丁曉紅
醫(yī)院藥品采購(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn),直接影響到患者的身心健康,故有必要加強(qiáng)其內(nèi)部控制。本文主要提出以下五項(xiàng)關(guān)于醫(yī)院藥品采購(gòu)內(nèi)部控制的策略,包括完善分離職務(wù)等制度、優(yōu)化流程以加強(qiáng)各部對(duì)接、創(chuàng)建良好的合格供應(yīng)商名錄體系、建立并完善藥品規(guī)范驗(yàn)收環(huán)節(jié)、打造完備的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督機(jī)制、加強(qiáng)采購(gòu)成本控制與研究、加強(qiáng)醫(yī)院藥品信息化采購(gòu)平臺(tái)與應(yīng)用建設(shè)。
在醫(yī)院成本體系中,藥品采購(gòu)成本很高。故此,該項(xiàng)業(yè)務(wù)的內(nèi)控極為重要,直接影響到醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量以及醫(yī)療服務(wù)水平?,F(xiàn)有實(shí)踐研究顯示,若醫(yī)院能通過(guò)妥善的內(nèi)控手段科學(xué)降低藥品采購(gòu)價(jià),患者“看病貴、看病難”問題將得到更有力的解決,醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)濟(jì)利益也能擁有更強(qiáng)的保障,甚至因此擁有良好的聲譽(yù)。所以,醫(yī)院歷來(lái)非常注重優(yōu)化與藥品采購(gòu)緊密相關(guān)的內(nèi)控制度,借以保障醫(yī)院及老百姓的利益。接下來(lái),筆者將淺談醫(yī)院藥品采購(gòu)內(nèi)部控制策略。
一、完善分離職務(wù)等制度
完善醫(yī)院藥品采購(gòu)的制度與流程,方能確保藥品采購(gòu)得到科學(xué)監(jiān)控。對(duì)此,醫(yī)院可采取以下舉措:首先,健全科室評(píng)議制度,要求科室醫(yī)護(hù)人員集體簽注藥品采購(gòu)意見,再提交給醫(yī)院藥事管理部門審核,審核通過(guò),上傳醫(yī)院公共信息平臺(tái)。上傳內(nèi)容應(yīng)包括藥品的名稱、規(guī)格、具體數(shù)量、應(yīng)用病區(qū)以及生產(chǎn)廠家,且說(shuō)明該藥品禁止連續(xù)采購(gòu)。其次,對(duì)目前醫(yī)院實(shí)施的藥品相關(guān)制度進(jìn)行匯編,明確不同科室在藥品管理方面的具體職責(zé),特別是臨床科室、掌握財(cái)權(quán)的財(cái)務(wù)科、采購(gòu)部門,以便及時(shí)追責(zé),防止藥品采購(gòu)內(nèi)控失衡。再者,分離各個(gè)不相容的職務(wù)。具體表現(xiàn)為,分離藥品采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、科室等的職務(wù),使之能相互監(jiān)督;著重分離藥品采購(gòu)申請(qǐng)崗位、審核崗位、要價(jià)咨詢崗位、供應(yīng)商管理崗位、合同簽訂崗位等任職人員的職務(wù),防止徇私舞弊,引發(fā)藥品采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn);分離采購(gòu)驗(yàn)收崗、會(huì)計(jì)記錄崗、采購(gòu)付款崗等的職務(wù),避免出現(xiàn)采購(gòu)付款不當(dāng)問題。最后,發(fā)揮醫(yī)院藥事管理部門的作用,由院長(zhǎng)主導(dǎo)監(jiān)督藥品采購(gòu)計(jì)劃的制定,分析藥品采購(gòu)是否契合藥品的現(xiàn)實(shí)使用情況??紤]到藥事管理人員可能會(huì)介入藥物治療,較難在藥品采購(gòu)方面保持客觀,建議醫(yī)院適當(dāng)對(duì)該部門人員進(jìn)行小組細(xì)分,使一小組專攻藥事管理,另一小組專攻藥物治療,科學(xué)地執(zhí)行各自的事務(wù),從而保證藥品采購(gòu)的內(nèi)部控制有效性。
二、優(yōu)化流程以加強(qiáng)各部對(duì)接
任何藥品的采購(gòu)都應(yīng)當(dāng)有其特定的預(yù)算,且每批藥品應(yīng)有特定的計(jì)劃以說(shuō)明預(yù)算額度的分配,以便藥品采購(gòu)人員能合理控價(jià),最大限度降低藥品成本。對(duì)此,醫(yī)院需編制預(yù)算,編制部門需著重依據(jù)預(yù)算制度要求,細(xì)化藥品采購(gòu)預(yù)算清單,切實(shí)提高預(yù)算的精確性,強(qiáng)化預(yù)算方案的實(shí)用性。在這方面,建議預(yù)算人員可開展以下工作:首先,對(duì)醫(yī)院各科室醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行預(yù)算培訓(xùn),使之深刻意識(shí)到預(yù)算準(zhǔn)確編制的重要性,督促其依據(jù)科室的實(shí)際需求提交藥品采購(gòu)需求申請(qǐng),并按照規(guī)定參與逐級(jí)審批,盡可能規(guī)避虛報(bào)風(fēng)險(xiǎn)。其次,醫(yī)院預(yù)算編制人員需高度關(guān)注以往藥品采購(gòu)出現(xiàn)過(guò)的問題,理智地分析本次藥品采購(gòu)可能受到的風(fēng)險(xiǎn)沖擊,再由此切入,客觀公正地編制藥品采購(gòu)預(yù)算,防止過(guò)多地介入主觀因素,實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制合理性。再者,藥品采購(gòu)預(yù)算編制人員在正式編制預(yù)算計(jì)劃前,需進(jìn)入系統(tǒng)查看往年的藥品采購(gòu)數(shù)據(jù),分析待采購(gòu)藥品歷史消耗狀況,分析當(dāng)年的合理采購(gòu)數(shù),再引入零基預(yù)算編制方法,合理科學(xué)地對(duì)預(yù)算資金進(jìn)行妥善分配,防止高耗藥品采購(gòu)數(shù)量不足。最后,藥品采購(gòu)預(yù)算編制人員要盡可能細(xì)化到所有已完成審批的科室,確保預(yù)算能覆蓋到每類產(chǎn)品,使之采購(gòu)數(shù)量得到滿足,盡可能減少需要臨時(shí)追加預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)。
