摘要：檔案管理信息化建設(shè)在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代下很有必要。檔案管理信息化建設(shè)存在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不規(guī)范、信息不完整、管理機制不健全，缺乏平臺、信息化管理水平不高、人才缺乏、安全系數(shù)低、信息得不到保障等瓶頸。因此檔案管理信息化建設(shè)必須從建立檔案信息化系統(tǒng)、規(guī)范檔案管理機制、建設(shè)檔案信息化管理平臺、強化檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)、提高檔案管理防護技術(shù)等路徑，促進檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)進入了數(shù)字信息時代，對信息儲存管理提出了新的要求。許多部門的檔案管理工作都已經(jīng)開始在利用數(shù)字信息技術(shù)和設(shè)備進行，從過去傳統(tǒng)的檔案人工管理工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M的信息化檔案管理工作模式。大數(shù)據(jù)時代的信息化提高了檔案管理工作效率，但同時，大數(shù)據(jù)時代下對檔案管理部門也提出了更多挑戰(zhàn)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理信息化是指在檔案管理中綜合應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處理，將原有以檔案實體保存為主的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案主體通過信息化的管理模式。檔案管理信息化建設(shè)在大數(shù)據(jù)時代下很有必要。

（一）是提高檔案管理工作效率的需要。信息化檔案管理可以實現(xiàn)檔案信息的分類和提取，檔案管理的信息化建設(shè)有助于提高管理效率。

（二）是降低管理成本的需要。與傳統(tǒng)的檔案信息管理相比，信息化檔案管理更便于存儲和修改，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)進行管理的快速傳輸，提高檔案管理利用率，降低管理成本。

（三）是節(jié)省管理時間的需要。檔案管理信息化建設(shè)可以通過在計算機中輸入關(guān)鍵信息，快速查詢所需信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理相比，信息化管理可以節(jié)省信息查詢時間，提高管理水平[1]。

二、檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸

（一）檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不規(guī)范、數(shù)據(jù)信息不完整

不同的文件數(shù)據(jù)格式不同，檔案管理人員在組織和歸檔文件數(shù)據(jù)時需要投入大量時間和精力統(tǒng)一文件數(shù)據(jù)格式，從而降低了檔案管理的速度。而如果將不同格式的材料直接歸檔，很容易造成文件損壞和丟失，造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。因此，要盡快推廣文件管理信息技術(shù)，就必須解決數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不規(guī)范的問題。

很多檔案是從紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換而來的，因此會產(chǎn)生大量的不完整信息。文件管理器在輸入時省略更多信息，導(dǎo)致文件信息不完整。相關(guān)部門對這些問題不太重視。過去的檔案管理工作中，檔案沒有根據(jù)事實記錄，或者同一份文件由多個部門分別保存。在整合和建立電子檔案時，文件的大量重復(fù)和遺漏會導(dǎo)致檔案信息不準(zhǔn)確。

（二）檔案管理機制不健全、缺乏檔案信息化管理平臺

在檔案管理工作中，責(zé)任分工往往不明確，缺乏良好有效的檔案管理措施。根據(jù)有關(guān)調(diào)查，我國目前大多數(shù)檔案管理單位沒有一個完整的檔案管理系統(tǒng)。因此，在檔案運輸或組織管理變革過程中，往往會出現(xiàn)信息重復(fù)情況。這種情況不僅會對人力資源造成浪費，也會在一定程度上造成檔案信息資源的浪費。由于缺乏檔案管理系統(tǒng)，一些單位在檔案管理工作中只是簡單地堆放和存儲檔案，在需要使用時移交。

檔案管理平臺需要具備人機交互、遠(yuǎn)程監(jiān)控、云端儲存、下載和上傳等功能。目前，檔案管理信息化建設(shè)主要依靠互聯(lián)網(wǎng)的實施，但許多企業(yè)的檔案管理部門仍處于探索和學(xué)習(xí)階段，內(nèi)部信息化管理平臺的建設(shè)不夠全面，在一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展進程[2]。

