曲國成

摘要：檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，制約著檔案局工作的發(fā)展，本文主要是針對(duì)檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作的開展情況進(jìn)行了深入的研究分析，通過結(jié)合本次研究，提出了一些自己的意見和建議，以此提高我局檔案管理的現(xiàn)代化水平，提升檔案管理的服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：檔案局;檔案管理工作;現(xiàn)代化

引?言

檔案局檔案管理工作有著非常重要的作用和意義，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們對(duì)檔案管理工作的方方面面都有了更高的要求，這就促使檔案局的檔案管理工作逐漸向著現(xiàn)代化、科技化的方向發(fā)展，未來必將發(fā)展成為一個(gè)綜合性的檔案信息管理工作，職責(zé)多樣化，不再是簡(jiǎn)單的檔案管理。因此，為了滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，檔案局要與時(shí)俱進(jìn)，改革創(chuàng)新，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理方式方法進(jìn)行優(yōu)化。

1.存在的問題

1.1檔案存儲(chǔ)制度不完善?；鶎訖n案局的主要工作就是對(duì)本地區(qū)檔案的收錄、管理、查詢等業(yè)務(wù)，但是在實(shí)際工作中，檔案局卻存在著工作制度不完善的情況，造成這一問題的原因主要有兩個(gè)方面，一方面是我局自身在制度、工作流程等方面的問題，另一方面是其他有關(guān)部門之間不配合。有一些部門本應(yīng)將檔案交由檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理，但是他們更愿意自己管理自己的檔案，對(duì)于其他部門來說，自己管理檔案可以方便自己查找，但是這樣一來就會(huì)造成檔案管理局內(nèi)部檔案收錄不全面，失去了本身工作的性質(zhì)。

1.2人員設(shè)置不合理。基層檔案局的檔案管理工作主要可分為兩大部分，一部分是檔案的整理、裝訂、錄入存檔及管理，另外一部分是檔案的查閱。其中，檔案查閱是檔案局的重要工作之一，也是對(duì)外開放的一個(gè)主要窗口，但是在實(shí)際工作中，我局沒有對(duì)這項(xiàng)工作給予更多的重視，因此在人員配備上，年齡結(jié)構(gòu)偏大，沒有配備年輕的新鮮力量，往往會(huì)選擇安排一些年紀(jì)大，業(yè)務(wù)能力相對(duì)較弱，甚至對(duì)于信息化技術(shù)了解甚少，并不能夠熟練的操作電腦的人員，他們?cè)诮哟齺碓L群眾時(shí)，電腦操作慢、不熟練，只能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的查閱，而且查閱速度慢，這就給檔案管理工作造成了很大的阻礙，需要我局對(duì)檔案查閱工作給予高度的重視。

1.3檔案管理施展空間有限?；鶎訖n案管理雖然已有了初步的規(guī)模，但是現(xiàn)如今各個(gè)行業(yè)都在不斷的發(fā)展和壯大，檔案局也需要加快改革發(fā)展的步伐，進(jìn)行新一輪的革命，進(jìn)行全新的規(guī)劃，這樣做的目的主要是為了更加方便人們查閱檔案和調(diào)取檔案。但是在實(shí)際的規(guī)劃過程中會(huì)遇到很多問題和阻礙，一是人手不足的問題，因?yàn)闄n案常年積累，數(shù)量巨大，范圍廣，在重新整理的時(shí)候必將會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間、人力、物力、財(cái)力等，二是很多基層檔案局雖然想要改善現(xiàn)狀，卻總是因?yàn)楦母锖臅r(shí)太大，牽扯的精力太多，涉及到方方面面，人們總是安于現(xiàn)狀。

