趙苗

摘 要：高校檔案收集是要把掌握在各個(gè)職能部門和個(gè)人手中有價(jià)值的文件材料，按照《檔案法》集中保存起來，統(tǒng)一集中管理檔案。在高校檔案管理中的第一階段工作是收集檔案，是豐富檔案庫存資源、開展檔案管理與服務(wù)工作的基礎(chǔ)。在檔案數(shù)目與日俱增、數(shù)字化進(jìn)程日益加快的情況下，對(duì)檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：高校檔案;收集;對(duì)策

高校檔案管理辦法中明確規(guī)定，高校檔案是高等學(xué)校在從事招生、管理、教學(xué)等活動(dòng)中形成的歷史資料，以圖標(biāo)、文字、影像等作為承載媒介，對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有借鑒和保存價(jià)值。完整的檔案材料對(duì)學(xué)校評(píng)價(jià)、教學(xué)科研、學(xué)科建設(shè)和管理等工作具有重要的參考、憑證、借鑒作用，反映了學(xué)校發(fā)展的客觀規(guī)律。當(dāng)前，檔案數(shù)目隨著學(xué)校發(fā)展與日俱增，除了采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實(shí)物檔案收集外，還開展了利用電子材料收集檔案的工作。同時(shí)，使用紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理方式被稱為雙軌制檔案管理模式，這對(duì)提高收集檔案的工作效率和資料的完整性、準(zhǔn)確性提出了更高的要求，只有科學(xué)、合理、高效地做好檔案收集工作，才能發(fā)揮檔案的查閱、憑證作用，推進(jìn)數(shù)字化改革。

一、新形勢(shì)下加強(qiáng)高校檔案管理的意義

1.通過建立檔案規(guī)范高校管理，提高學(xué)校管理水平

各行各業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中都會(huì)形成不同檔案，高校亦如此。檔案管理工作是高校日常管理工作中的一部分，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)是收集檔案，檔案只有經(jīng)過收集、管理、歸檔后，才會(huì)更好地服務(wù)于高校的各項(xiàng)管理工作，反映學(xué)校歷史面貌，實(shí)現(xiàn)憑證和管理價(jià)值。高校應(yīng)自覺收集并保存檔案，為今后學(xué)校的管理工作提供依據(jù)，為其他學(xué)校的管理工作提供參考，為高校歷史的發(fā)展留下史料和記憶。高校通過建立檔案，規(guī)范檔案管理工作，對(duì)學(xué)校管理水平的提升、文化的進(jìn)步、教育活動(dòng)的長遠(yuǎn)發(fā)展都具有重要意義。

2.豐富的檔案材料服務(wù)文化建設(shè)，傳承校園文化

在新的教育教學(xué)形勢(shì)下，高校都注重建設(shè)校園文化，樹立文化品牌。在這過程中學(xué)校文化的內(nèi)涵和展示方式主要以文字資料的形式留存下來。收集和整理現(xiàn)有的校園文化檔案資料，能夠清晰整理出校園文化的發(fā)展歷程，還能起到傳承校園文化的作用。檔案的管理工作在培養(yǎng)學(xué)生價(jià)值觀上具有重要意義，也為師生在教與學(xué)過程中查閱資料提供了方便，輔助實(shí)現(xiàn)文化建設(shè)教學(xué)目標(biāo)。

3.檔案管理信息化進(jìn)程加快，方便學(xué)生就業(yè)

在新的社會(huì)形勢(shì)下，高校檔案管理工作信息化進(jìn)程加快，檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)電子化和數(shù)字化。數(shù)字化的高校教育檔案，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)創(chuàng)新載體，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最佳優(yōu)化，為將來大學(xué)生的就業(yè)和企事業(yè)單位對(duì)人才的選拔指明了方向。各地政府也在鼓勵(lì)高校建設(shè)文化傳播大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，大力推進(jìn)數(shù)字化設(shè)施的建設(shè)，建立學(xué)生信息檔案數(shù)據(jù)庫、電子學(xué)籍檔案、教育資源全網(wǎng)共享的云服務(wù)體系，進(jìn)一步方便學(xué)校和社會(huì)之間的溝通。電子學(xué)籍檔案的建立，使社會(huì)對(duì)人才的需求更加透明化、公開化，根據(jù)檔案信息就能選擇適合企業(yè)或單位組織的人才，實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生有處去、有所用、有所為。