（三）檔案信息化管理水平不高、信息技術(shù)人才缺乏

目前，有些單位檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式。檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)老化，未能跟上時代步伐，及時建立信息化檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案管理水平低。老檔案管理者熟悉紙質(zhì)檔案的管理，但他們不了解電子檔案的形成、信息的存儲、傳輸、檢索和利用。而年輕的檔案管理者只了解電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，他們對檔案管理的基本業(yè)務(wù)知之甚少。這制約了檔案信息管理的發(fā)展。

檔案信息技術(shù)人才匱乏，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，檔案部門缺乏既具備檔案管理專業(yè)知識又能熟練運用信息技術(shù)的人員，檔案人員的工資待遇相對較低，導(dǎo)致檔案管理人員普遍年齡大，檔案部門人員缺乏工作積極性、辦事效率低下，同時，新進專業(yè)技術(shù)人員較少，阻礙了檔案信息化建設(shè)。

（四）檔案信息安全系數(shù)低、信息得不到保障

目前，檔案信息儲存的安全系數(shù)相對較低。我國的數(shù)據(jù)安全保護主要依靠技術(shù)升級和安裝復(fù)雜的密碼和防火墻。然而，從技術(shù)角度看，有些問題只能被動地解決，長期的數(shù)據(jù)安全無法得到保證。就數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的預(yù)防能力而言，在瞬息萬變的信息環(huán)境下，數(shù)據(jù)庫保護未能跟上時代的步伐。

檔案管理信息化給檔案管理人員的工作帶來了極大的方便，但檔案管理人員沒有認(rèn)識到檔案信息化安全問題的重要性，也沒有加入檔案數(shù)據(jù)存檔和收集安全措施的建設(shè)。信息得不到保障，對檔案信息化建設(shè)不利[3]。

三、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）建立檔案信息化系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源的收集與處理

建立檔案信息化系統(tǒng)，檔案信息建設(shè)需要一個強大而全面的檔案數(shù)據(jù)庫，以保證檔案信息的全文信息、圖像信息、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能的建立，滿足檔案原始檢索的需要，實現(xiàn)信息資源的共享。

在大數(shù)據(jù)時代，由于信息技術(shù)的普及，意味著檔案信息資源的生成速度比過去快得多。這意味著檔案管理必須注意及時收集和處理各種檔案信息數(shù)據(jù)資源。以往的檔案管理系統(tǒng)完成這項工作無疑會導(dǎo)致工作的滯后。這突出了以大數(shù)據(jù)為代表的信息技術(shù)的獨特優(yōu)勢，可以幫助檔案管理機構(gòu)實現(xiàn)檔案信息化。動態(tài)監(jiān)測和收集數(shù)據(jù)資源，使檔案管理能夠有序進行[4]。

（二）規(guī)范檔案管理機制、建設(shè)信息化管理平臺

規(guī)范檔案管理機制。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理部門應(yīng)建立規(guī)范的信息化檔案管理機制。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)納入單位管理信息系統(tǒng)，建立一個完整的系統(tǒng)，實現(xiàn)資源交互共享。要加強檔案管理業(yè)務(wù)的流程和技術(shù)規(guī)范。檔案管理涉及的信息量很大，在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案正在迅速發(fā)展。要不斷完善檔案管理業(yè)務(wù)的程序和規(guī)范、不斷完善電子檔案的工作步驟、重視信息管理設(shè)備的創(chuàng)新。要保障檔案管理信息化建設(shè)的預(yù)算資金，配置完善的信息系統(tǒng)，形成規(guī)范的檔案信息化機制。充分利用信息技術(shù)的便利性，實現(xiàn)單位檔案管理信息的優(yōu)化。