除做好藥品采購(gòu)預(yù)算編制工作外,醫(yī)院還需高度重視預(yù)算和藥品采購(gòu)計(jì)劃的有機(jī)銜接。具體來(lái)看:一是創(chuàng)建預(yù)算編制部門與采購(gòu)管理部門間的銜接機(jī)制,實(shí)時(shí)把握醫(yī)院當(dāng)前的藥品需求,羅列清晰的藥品采購(gòu)品目,再逐層細(xì)化各類藥品的經(jīng)費(fèi)預(yù)算,確保所需藥品的采購(gòu)都有合適的預(yù)算分配,隨后再提交給負(fù)責(zé)藥品采購(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)以及分管院長(zhǎng),逐級(jí)審批完成即可展開采購(gòu)工作;二是保證預(yù)算編制部門與采購(gòu)部門在藥品計(jì)劃對(duì)接過(guò)程中保持相互獨(dú)立,嚴(yán)格貫徹職務(wù)分離基本原則,同時(shí)基于醫(yī)院的信息管理系統(tǒng),及時(shí)對(duì)接財(cái)務(wù)科、藥庫(kù)以及各臨床科室,確保藥品采購(gòu)涉及部門均能隨時(shí)跟蹤和掌控藥品采購(gòu)信息,避免所需藥品被漏采;三是敦促各層級(jí)管理員嚴(yán)格審查藥品采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃、藥品采購(gòu)計(jì)劃,分析兩者是否合理匹配,及時(shí)調(diào)整兩者不相契合之處,持續(xù)規(guī)范藥品采購(gòu)行為與預(yù)算編制行為,改進(jìn)各方的工作,確保各方流程能順利銜接,各方計(jì)劃能有序?qū)?,真正保障藥品采?gòu)內(nèi)控工作取得理想成效。
三、創(chuàng)建良好的合格供應(yīng)商名錄體系
供應(yīng)商資質(zhì)狀況直接影響到藥品采購(gòu)效率,故此,醫(yī)院在加強(qiáng)藥品采購(gòu)內(nèi)控工作時(shí),要著重聚焦供應(yīng)商層面,把好藥品供應(yīng)關(guān)。具體來(lái)看,醫(yī)院可著重落實(shí)以下措施:首先,嚴(yán)格審查每個(gè)藥品供應(yīng)商的資質(zhì)。藥品采購(gòu)部門在接收到采購(gòu)指令后,向外發(fā)布采購(gòu)公告。若有供應(yīng)商前來(lái)申請(qǐng),需要求其提交詳細(xì)清晰的資質(zhì)證明文件,包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證書、ISO質(zhì)量檢測(cè)證書等,同時(shí)要求其提交本單位的藥品經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)情況,配以法人簽字和公章。待供應(yīng)商資質(zhì)文件收取完成,依照我國(guó)出臺(tái)的《政府采購(gòu)法》,有步驟有計(jì)劃地審查供應(yīng)商的資格,分析其是否適合藥品采購(gòu)項(xiàng)目。若條件允許,特別是標(biāo)的比較大時(shí),建議醫(yī)院外聘第三方有合格資質(zhì)的中介單位全方位調(diào)研供應(yīng)商,全面了解其資信及履約狀況。其次,匯總已通過(guò)資質(zhì)審查的各個(gè)供應(yīng)商,形成清晰完整的供應(yīng)商名錄,制定評(píng)價(jià)供應(yīng)商等級(jí)的標(biāo)準(zhǔn),建立起等級(jí)有序的藥品供應(yīng)商體系,打造具有醫(yī)院自身獨(dú)特性的特色供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)機(jī)制,充分確保藥品供應(yīng)質(zhì)量以及周期,不耽誤醫(yī)院治病救人。再者,由采購(gòu)部門主導(dǎo),依照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的藥品采購(gòu)信息表,逐一填寫藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家,并將其發(fā)給符合等級(jí)要求的供應(yīng)商,邀請(qǐng)供應(yīng)商們針對(duì)各類藥品進(jìn)行報(bào)價(jià),醫(yī)院由此選擇價(jià)格合適、資質(zhì)較優(yōu)的供應(yīng)商供貨。為避免單純地以價(jià)選人,建議采購(gòu)部門將供應(yīng)商的報(bào)價(jià)導(dǎo)入醫(yī)院信息系統(tǒng),利用信息分析軟件逐一輸入供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息,由系統(tǒng)提供3個(gè)最優(yōu)供應(yīng)商以供挑選。采購(gòu)部門集合部門成員,合作討論選出價(jià)格、資質(zhì)最合適的供應(yīng)商,充分保證藥品質(zhì)量的供給。