáng)交通運(yùn)輸管理、規(guī)范行政執(zhí)法、規(guī)范交通設(shè)施建設(shè)以及交通運(yùn)輸行業(yè)隊伍建設(shè)、文明建設(shè)等，而檔案管理工作普遍不能與之同步管理、同步落實，在人員的培養(yǎng)、資金投入、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度等方面暴露出薄弱環(huán)節(jié)。

1.1 檔案工作處于部門職能邊緣化

隨著社會不斷進(jìn)步，人們政治意識、法律意識增強(qiáng)，檔案工作社會認(rèn)同度逐步得到提升，對檔案工作的重要性認(rèn)識有所提高，但是，想要達(dá)到與其它工作擺到同樣重要的地位上還有一定差距。一是交通運(yùn)輸部門的工作重點一定是圍繞其職能進(jìn)行抓落實，絕大部分的時間和精力將用在重點工作上，容易忽略檔案工作。二是檔案工作沒有直接的經(jīng)濟(jì)回報，如要做好檔案工作，則需要花費(fèi)大量的人力資源和成本投入。三是上級行政和業(yè)務(wù)部門由于對檔案工作考核沒有量化指標(biāo)和時間上限定，平時監(jiān)督檢查少于行業(yè)管理、工程建設(shè)、安全生產(chǎn)等領(lǐng)域。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)缺乏專業(yè)化

交通運(yùn)輸部門檔案管理工作缺乏專業(yè)化，原因有多種的，一是兼職現(xiàn)象，長期以來由辦公室人員兼職完成檔案管理工作，檔案主管部門本意要求，在確實沒有條件安排專職檔案員的情況下必須落實兼職人員管理檔案，可現(xiàn)在有的部門在檔案主管部門考核時臨時指認(rèn)某某為檔案兼職人員，應(yīng)付考核。二是不能盡職，既然是兼職，那么其就有主業(yè)，辦公室人員日常工作時效性要求高，花去精力完成錯綜復(fù)雜和繁重的任務(wù)，造成難以盡心盡職做好檔案管理工作。三是人員流動較快，辦公室工作環(huán)境下，工作能力得到鍛煉，年輕人比較多，人員更換比較快，有的接觸檔案管理工作開始有些入門，就被調(diào)換崗位。四是參加培訓(xùn)較少，檔案工作是一門具有專業(yè)性的學(xué)科，如果缺少參加培訓(xùn)，那么其專業(yè)化、規(guī)范化技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn)就低。綜上情況，檔案管理工作無論在效率和質(zhì)量上都受到嚴(yán)重影響，離規(guī)范化管理要求還有差距。

1.3 檔案管理資金投入缺乏常態(tài)化

檔案工作資金投入缺乏，主要表現(xiàn)在檔案基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、人員報酬、培訓(xùn)等方面，比如檔案室?guī)旆?、閱覽室的劃定，電腦、空調(diào)、除濕器等硬件設(shè)施配備;以及對電子檔案、數(shù)字化檔案室建設(shè)的資金預(yù)算投入，軟件購置和平臺建設(shè);聘請人員報酬;專職人員培訓(xùn)等方面的資金投入缺乏常態(tài)化。