同時根據(jù)檔案管理的實際需要設(shè)計和構(gòu)建信息化平臺。檔案管理信息化是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要手段之一。利用該平臺，檔案管理部門可以實現(xiàn)對檔案和信息的實時監(jiān)控，并在信息平臺上進行一系列檔案管理工作，同時開發(fā)檔案數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)部分檔案數(shù)據(jù)與同行業(yè)的共享，簡化檔案管理工作，實現(xiàn)一站式辦公，和當(dāng)下正在快速發(fā)展的電子化辦公結(jié)合起來，建立一個高效、安全、便捷的檔案信息管理平臺，幫助檔案管理者不再需要耗費大量精力來識別檔案，最大限度地發(fā)揮有效檔案的價值[1]。

（三）強化檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)、引進檔案管理人才

大數(shù)據(jù)時代對檔案管理提出了更高的要求。文件的登記、輔助歸檔、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和安全使用都是通過計算機上完成的。這就要求必須具備較強的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)的重要成員，為了提高檔案管理人員的信息化技能，有必要對檔案管理成員進行培訓(xùn)。同時，檔案管理人員需要更新過時的管理觀念，不斷學(xué)習(xí)和掌握信息化技能，運用信息化技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的高效管理。在提高管理者責(zé)任感的同時，讓管理者在工作中自覺履行自己的職責(zé)，使檔案管理信息化建設(shè)得以真正落實[1]。

檔案管理信息化建設(shè)要打造一支高素質(zhì)的人才隊伍。對在職檔案管理人員，要培養(yǎng)其對電子檔案的規(guī)范管理能力，提高其計算機操作和網(wǎng)絡(luò)安全防護技能，并對其進行專業(yè)的信息培訓(xùn)。檔案管理需要招聘信息水平高的專業(yè)管理人才。切實打造高素質(zhì)復(fù)合型人才隊伍[4]。

（四）強化硬件防護技術(shù)、采用雙密鑰碼加密

在大數(shù)據(jù)時代，文件管理面臨著許多新的情況，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為載體的硬件保護系統(tǒng)，很容易受到網(wǎng)絡(luò)安全問題的影響，尤其是很多相關(guān)部門存儲使用的保密性文件，這類文件對于檔案存儲的要求是非常高的。因此，有必要加強電子文件和電子檔案的安全管理，制定安全措施，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。完善數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，嚴(yán)格按照保密文件要求，對涉密數(shù)據(jù)文件進行單獨存儲、備份、管理。在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案極易受到環(huán)境影響，可能導(dǎo)致文件損壞、丟失、病毒等。因此，應(yīng)定期檢查、復(fù)制和多次備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。對于電子文件的檢測和復(fù)制，必須建立相應(yīng)的跟蹤記錄，避免人為的誤操作。

同時采用加密技術(shù)。檔案文件有一定的保密性，在大多數(shù)情況下它們是不公開的。在大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)安全必須得到重視。在文件管理過程中，為了保證文件資源的機密性和安全性，需要采用加密技術(shù)。例如，在文件管理過程中，為了使文件更加安全，可以使用雙密鑰碼對網(wǎng)絡(luò)中的每一個對應(yīng)者進行加密，一個是公開加密密鑰，另一個是嚴(yán)格保密的秘密密鑰。發(fā)送方使用接收方的公鑰發(fā)送消息，而接收方只使用它知道要解密的解密密鑰。這不僅保證了檔案信息的使用和收集，而且加強了使用和收集過程中的保密性。任何人都可以使用公鑰發(fā)送文件，但需要使用解密密鑰才能獲得文件，這對電子文件在傳輸中有很好的保護作用[4]。

四、結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的，有效提高檔案管理的效率。因此，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的便利，通過改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，為檔案管理信息化建設(shè)提供條件。通過檔案管理信息化建設(shè)，為公眾提供更優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻：

[1]孫樹清.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略分析[J].中國新通，2020，22（11）：105

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[3]汪分曾.大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].河北企業(yè)，2020，（09）：35-36

[4]陳智新.大數(shù)據(jù)時代檔案管理的信息化路徑研究[J].大眾文藝，2020（13），233-234

作者簡介：

付旺凱：女，漢族，湖南婁底人，1993年5月出生，助理管員。研究方向：檔案信息管理。