二、高校檔案收集工作存在的問題

近幾年來，高校在收集整理各項(xiàng)檔案資料中，工作開展日益進(jìn)步，但是在新的社會(huì)和教育形勢(shì)下，信息技術(shù)更新?lián)Q代比較快，高校在檔案收集管理工作中難免會(huì)存在一些問題（圖1）。

1.檔案管理工作得不到重視，致使檔案收集工作發(fā)展舉步維艱

高校作為高端人才培養(yǎng)的教育機(jī)構(gòu)，旨在提高考研率、提高科研率，因而將大部分的人力、物力等資源都投入到這些工作中，導(dǎo)致檔案工作的各方面資源不充足，如設(shè)備不全、系統(tǒng)落后、電子化程度不高等等，嚴(yán)重影響了檔案工作的落實(shí)效果。

2.檔案收集工作缺乏有力的監(jiān)管措施，導(dǎo)致檔案收集不規(guī)范

高校檔案除了來自人事、基建、宣傳、審計(jì)等職能部門，還包括各二級(jí)學(xué)院。牽扯到的合作部門數(shù)量較多，然而各個(gè)部門之間對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和思想重視程度不同，缺乏正確的監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)，職責(zé)分工不清，對(duì)檔案的集中管理保存缺乏正確的認(rèn)識(shí)。例如，有些部門會(huì)私自把重要或常用的文件存放在本單位以方便查找利用，導(dǎo)致檔案室存檔不完整、不全面。

3.兼職檔案員責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集工作無法有效開展

多數(shù)高校的檔案收集工作除了專職檔案員，還有許多兼職的檔案管理員。一些部門由于兼職工作人員變動(dòng)頻繁，或者缺乏培訓(xùn)，導(dǎo)致人員責(zé)任心不足，專業(yè)管理知識(shí)匱乏，處理檔案文件能力差，對(duì)收集檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案收集工作不充分、文件不全、沒有簽發(fā)單、缺失草稿等問題時(shí)有發(fā)生。加上學(xué)校各部門的檔案量隨著上級(jí)各項(xiàng)檢查和校內(nèi)多樣活動(dòng)的增加而逐年增多，歸檔成了一年工作業(yè)績的“短板”。一方面時(shí)間、精力得不到保證，兼職檔案員缺乏積極主動(dòng)的歸檔意識(shí)，對(duì)歸檔工作中自己應(yīng)該承擔(dān)的工作有依賴心理;另一方面為了確保各部門檔案工作順利完成，檔案室的專職工作人員不得不對(duì)各部門的檔案管理工作過多協(xié)助，甚至代辦歸檔，常常導(dǎo)致檔案收集工作被動(dòng)，管理人員疲勞，兼職檔案管理人員的拖延對(duì)檔案收集工作的提升產(chǎn)生直接影響，減緩檔案數(shù)字化進(jìn)程。

4.檔案收集工作存在信息不對(duì)稱，造成檔案利用困難

收集到檔案中的材料必須是原始的、完整的、真實(shí)的、可讀的，并且為了最終的參考目的而儲(chǔ)存。因?yàn)闄n案管理部門與各職能部門、各院校之間交流溝通不順暢，系統(tǒng)不先進(jìn)，無法與OA系統(tǒng)對(duì)接，導(dǎo)致檔案管理人員無法完全掌握各部門文檔存儲(chǔ)情況，出現(xiàn)了信息不對(duì)稱現(xiàn)象。例如，有些部門不按照規(guī)定要求歸檔，收集的部分檔案內(nèi)容不全，系統(tǒng)錄入信息混亂，不規(guī)范，不細(xì)致，或者使用不正確的文種，對(duì)指示、報(bào)告和請(qǐng)求沒有明確區(qū)分;公文附件記載時(shí)，沒有在規(guī)定位置或者附件中標(biāo)注，文章名稱以前標(biāo)注的具體序號(hào)混亂;標(biāo)注的主題詞缺乏準(zhǔn)確性或者不夠具體，不方便檢索。

5.檔案收集涉及門類多，實(shí)物收集不規(guī)范

目前，高校檔案收集大多只重視紙質(zhì)類材料的收集，而忽略了榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、教學(xué)教具、書畫作品、聲像資料等實(shí)物的收集，往往移交信息不完整，甚至未登記在案，導(dǎo)致第一手資料丟失或無從查閱。