1.4 檔案管理執(zhí)行不力缺乏制度化

主要從科技檔案（公路工程建設(shè)項目）和文書檔案（包括交通行政執(zhí)法文書）的管理上來分析：一是對公路工程建設(shè)項目各參建單位（勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位）形成的科技檔案管理不力。隨著政企分開體制改革推進(jìn)，交通運(yùn)輸部門職能也隨之從管理向服務(wù)的轉(zhuǎn)變，與參建單位建立起服務(wù)和協(xié)作的關(guān)系，對于落實較高的檔案管理要求與參建單位執(zhí)行到位之間存在適應(yīng)性較大的差距。二是參建單位多數(shù)是企業(yè)集團(tuán)，本應(yīng)將自形成的檔案資料妥善收集，歸檔整理，按時移交，但往往以降低成本為首要考慮，容易忽視檔案工作，不能保證檔案資料的完整性。三是交通運(yùn)輸部門與參建單位之間還未形成有效的契約和制度，能夠與經(jīng)濟(jì)掛鉤的制約手段，督促歸檔資料完整性，規(guī)范性，形成長效機(jī)制。四是交通運(yùn)輸部門及下屬單位內(nèi)部存在執(zhí)行制度不力的現(xiàn)象，有的單位雖然確定檔案人員，但是人員崗位職責(zé)不明確，檔案管理制度不健全，文件材料從收文登記到收集、整理、分類、歸檔、利用、保管程序混亂。

2 提高交通運(yùn)輸部門檔案管理水平的措施

針對交通運(yùn)輸部門存在檔案管理工作薄弱環(huán)節(jié)和原因分析，應(yīng)從制度層面予以規(guī)范，通過切實可行的監(jiān)督落實，形成長效機(jī)制，逐步營造出良好的檔案管理環(huán)境，提高交通運(yùn)輸部門檔案管理水平。

2.1 建立管理網(wǎng)絡(luò)，提升檔案管理質(zhì)量

交通運(yùn)輸部門和項目參建單位，必須建立一個周密的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確主體責(zé)任，落實到位，切實抓好檔案管理質(zhì)量。一是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。成立檔案管理聯(lián)合領(lǐng)導(dǎo)小組，成員由交通運(yùn)輸部門和參建單位的主管或分管領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任部門負(fù)責(zé)人組成，是綜合的權(quán)力機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)檔案工作。二是責(zé)任部門。交通運(yùn)輸部門為綜合檔案室，負(fù)責(zé)將各種制度、規(guī)范、要求傳達(dá)到文件材料形成單位，并對這些單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，檢查，考核等。各參建單位的責(zé)任部門為辦公室或綜合科，負(fù)責(zé)制訂檔案管理的工作計劃，檢查工作落實情況。三是責(zé)任人。由專職（兼職）的檔案人員擔(dān)任，是具體按照管理制度規(guī)范實施檔案工作的執(zhí)行者。四是宣傳交流環(huán)節(jié)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)各層面所有成員，在領(lǐng)導(dǎo)小組的帶動下，積極營造良好的檔案工作氛圍，不拘一格地通過多種形式、多種渠道宣傳檔案法律法規(guī)，如交通浙政釘、微信群、QQ群、交通簡報以及組織檔案工作交流會等提高各方檔案管理意識。五是創(chuàng)新考核方式。改變檔案工作單項考核慣例，將檔案工作重要事項列入政府和上級業(yè)務(wù)部門的綜合目標(biāo)管理考核范疇，使檔案工作更加得到重視。

