李玉琦

摘要：在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展中，在各領(lǐng)域中運(yùn)用廣泛，對(duì)提升社會(huì)生產(chǎn)力做出了巨大貢獻(xiàn)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到企事業(yè)單位中，有利于推動(dòng)辦公自動(dòng)化，提升辦公效率。本文首先對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行簡單概述，然后探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中發(fā)揮的作用，最后提出辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)具體應(yīng)用，希望能夠給相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用 中圖分類號(hào)：A ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：（2021）-23-335

身處信息化時(shí)代中，無論是政府機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位，還是企業(yè)在日常辦公過程中，所接觸到的信息數(shù)量增多，也給信息數(shù)據(jù)處理、存儲(chǔ)與分析提出了更高的要求。而辦公系統(tǒng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠推動(dòng)辦公自動(dòng)化發(fā)展，能夠優(yōu)化辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)辦公室整體工作效率提升，有利于提升對(duì)信息的利用率?；诖?，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中運(yùn)用的研究具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

1辦公自動(dòng)化概述

辦公自動(dòng)化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的新型辦公模式，是企業(yè)（單位）借助于先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)有關(guān)信息資源進(jìn)行合理分配，切實(shí)保證辦公效率，為決策層、管理層提供依據(jù)，發(fā)揮辦公效益。辦公自動(dòng)化能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)辦公信息的收集與處理過程，能夠借助于先進(jìn)科學(xué)技術(shù)形成一種綜合性的辦公模式。

辦公自動(dòng)化具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，智能化特點(diǎn)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)幫助辦公人員處理公文內(nèi)容，起到輔助決策的作用，便于辦公人員快速處理日常事務(wù)，為各項(xiàng)工作順利開展提供智能化幫助;第二，多媒體特點(diǎn)。利用多媒體系統(tǒng)，能夠幫助辦公人員對(duì)文字、圖像、表格、音視頻資料等進(jìn)行快速處理;第三，集成化特點(diǎn)。利用計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)軟件等，將辦公作為一個(gè)整體的系統(tǒng)，還能夠形成全面且開放的系統(tǒng)，提升了辦公系統(tǒng)的集成化。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中運(yùn)用的意義

2.1 有利于節(jié)約辦公成本

傳統(tǒng)辦公模式下，主要是借助于人工進(jìn)行相關(guān)信息數(shù)據(jù)處理，但隨著信息化時(shí)代到來，日常辦公信息數(shù)據(jù)不斷增多，人工處理信息處理的方式已經(jīng)不能滿足相關(guān)需求，加上個(gè)人精力有限，企業(yè)不得不引入更多的人力資源，無疑會(huì)增加辦公的成本。另外，在人工操作中會(huì)存在很多人為因素干擾，導(dǎo)致操作失誤。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，很多日常辦公工作可以交給計(jì)算機(jī)進(jìn)行，能夠大大解放人工，降低人力資源成本，也避免由于人為因素給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 有利于提升整體辦公效率

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，能夠讓整個(gè)辦公流程更加簡化，促進(jìn)整體辦公效率提升。機(jī)關(guān)單位或企業(yè)能夠根據(jù)自身工作需要，對(duì)辦公模式、辦公管理制度等做出有效調(diào)整，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)讓各項(xiàng)辦公制度更加科學(xué)合理化，促進(jìn)整體辦公管理水平的提升。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用

3.1 在文檔自動(dòng)化管理中的有效應(yīng)用

文檔管理作為辦公室中重要的業(yè)務(wù)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)文檔自動(dòng)管理，利用計(jì)算機(jī)程序?qū)﹄娮游募M(jìn)行直接操作，簡化了紙質(zhì)文件的傳遞過程，能夠大大節(jié)約辦公的時(shí)間和成本。另外，通過計(jì)算機(jī)程序，用戶可以對(duì)工作流程自定義，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)文件接收、瀏覽以及批復(fù)痕跡的自動(dòng)記錄。具體來說，當(dāng)計(jì)算機(jī)接收到電子文件時(shí)，能夠?qū)ξ募M(jìn)行登記，并自動(dòng)發(fā)送到承接處加以批閱，批閱后的文件能夠進(jìn)行自動(dòng)歸檔，為后期調(diào)閱提供方便。整個(gè)過程中，為了保證文檔信息安全性，可以設(shè)置一定權(quán)限。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將辦公中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，能夠推動(dòng)檔案文件數(shù)字化發(fā)展，讓文檔使用率更高。在單位或企業(yè)新員工培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，辦公室管理人員可以通過給新入職員工身份、口令，賦予其正常登錄辦公系統(tǒng)的權(quán)限，幫助其更好的了解單位發(fā)展歷程、文化以及制度等，能夠降低辦公難度，還能夠盡快的增強(qiáng)新入職員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感，讓其更快的了解相關(guān)內(nèi)容。