2. 改進(jìn)措施

2.1完善檔案管理制度，健全檔案管理制度化流程。完善檔案管理制度是非常重要的，完善的制度是其他業(yè)務(wù)工作開展的基礎(chǔ)和前提。對(duì)于我局來說，急需完善現(xiàn)代化檔案管理制度，同時(shí)加強(qiáng)與其他有關(guān)部門建立密切合作聯(lián)系，將現(xiàn)代化電子信息技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)這一載體來開展各項(xiàng)檔案管理工作。計(jì)算機(jī)本身有著非常高的運(yùn)算速度，這一點(diǎn)是人工所不能相比的，另外，計(jì)算機(jī)還擁有巨大的儲(chǔ)存空間，不需要很大的空間就能存儲(chǔ)大量的檔案信息，可以有效代替以往的紙質(zhì)檔案，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，這對(duì)于提高檔案管理水平具有十分重要的意義和價(jià)值。檔案管理流程要涉及檔案管理工作中的方方面面，如在檔案錄入過程中，需要對(duì)檔案的信息有詳細(xì)的描述，保障檔案信息的完整性和有效性，比如相關(guān)的人名、地點(diǎn)、時(shí)間、事件等。加強(qiáng)審核力度，如果發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或遺漏的地方，立刻對(duì)其修改和補(bǔ)充，重復(fù)部分予以刪除，進(jìn)一步提高檔案信息的準(zhǔn)確度。其次，要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類分號(hào)管理，現(xiàn)代化檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有著非常大的依賴性，每一份紙質(zhì)檔案資料我們都要進(jìn)行電子化管理，將其逐一錄入到計(jì)算機(jī)中，為了保證日常檔案在檢索使用過程中的效率和效果，我們會(huì)按一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)將檔案信息加以區(qū)分，進(jìn)行統(tǒng)一分號(hào)。在進(jìn)行檔案分類時(shí)，工作人員需要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的整理、檢查和核對(duì)，避免因?yàn)槿藶榈瓤陀^因素失誤導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)混亂、雜亂現(xiàn)象。最后，需要對(duì)摘要進(jìn)行規(guī)范，在檔案檢索過程中，為了進(jìn)一步提高檔案檢索的效率，可以通過進(jìn)一步規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案題名和摘要的方式，避免因?yàn)槊枋霾磺鍖?dǎo)致查找不到相關(guān)信息，失去準(zhǔn)確性。

3.2加強(qiáng)工作人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才。

基層檔案管理中工作人員的自身素質(zhì)是非常重要的，他們是工作在檔案管理一線的人，對(duì)工作的開展有著重要的影響，首先應(yīng)該能夠熟練的操作電腦，信息化時(shí)代，各行各業(yè)飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及，熟練的操作電腦不僅可以提高工作效率，而且可以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳輸，提高共享性。要想提高工作人員素質(zhì)，就要定期開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，掌握最前沿的信息化工作方式和手段，培養(yǎng)出一支有著現(xiàn)代化信息技術(shù)水平的專業(yè)型人才，這為今后檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展有著十分重要的意義。其次，現(xiàn)代化檔案管理人員還需要對(duì)專業(yè)的檔案管理知識(shí)有詳細(xì)的理解和掌握，專業(yè)性要強(qiáng)，因?yàn)闄n案工作所涉及的專業(yè)知識(shí)范圍十分廣泛，種類繁多，要同時(shí)涉及較多的檔案管理內(nèi)容，要求檔案管理人員需要對(duì)專業(yè)的知識(shí)有全面的理解和掌握，最好是專業(yè)對(duì)口，進(jìn)行崗前培訓(xùn)和考核，持證上崗，這才能更好的發(fā)揮出檔案管里人才的作用。最后，我局的工作人員還應(yīng)該愛崗敬業(yè)，具有一定的敬業(yè)精神和無私奉獻(xiàn)精神，尤其是在接待群眾來訪者時(shí)，要耐心、細(xì)致，為群眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，認(rèn)真的做好自己的本職工作。

3.3加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流和合作，提高檔案管理的技術(shù)和工作效率。要想從整體上更好的提升基層檔案管理局的工作，我們首先就應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流和溝通，不能封閉僵化，比如說，以往檔案管理局不能夠完整的、全面的收錄相關(guān)部門的檔案并不是其他部門不愿意合作，而是因?yàn)榛鶎訖n案管理局缺乏與其他部門的溝通和交流，合作性不強(qiáng)，所以加強(qiáng)各個(gè)部門之間溝通，是順利合作的一個(gè)良好開端，也為檔案局今后的規(guī)范化發(fā)展做了很好的鋪墊。

5 結(jié)語

在新時(shí)代，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的過程中互聯(lián)網(wǎng)逐漸普及，電子科技和信息技術(shù)現(xiàn)代化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全覆蓋，這既給我局的檔案管理工作改革帶來了巨大的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也使得我局的檔案管理工作面臨著新的巨大挑戰(zhàn)。我局要充分借助“互聯(lián)網(wǎng)+”這一信息平臺(tái)載體，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，檔案管理工作必然要朝著現(xiàn)代化的方向去發(fā)展。在實(shí)際的檔案管理工作中，不僅要有效的利用和結(jié)合先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，同時(shí)還需要對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理工作制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，培養(yǎng)一批具備現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)的專業(yè)性人才，使的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍的水平和素養(yǎng)能有顯著地提高，能夠更好的完成各項(xiàng)檔案管理工作，使得檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高檔案管理的效率和效果，進(jìn)一步促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的又好又快發(fā)展。

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山東省棲霞市檔案局