2.2 完善制度抓好落實，確保檔案工作規(guī)范

制定切合實際的檔案管理制度，是交通運(yùn)輸部門抓好檔案工作的有效保障。一是建立健全檔案管理相關(guān)制度，包括人員崗位職責(zé)，檔案管理制度、檔案鑒定制度、檔案利用制度、檔案保密制度、規(guī)范化管理制度、安全與消防制度、庫房管理制度、電子檔案管理制度，以及檔案收集、整理、歸檔程序標(biāo)準(zhǔn)。二是建立“三納入”管理制度。與各參建單位簽訂合同時，要將檔案管理相關(guān)要求體現(xiàn)在合同條款中，各參建單位應(yīng)該把文件材料的形成、收集、積累、整理和歸檔納入工作程序中;納入工作計劃中;納入分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門（科室）、專職（兼職）人員的職責(zé)范圍，并在日常工作中強(qiáng)化落實。合同還應(yīng)體現(xiàn)相應(yīng)數(shù)額的檔案管理專項資金，明確各參建單位在檔案管理方面相關(guān)責(zé)任，通過這種履行合同義務(wù)與資金掛鉤的方式強(qiáng)化管理與監(jiān)督，從而實現(xiàn)對公路建設(shè)項目檔案質(zhì)量的有效控制。三是建立“四同步”管理制度。就是公路建設(shè)項目下達(dá)與項目前期文件材料的歸檔要求同步;檢查公路建設(shè)計劃進(jìn)度與檢查項目檔案材料形成、積累、保管情況同步;驗收評審項目與驗收該項目檔案同步;項目的總結(jié)、獎勵、考核、資金結(jié)算與檔案管理部門出具完全歸檔證明材料同步。四是堅持公路建設(shè)項目檔案驗收制度。規(guī)范公路建設(shè)項目檔案驗收制度，是項目驗收的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，按照省、市檔案主管部門和重點辦有關(guān)要求，堅持日常檢查和竣工驗收制度，結(jié)合省交通運(yùn)輸廳最新頒發(fā)的《浙江省公路工程竣（交）工驗收實施細(xì)則（試行）》標(biāo)準(zhǔn)實施;并推行重要檔案進(jìn)行數(shù)字化后再移交的制度。

2.3 提前計劃預(yù)算，保障檔案工作資金

要有計劃的安排好檔案管理資金預(yù)算，保障檔案工作在較高的水平運(yùn)行。一是交通運(yùn)輸部門在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初期對檔案工作要有全面的長遠(yuǎn)計劃，比如將檔案管理的庫房、閱覽室、專用設(shè)備等列入規(guī)劃，分步實施。二是檔案管理工作日常經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算，如軟硬件提升、人員培訓(xùn)、設(shè)備維修等費(fèi)用。三是根據(jù)本部門檔案室藏量情況，將檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入計劃預(yù)算，與上級政府和檔案主管部門的《數(shù)字化檔案室實施意見》接軌，努力創(chuàng)建示范數(shù)字檔案室。

2.4 安排人員培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)

加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們檔案業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。一是進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)責(zé)任意識。培養(yǎng)檔案管理人員敢于擔(dān)當(dāng)，熱愛本職，干好本職，勇于負(fù)責(zé)的精神。同時要強(qiáng)化責(zé)任建設(shè)，實行責(zé)任追究和責(zé)任問責(zé)，確立一種良性的責(zé)任導(dǎo)向，其最終目標(biāo)就是達(dá)到對待工作具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和責(zé)任感，具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的責(zé)任意識。二是進(jìn)行依法治檔教育，提高檔案意識。對《檔案法》和檔案工作認(rèn)識、了解、熟悉和掌握是每個檔案管理人員最基本的要求。要通過對《檔案法》的學(xué)習(xí)，提高全社會對檔案工作社會認(rèn)同感。三是進(jìn)行素質(zhì)教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)檔案人員的整體素質(zhì)教育，才會提高管理水平。為檔案人員創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，充分考慮檔案人員的個人素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平綜合情況，支持檔案人員參加在職學(xué)歷的提升，參加進(jìn)修班學(xué)習(xí)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，在學(xué)習(xí)中提高綜合素質(zhì)，開闊眼界，創(chuàng)新思路。

3 結(jié)論

提高交通部門檔案管理工作，首先必須從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)入手。在強(qiáng)化檔案人員擔(dān)當(dāng)精神的基礎(chǔ)上，提升檔案管理和從業(yè)人員業(yè)務(wù)技能，以提升交通部門檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵曉莉，龐旭紅.關(guān)于檔案工作職業(yè)認(rèn)同的幾點思考[J].2015年衢州市檔案學(xué)會論文匯編：73-78.

[2]《企業(yè)檔案工作手冊》，衢州市檔案局（2018年10月）.

[3]檔案專業(yè)培訓(xùn)考試參考資料（上/下冊、浙江省檔案干部教育培訓(xùn)中心（2020年3月）.