3.2 在信息發(fā)布中的有效應(yīng)用

在辦公自動(dòng)化體系逐漸成熟下，企事業(yè)單位紛紛加入了無紙化辦公的行列。在將具體實(shí)施過程中，往往需要建立內(nèi)部電子信息交流平臺(tái)，為內(nèi)部員工協(xié)調(diào)交流等提供幫助。例如，很多企業(yè)會(huì)創(chuàng)辦電子刊物、電子論壇、公眾號(hào)，或者會(huì)通過電子公告方式下發(fā)相關(guān)信息，及時(shí)將企業(yè)通知、規(guī)章制度、政策等內(nèi)容傳遞給員工，便于基層員工能夠及時(shí)了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。同時(shí)，借助于信息平臺(tái)，員工還可以發(fā)表自己個(gè)人感受、對(duì)企業(yè)發(fā)展的一些建議等，便于企業(yè)管理者能夠及時(shí)了解基層員工的心理，掌握員工生活、工作中可能遇到的問題，為企業(yè)內(nèi)部溝通提供便利。利用信息發(fā)布平臺(tái)，不僅需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息資源進(jìn)行發(fā)布，同時(shí)還可以對(duì)一些國家政策、法律、時(shí)事熱點(diǎn)等數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，通過對(duì)信息發(fā)布平臺(tái)的管理，強(qiáng)化企業(yè)和外部的交流。在辦公系統(tǒng)中，相關(guān)人員可以通過信息平臺(tái)搜索相關(guān)資料，為遠(yuǎn)程辦公提供便利。

3.3在辦公自動(dòng)化處理中的有效應(yīng)用

目前，辦公自動(dòng)化包括文件處理、數(shù)據(jù)管理、表格圖形處理、網(wǎng)絡(luò)通信等幾個(gè)方面的內(nèi)容。第一，在數(shù)據(jù)管理方面，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的定量化分析，為辦公現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。信息處理作為辦公室工作重要任務(wù)，信息化時(shí)代下每時(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的處理過程，保證數(shù)據(jù)獨(dú)立性、完整性、一致性，為企業(yè)決策層提供依據(jù);第二，文字處理方面，利用計(jì)算機(jī)辦公軟件可以對(duì)相關(guān)文字信息直接處理，包括在線編輯、修改、版式設(shè)計(jì)等，讓文字更加簡潔，辦公效率也能夠得以提升;第三，圖形圖像處理。借助于相關(guān)的軟件，能夠得到更為清晰的圖形圖像，包括照片、圖像、印章等處理工作;第四，在網(wǎng)絡(luò)通信方面。在辦公自動(dòng)化體系中，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)作為核心技術(shù)，能夠促進(jìn)單位（企業(yè)）內(nèi)部之間的溝通，有利于內(nèi)部各項(xiàng)資源的有效利用，還能夠與外界構(gòu)建良好的聯(lián)系。借助于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程辦公、遠(yuǎn)程電話會(huì)議、視頻會(huì)議等，幫助領(lǐng)導(dǎo)者快速了解會(huì)議實(shí)際情況，以便于對(duì)企業(yè)未來發(fā)展做出更加科學(xué)的決策。

4總結(jié)

通過上述分析可知，現(xiàn)代化發(fā)展過程中，企業(yè)事業(yè)單位辦公業(yè)務(wù)更多，在日常辦公過程中往往需要處理更多復(fù)雜的信息，傳統(tǒng)人工信息處理技術(shù)無法滿足當(dāng)下辦公需求。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，逐漸推動(dòng)形成辦公自動(dòng)化模式，其不僅能夠有效提升整體辦公效率，降低辦公成本，同時(shí)還能夠營造出一個(gè)良好的辦公氛圍切實(shí)提升單位整體辦公質(zhì)量，促進(jìn)其綜合競爭力提高。

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